用好EasyWord插件辦公操作更高效

平淡

首先到“h t t p s： // w w w. s o f t wa r e l ove .c n /a p p /12 6 5 .html”下載并安裝插件，完成安裝后重啟Word，點(diǎn)擊菜單欄中的“EasyWord”，就可以看到插件的所有功能了（圖1）。

1. 一鍵完成常見(jiàn)的批量操作

從網(wǎng)頁(yè)中收集資料到Word時(shí)，粘貼復(fù)制獲得的文本后經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)很多空行。雖然使用Word的“查找和替換”可以批量刪除，但是由于需要用到正則表達(dá)式，很多新手使用起來(lái)有一定的難度。EasyWord插件將這些常見(jiàn)的操作集成在了“一鍵刪除”子菜單中，展開(kāi)該菜單后選擇“刪除空行”，便會(huì)自動(dòng)選中所有空行并完成刪除（圖2）。

同樣，點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的子菜單，還可以一鍵完成很多操作。比如對(duì)于文檔中的一些內(nèi)容（如產(chǎn)品說(shuō)明、價(jià)格），若不希望查看者更改、編輯，可以選中需要保護(hù)的內(nèi)容，點(diǎn)擊圖1中所示的“一鍵轉(zhuǎn)圖”，選中的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為圖片（圖2）。其他諸如批注、墨跡、修訂等，都可以一鍵批量刪除。

2. 快速替換多個(gè)文檔中的關(guān)鍵詞

我們有時(shí)需要替換多個(gè)文檔中的關(guān)鍵詞，比如一些新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)文檔，由于撰寫(xiě)文檔時(shí)新品的名稱(chēng)并未確定，這樣在名稱(chēng)確定后，需要將所有文檔中涉及到的“新品”字樣均替換為具體的名稱(chēng)。常規(guī)的方法是打開(kāi)每個(gè)文檔，然后使用“查找和替換”來(lái)批量替換。用EasyWord插件的“查找/替換”則可以批量替換多個(gè)文檔中的關(guān)鍵詞。具體方法是，點(diǎn)擊圖1所示界面中的“查找/替換”，在打開(kāi)的窗口中選擇“替換”，然后按提示輸入查找和替換的關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊目錄后的“選擇”按鈕，選擇替換文檔的保存目錄（圖4）。最后點(diǎn)擊“替換”，這樣插件會(huì)遍歷目錄中的文檔，并批量替換指定的關(guān)鍵詞。之后可以在下方的窗格中看到完成替換的文檔（圖5）。

3. 一鍵移除密碼保護(hù)

為了保護(hù)一些文檔的指定區(qū)域不被查閱者隨意修改，很多朋友會(huì)為文檔添加密碼保護(hù)。比如可以依次點(diǎn)擊“開(kāi)發(fā)工具→限制編輯”，為文檔添加只讀保護(hù)的密碼，這樣文檔打開(kāi)后需要輸入密碼才能編輯指定的區(qū)域。不過(guò)，時(shí)間長(zhǎng)了以后，可能會(huì)忘記當(dāng)時(shí)設(shè)置的密碼，導(dǎo)致文檔無(wú)法編輯。EasyWord插件可以一鍵清除密碼保護(hù)。點(diǎn)擊圖1所示界面中的“密碼移除”，在打開(kāi)的窗口中點(diǎn)擊“選擇文件”，然后選擇添加保護(hù)的文檔，最后點(diǎn)擊“移除密碼”即可（圖6）。

注意：對(duì)于機(jī)密文檔，請(qǐng)勿隨意使用該插件來(lái)解密，此外插件只能解除用“開(kāi)發(fā)工具→限制編輯”設(shè)置的密碼，對(duì)于在“保存”選項(xiàng)中設(shè)置的針對(duì)文檔保護(hù)的密碼是無(wú)法移除的。

4. 自動(dòng)提取關(guān)鍵詞

有時(shí)我們需要統(tǒng)計(jì)文章中出現(xiàn)的高頻詞，手動(dòng)操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，借助EasyWord插件則可以一鍵提取關(guān)鍵詞，它通過(guò)TF-IDF/TextRank算法，分析文章中的高頻詞，并可以根據(jù)詞性來(lái)統(tǒng)計(jì)，計(jì)算其權(quán)重。點(diǎn)擊圖1所示界面中的“提取關(guān)鍵詞”，插件可以根據(jù)字詞在文中出現(xiàn)的頻率自動(dòng)提取關(guān)鍵詞（小括號(hào)內(nèi)的數(shù)字為權(quán)重），最后再根據(jù)自己的需要手動(dòng)修改即可。比如本文可以將關(guān)鍵詞“插件”修改為“EasyWor d插件”（圖7）。

5. 全文自動(dòng)糾錯(cuò)

在撰寫(xiě)文章的過(guò)程中難免出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，如同義詞使用錯(cuò)誤、語(yǔ)法拼寫(xiě)錯(cuò)誤等。對(duì)于這些常見(jiàn)的錯(cuò)誤，EasyWord插件可以自動(dòng)糾正。先在文檔中按下“Ctrl+A”全選文本，接著點(diǎn)擊圖1所示界面中的“全文糾錯(cuò)”，插件會(huì)自動(dòng)檢查全文，并會(huì)對(duì)疑似錯(cuò)誤以高亮顯示，同時(shí)給出更正建議（圖8）。注意，插件發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤僅供參考，大家還可以結(jié)合Word的“自動(dòng)更正”來(lái)作更多的糾錯(cuò)。EasyWord插件的很多功能作者正在完善中，大家可以定期到其官網(wǎng)下載最新的版本，以獲取更多的功能。