信息技術(shù)在物資審計中的合理應(yīng)用分析

金裕盛

摘 要：新時代背景下，信息技術(shù)與知識經(jīng)濟已成為人們生產(chǎn)及生活必不可少的科技資源。將信息技術(shù)科學(xué)合理的運用于企業(yè)物資審計工作中，能夠增強企業(yè)物資采購及申報的科學(xué)性，提升企業(yè)的市場競爭力。本文對企業(yè)物資審計中信息技術(shù)的合理運用進行討論，希望能為企業(yè)物資審計工作者提供有效的參考及建議。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；物資審計；合理應(yīng)用

一、前言

物資審計屬于審計范疇，是審計的組成部分，是對物資的采購、存放及使用過程中，業(yè)務(wù)活動真實、合理、有效性的監(jiān)督及審查，常規(guī)審計方法可用于物資審計。物資審計的內(nèi)容包括：物資的采購與資金計劃、執(zhí)行情況、采購合同、結(jié)算業(yè)務(wù)、審簽制度、物資的成本、物資的收入、物資費用的核算、物資保管、物資消耗、物資的委托加工、物資管理制度等。進行物資采購審計時制度及政策需具備科學(xué)性，有效落實業(yè)務(wù)，對審計工作進行周密的安排，選擇并使用合理的審計方式。物資采購的品種及類別繁多，業(yè)務(wù)量較大，科學(xué)先進的審計方法能夠縮短審計的時間，并確保審計的精確性。

二、信息技術(shù)在物資審計中的作用

信息技術(shù)化的物資審計具有以下等優(yōu)點：（1）能夠提升物資采購計劃的可行、有效及合理性，同時為企物資管理職能部門及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進行采購計劃的審批提供有力的依據(jù)；（2）為企業(yè)進行資金籌措提供合理的依據(jù)，使物資計劃更具有現(xiàn)實意義并接近實際的生產(chǎn)需求，同時財務(wù)部門可以對企業(yè)的財務(wù)計劃及資金狀態(tài)進行更為精確、全面的分析，為企業(yè)的經(jīng)濟決策提供有力的信息支持；（3）參與編制采購計劃的相關(guān)部門，能夠利用信息技術(shù)化的物資審計對其工作質(zhì)量做監(jiān)督和評價，以此提升工作質(zhì)量，使采購計劃的編制和水平得到不斷的提升，以此提高采購計劃的合理性及科學(xué)性。

三、企業(yè)物資審計中信息技術(shù)的合理應(yīng)用

1.案例概況

某公司的倉儲物資分為：閑置物資、零庫存常備通用物資、常備通用物資、通用物資及專用物資。在這五類物資當(dāng)中常備通用物資及零庫存常備通用物資已結(jié)合公司實際情況完成了庫存的上下限額設(shè)置，在運用分析中暫不對該部分進行分析，僅對未進行庫存上下限額設(shè)定的物資做信息技術(shù)化物資審計的談?wù)摲治?。利用信息技術(shù)結(jié)合公司的實際情況對倉庫中的物資信息進行數(shù)據(jù)分析，分析后得知：公司倉庫中的物資出現(xiàn)積壓現(xiàn)象，公司倉庫中目前共有6萬余種不同類型及規(guī)格的物資，這些物資分為閑置物資、零庫存常備通用物資、常備通用物資、通用物資及專用物資等五類進行管理、計劃及申報，庫存資金約為2億元。

2.應(yīng)用分析

用公司往年物資采購累積的信息數(shù)據(jù)對公司各類新物資的儲備數(shù)額進行測算，并以此測算得到的數(shù)據(jù)同往年的數(shù)據(jù)進行比較，根據(jù)比較差異對物資采購計劃中的計劃采購數(shù)量做有效且合理的約束，目的是排除計劃采購物資數(shù)量中的水分?jǐn)?shù)量，確保物資采購的計劃數(shù)量與實際生產(chǎn)所需的物資數(shù)量差異最小化。對公司的物資信息數(shù)據(jù)進行整理，得知公司當(dāng)前出現(xiàn)倉庫物資大量積壓的情況，庫存資金呈逐漸上升的趨勢，公司的生產(chǎn)成本隨之不斷增加，公司的市場競爭能力及盈利能力由此受到很大影響。經(jīng)分析得知：造成庫存積壓主要有以下多點因素：（1）物資使用部門在對申報物資的采購數(shù)量進行計劃時較為隨意，缺乏實際性與科學(xué)性，并且所申報的物資采購數(shù)量大多超過定額上限；（2）采購物資入庫后，使用部門未能及時領(lǐng)用或長時間未領(lǐng)用；（3）公司倉庫的物資系統(tǒng)其庫存上限以一個月的經(jīng)驗值用量作為標(biāo)準(zhǔn)，庫存下限以半個月的經(jīng)驗值用量作為標(biāo)準(zhǔn)，這樣的定額設(shè)置不具有科學(xué)性，且缺乏理論及數(shù)據(jù)的支持。根據(jù)公司的現(xiàn)狀，新儲備定額可以運用倉儲物資系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行計算，即對原有物資庫存的上下限額進行科學(xué)、合理的計算，使之得到完善并且更貼近生產(chǎn)的實際需求，以此降低公司的生產(chǎn)成本。另外，公司倉儲系統(tǒng)的全部數(shù)據(jù)可以利用具有科技含量的信息技術(shù)手段來進行分析，具體應(yīng)用方式如下：

（1）計算儲備物資定額

儲備物資定額指的是企業(yè)為了確保生產(chǎn)活動能夠順利進行，并且保證企業(yè)的經(jīng)營管理能夠為企業(yè)取得最佳的經(jīng)濟收益而設(shè)置的物資儲備標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量和品種標(biāo)準(zhǔn)，物資儲備定額是進行物資供應(yīng)計劃數(shù)量編制的主要依據(jù)。通常情況下，企業(yè)物資儲備的定額存在兩種形式：保險儲備定額及經(jīng)常儲備定額。（1）保險儲備定額：企業(yè)為確保生產(chǎn)正常運行并有效避免物資供應(yīng)中斷所構(gòu)建的安全性質(zhì)的物資儲備；（2）經(jīng)常儲備定額：是一種動態(tài)的儲備，在一定的采購供應(yīng)間隔時期內(nèi)儲備量會由低到高再由高到低以此進行循環(huán)變化。企業(yè)要進行物資儲備上線定額的計算即將保險儲備定額與經(jīng)常儲備定額相加，計算得到的數(shù)量即為物資儲備上限定額。物資儲備下線定額即為保險儲備定額。

經(jīng)常儲備定額的計算方式如下：

經(jīng)常儲備定額=（使用前的準(zhǔn)備天數(shù)+供應(yīng)間隔的天數(shù)+驗收入庫的天數(shù)）×日均所需用量

公式講解：

①日均所需用量=某物資的年度總?cè)霂炝?365天；

②供應(yīng)間隔的天數(shù)指的是上一期實際供應(yīng)的間隔天數(shù)的加權(quán)平均數(shù)，即同物資相鄰訂單間入庫時間的間隔天數(shù)與訂單中物資數(shù)量加權(quán)平均數(shù)之積，公式為：供應(yīng)間隔的天數(shù)=Σ（次入庫間隔的天數(shù)×次入庫數(shù)）/Σ次入庫數(shù)；

③使用前的準(zhǔn)備天數(shù)=物資采購入庫后被領(lǐng)用完所需的時間。

保險儲備定額的計算方式如下：

保險儲備定額=日均所需用量×保險儲備的天數(shù)

公式講解：

①日均所需用量=物資的年度入庫總量/365天；

②保險儲備的天數(shù)=（訂單貨物的到貨時間-訂單貨物的發(fā)出時間）-物資采購的周期，其中（訂單的審驗時間-訂單的生成時間）取平均值：若（平均值-采購的周期>0）可按上述公式對保險定額進行計算；若（平均值-采購的周期≤0）即保險儲備為0天，不會對生產(chǎn)運行造成影響。

最高儲備定額的計算方式如下：

最高物資儲備定額=保險儲備定額+經(jīng)常儲備定額。

（2）新物資庫存定額與原庫存定額的差異

上述理論公式整理完畢后將其錄入公司的倉儲管理軟件中，此處以案例公司2012年及2013年的倉儲數(shù)據(jù)為信息，由系統(tǒng)將完成計算的數(shù)據(jù)導(dǎo)出并進行新定額和原定額的比較。若以原定限制數(shù)額進行數(shù)據(jù)分析，可知公司約有900多項物資的庫存超出上限，占用的庫存資金約為200多萬元；對新定額進行套用后發(fā)現(xiàn)公司有3000多項物資的庫存超過上限定額，占用的庫存資金約為300多萬元。由此可見，新的儲備定額更能精確地、科學(xué)地、實際地對倉儲物資的狀態(tài)進行反應(yīng)，并從另一層面實現(xiàn)了公司對內(nèi)部管理制度的完善。

（3）運用信息技術(shù)對物資計劃申報正確性做復(fù)核

公司針對存在的問題，需對物資儲備定額進行嚴(yán)格的管理，利用科技化的信息平臺來約束和管理物資計劃，例如：對相關(guān)部門上交的物資計劃數(shù)量、庫存數(shù)量及物資的定額上限做統(tǒng)一規(guī)劃和控制，對計劃數(shù)量做出及時的調(diào)整，使采購數(shù)量滿足一下關(guān)系：計劃采購數(shù)量=（所需用量+最低儲備量）–庫存。將上述關(guān)系存入到計算機設(shè)備中，使用信息技術(shù)對物資進行統(tǒng)籌管理，不但能實現(xiàn)庫存物資，的最大化調(diào)配利用，而且能通過控制上限定額對物資申報計劃進行有效的規(guī)范。

四、結(jié)束語

企業(yè)需對物資的儲備數(shù)量實施嚴(yán)格的定額管理，利于信息技術(shù)化的物資審計對相關(guān)的物資計劃及編制部門進行工作質(zhì)量方面的監(jiān)督及評價，同時促進公司相關(guān)部門進行工作完善，提升物資采購計劃及編制的質(zhì)量和水平，有效避免不良采購行為造成公司物資的浪費與積壓，為公司節(jié)約成本資金的同時提升公司的市場占有率及社會競爭力。

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