計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)選擇使用數(shù)據(jù)庫。將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)充分應(yīng)用到檔案數(shù)字化管理中，能夠提升檔案管理的針對(duì)性與有效性，幫助人們更好地適應(yīng)信息時(shí)代所提出的要求，提高數(shù)據(jù)挖掘、整合、傳輸及應(yīng)用的質(zhì)量和效率。數(shù)據(jù)庫的建立保障了用戶的信息安全，便于查詢數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)化管理。文章從計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的組成及特點(diǎn)著手，介紹了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用領(lǐng)域，包括相關(guān)部門、銀行、醫(yī)院、企事業(yè)單位和家庭，指明計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)，即儲(chǔ)存大量的數(shù)據(jù)信息、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、將重復(fù)的或者無效的數(shù)據(jù)刪除、提高數(shù)據(jù)的安全性，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，還可以將其修復(fù)，避免數(shù)據(jù)丟失。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);數(shù)據(jù)庫系統(tǒng);檔案數(shù)字化管理

中圖法分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Application of computer database system in archives digital management

XUE Weilu

（Qinhuangdao Daily，Qinhuangdao，Hebei 066001，China）

Abstract：With the continuous advancement of computer technology， more and more enterprises choose to use databases. Fully applying the database system to the digital management of archives can improve the pertinence and effectiveness of archives management， help people better adapt to the requirements of the information age， and improve the quality and efficiency of data mining， integration， transmission and application. The establishment of the database guarantees the user's information security， facilitates the query of data，and realizes the automatic management of data. The article starts from the composition and characteristics of computer database system，introduces the application field of computer database， including relevant departments， banks， hospitals， enterprises and institutions and families， and points out the application advantages of computer database， that is， storing a large amount of data information，sorting data. Delete duplicate or invalid data，improve data security， once the computer fails， it can also be repaired to avoid data loss.

Key words：computer， database system， digital management of archives

檔案數(shù)字化管理主要包括信息的收集、傳輸與加工，以最快的速度、最有效的方式將有用的信息傳遞給有所需要的人，為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)決策提供依據(jù)。將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)用到檔案數(shù)字化管理中，能夠有效提高信息加工效率，保證信息的有效性，使信息的傳輸速度更快、更準(zhǔn)確[1]。

1計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

1.1系統(tǒng)組成

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主要由數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序三個(gè)部分組成，數(shù)據(jù)庫是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的位置;數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的簡(jiǎn)稱是 DBMS，是一款可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的軟件。雖然 DBMS 能夠起到數(shù)據(jù)管理的作用，但是在很多特殊的情況下，還是無法滿足數(shù)據(jù)管理要求;數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序則是數(shù)據(jù)庫管理軟件的補(bǔ)充，它的處理能力比數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)更強(qiáng)[2]。此外，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)能夠保存數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)用戶可以通過計(jì)算機(jī)語言實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的查詢和修改等，方便使用數(shù)據(jù)。

1.2特點(diǎn)

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)具有三個(gè)特點(diǎn)，分別是結(jié)構(gòu)化、共享性和獨(dú)立性，結(jié)構(gòu)化主要指的是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并不是針對(duì)某一行業(yè)或者某個(gè)應(yīng)用所建立的，而是面向所有組織，數(shù)據(jù)之間都有相應(yīng)的聯(lián)系;共享性是指由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是面向所有組織的，因此它可以被很多用戶和應(yīng)用軟件所共享，節(jié)約了很多儲(chǔ)存空間;獨(dú)立性是指用戶所使用的程序和數(shù)據(jù)庫的邏輯相互獨(dú)立，方便程序員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)與修改。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)由 DBMS 進(jìn)行控制和管理，保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大

由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的不斷更新與完善，其在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用給用戶帶來了更多的便利，發(fā)展前景也非常樂觀，越來越多的用戶傾向于在工作和學(xué)習(xí)中使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以幫助自己解決問題，因此檔案數(shù)字化管理也得到了企事業(yè)單位的廣泛應(yīng)用[3]。企業(yè)了解到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)信息化管理的安全性與有效性，因此對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的更新傾注了更多關(guān)注力，選擇合適的檔案管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，能提高工作效率，保證工作的準(zhǔn)確性。

2.2信息備份功能

信息的丟失會(huì)給企業(yè)造成很嚴(yán)重的影響，由于檔案管理主要是人為管控，管理人員在更改信息時(shí)如果誤刪了有效信息，會(huì)給用戶帶來非常大的麻煩，而信息備份功能恰好有效地避免了這個(gè)問題。用戶在檔案數(shù)字化管理時(shí)可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，如果一旦出現(xiàn)誤刪問題，可以無限地復(fù)制信息而沒有任何經(jīng)濟(jì)損失。信息備份功能還能防止數(shù)據(jù)信息的突然丟失，提高檔案數(shù)字化管理的安全性。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在檔案數(shù)字化管理應(yīng)用中不斷更新，相關(guān)技術(shù)水平不斷提高，更多的功能被開發(fā)出來，為用戶提供了更多的便利。

2.3數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能是數(shù)據(jù)庫在檔案管理中比較典型的一個(gè)優(yōu)勢(shì)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)都非常普遍，若要實(shí)現(xiàn)信息完全共享，需要不同行業(yè)之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換。數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換需要有技術(shù)軟件的支持，根據(jù)計(jì)算機(jī)軟件之間信息的相互轉(zhuǎn)換與傳遞，完成用戶對(duì)有用信息的獲取。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)通過軟件之間的連接，對(duì)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換，提高了計(jì)算機(jī)的運(yùn)行效率。數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換也是計(jì)算機(jī)發(fā)展的重點(diǎn)之一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換水平的不斷提高、速度與準(zhǔn)確性不斷增加，有助于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的發(fā)展，為檔案數(shù)字化管理提供更高效的保障[4]。

3具體應(yīng)用

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用主要是對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，將信息進(jìn)行有效整理、分類，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理，提高相關(guān)工作人員的工作效率，保證工作的有效性，為提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提供有效的信息服務(wù)。

3.1對(duì)信息加密的處理

企業(yè)的發(fā)展離不開自身技術(shù)創(chuàng)新的支持，核心技術(shù)是提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的根本，因此對(duì)其進(jìn)行保密是非常重要的一項(xiàng)工作。技術(shù)人員通過計(jì)算機(jī)程序?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行加密處理，采取設(shè)置防火墻和密碼權(quán)限等措施提高其安全性，只有企業(yè)高層管理人員能夠接觸加密信息，有利于保護(hù)信息隱私。

3.2對(duì)有效信息的防護(hù)

用戶在使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理信息時(shí)，比較重視有效信息的防護(hù)問題，目前我國(guó)已有的計(jì)算機(jī)檔案數(shù)字化管理技術(shù)對(duì)信息的管理和防護(hù)相對(duì)比較完善，提高了信息的安全性。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對(duì)有效信息的防護(hù)還表現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份功能上，針對(duì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況，可以根據(jù)備份的信息重新錄入計(jì)算機(jī)中，方便用戶使用[5]。計(jì)算機(jī)對(duì)信息的管理與控制使信息安全技術(shù)有了進(jìn)一步提升，不僅保留了信息的完整性，還提高了信息的安全性。只有信息得到了有效防護(hù)，用戶才能放心地使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。

在工業(yè)生產(chǎn)中所應(yīng)用到的數(shù)據(jù)庫更加龐大，從銷售、訂到、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、制作、售后等各個(gè)方面都離不開檔案數(shù)字化管理，而且每個(gè)部門的使用權(quán)限與所需信息都不同。程序員在針對(duì)工業(yè)生產(chǎn)信息檔案管理時(shí)，首先要做好數(shù)據(jù)庫的權(quán)限管理，因?yàn)樵诠I(yè)生產(chǎn)中會(huì)有很多重要的信息，如客戶的個(gè)人信息、采購(gòu)價(jià)位等，對(duì)比較重要的有效信息更要做好安全措施，能夠有效起到防護(hù)作用。這些有效的信息對(duì)工業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展是非常重要的，能夠保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

3.3建立信息模型

用戶根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息檢索時(shí)，數(shù)據(jù)庫要根據(jù)相關(guān)內(nèi)容做出正確的反應(yīng)，不能隨意地處理信息，要保證信息的準(zhǔn)確性。技術(shù)人員根據(jù)數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)建立了信息模型，處理信息時(shí)計(jì)算機(jī)能夠有效地對(duì)其進(jìn)行分離，使用戶在查找信息時(shí)更加準(zhǔn)確和迅速。數(shù)據(jù)模型主要分為概念模型、邏輯模型和物理模型，每種模型都有各自的優(yōu)點(diǎn)，能夠使數(shù)據(jù)的獨(dú)立性更強(qiáng)、保密性能更好。數(shù)據(jù)模型應(yīng)用在檔案數(shù)字化管理中能夠減少程序員的工作量，提高工作效率，使用戶對(duì)于慣性模型的存取路徑更加明確。

4完善措施

4.1增強(qiáng)實(shí)用性

技術(shù)人員要不斷地開發(fā)出新的功能，以理論知識(shí)為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從用戶的角度出發(fā)，提高系統(tǒng)的實(shí)用性[6]。系統(tǒng)應(yīng)用離不開理論知識(shí)的支持，拋開理論知識(shí)一切的想法都是空想，因此技術(shù)人員在研發(fā)新功能時(shí)務(wù)必重視理論知識(shí)。技術(shù)人員將研究的新功能應(yīng)用到實(shí)際管理中，在用戶的應(yīng)用反饋中發(fā)現(xiàn)問題，并進(jìn)行針對(duì)性改進(jìn)，從而加速檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，對(duì)用戶的使用與后期維護(hù)有一個(gè)良性的改變，使數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)穩(wěn)定發(fā)展。技術(shù)人員可以不定期與用戶進(jìn)行溝通，針對(duì)系數(shù)庫在檔案數(shù)字化管理中存在問題進(jìn)行講解，發(fā)現(xiàn)問題能夠及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的實(shí)用性，提高用戶的使用滿意度。目前，檔案數(shù)字化管理還需要專業(yè)的程序員進(jìn)行管理控制與維護(hù)，技術(shù)人員可以逐漸降低數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的操作難度，降低檔案數(shù)字化管理的控制門檻，使更多的企業(yè)能夠輕松地完成檔案數(shù)字化管理。

4.2重視安全維護(hù)工作

雖然目前很多數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全措施已非常完善，但是還是存在一些漏洞，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)信息丟失或損壞的問題，因此技術(shù)人員要重視數(shù)據(jù)庫的安全防護(hù)，不斷探索新的安全措施。由于計(jì)算機(jī)具有特殊性，很多不法分子利用用戶對(duì)計(jì)算機(jī)使用不熟練的漏洞，制造一些病毒侵入用戶計(jì)算機(jī)，偷竊數(shù)據(jù)信息，對(duì)用戶使用計(jì)算機(jī)造成影響[7]。信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題會(huì)使用戶對(duì)數(shù)據(jù)庫喪失信心，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫信息不安全，因此技術(shù)人員要不斷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行完善，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒問題采取更有效的措施，保證數(shù)據(jù)信息的可靠性。數(shù)據(jù)庫的安全性能也是用戶選擇的關(guān)鍵指標(biāo)之一，提高數(shù)據(jù)庫的安全性就是提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，可以為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

4.3健全管理制度

在信息化時(shí)代，檔案數(shù)字化管理中不僅要重視效率，還要保證信息管理的規(guī)范性，很多信息平臺(tái)存在虛假信息，用戶無法及時(shí)判斷其真假，對(duì)決策造成嚴(yán)重影響，管理部門要加強(qiáng)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息的管理體系，對(duì)一些發(fā)布虛假信息的網(wǎng)站進(jìn)行嚴(yán)格管控，將真實(shí)有效的信息通過官網(wǎng)進(jìn)行公布[8～10]。相關(guān)管理部門可以制定紅黑名單，根據(jù)名單采取相應(yīng)的措施，對(duì)外公開進(jìn)行信用度的評(píng)價(jià)投票，選取信用度高的企業(yè)作為典型，提出表揚(yáng)。

5結(jié)束語

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，它給人們的生產(chǎn)和生活都帶來了很多便利，幫助人們縮短了復(fù)雜工作的流程，大大提高了工作效率。由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)具有很強(qiáng)安全性和實(shí)用性，得到了很多行業(yè)的好評(píng)，成為技術(shù)人員研發(fā)的重點(diǎn)項(xiàng)目。將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)用于檔案數(shù)字化管理，保證了信息的安全性與有效性，給企業(yè)管理帶了便利。目前，我國(guó)的檔案數(shù)字化管理行業(yè)已經(jīng)取得了一些成績(jī)，但是還存在一些問題，程序員應(yīng)該以基礎(chǔ)原理為主，結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，努力克服困難，提高信息控制的有效性。

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作者簡(jiǎn)介：

薛瑋璐（1988—），本科，研究方向：檔案管理自動(dòng)化。