淺議如何做好風電科技檔案管理工作

菅愛愛

摘 要：社會經(jīng)濟的持續(xù)化發(fā)展對核電、水電、風電以及光伏能源等方面的新興項目提供助力支持，推動新建和續(xù)建等項目工程的有序開展，在設計、建設、監(jiān)理及施工單位的共同參與下，為確保風電科技檔案管理工作的有效落實，需要結合實際情況采取積極、合理的管理措施，加大對檔案管理工作的監(jiān)督力度，根據(jù)工程項目實際情況采取科學的檔案管理方式，保障檔案管理體系的完善性，提高風電科技檔案管理工作實施水平。

關鍵詞：風電資源;基建項目;檔案管理;完善措施

風電基建項目逐漸朝著規(guī)?；较蜣D型，且實際的建設規(guī)模逐步擴大，在大力發(fā)展風電產(chǎn)業(yè)過程中，需要及時解決在檔案管理工作當中的問題與不足，在新能源產(chǎn)業(yè)發(fā)展理念指導作用下，配備齊全的管理工作標準，并通過對風電基建工程質(zhì)量、評測、項目劃分標準等方面內(nèi)容予以綜合考慮，從而打造完善的質(zhì)檢評測體系，實現(xiàn)對管理模式的改進與完善，充分發(fā)揮出檔案管理工作在風電基建項目運行階段的重要作用。

一、風電工程建設階段檔案管理工作的實施特點

1.數(shù)量龐大，種類繁多

對項目施工及竣工等情況的全面分析可以看出，風電基建項目在實施過程中，對于周期的需求量相對較大，且整體建設的復雜性較高，在實施檔案管理工作過程中，主要包含前期核準、開工等支持性文件和勘測、設計、招投標、合同、道路、土建、主機、塔筒、箱變、電纜、主變、設備安裝、施工監(jiān)理、隱蔽工程以及裝飾裝修等方面的主要資料，在管理過程中可以采用文字、圖紙、圖表、聲像、圖片、照片以及實物等多種不同形式，對相關重點資料進行記載，從而形成龐大的數(shù)據(jù)體系，再加上工程項目所涉及的施工內(nèi)容具有多樣化特點，從而形成大量風電科技檔案資源。對于風電基建項目來說，其自身的工程實施情況具有規(guī)?；拖到y(tǒng)化特點，并且是由單項或者專項的工程項目共同組建而成，從項目的立項、核準等工序入手，推動后續(xù)開工以及建設作業(yè)的順利進行。

2.具有較強的綜合性

在風電科技檔案管理工作的實施階段，需要多個不同單位和部門的共同管轄，將電力規(guī)劃、發(fā)改委、環(huán)保、土地、消防、林業(yè)、通訊以及政府等其他部門包含在內(nèi)，從而對風電所建設的檔案管理工作體系專業(yè)程度提出較高要求，進而彰顯出檔案管理工作的綜合性能。風電基建項目在實施過程中有較長的施工周期，且各參建單位的特征具有多樣化特點，所形成的檔案信息數(shù)量較為龐大，且風電基建項目具有系統(tǒng)化和完整性。

3.具有較高的應用價值

對于風電基建項目建設工程階段所產(chǎn)生的檔案信息來說，主要是由風電工程項目在建設階段的實際情況，以及各參建單位的相關信息所組成，加大對各項施工流程的管理力度，在充足的檔案信息指導作用下，進一步彰顯出風電基建項目建設檔案資源的應用價值。在風電基建項目的運行過程中，主要涉及了質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠、反索賠、階段性驗收、質(zhì)檢驗收以及竣工驗收等方面內(nèi)容，并且在日常管理工作過程當中有著重要作用，為各項管理工作順利開展提供充足的參考依據(jù)，推動后續(xù)生產(chǎn)以及運行工作的順利開展。

二、風電基建項目在檔案管理工作當中所存在的問題與不足

對于現(xiàn)階段風電企業(yè)的發(fā)展情況進行分析，可以看出企業(yè)的建設規(guī)模逐年擴大，且風電基建項目的整體數(shù)量也呈現(xiàn)出規(guī)?；攸c，在開展風電基建項目建設工作過程中，檔案管理工作受到社會各界和相關部門的高度重視，并對管理質(zhì)量和實施水平提出了更高要求。然而，在風電科技檔案管理工作的實施過程中，仍然存在一定程度的問題與不足。

1.難以保障工程建設與檔案管理關注程度的平衡性

在風電基建項目建設過程中，通常會在工程施工質(zhì)量以及成本控制等環(huán)節(jié)投入大量時間與精力，從而削弱了對檔案管理工作的重視力度。與此同時，在部分風電單位以及施工單位參與風電基建項目過程中，由于尚未打破傳統(tǒng)思想觀念所帶來的局限性，導致項目內(nèi)部的負責人員和管理人員難以加強對科技檔案管理工作重要性的認識。對于部分工程來說，實際所設置的工期普遍較為緊張，導致各環(huán)節(jié)的施工任務日益繁重，而施工方與建設方只對工程的工期和進度予以高度關注，尚未針對檔案管理工作予以重視，并且會將檔案管理工作放置于工程的竣工后期階段。在事后對相關檔案信息予以補充和歸檔處理，導致檔案管理工作與風電基建項目的實際施工進度無法保持同步，使科技檔案造假情況較為多發(fā)，不利于保障科技檔案信息的真實性、準確性及完整性。

2.缺乏完善的管理體系，管理制度難以落實

在開展風電基建項目過程中，實際所涉及的參建主體以及管理部門具有多樣化特點，在共同參與情況下，對檔案管理工作實施帶來相應難度，不僅會削弱管理制度在執(zhí)行階段的約束力，還會逐步凸顯制度在落實和執(zhí)行階段的嚴重問題。若無法通過對風電基建項目各項實際問題予以解決，則難以保障檔案管理制度體系的有效性。不僅如此，對于部分風電企業(yè)來說，由于尚未建立健全的科技檔案制度和管理體系，且大多數(shù)制度內(nèi)容在制定過程中，借鑒了火電發(fā)展階段所總結的經(jīng)驗，并且與風電企業(yè)自身的發(fā)展特點不相符，不僅對風電長久化發(fā)展造成了一定程度阻礙，還會導致科技檔案管理制度體系在接收過程中缺乏完整性，從而在管理階段引發(fā)各種不同類型的問題和不足。

3.缺乏充足人員支持，尚未提高管理水平

在風電企業(yè)開展各項建設工作過程中，由于尚未針對相關人員合理配置和科學劃分，從而導致各個環(huán)節(jié)的專業(yè)化工程檔案員在配置過程中缺乏平衡性。對于部分風電企業(yè)來說，為達到節(jié)約人力資源成本的目的，不僅尚未加大對工程檔案員的投入力度，還會在缺乏配備和技術的基礎上，使專業(yè)化檔案員無法發(fā)揮出自身的職能與作用。對于部分兼職檔案員來說，其自身的工作經(jīng)驗不夠充足，并且尚未參與系統(tǒng)化的組織培訓活動，不僅難以保障檔案管理工作實施階段的時效性，還會削弱檔案管理工作的執(zhí)行力度，從而對風電科技檔案管理工作造成一定程度的限制。

4.缺乏先進管理技術，尚未實現(xiàn)資源共享

在風電企業(yè)開展檔案管理工作過程中，由于缺少統(tǒng)一化管理標準作為基礎指導，導致企業(yè)檔案管理信息化建設無法得到有效推進。除此之外，在使用信息化檔案管理技術過程中，由于尚未針對相關檔案信息資源進行共享，不僅無法實現(xiàn)實時化的共享目標，還會降低信息資源的共享程度，導致各項檔案信息資源無法得到有效利用。

5.檔案歸檔不及時，難以保障實效作用

在風電科技檔案信息的收集以及整理工作過程中，不僅具有持續(xù)化特點，還要有實效性原則。然而，在難以嚴格按照規(guī)定要求移交資料并對其進行整理和歸檔情況下，使工程項目在完工階段還需要在辦理竣工以及驗收手續(xù)基礎上，重新對人力和物力等方面資源進行組合，并對各項檔案資料信息予以突擊性補充，在事后完善信息的情況下，導致風電基建項目的竣工檔案持續(xù)處于被動管理局面，既無法針對相關檔案資料加以控制，還會使資料信息缺乏真實性、完整性及準確性。由于受到風電參建單位工程周期以及人員變動等方面因素影響，在大量主體單位共同作用下，使相應的工程周期不斷延長，在實際建設過程中所形成的資料信息由于無法對其進行收集和保管，不僅不利于保障信息收集工作的及時性，還會導致工作缺乏實效性。

三、做好風電科技檔案管理工作的有效措施

通過對項目建設階段的經(jīng)驗總結，從而達到創(chuàng)新發(fā)展的轉型目標，利用先進的科研成果，對管理階段相關失誤進行分析，采取積極、有效的整改辦法，提高風電科技檔案管理工作的實施水平，確保檔案信息內(nèi)容能夠與風電基建項目的施工情況和整體流程保持高度一致，進一步確?？萍紮n案內(nèi)容的完整性、真實性、可用性、安全性，為打造科學化風電科技檔案管理體系提供有力保障。在建設風電科技檔案管理體系過程中，還需要對工程建設的實際情況予以記錄，保障記錄結果的客觀性與真實性，以靜態(tài)化形式反映出項目在建設階段的整體情況，并且還需要在動態(tài)化原則的同時，掌握項目在建設過程中的變化以及發(fā)展狀況，實現(xiàn)對風電基建項目建設環(huán)節(jié)的有效記錄，保障記錄內(nèi)容完整性和真實性的同時，為風電企業(yè)的建設與發(fā)展奠定良好基礎。

1.對檔案管理工作的重要性予以高度認識

通過對檔案信息規(guī)范化整理，切實保障檔案管理工作的安全性，為風電基建項目帶來積極影響，充分發(fā)揮出檔案管理工作在風電基建項目實施階段的重要作用，為企業(yè)帶來良好的效益保障。在風電科技檔案管理工作實施過程中，需要從項目管理、使用、維護、改建、擴建以及技改等方面內(nèi)容入手，保障檔案信息收集的齊全性。對于沒有經(jīng)過驗收或者驗收結果不合格的項目不予通過，從而保障風電基建項目竣工驗收的完整性。風電科技檔案資源對項目驗收和竣工驗收工作具有指導性作用，有效發(fā)揮出檔案管理體系建設在項目竣工驗收階段的重要作用。對于風電基建項目來說，在實際建設過程中具有長期化特點，且科技檔案管理工作在工程建設階段也有關鍵作用，需要結合科技檔案驗收管理辦法中的相關規(guī)定，并將檔案驗收作為風電基建項目竣工驗收體系當中的重要環(huán)節(jié)。為此，風電企業(yè)需要對檔案管理工作予以高度重視，在項目的立項初期階段，需要派遣專業(yè)工作人員對施工文件、技術文件、監(jiān)理復函、往來文件、施工圖紙、原始材料、數(shù)據(jù)信息、照片收集以及影像記錄等方面資料進行整合，保障信息收集的完整性、真實性、可用性、安全性。

2.加大對項目檔案員的培訓力度

風電企業(yè)需要結合實際情況，定期組織內(nèi)部相關人員開展培訓工作，并融入專業(yè)檔案知識體系，從思想觀念等層面入手，加強各部門人員對檔案管理工作的重視程度，并逐步掌握相關檔案信息的組織結構、整體構成、歸檔范圍、整理規(guī)范以及儲存要求等方面內(nèi)容。為切實保障風電科技檔案管理工作的實施質(zhì)量，需要確保檔案管理制度運行的健全性，并融入先進的管理思想觀念，加大對項目檔案員的培訓力度，以專業(yè)化的檔案知識體系，提高檔案員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)水平，通過對資料的收集與整理，強化檔案員重視程度。由于檔案信息過程在檔案管理體系中具有重要作用，需要保障過程管理工作的規(guī)范性與嚴格性，并在歸檔和驗收工作過程中，嚴格遵循風電科技檔案歸檔標準，從而確保檔案信息的安全性，使風電企業(yè)的檔案管理工作能夠逐漸朝著規(guī)范化方向轉型。在收集風電基建項目各項檔案信息過程中，需要嚴格遵循全程性工作原則，通過對工程實際情況的跟蹤和記錄，保障檔案信息的收集和管理工作能夠得到有效落實。

與此同時，還需要對過程管理情況予以實時跟蹤，通過及時掌握項目建設進程，在充足的檔案信息支撐下，為后續(xù)建設驗收工作的順利開展奠定良好基礎，保障檔案完整、齊全，確保檔案整理的科學、規(guī)范。對于風電基建項目來說，在實施過程中需要投入大量資金資源，且實際建設周期普遍較長，在大量參建單位共同作用下，將檔案資料交由建設單位進行收集和整理，則會為建設單位相關人員帶來較大的業(yè)務壓力，從而不利于保障檔案管理工作的順利開展。為此，風電基建項目需要從設計、勘察、施工、監(jiān)理、設備以及安裝等各個不同方面入手，確保各項合同和協(xié)議的有效執(zhí)行和逐步落實。通過對相關資料信息的檢查、驗收和鑒定，確保信息內(nèi)容能夠符合檔案歸檔要求后，為后續(xù)的檔案數(shù)字化奠定良好基礎。

在合同當中列出相應條款，并對科技檔案管理工作提出較高要求，將項目文件收集與整理、數(shù)字化、咨詢服務等歸檔方面內(nèi)容，全部納入合同管理體系當中，并明確掌握圖紙材料當中的具體要求，切實保障科技檔案管理工作的實施質(zhì)量，加大對建設項目科技檔案收集工作的重視力度。

3.結合項目實際情況，制定完善的檔案管理制度

首先，為加快風電科技檔案管理制度的建設進度，需要在規(guī)范化檔案工作規(guī)章制度的指導下，結合實際情況制定完整的檔案管理體制，設置合理工作流程，從建設項目的劃分工作入手，與相關規(guī)定標準進行有效結合，確保所制定的檔案歸檔范圍表能夠與風電建設項目的實際情況相符合，并將相關檔案管理內(nèi)容進行宣傳學習，確保先進的管理工作理念能夠滲透于工程的各個環(huán)節(jié)。

其次，風電企業(yè)需要充分發(fā)揮出自身領導作用，并加強對科技檔案工作管理，根據(jù)項目建設規(guī)模、發(fā)展特點和施工需求，實現(xiàn)對檔案員的合理調(diào)配，并設置相應的檔案網(wǎng)絡管理體系。

最后，對于風電基建項目來說，其自身具有較大的施工規(guī)模，實際所涉及的施工周期普遍較長，從而形成大量的資料體系，在建設階段所涉及參建單位和施工環(huán)節(jié)具有多樣化特點，為確?？萍紮n案管理工作能夠遵循規(guī)范化和標準化的實施原則，需要結合工程項目的實際特點，制定與實際情況相符合的檔案管理組織結構。與此同時，還需要明確崗位責任制度，定期對檔案員進行評估和考核，確?？己私Y果能夠與最終獎懲措施和績效發(fā)放進行結合，為員工予以物質(zhì)或者精神等方面的鼓勵，充分調(diào)動管理人員參與的積極性，推動檔案管理工作的順利開展。

四、結束語

綜上所述，對于風電科技檔案管理工作來說，與一般情況下的歷史性資料有著本質(zhì)上不同，不僅需要實現(xiàn)對相關信息資源的收集和整理，還需要結合工程的實際進度、施工質(zhì)量以及造價情況進行管理，保障管理體系的全面性，加大對工程項目的管控力度，充分發(fā)揮出檔案管理在質(zhì)檢、驗收、安評、測評以及投產(chǎn)等環(huán)節(jié)的重要作用。檔案管理工作對風電的運行安全以及檢修發(fā)揮積極作用，需要確保相關管理制度的有效落實和嚴格執(zhí)行，加強對檔案管理工作重要性的認識，在完善檔案管理工作體系指導作用下，實現(xiàn)對檔案資源的有效利用，為風電發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務保障。

參考文獻：

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[2]朱 英，張 凡.基建項目檔案管理的問題與對策[J].卷宗，2020

（作者單位：華能新能源股份有限公司河北分公司）