突發(fā)事件檔案管理的困境與對策研究

摘 要：突發(fā)事件本身的突發(fā)性、不可預(yù)測性等特點(diǎn)，使突發(fā)事件檔案管理也具有自己的特點(diǎn)，面臨一些困境，影響其管理質(zhì)量和效能的提升。應(yīng)對突發(fā)事件檔案管理進(jìn)行必要的研究，采取有效的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;突發(fā)事件;困境;對策

因?yàn)楦鞣N不可預(yù)測的自然和社會(huì)因素，各類突發(fā)事件隨時(shí)可能發(fā)生。這使突發(fā)事件檔案的管理具有比較明顯的特點(diǎn)，也面臨一些困境。學(xué)術(shù)界雖對這一問題有一定研究，但滯后于突發(fā)事件檔案管理的推進(jìn)和改革創(chuàng)新，系統(tǒng)研究明顯不足。從系統(tǒng)論視角開展對突發(fā)事件檔案管理問題的整體性研究十分必要。

1 研究現(xiàn)狀與問題的提出

據(jù)了解，學(xué)術(shù)界研究突發(fā)事件檔案管理問題的基本情況如下：

從研究視角看，學(xué)界一般采用檔案視角開展研究，選用國家安全視角開展研究的不多。從檔案視角研究的代表性文章有管先海、劉東斌的《新時(shí)代怎樣建立健全突發(fā)事件檔案收、管、用機(jī)制》[1 ]。該文認(rèn)為，建立健全突發(fā)事件相關(guān)檔案管理工作機(jī)制，是檔案部門應(yīng)對突發(fā)事件的工作內(nèi)容。在宏觀層面，國家檔案主管部門應(yīng)出臺相應(yīng)的辦法或規(guī)范;在微觀層面，各地檔案部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際做好突發(fā)事件檔案的收、管、用工作。同時(shí)應(yīng)明確檔案主管部門和檔案館的職責(zé)任務(wù)，緊密配合，分工協(xié)作，方能收到應(yīng)有效果。

從國家應(yīng)急管理視角研究的代表性文章，有周文泓的《突發(fā)事件應(yīng)急建檔策略研究——美國檔案工作者協(xié)會(huì)應(yīng)急建檔指南的啟示》[2 ]。該文通過對美國檔案工作者協(xié)會(huì)應(yīng)急建檔指南的文本分析，從事前籌備、應(yīng)急響應(yīng)、事后完善與長期管理的建檔流程和保障措施兩方面解析其實(shí)踐要素。據(jù)此提出結(jié)合我國實(shí)際的突發(fā)事件應(yīng)急建檔策略：加強(qiáng)應(yīng)急建檔主體的高效聯(lián)動(dòng)與動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào);立足突發(fā)事件的實(shí)際特點(diǎn)設(shè)計(jì)靈活的管理流程，明確針對跨媒介、多形式信息對象的具體規(guī)范;構(gòu)建全面的應(yīng)急建檔保障體系，以期推動(dòng)應(yīng)急建檔理論與實(shí)踐的發(fā)展。

從研究方法上看，學(xué)術(shù)界既有理論研究，也有實(shí)證研究，但以實(shí)證研究較多。其中，開展實(shí)證研究的代表性文章有趙維超的《高校突發(fā)事件檔案管理探析——以高校疫情防控檔案管理為例》。該文以新冠疫情為例，研究了高校突發(fā)事件檔案管理的相關(guān)問題。

上述研究存在一些不足：一是研究視角上，學(xué)術(shù)界對國家安全建設(shè)視角采用不夠，影響了對突發(fā)事件檔案管理的邏輯運(yùn)行和重大依據(jù)的研究闡釋。二是研究內(nèi)容上，學(xué)術(shù)界基本上還是局限在研究問題和對策上，對突發(fā)事件檔案管理的邏輯依據(jù)研究不足，對突發(fā)事件檔案管理質(zhì)量的評價(jià)體系建構(gòu)和執(zhí)行研究不足，對突發(fā)事件檔案管理質(zhì)量提升的理論研究明顯不足。三是研究方法上，學(xué)術(shù)界往往側(cè)重采用突發(fā)事件檔案管理的某一些方面的對策，沒有采用系統(tǒng)論的研究框架進(jìn)行研究闡釋。這些問題是本文研究力求要解決的問題。

2 重視突發(fā)事件檔案管理的必要性

突發(fā)事件檔案管理是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，應(yīng)該引起有關(guān)部門的高度重視。其必要性可從以下幾個(gè)方面來看。

2.1 加強(qiáng)突發(fā)事件檔案管理是建設(shè)檔案強(qiáng)國的需要

建設(shè)檔案強(qiáng)國已經(jīng)成為我國檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。檔案強(qiáng)國的核心要義應(yīng)該是檔案如何發(fā)揮促進(jìn)國家強(qiáng)大的作用。檔案強(qiáng)國的中心環(huán)節(jié)就是如何開發(fā)利用好各種檔案，服務(wù)于國家的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展，服務(wù)國家的長治久安。突發(fā)事件檔案作為檔案體系中的重要組成部分，對國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)、生態(tài)等方面的安全和現(xiàn)代化建設(shè)具有非常特殊的作用，應(yīng)該引起高度重視，做好突發(fā)事件發(fā)生前、發(fā)生中、發(fā)生后等方面所有事件發(fā)生情節(jié)檔案材料的全覆蓋收集和整理。

2.2 加強(qiáng)突發(fā)事件檔案管理是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要

檔案事業(yè)的發(fā)展是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要做好很多工作。從檔案類別來講，常態(tài)化工作檔案、常態(tài)化事件檔案和突發(fā)事件檔案管理，都是各個(gè)地方、各級各類組織檔案部門應(yīng)該大力做好的工作，影響檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在品質(zhì)和境界，影響檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)突發(fā)事件多發(fā)的時(shí)代，各類自然突發(fā)事件、人為突發(fā)事件等隨時(shí)可能發(fā)生。這些突發(fā)事件的檔案收集和管理，應(yīng)該成為大檔案工作領(lǐng)域的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對突發(fā)事件檔案的收集、整理和存檔、開發(fā)利用，可以更好地服務(wù)于突發(fā)事件的應(yīng)對和研究，能夠更好地提升檔案事業(yè)服務(wù)國家建設(shè)和發(fā)展的水平與能力，也是新時(shí)代檔案事業(yè)生存發(fā)展的應(yīng)有之道。

2.3 加強(qiáng)突發(fā)事件檔案管理是建設(shè)平安中國和維護(hù)國家安全的需要

突發(fā)事件是現(xiàn)代社會(huì)中的不可預(yù)測事件，包括自然界的災(zāi)難如地震，公共衛(wèi)生事件如新冠疫情，人為突發(fā)事件如爆炸等，這些給黨和國家的事業(yè)帶來巨大影響，必須引起高度重視。這就要求作為收集管理記錄突發(fā)事件發(fā)生全過程材料的檔案部門，提前準(zhǔn)備好突發(fā)事件檔案管理工作，做好突發(fā)事件檔案的全程跟蹤和收集整理，做好突發(fā)事件發(fā)生后的檔案開發(fā)研究和利用借鑒，促進(jìn)突發(fā)事件應(yīng)對工作。這一系列的工作都關(guān)系到突發(fā)事件有關(guān)地區(qū)、單位的安全管理、國家安全工作的高效建設(shè)，做好突發(fā)事件檔案管理是平安中國建設(shè)、維護(hù)國家總體安全的需要。

2.4 加強(qiáng)突發(fā)事件檔案管理是提升公共管理效能的重要舉措

建設(shè)現(xiàn)代服務(wù)型政府，需要各個(gè)單位和部門提高自己的服務(wù)社會(huì)能力，尤其是應(yīng)急服務(wù)能力。要提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，各個(gè)單位必須有對突發(fā)事件應(yīng)對的相關(guān)資料的保存和開發(fā)，這就涉及突發(fā)事件檔案管理。通過突發(fā)事件檔案管理，能夠?qū)ν话l(fā)事件的事前、事中、事后的相關(guān)問題的處理有一個(gè)基本的心理準(zhǔn)備和應(yīng)急方案。因此，加大突發(fā)事件檔案管理，提升其效能，是各有關(guān)地區(qū)和單位提高管理效能、應(yīng)對好突發(fā)事件的一個(gè)重要舉措，應(yīng)該引起高度重視。

3 當(dāng)下突發(fā)事件檔案管理的困境及其影響

經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，這些年突發(fā)事件檔案管理取得了很多的成果，帶來了很多的效用，但從總體上來看，還面臨一些困難。這些困難有客觀原因造成的，也有主觀原因造成的。這些困境對突發(fā)事件檔案管理質(zhì)量的提高、管理效能的提升產(chǎn)生了較大的阻礙作用。

3.1 突發(fā)事件管理中的準(zhǔn)備困境，影響突發(fā)事件檔案管理的有序開展

擺在突發(fā)事件檔案管理部門及人員面前的困境其實(shí)有很多，其中之一就是準(zhǔn)備困境。這是面臨的一系列困境中的第一個(gè)。與一般常態(tài)事件不同的是，突發(fā)事件之所以稱為突發(fā)事件，就是其不可預(yù)測性，具有很大的盲目性。這就導(dǎo)致對這類事件檔案管理帶有很大盲目性，這種盲目性的最大體現(xiàn)就是不好完全預(yù)先準(zhǔn)備好突發(fā)事件檔案管理工作所需要的人力、物力、財(cái)力以及具體工作辦法、實(shí)施細(xì)則。常態(tài)化事件檔案管理中，多數(shù)工作是按照人的計(jì)劃和規(guī)劃在推進(jìn)，對之所需要的人力、物力、財(cái)力和相關(guān)的辦法、實(shí)施流程都可以提前規(guī)劃好，其準(zhǔn)備工作也可以做到精細(xì)化運(yùn)行和推進(jìn)。與之相比，突發(fā)事件檔案管理工作難以做到像常態(tài)事件檔案管理系統(tǒng)中的精細(xì)化準(zhǔn)備，陷入一種難以全面準(zhǔn)備和精準(zhǔn)準(zhǔn)備的檔案管理準(zhǔn)備困局。這種檔案管理的準(zhǔn)備困局，表明了當(dāng)下突發(fā)事件檔案管理工作中必須加大科技含量，以提高檔案管理的系列準(zhǔn)備工作水平。

3.2 突發(fā)事件檔案管理中的收集困境，影響突發(fā)事件檔案信息的完善

檔案管理工作系統(tǒng)的一個(gè)基礎(chǔ)性工作就是首先要將檔案收集和歸檔。沒有這一步，其余都是空談。常態(tài)事件的發(fā)生行進(jìn)都是在安排之中，多數(shù)檔案材料歸檔都有預(yù)先的程序，按部就班進(jìn)行檔案收集就行了。突發(fā)事件由于是突發(fā)性的，其檔案的收集工作都是臨時(shí)性開始的。這還不是最重要的地方。最重要的是，突發(fā)事件發(fā)生的地方往往不安全，現(xiàn)場拍照突發(fā)事件發(fā)生地的現(xiàn)實(shí)情況，收集有關(guān)事件材料是非常不安全的，包括拍攝突發(fā)事件處理的全過程也不安全，這在很大程度上給突發(fā)事件檔案管理中的檔案資料收集工作帶來很大的困境和障礙[3 ]。這種情況表明，要提升突發(fā)事件檔案管理的效能，必須攻克檔案收集難這個(gè)最大的困境。

3.3 突發(fā)事件檔案管理中的主體協(xié)作困境，影響突發(fā)事件檔案管理的協(xié)同運(yùn)行

與常態(tài)事件檔案的主體構(gòu)成不一樣，常態(tài)事件檔案的主體很明確，能夠提前協(xié)調(diào)與溝通，很容易做到協(xié)同推進(jìn)事件檔案管理的整個(gè)工作運(yùn)行。突發(fā)事件因?yàn)橥话l(fā)，提前不知道突發(fā)事件檔案的主體是誰，可能會(huì)涉及哪些部門，很難準(zhǔn)確定位好事件檔案可能涉及的主體構(gòu)成情況。并且突發(fā)事件發(fā)生后，突發(fā)事件的主體，包括牽涉到各個(gè)救災(zāi)部門和受災(zāi)的群體，都忙于應(yīng)對突發(fā)事件，對突發(fā)事件檔案的記錄、保存等方面無法顧及，不可能把工作重點(diǎn)放到這個(gè)上面，更不要說應(yīng)對突發(fā)事件中各個(gè)主體之間協(xié)同處理突發(fā)事件檔案問題。這就給突發(fā)事件檔案管理工作帶來一個(gè)主體協(xié)同困境，也給突發(fā)事件檔案管理工作效能的提高帶來很大的障礙，這需要在突發(fā)事件檔案管理中好好應(yīng)對和協(xié)調(diào)。

3.4 突發(fā)事件檔案管理中的開發(fā)利用困境，影響突發(fā)事件檔案管理的服務(wù)社會(huì)水平

突發(fā)事件檔案遇到的另一個(gè)困境就是其開發(fā)利用的困境。與常態(tài)事件檔案不一樣，常態(tài)事件檔案管理中涉及很多應(yīng)對措施，在以后的同類常態(tài)事件中幾乎可以照搬照用，而且一般群眾容易接受。突發(fā)事件檔案涉及的很多應(yīng)對措施和經(jīng)驗(yàn)之談，在以后可能發(fā)生的突發(fā)事件中只能參考，不能照搬照用。同時(shí)，由于突發(fā)事件檔案收集難度大，突發(fā)事件檔案完整度和精準(zhǔn)度不夠高，導(dǎo)致對其整理不夠完整，研究不夠精準(zhǔn)，挖掘出更多突發(fā)事件應(yīng)對經(jīng)驗(yàn)的難度較大。

4 國家安全視角下突發(fā)事件檔案管理系統(tǒng)的重構(gòu)對策

突發(fā)事件檔案管理具有與常態(tài)事件檔案管理不同的特點(diǎn)，導(dǎo)致了突發(fā)事件檔案管理具有準(zhǔn)備籌劃、收集整理、主體協(xié)作、開發(fā)利用等方面的困境。這些困境反過來又影響突發(fā)事件檔案管理的高質(zhì)量進(jìn)行[4 ]。為此，我們要瞄準(zhǔn)這些困境，精準(zhǔn)發(fā)力，構(gòu)建相應(yīng)的對策，包括樹立國家總體安全觀和檔案強(qiáng)國的管理理念、提前做好規(guī)劃和預(yù)測、現(xiàn)場收集和網(wǎng)上收集檔案相結(jié)合、加強(qiáng)突發(fā)事件各個(gè)主體之間的相互協(xié)作、對準(zhǔn)社會(huì)需要加大突發(fā)事件檔案的宣傳和開發(fā)利用。

4.1 強(qiáng)化國家安全和檔案強(qiáng)國意識，積極做好突發(fā)事件檔案管理的系列準(zhǔn)備

如何克服突發(fā)事件檔案管理中的準(zhǔn)備困境，是提升突發(fā)事件檔案管理效能和質(zhì)量的一個(gè)前提和基礎(chǔ)。針對當(dāng)下突發(fā)事件檔案管理中的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)存在的問題，應(yīng)做好各類突發(fā)事件均有可能發(fā)生的準(zhǔn)備。針對地震等自然災(zāi)害突發(fā)事件，做好對應(yīng)的突發(fā)事件檔案管理的準(zhǔn)備工作;針對突發(fā)傳染病等公共衛(wèi)生事件，做好對應(yīng)的突發(fā)事件檔案管理工作的應(yīng)對之策;針對人為發(fā)生的爆炸等突發(fā)事件，做好相應(yīng)的突發(fā)事件檔案管理的準(zhǔn)備工作。

4.2 充分利用網(wǎng)絡(luò)通信和現(xiàn)場記錄，積極做好突發(fā)事件檔案收集工作

如何克服當(dāng)下突發(fā)事件檔案管理中的最大困境——檔案完整收集和整理問題，是提升突發(fā)事件檔案管理效能和質(zhì)量的關(guān)鍵。針對現(xiàn)有突發(fā)事件發(fā)生后檔案收集整理的諸多難點(diǎn)，應(yīng)積極建構(gòu)突發(fā)事件應(yīng)對中各個(gè)部門之間的聯(lián)絡(luò)機(jī)制，檔案部門應(yīng)派專人到現(xiàn)場進(jìn)行牽頭，組建突發(fā)事件檔案收集和整理小組，開展好現(xiàn)場所有資料的收集;同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)和其他科技手段，盡量做到遠(yuǎn)程收集的環(huán)節(jié)也要完整。通過這樣的舉措，才有可能在一定程度上克服一些檔案收集的難題。

4.3 建構(gòu)突發(fā)事件應(yīng)對主體之間的協(xié)同組織，完善突發(fā)事件檔案管理的主體協(xié)同

如何克服突發(fā)事件檔案管理中各個(gè)主體協(xié)同的困境，是推進(jìn)突發(fā)事件檔案管理工作效能提升的另一個(gè)關(guān)鍵問題。其實(shí)在上面一條就已經(jīng)涉及這個(gè)問題的處理了，那就是要建立健全突發(fā)事件檔案工作的聯(lián)絡(luò)機(jī)構(gòu)，將突發(fā)事件受災(zāi)群體、應(yīng)對突發(fā)事件的各個(gè)部門的主管、檔案部門的主要人員、新聞報(bào)告人員等都納入到這個(gè)聯(lián)絡(luò)機(jī)構(gòu)之中，作為主要人員，做好突發(fā)事件檔案管理的相關(guān)工作分工和注意環(huán)節(jié)的提醒和處理、落實(shí)工作機(jī)制等，以此建構(gòu)起檔案部門負(fù)責(zé)的、多個(gè)主體參與的突發(fā)事件檔案建設(shè)的應(yīng)對機(jī)制，以便為檔案收集和開發(fā)利用提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。

4.4 做好突發(fā)事件檔案的研究開發(fā)，提升其開發(fā)利用效率

如何克服突發(fā)事件檔案管理中的研究開發(fā)應(yīng)用難題，是提升突發(fā)事件檔案管理工作的落腳點(diǎn)和歸屬。針對已經(jīng)存在的問題，檔案部門應(yīng)該立足長遠(yuǎn)、把握現(xiàn)有突發(fā)事件檔案，擴(kuò)大突發(fā)事件檔案研究和開發(fā)利用的多視角推進(jìn)，尤其是要從國家總體安全的各個(gè)角度進(jìn)行研究和開發(fā)利用，以便更好地拓展突發(fā)事件檔案的社會(huì)服務(wù)能力。

參考文獻(xiàn)：

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[2]周文泓.《突發(fā)事件應(yīng)急建檔策略研究——美國檔案工作者協(xié)會(huì)應(yīng)急建檔指南的啟示》[J].檔案管理，2021（2）：115—116.

[3]王敏超.《關(guān)于加強(qiáng)重大突發(fā)事件中檔案收集管理的思考》[J].沈陽干部學(xué)刊，2021（4）：55—57.

[4]郭林峰.《突發(fā)公共事件檔案收集與管理研究》[J].黑龍江檔案，2021（1）：55—57.

作者簡介：劉敏（1983— ），廣西壯族自治區(qū)應(yīng)急救援中心館員，研究方向：檔案管理。