社保檔案管理信息化建設(shè)分析

摘 要：隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，社保檔案管理模式從傳統(tǒng)的以社保檔案實(shí)體保管、利用為重點(diǎn)，逐漸轉(zhuǎn)向以社保檔案信息數(shù)字化存儲、服務(wù)利用為重點(diǎn)，推動(dòng)社保檔案工作更加規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化。本文簡要分析了社保檔案及檔案信息化工作現(xiàn)狀，重點(diǎn)探討了社保檔案信息化建設(shè)的主要做法及其成效，并就進(jìn)一步做好社保檔案信息化建設(shè)提出展望和思考，旨在提升社保檔案信息化管理水平，助力社保事業(yè)發(fā)展，讓社保這一民生工程更加得民心、順民意、暖民心。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;信息化建設(shè);社保

人社部公布的相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，截至2021年末，我國就業(yè)人員7.4652億，其中，城鎮(zhèn)就業(yè)人員4.6773億。社保覆蓋面不斷擴(kuò)大，我國基本養(yǎng)老保險(xiǎn)覆蓋人數(shù)超過了10億人。截至2021年末，全國參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)10.2871億人，較2020年末增加了3007萬人，全年基本養(yǎng)老保險(xiǎn)基金收入65793億元，支出60197億元。社?？ǜ采w95.7%人口。隨著社保事業(yè)的發(fā)展，社會保險(xiǎn)管理、社會保險(xiǎn)費(fèi)征繳、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇、失業(yè)保險(xiǎn)待遇、工傷保險(xiǎn)待遇、生育保險(xiǎn)待遇、社會保險(xiǎn)稽核監(jiān)管等各類社保檔案數(shù)量呈現(xiàn)出大了較大幅度的增長。為適應(yīng)社保檔案數(shù)量的快速增長以及社保檔案查詢利用的現(xiàn)實(shí)需要，各級社保部門紛紛搭建檔案管理信息系統(tǒng)平臺，逐步實(shí)現(xiàn)了社保檔案資源、檔案服務(wù)信息化管理[1 ]。

新修訂的《檔案法》專門增加“檔案信息化建設(shè)”規(guī)定，體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。社保檔案信息化是在社保檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對社保檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供服務(wù)利用。社保檔案管理模式從傳統(tǒng)的以社保檔案實(shí)體保管、利用為重點(diǎn)，逐漸轉(zhuǎn)向以社保檔案信息數(shù)字化存儲、服務(wù)利用為重點(diǎn)，推動(dòng)社保檔案工作更加規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化，推動(dòng)社保事業(yè)發(fā)展[2 ]。

1 社保檔案及檔案信息化現(xiàn)狀

1993年，我國開始實(shí)施繳納社保金制度。當(dāng)年在部分國企試行養(yǎng)老保險(xiǎn)制度，由單位及個(gè)人共同繳納。1996年開始，由國有企業(yè)逐步擴(kuò)大到集體企業(yè)和民營企業(yè)。目前，我國已基本建立基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)和工傷保險(xiǎn)等社會保險(xiǎn)制度。2009年，為規(guī)范社保檔案管理，人力資源社會保障部與國家檔案局聯(lián)合制定《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，成為社保檔案管理的重要守則。根據(jù)該規(guī)定，社保檔案歸檔范圍主要包括社會保險(xiǎn)、費(fèi)征繳類、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇、失業(yè)保險(xiǎn)待遇、工傷保險(xiǎn)待遇、生育保險(xiǎn)待遇、統(tǒng)計(jì)報(bào)表類和稽核監(jiān)管類，并詳細(xì)規(guī)定了不同類型社保檔案的保管期限。

隨著社保事業(yè)的快速發(fā)展，社保檔案信息成為國家重要數(shù)據(jù)信息、民生信息的組成部分。通過對社保檔案信息進(jìn)行分析、研究，可以準(zhǔn)確把握不同領(lǐng)域社保繳納人員數(shù)量、社保費(fèi)用支出等重要信息。要充分發(fā)揮社保檔案信息價(jià)值和作用，使之成為服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)發(fā)展，保障民生民利的重要載體和媒介。只有管好社保信息才能使用好社保信息，承載著海量社保信息的檔案信息化建設(shè)是新時(shí)代社會發(fā)展的必然要求[3 ]。

目前，國家及地方政府及相關(guān)職能部門陸續(xù)制定頒布多項(xiàng)規(guī)劃、綱要、指南等綱領(lǐng)性文件，用于指導(dǎo)和推動(dòng)全國和地方及行業(yè)系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)。2015年，在全國推動(dòng)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)。經(jīng)過多年發(fā)展，截至2021年末，我國已經(jīng)陸續(xù)建成58家全國示范數(shù)字檔案館（室）。浙江、廣東、江蘇等發(fā)達(dá)省份陸續(xù)將數(shù)字檔案資源納入政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)總體規(guī)劃。蘇州市、張家口市、哈爾濱市、日照市、清遠(yuǎn)市等人社部門紛紛立足本地實(shí)際，加快推動(dòng)社保檔案信息化建設(shè)，從經(jīng)費(fèi)、人員、場地等方面加大投入，有力促進(jìn)了社保檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。例如，蘇州市社保中心搭建由社保檔案新增、社保檔案信息查詢、社保檔案維護(hù)和社保檔案系統(tǒng)管理四個(gè)部分組成的檔案信息系統(tǒng)平臺，前期已完成300萬頁社保業(yè)務(wù)檔案掃描和驗(yàn)收。目前，已經(jīng)有95萬頁案卷內(nèi)容全部成功導(dǎo)入檔案管理信息系統(tǒng)。從保管的方式看，有紙質(zhì)、相片等載體形式的模擬檔案，也有磁帶、光盤、硬盤等存儲模式的數(shù)字檔案。

總之，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，以及軟件技術(shù)的迭代升級，及其在社保檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域中的應(yīng)用，社保檔案信息化建設(shè)不斷取得發(fā)展和進(jìn)步，也使得社保檔案信息實(shí)現(xiàn)了高效管理、深度應(yīng)用和安全保管[4 ]。

2 社保檔案信息化建設(shè)做法

近年來，隨著信息技術(shù)和社保事業(yè)的發(fā)展，社保檔案部門加大信息技術(shù)應(yīng)用力度，改革創(chuàng)新，大膽探索，逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)社保檔案保管為主邁向依靠信息技術(shù)應(yīng)用管理和開發(fā)社保檔案。信息技術(shù)在社保檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)等領(lǐng)域均得到了廣泛應(yīng)用，有效提升了社保檔案利用效率，豐富了社保檔案服務(wù)功能，為社保事業(yè)發(fā)展發(fā)揮出積極作用[5 ]。

2.1 完善檔案制度，推動(dòng)信息化工作

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是社保檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和保障。社保部門在開展社保檔案信息化建設(shè)前要認(rèn)真梳理社保檔案信息化業(yè)務(wù)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，編制《社保檔案技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)》《社保檔案信息化政策法規(guī)匯編》等，將其作為社保檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性依據(jù)。并根據(jù)《檔案法》《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》《電子檔案移交與接收辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，不斷完善社保檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范[6 ]。

2.2 開發(fā)管理系統(tǒng)，做好系統(tǒng)化整合

社保檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性和保密性，通常檔案系統(tǒng)應(yīng)在內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，不對外公開。根據(jù)《電子檔案系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的要求，社保檔案信息化建設(shè)應(yīng)按照全生命周期要求，系統(tǒng)應(yīng)用應(yīng)涵蓋社保檔案信息收集、存儲、管理、利用等全過程。系統(tǒng)研制應(yīng)本著簡便易行、功能齊全、擴(kuò)展性好、安全可靠、便于維護(hù)等原則，根據(jù)社保檔案業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)，開發(fā)社保檔案信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)（見下圖），系統(tǒng)包括應(yīng)用層、平臺層、數(shù)據(jù)資源層和支撐環(huán)境層四個(gè)方面。應(yīng)用層又包括社保檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、社保檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、社保檔案虛擬庫房管理系統(tǒng)、社保檔案分發(fā)管理系統(tǒng)、社保檔案匯交系統(tǒng)、社保檔案數(shù)據(jù)安全存儲系統(tǒng)，以及影響社保檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。平臺層主要包括社保業(yè)務(wù)平臺和社保工作流引擎。前者主要包括社保檔案數(shù)據(jù)服務(wù)、社保檔案管理服務(wù)和社保檔案虛擬庫房服務(wù)，以及社保檔案查詢業(yè)務(wù)審批、社保檔案統(tǒng)計(jì)分析、社保檔案數(shù)據(jù)查詢等;后者主要是社保檔案管理人員的日常管理，包括社保檔案信息化管理人員登錄身份認(rèn)證，以及社保檔案業(yè)務(wù)運(yùn)營維護(hù)管理中心等[7 ]。數(shù)據(jù)資源層則是整個(gè)社保檔案信息化平臺系統(tǒng)的核心，包括數(shù)據(jù)整理工具管理系統(tǒng)和社保檔案數(shù)據(jù)綜合管理系統(tǒng)兩個(gè)部分。前者包括影像數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)擴(kuò)展庫等，后者則包括社保檔案庫、社保成果庫、社保業(yè)務(wù)流程庫、庫房管理庫等社保檔案若干數(shù)據(jù)庫。支撐環(huán)境層則主要指支持社保檔案信息化運(yùn)營、維護(hù)和管理所需的計(jì)算、存儲和網(wǎng)絡(luò)資源，需要互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等。根據(jù)社保檔案及檔案信息化管理的需要，應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、界面友好、易于操作的社保檔案信息化管理和服務(wù)系統(tǒng)，切實(shí)提升存檔資源管理信息化能力和水平。

2.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保熟練化應(yīng)用

社保檔案信息化建設(shè)成果的檢驗(yàn)來自一線檔案人員的熟練操作和應(yīng)用，切實(shí)將信息化建設(shè)成果轉(zhuǎn)化成實(shí)際應(yīng)用效果。針對搭建好的社保檔案信息化平臺系統(tǒng)，要積極做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保操作人員能夠做到熟練化應(yīng)用。首先是做好宣傳引導(dǎo)[8 ]。社保部門領(lǐng)導(dǎo)帶頭營造檔案信息化建設(shè)氛圍，引導(dǎo)全體人員從思想認(rèn)識上轉(zhuǎn)變觀念，打破傳統(tǒng)思維定式，重視和參與到社保檔案信息化建設(shè)及管理。積極參與并推動(dòng)社保檔案在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)用，盡早實(shí)現(xiàn)社保檔案信息化管理，從而推動(dòng)整個(gè)社保事業(yè)信息化進(jìn)程。其次要加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)。社保檔案管理部門、信息技術(shù)部門應(yīng)率先做好社保檔案信息化應(yīng)用知識的學(xué)習(xí)，并定期組織其他科室人員進(jìn)行檔案信息化業(yè)務(wù)知識輪訓(xùn)，規(guī)范社保部門各個(gè)業(yè)務(wù)科室檔案歸檔工作，助其準(zhǔn)確理解社保檔案信息化工作實(shí)質(zhì)。再次是要掌握基本功能。社保檔案信息化建設(shè)需要應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)和文本操作技術(shù)等，要有針對性地加強(qiáng)社保人員Word、Excel以及各種操作軟件的應(yīng)用，尤其是開發(fā)的社保檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用[9 ]。

3 社保檔案信息化建設(shè)思考

新修訂的《檔案法》以及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，都對檔案信息化建設(shè)和管理做出了戰(zhàn)略部署。社保檔案信息化作為我國檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，應(yīng)不斷地在檔案信息化建設(shè)過程中總結(jié)成效、推廣經(jīng)驗(yàn)，為社保檔案信息化建設(shè)提供理論支持，不斷開創(chuàng)社保檔案事業(yè)發(fā)展新局面[10 ]。

3.1 明確目標(biāo)：服務(wù)社保管理數(shù)字化

《人力資源和社會保障事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》明確將“健全多層次社會保障體系”作為六大主要任務(wù)之一，提出“數(shù)字人社”建設(shè)，并將規(guī)劃實(shí)施情況納入政府綜合考核體系，作為考核政府解決民生問題的重要依據(jù)。因此，社保檔案信息化建設(shè)應(yīng)服務(wù)于社保管理數(shù)字化，推動(dòng)數(shù)字社保建設(shè)作為最終目標(biāo)。首先是社保檔案信息化在數(shù)字社保中的準(zhǔn)確定位。數(shù)字社保是社保領(lǐng)域全方位的數(shù)字化，社保數(shù)字化的核心在于社保工具數(shù)字化，引入新型管理工具，改善社保環(huán)境，推動(dòng)社保模式觀念轉(zhuǎn)變，主動(dòng)配合社保工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。社保檔案工作既是社保工作的重要組成部分，也是推動(dòng)社保數(shù)字化轉(zhuǎn)型的應(yīng)有之義。社保檔案信息化是數(shù)字社保的核心內(nèi)容之一，在推動(dòng)社保數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中，應(yīng)將社保檔案信息化作為重要抓手，深度挖掘社保檔案信息潛力，為服務(wù)民生做貢獻(xiàn)。其次是對社保檔案進(jìn)行信息化認(rèn)識。新時(shí)代社保檔案信息化建設(shè)要融入數(shù)字社保，前提是要夯實(shí)社保檔案工作基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)變工作理念，完善工作制度，強(qiáng)化人員素質(zhì)，夯實(shí)技術(shù)基礎(chǔ)，穩(wěn)步推進(jìn)社保檔案信息化，并最終融入到數(shù)字社保生態(tài)，循序漸進(jìn)推動(dòng)社保工作轉(zhuǎn)型升級[11 ]。

3.2 把握方式：注重信息建設(shè)全過程

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展及其在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，社保檔案信息化建設(shè)已經(jīng)拉開序幕。經(jīng)過多年來的實(shí)踐和發(fā)展，一方面，社保檔案信息基礎(chǔ)得到極大提升，社保檔案工作平臺搭建、局域網(wǎng)設(shè)施建設(shè)取得顯著進(jìn)展。另一方面，社保檔案信息化工作缺少頂層設(shè)計(jì)和協(xié)調(diào)統(tǒng)籌。信息化、數(shù)字化尚未貫穿于社保工作的全過程、各環(huán)節(jié)。為此：首先要做好信息化規(guī)劃設(shè)計(jì)。立體全面推進(jìn)社保檔案信息化建設(shè)，應(yīng)改變部門化、模式化、片面化發(fā)展思路，就社保檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，具體應(yīng)包括社保檔案信息化指導(dǎo)思想、目標(biāo)任務(wù)、主要內(nèi)容、保障措施。要立足“十四五”檔案工作和“十四五”社保工作規(guī)劃，立足社保檔案信息化工作實(shí)際，逐步形成具有高度可執(zhí)行性、針對性的社保檔案信息化規(guī)劃方案[12 ]。

3.3 注重要素：關(guān)注重點(diǎn)檔案信息化

根據(jù)新修訂的《檔案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”的具體規(guī)定和要求，突出將信息化設(shè)備配置、數(shù)字檔案資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)搭建作為重點(diǎn)要素。一是配置信息化設(shè)備設(shè)施。根據(jù)社保檔案信息化工作的現(xiàn)實(shí)，配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、監(jiān)控設(shè)備、數(shù)字存儲設(shè)備、照相機(jī)、刻錄機(jī)，以及添置必要的社保檔案專業(yè)管理軟件、殺毒軟件等。二是開展社保檔案數(shù)字資源建設(shè)。嚴(yán)格按照“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的原則和要求，推動(dòng)社保檔案信息采集加工，將傳統(tǒng)介質(zhì)載體的社保檔案進(jìn)行信息化加工轉(zhuǎn)化。按照單軌制的要求，做好新增社保檔案信息電子化同步歸檔。三是搭建社保檔案應(yīng)用系統(tǒng)。立足社保檔案工作實(shí)際，搭建社保檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)社保檔案跨部門之間信息共享，推動(dòng)社保檔案信息化成果惠及更多民生領(lǐng)域。

3.4 強(qiáng)化保障：檔案信息化安全管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展及其與社保檔案深度融合，社保檔案數(shù)據(jù)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)、信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)、大數(shù)據(jù)分析平臺等集成風(fēng)險(xiǎn)、云存儲數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)，以及非法訪問風(fēng)險(xiǎn)等等，都需要引起重視。既要確保社保實(shí)體檔案安全，按照“八防”標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善實(shí)體社保檔案保管條件。也要做好社保檔案信息安全。運(yùn)用備份技術(shù)、電子密鑰、身份認(rèn)證、水印、時(shí)間戳、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)手段，定期升級軟件系統(tǒng)，更新系統(tǒng)配置，夯實(shí)社保檔案信息化技術(shù)安全基礎(chǔ)，確保社保檔案信息安全。

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作者簡介：安慧娟（1973— ），大學(xué)學(xué)歷，山東省菏澤市人力資源和社會保障局副研究館員，從事檔案管理研究。