行政檔案管理創(chuàng)新思路研究

摘 要：行政檔案管理對單位發(fā)展有著重要影響，主要是對行政管理的工作情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，幫助相關(guān)人員對行政管理進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)處理行政管理中存在的問題，優(yōu)化行政管理的內(nèi)容及方法，使行政管理能夠服務(wù)于單位的長久發(fā)展。因此，本文以行政檔案的定義及內(nèi)容為切入點(diǎn)，對行政檔案管理創(chuàng)新的意義及現(xiàn)狀存在的問題進(jìn)行分析，并探究行政檔案管理的創(chuàng)新思路，期望能為相關(guān)人員提供一些可靠的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：行政檔案;檔案管理;意義;問題;創(chuàng)新思路.

近年來，隨著我國社會(huì)快速發(fā)展，企事業(yè)單位的工作任務(wù)越加繁重，對行政管理提出更加嚴(yán)格的要求，需要進(jìn)一步提高行政管理水平，保證行政管理的有效性。而行政檔案管理能夠?qū)⑿姓芾淼恼w情況反映出來，指導(dǎo)工作人員做好行政管理，對行政管理進(jìn)行不斷優(yōu)化，促進(jìn)行政管理的科學(xué)發(fā)展。通過深入分析行政檔案管理創(chuàng)新的意義及存在的問題，探究行政檔案管理的創(chuàng)新思路，有利于提出一些可靠的參考依據(jù)，促進(jìn)行政檔案管理水平的提升。由此可見，本文圍繞“行政檔案管理創(chuàng)新思路”展開分析，研究價(jià)值意義顯著。

一、行政檔案的定義及內(nèi)容概述

行政檔案，指的是各級國家行政機(jī)關(guān)根據(jù)法律規(guī)定的職權(quán)，基于行政領(lǐng)導(dǎo)與管理工作過程當(dāng)中形成的具備價(jià)值的歷史記錄。從行政檔案的內(nèi)容層面分析，具體如下：

1.以憲法與法律規(guī)定的行政措施，進(jìn)而制定的行政法規(guī)，還包括發(fā)布的決定與命令等。

2.編制與執(zhí)行的國民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展計(jì)劃、國家預(yù)算、統(tǒng)計(jì)材料等。

3.在領(lǐng)導(dǎo)與管理經(jīng)濟(jì)工作過程中，在城鄉(xiāng)建設(shè)過程中，涉及的各類文件材料，包括教育材料、科學(xué)材料、文化材料、衛(wèi)生材料、司法行政材料、監(jiān)察材料等。

4.在行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、劃分過程中形成的文件材料，還涉及邊界糾紛解決、土地征用等相關(guān)文件材料。

5.國家行政機(jī)構(gòu)編制材料，機(jī)關(guān)行政人員培訓(xùn)、考核、任免等文件材料。

行政檔案內(nèi)容較多，通過行政檔案可將國家行政機(jī)關(guān)的歷史面貌反映出來，有助于機(jī)關(guān)工作效率及質(zhì)量的提升。由此可見，明確行政檔案定義及內(nèi)容，做好行政檔案管理工作至關(guān)重要。

二、行政檔案管理創(chuàng)新的意義分析

行政檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，對行政檔案管理創(chuàng)新具備多方面的意義，具體如下：

1.提高行政檔案的利用率

在傳統(tǒng)的行政檔案管理工作中，檔案管理人員所采用的管理手段比較單一，無法保證行政檔案的有效利用，使得單位發(fā)展受到影響。但在行政檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)手段，可進(jìn)一步提高工作效率，發(fā)揮行政檔案的使用價(jià)值，降低行政檔案管理產(chǎn)生的人力成本。雖然有些檔案管理人員開始采用信息化手段進(jìn)行檔案管理，但在行政檔案信息化管理方面依然存在諸多問題，無法發(fā)揮行政檔案信息化管理的優(yōu)勢，且容易帶來一些新的問題，無法保證行政檔案管理的工作質(zhì)量。通過對行政檔案管理創(chuàng)新，有利于促進(jìn)行政檔案管理的信息化及現(xiàn)代化發(fā)展，使行政檔案的利用率得以提升。

2.提升行政管理的公開化及透明化

在行政檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以對行政管理的公開化及透明化進(jìn)行提升，使其能夠適應(yīng)單位的不斷發(fā)展。具體來講，可以將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與行政檔案管理相結(jié)合，利用網(wǎng)站將行政部門的人員信息、工作計(jì)劃、獎(jiǎng)懲情況等信息展示出來，可增加對行政部門的整體情況的了解，做好相應(yīng)的監(jiān)督管理，實(shí)現(xiàn)行政管理的公開化及透明化。

3.提高行政檔案管理的工作效率

在行政檔案管理中，可充分發(fā)揮信息化技術(shù)手段的價(jià)值，對行政檔案進(jìn)行分類管理，進(jìn)一步提高行政檔案管理的工作效率，降低行政檔案管理的人力成本，且行政檔案管理的規(guī)范性及系統(tǒng)性顯著提升。同時(shí)，將現(xiàn)代化的技術(shù)手段應(yīng)用到行政檔案管理中，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提升對行政檔案信息的準(zhǔn)確性，對行政檔案進(jìn)行保護(hù)，杜絕出現(xiàn)檔案丟失、檔案損毀等情況。

三、行政檔案管理工作現(xiàn)狀存在的問題分析

雖然行政檔案管理工作創(chuàng)新的意義較多，但是從現(xiàn)狀來看，行政檔案管理工作仍存在一些較為明顯的問題。具體問題如下：

1.對行政檔案信息化缺乏重視性大部分單位將工作重心放在自身的經(jīng)營發(fā)展上，對行政檔案管理的重視性不足，未能認(rèn)識(shí)到信息化在行政檔案管理中的價(jià)值，在行政檔案管理信息化建設(shè)方面的投入不足，使得行政檔案管理信息化建設(shè)的阻力較大，無法發(fā)揮行政檔案信息化管理的作用。由于行政檔案管理信息化建設(shè)的投入不足，容易出現(xiàn)人員數(shù)量不足、設(shè)備設(shè)施不全等問題，嚴(yán)重影響到行政檔案管理的工作效率，且難以保證行政檔案的安全性，使得行政檔案管理中存在諸多隱患。

2.檔案資料多，管理難度大

根據(jù)以往行政檔案管理工作情況來看，主要是對行政工作的整個(gè)過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，且行政檔案的時(shí)間跨度較大，想要對行政檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，則需要對檔案進(jìn)行重新核查。在傳統(tǒng)的行政檔案管理中，普遍都是采用紙質(zhì)化的檔案管理模式，但在行政檔案管理朝著信息化的方向不斷發(fā)展的情況下，檔案能夠以電子化的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以降低紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)成本，對檔案管理程序進(jìn)行簡化，有效提高行政檔案管理的工作效率。但行政檔案管理的信息化發(fā)展存在經(jīng)驗(yàn)不足，使得行政檔案管理信息化建設(shè)面臨著較大挑戰(zhàn)，所面對的工作任務(wù)較多，整個(gè)過程存在人力和資金消耗較大的情況，而行政部門缺乏足夠的精力和時(shí)間完成這一工作。在行政檔案管理創(chuàng)新中，工作人員不熟悉新的檔案管理手段，容易出現(xiàn)檔案錄取錯(cuò)誤、管理混亂等情況，不利于行政檔案管理的有效進(jìn)行。

由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響，檔案管理人員的習(xí)慣及觀念已經(jīng)固化，使得行政檔案管理創(chuàng)新面臨著較大阻力。

3.人員因素，制約檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

在我國市場經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，功利主義對單位發(fā)展產(chǎn)生極大的影響，使得單位為降低自身的風(fēng)險(xiǎn)，獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益，不愿增加在行政檔案管理創(chuàng)新上的投入，無法保證行政檔案管理的創(chuàng)新效率。比如，在創(chuàng)新行政檔案管理時(shí)，必須對檔案管理制度創(chuàng)新，那么，行政部門的人員則需要采用新的工作方式，有些人員的適應(yīng)能力較弱，導(dǎo)致整個(gè)隊(duì)伍的士氣受到影響，容易發(fā)生惰性工作的狀況。在行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，對設(shè)備設(shè)施的需求較大，這一過程資金耗費(fèi)較多，且單位申請資金的手續(xù)比較煩瑣，使得行政檔案管理的創(chuàng)新面臨著較大阻力。同時(shí)，單位的領(lǐng)導(dǎo)盲目追求行政檔案管理創(chuàng)新，未能做好相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評估，使得行政檔案受到損壞，無法保證檔案的完整性，給檔案查閱與利用帶來更多隱患。

4.行政檔案管理創(chuàng)新局限于工具層面

在行政檔案管理創(chuàng)新中，需要將轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思維方式作為創(chuàng)新重點(diǎn)，有效提高行政檔案管理水平。然而就實(shí)際情況來看，行政檔案管理創(chuàng)新局限在工具創(chuàng)新，簡單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在電子檔案的錄入及監(jiān)管方面存在制度不完善的情況，使得電子檔案的查閱存在較大困難，且電子檔案被外傳的風(fēng)險(xiǎn)較大。雖然行政檔案管理創(chuàng)新能夠促進(jìn)單位發(fā)展，但也要認(rèn)識(shí)到行政檔案管理創(chuàng)新帶來的挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員具備良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對新檔案管理方法可能帶來的問題有效預(yù)測，采取具有針對性的措施進(jìn)行處理。由于檔案管理人員的思想轉(zhuǎn)變不受重視，使得行政檔案管理系統(tǒng)中的漏洞較多，比如黑客攻擊、病毒入侵等問題造成的檔案泄漏及檔案損毀。

四、行政檔案管理的創(chuàng)新思路措施分析

為解決行政檔案管理工作存在的問題，則需要明確創(chuàng)新思路，落實(shí)有效措施。結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，具體創(chuàng)新思路措施如下：

1.提高對行政檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

在信息化時(shí)代，利用信息技術(shù)手段完成檔案工作，已成為行政檔案管理發(fā)展的必然趨勢，要求管理層提高對行政檔案信息化管理的重視，充分了解行政檔案信息化管理的優(yōu)勢及特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，學(xué)習(xí)行政檔案信息化管理的相關(guān)程序、法律法規(guī)、流程和技術(shù)，樹立信息化的管理理念，從而促進(jìn)行政檔案管理的信息化及現(xiàn)代化發(fā)展?？梢越M織員工對行政檔案信息化管理討論，探索行政檔案管理信息化建設(shè)的途徑，明確行政檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，確定行政檔案管理信息化建設(shè)的思路及方法，使檔案人員能夠?qū)π姓n案信息化管理產(chǎn)生全面的認(rèn)識(shí)。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，為行政檔案管理創(chuàng)新提供保障

目前，行政檔案管理工作受到高度重視，想要保證這一工作的順利進(jìn)行，必須提高領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的重視程度，以傳統(tǒng)工作為基礎(chǔ)創(chuàng)新，不斷完善行政檔案管理制度，發(fā)揮制度具有的作用，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。在行政檔案管理創(chuàng)新發(fā)展中，充分利用創(chuàng)新轉(zhuǎn)變流程，對檔案管理人員指導(dǎo)，使其能夠參與新檔案管理，掌握新的檔案管理方法。有些員工無法適應(yīng)行政檔案管理的發(fā)展，或是工作任務(wù)較多，很容易出現(xiàn)管理錯(cuò)誤，這就必須為檔案管理人員提供一定的過渡時(shí)間，使其能夠逐步熟悉新的檔案管理模式，按照新的方式完成行政檔案管理，避免在行政檔案管理創(chuàng)新中出現(xiàn)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，應(yīng)提高制度的執(zhí)行力度，保證檔案管理人員按照要求開展工作，對員工查閱檔案等行為進(jìn)行規(guī)范，檔案使用人員的基本信息，杜絕重要檔案外借或拷貝。此外，應(yīng)制定合理的獎(jiǎng)懲制度，按照制度要求對違規(guī)人員處罰，使行政檔案管理的有效性得以提升。

3.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

在行政檔案管理創(chuàng)新中，應(yīng)考慮檔案管理人員的綜合素質(zhì)產(chǎn)生的影響，對檔案管理人員培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，有利于促進(jìn)行政檔案管理朝著更好的方向不斷發(fā)展。需要做好行政檔案管理的宣傳工作，對檔案管理人員定期培訓(xùn)，將新的專業(yè)知識(shí)及管理技能傳授給檔案管理人員，將現(xiàn)代化的管理手段應(yīng)用到行政檔案管理中，切實(shí)提高行政檔案管理的工作水平。同時(shí)，需要檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，對行政檔案管理的工作情況進(jìn)行檢查，結(jié)合工作情況對檔案管理工作方法完善，做好相應(yīng)的考核工作，促進(jìn)行政檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化發(fā)展。此外，需要培養(yǎng)行政檔案管理人員的工作意識(shí)，能保持正確的工作態(tài)度，做好行政檔案的維護(hù)及監(jiān)督，及時(shí)指出行政檔案管理中的問題，以此保證管理人員能夠嚴(yán)格履行職責(zé)，維護(hù)單位的利益。

4.更新管理設(shè)備設(shè)施，滿足檔案管理物質(zhì)需求

在行政檔案管理工作中，需要充分考慮行政檔案的安全性，容易出現(xiàn)行政檔案損壞的情況，應(yīng)采用合理的手段對行政檔案進(jìn)行保護(hù)，提升行政檔案的安全性。從紙質(zhì)檔案管理方面講，需要將檔案存放在環(huán)境適宜的檔案室，做好檔案室內(nèi)的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，降低環(huán)境因素及外部因素對檔案安全的影響，保證檔案的完整性及真實(shí)性。從電子檔案的管理方面講，需要充分利用病毒查殺技術(shù)、備份技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)及其他技術(shù)，對電子檔案進(jìn)行保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案丟失、檔案泄漏、檔案被篡改等情況，從而保證檔案的完整性及真實(shí)性。同時(shí)，需要增加檔案管理的資金投入，根據(jù)工作需要對軟硬件設(shè)備設(shè)施進(jìn)行完善，確保軟硬件設(shè)備設(shè)施的數(shù)量及性能符合需求，從而促進(jìn)行政檔案管理工作的順利開展。

5.加強(qiáng)行政檔案管理信息化建設(shè)

為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，發(fā)揮信息化在行政檔案管理中的作用，需要強(qiáng)化行政檔案管理信息化建設(shè)，提高行政檔案管理的信息化水平。在行政檔案管理中，可以采用條形碼、掃描儀等進(jìn)行行政檔案管理，尤其是云計(jì)算技術(shù)在行政檔案管理中的使用效果較好，可利用云計(jì)算技術(shù)將行政檔案服務(wù)站及存儲(chǔ)站連接起來，使其成為一個(gè)可供檔案查閱及分享的“檔案云”，提高行政檔案的使用效率。就目前行政檔案管理情況來看，數(shù)字化檔案管理模式被廣泛應(yīng)用到檔案工作中，有些單位在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面存在不足，借助云計(jì)算能夠降低硬件方面的要求，使行政檔案管理的成本投入得以降低。通過發(fā)揮云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢，可以為檔案存儲(chǔ)、查閱提供更多便利，且能夠突破時(shí)空限制，將檔案資源分享出去，解決紙質(zhì)檔案在這方面的不足。同時(shí)，可根據(jù)用戶對行政檔案的需要，開展具有針對性的檔案服務(wù)，提高用戶的滿意度。就行政檔案安全而言，利用云計(jì)算技術(shù)對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)，構(gòu)建出可供檔案查閱及分享的檔案云，那么在某個(gè)用戶終端數(shù)據(jù)出現(xiàn)受損情況后，可利用其他設(shè)備設(shè)施的原始檔案資源實(shí)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，使行政檔案的安全性得到保障。

五、結(jié)語

綜上所述，為促進(jìn)行政檔案管理的有效進(jìn)行，需要提高對行政檔案管理創(chuàng)新的重視，了解行政檔案管理創(chuàng)新的必要性，分析行政檔案管理創(chuàng)新中存在的問題，采取科學(xué)合理的方法對行政檔案管理創(chuàng)新，發(fā)揮行政檔案管理對單位發(fā)展的促進(jìn)作用。具體來講，在行政檔案管理創(chuàng)新中，應(yīng)做到提高對行政檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)制度建設(shè)為行政檔案管理創(chuàng)新提供保障，加強(qiáng)人員培訓(xùn)來提高人員素質(zhì)，更新管理設(shè)備設(shè)施以滿足檔案管理的需求，加強(qiáng)行政檔案管理信息化建設(shè)，從而提高行政檔案管理工作水平，能夠更好地服務(wù)于單位發(fā)展。

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（作者單位：郯城縣政務(wù)服務(wù)中心）

作者簡介：樊紀(jì)芹（1975—），女，漢族，山東郯城人，大學(xué)本科，館員。研究方向：檔案管理。