企業(yè)電子文件在線歸檔創(chuàng)新實(shí)踐探索

楊波

摘? 要：針對(duì)中石化面臨的檔案數(shù)據(jù)爆炸式增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，解析線下歸檔模式存在的現(xiàn)實(shí)問題，探討了運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)華北油氣分公司電子文件在線歸檔的創(chuàng)新實(shí)踐，提出了構(gòu)建數(shù)據(jù)資源池、前置內(nèi)嵌規(guī)范、可信性與安全性保障等方面的創(chuàng)新舉措，以此推進(jìn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：企業(yè)電子文件;檔案信息化;在線歸檔;數(shù)字技術(shù);數(shù)據(jù)資源;前置規(guī)范;數(shù)據(jù)可信;信息安全

Abstract： In view of the explosive growth of archives data faced by Sinopec， this paper analyzes the practical problems existing in the offline archive mode， discusses the innovative practice of using digital technology to realize the online archive of electronic documents of North China Oil and Gas Branch， and proposes the construction of a data resource pool， pre-embedded innovation measures in the aspects of standardization， reliability and security， so as to promote the modernization management process of enterprise archives.

Keywords： Enterprise electronic files; File informatization; Online filing; Digital technology; Data resources; Pre-standard; Data trust; Information security

在華北油氣分公司檔案管理業(yè)務(wù)中，存在著包括四個(gè)省兩個(gè)行政區(qū)的多級(jí)單位管理與跨地域單位管理的要求，同時(shí)存在OA、EPBP、ERP、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。分公司各業(yè)務(wù)歸檔工作前端的信息化程度越來越高，文件多以電子形式生成并流轉(zhuǎn)。這種態(tài)勢(shì)造成中石化檔案數(shù)據(jù)的爆炸式增長(zhǎng)，企業(yè)信息資源的種類和數(shù)量與日俱增，如果歸檔環(huán)節(jié)還打印出紙質(zhì)形式歸檔，勢(shì)必會(huì)成為一種“倒退”，而且每年打印、整理、存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案的成本和工作量較大，與企業(yè)的總體目標(biāo)背道而馳。同時(shí)，目前的線下歸檔模式，存在一些有價(jià)值的電子文件得不到有效的收集、整理、保管、利用，將導(dǎo)致文件散落、遺失、毀損的情況，造成事實(shí)上的“失憶”。因此，在線歸檔勢(shì)在必行。

1 構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)資源池

重點(diǎn)圍繞分公司所有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)匯集，構(gòu)建分公司檔案資源池。2017年12月，華北油氣分公司勘探開發(fā)業(yè)務(wù)協(xié)同平臺(tái)（簡(jiǎn)稱：EPBP）上線，支撐了分公司物探、地質(zhì)研究、鉆井、錄井、測(cè)井、采油氣、井下作業(yè)、油氣集輸、油氣銷售、生產(chǎn)管理等勘探開發(fā)主營(yíng)業(yè)務(wù)協(xié)同工作，橫向跨單位、跨部門、跨專業(yè)，縱向貫通分公司機(jī)關(guān)到基層隊(duì)站各管理層級(jí)業(yè)務(wù)崗位，EPBP擁有業(yè)務(wù)模塊2441個(gè)，一級(jí)業(yè)務(wù)采集流程109個(gè)，二級(jí)業(yè)務(wù)采集流程838個(gè)，業(yè)務(wù)審批流程51個(gè)，日增數(shù)據(jù)量45000多條，平臺(tái)擁有有效用戶2781個(gè)，涵蓋10多個(gè)二級(jí)單位，524個(gè)基層單位，涉及470個(gè)業(yè)務(wù)崗位角色。

同步開展勘探開發(fā)數(shù)據(jù)倉庫建設(shè)（簡(jiǎn)稱：EPBW），依托EPBW建成企業(yè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)環(huán)境和數(shù)據(jù)資源管理中心，有序支撐企業(yè)信息資源整合和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，為油田勘探、開發(fā)、工程、科研和生產(chǎn)管理提供了強(qiáng)大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支撐，目前已持續(xù)支撐分公司核心應(yīng)用20多套。在分公司及各業(yè)務(wù)部門廣泛應(yīng)用。

檔案數(shù)據(jù)倉從后臺(tái)將數(shù)據(jù)匯入，通過數(shù)據(jù)匯聚、數(shù)據(jù)構(gòu)建、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析建立檔案數(shù)據(jù)全景，進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享融合、組織處理、建模分析、管理治理和服務(wù)應(yīng)用，為統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)口徑提供服務(wù)，是綜合性數(shù)據(jù)能力平臺(tái)。數(shù)據(jù)倉為前臺(tái)業(yè)務(wù)提供決策快速響應(yīng)、精細(xì)化運(yùn)營(yíng)及應(yīng)用支撐等，讓數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化，避免“數(shù)據(jù)孤島”的出現(xiàn)，提升業(yè)務(wù)效率，更好地驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展和創(chuàng)新。

以EPBP為基礎(chǔ)，建設(shè)以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的“數(shù)字孿生”。依靠EPBP的持續(xù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案材料100%自動(dòng)收集。系統(tǒng)解決數(shù)據(jù)“由哪來、歸誰采、怎么管、如何用”的問題，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)“源頭唯一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、集中管理、全局共享”，做實(shí)油氣田企業(yè)信息化數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。推進(jìn)管轄范圍內(nèi)跨地區(qū)檔案信息資源的縱向集成與跨部門檔案信息資源的橫向集成，切實(shí)推動(dòng)檔案信息化協(xié)同應(yīng)用，讓檔案信息資源在不同部門、不同地區(qū)的系統(tǒng)中自由流通。

2 前置內(nèi)嵌統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范

檔案數(shù)據(jù)的前端控制主要是根據(jù)各業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生檔案情況，梳理不同業(yè)務(wù)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。分全宗分類型規(guī)范管理，同時(shí)兼容單套制、雙套制檔案的收集與管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類、排序、編目、編號(hào)、鑒定、統(tǒng)計(jì)與利用。大力推進(jìn)組織、制度、標(biāo)準(zhǔn)等的建設(shè)和創(chuàng)新，破解信息孤島和信息煙囪，實(shí)現(xiàn)分公司內(nèi)部的資源共建與共享。

將檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范前置，通過前端管控，規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔與各部門業(yè)務(wù)流程“三同時(shí)”，即業(yè)務(wù)開始檔案記錄開始，業(yè)務(wù)完成同時(shí)資料完成，歸檔全過程管控，具備預(yù)警與提示功能，對(duì)歸檔計(jì)劃、進(jìn)度、完成情況及時(shí)反饋至業(yè)務(wù)及檔案部門，線上一次性完成資料的收集、監(jiān)督、審核、歸檔工作，實(shí)現(xiàn)增量電子化，達(dá)到“一鍵歸檔”和“隨辦隨歸”。

將檔案的業(yè)務(wù)規(guī)則、流程、邏輯與業(yè)務(wù)進(jìn)行隔離，整合封裝成微服務(wù)、組件等前臺(tái)友好的可復(fù)用共享的能力，將一切檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)在線化，提高整體業(yè)務(wù)的靈活性和響應(yīng)速度，實(shí)現(xiàn)后臺(tái)資源到前臺(tái)敏捷復(fù)用能力的轉(zhuǎn)化。包括工作流引擎、全文檢索工具、四性檢測(cè)工具、格式轉(zhuǎn)換工具、封裝工具、區(qū)塊鏈服務(wù)、音視頻數(shù)據(jù)化處理工具、OCR識(shí)別轉(zhuǎn)換工具、人臉識(shí)別、語音轉(zhuǎn)換。

與OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無縫對(duì)接，對(duì)于增量電子文件，自動(dòng)化接收歸檔電子文件，并做四性檢測(cè)和處理，實(shí)現(xiàn)歸檔狀態(tài)登記和全流程監(jiān)管，推進(jìn)企業(yè)應(yīng)歸檔材料的自動(dòng)化歸檔工作，加快推進(jìn)電子檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。部門間信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同以檔案管理中心成為公司各部門獲得數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)資源的主要來源加以實(shí)現(xiàn)。

3 保障檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確

電子簽章。通過建設(shè)電子簽章系統(tǒng)，利用數(shù)字簽名、時(shí)間戳認(rèn)證服務(wù)等實(shí)現(xiàn)檔案文件本身的來源真實(shí)性認(rèn)證及法律效力，要求歸檔內(nèi)容數(shù)據(jù)本身帶有電子簽章及驗(yàn)證程序，在檔案管理過程中涉及權(quán)責(zé)移交時(shí)，調(diào)用電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行簽字蓋章認(rèn)證，辦理交接手續(xù)。具體建設(shè)內(nèi)容包括數(shù)字證書個(gè)人證書、數(shù)字證書單位/機(jī)構(gòu)證書、電子簽章客戶端、數(shù)字簽名服務(wù)器硬件服務(wù)器、電子簽章服務(wù)器端電子簽章中間件、身份認(rèn)證網(wǎng)關(guān)硬件服務(wù)器、服務(wù)器加密機(jī)硬件服務(wù)器、時(shí)間戳服務(wù)器硬件服務(wù)器。

數(shù)字摘要。數(shù)字摘要是密碼技術(shù)的一個(gè)重要應(yīng)用，采用單向散列（Hash）函數(shù)對(duì)文件中若干重要元素進(jìn)行某種變換運(yùn)算，得到固定長(zhǎng)度的摘要碼（Checksum），并在傳輸信息時(shí)將之加入文件一同發(fā)送給接收方。接收方接到文件后，用相同的方法進(jìn)行變換計(jì)算，若得出的結(jié)果與發(fā)送來的摘要碼一致，則可斷定文件未被篡改，反之亦然。檔案移交接收環(huán)節(jié)中，計(jì)算其摘要碼，實(shí)現(xiàn)真實(shí)性校驗(yàn)。

區(qū)塊鏈。建設(shè)底層區(qū)塊鏈服務(wù)，為上層應(yīng)用提供區(qū)塊鏈存證、校驗(yàn)、身份、時(shí)間戳等功能模塊，在電子文件歸檔和電子檔案保存、共享利用等環(huán)節(jié)中，將檔案的“可信檔案碼”上鏈存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)電子檔案全生命周期安全管理，留痕可追溯。

以核心業(yè)務(wù)為基本單元開展建設(shè)，實(shí)現(xiàn)核心業(yè)務(wù)流程的上線與各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的核心指標(biāo)數(shù)值的展現(xiàn)與監(jiān)管，能夠?qū)崟r(shí)反饋辦理情況，展示各業(yè)務(wù)辦理的成果，實(shí)現(xiàn)整體智治，打造政令“一鍵智達(dá)”、執(zhí)行“一貫到底”、監(jiān)督“一覽無余”的網(wǎng)上協(xié)同工作場(chǎng)景。

從檔案信息資源、檔案業(yè)務(wù)信息中抽取事實(shí)和規(guī)則，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)分析形成檔案知識(shí)庫進(jìn)行可視化展現(xiàn)。按照國(guó)家相關(guān)歸檔要求對(duì)歸檔電子文件做四性檢測(cè)和處理工作，推進(jìn)企業(yè)應(yīng)歸檔材料的自動(dòng)化歸檔工作。主要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)狀態(tài)登記、數(shù)據(jù)可信、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)檢測(cè)、歸檔移交、數(shù)據(jù)查閱、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。

待歸檔數(shù)據(jù)狀態(tài)登記方面，接收前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的狀態(tài)通知消息并進(jìn)行待歸檔文件狀態(tài)登記，如“公文正在核稿中”。支持以可視化圖形展示流程狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)歸檔全流程監(jiān)管。

運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)保障檔案數(shù)據(jù)的可信性，同時(shí)綜合運(yùn)用可視化等技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整理、檢測(cè)、歸檔移交、數(shù)據(jù)查閱和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能。

4 保證檔案信息安全

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)制：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，另外須確保“安全管理”。

來源可靠方面，電子檔案應(yīng)由經(jīng)過授權(quán)和確認(rèn)的法定形成者，在既定的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，在特定的時(shí)間，通過安全可靠的系統(tǒng)形成。程序規(guī)范方面，電子檔案應(yīng)明確管理和技術(shù)要求，加強(qiáng)電子檔案的形成、歸檔、保存、利用全過程規(guī)范化控制，確保各環(huán)節(jié)程序規(guī)范，符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。要素合規(guī)方面，電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)及管理數(shù)據(jù)要素均應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，各組成要素齊全、完整、規(guī)范、可讀。安全管理方面，電子檔案管理應(yīng)建立健全安全管理體系，采取措施保證電子檔案在安全可信環(huán)境下管理和運(yùn)行，確保電子檔案管理安全、過程可溯、長(zhǎng)期可用。

強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理，落實(shí)責(zé)任制，加強(qiáng)管理人員安全培訓(xùn)，落實(shí)檔案信息安全等級(jí)保護(hù)制度，健全網(wǎng)絡(luò)和信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系，加大依法管理網(wǎng)絡(luò)和保護(hù)個(gè)人信息的力度，注重“檔案云”的建設(shè)與管理，加強(qiáng)檔案館核心管理系統(tǒng)的建設(shè)，采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施，完善檔案?jìng)浞轂?zāi)難恢復(fù)服務(wù)機(jī)制，確保檔案的真實(shí)、完整、可用與安全。

依據(jù)《網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》，基于公司中心機(jī)房，落實(shí)安全通信網(wǎng)絡(luò)、安全區(qū)域邊界、安全計(jì)算環(huán)境、安全管理中心等技術(shù)安全保障措施。安全通信網(wǎng)絡(luò)從網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、通信傳輸和可信驗(yàn)證三個(gè)方面進(jìn)行安全防護(hù)。安全區(qū)域邊界從邊界防護(hù)、訪問控制、入侵防范、惡意代碼防范和垃圾郵件防范、安全審計(jì)、可信驗(yàn)證方面進(jìn)行安全防護(hù)。安全計(jì)算環(huán)境從身份鑒別、訪問控制、安全審計(jì)、可信驗(yàn)證、入侵防范、惡意代碼防范、數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)保密性、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、剩余信息保護(hù)及個(gè)人信息保護(hù)等幾個(gè)方面進(jìn)行防護(hù)。安全管理中心從系統(tǒng)管理、審計(jì)管理、安全管理、集中管控方面進(jìn)行防護(hù)。配備網(wǎng)絡(luò)入侵防御系統(tǒng)、全網(wǎng)行為管理、安全感知管理平臺(tái)一體機(jī)、數(shù)據(jù)庫審計(jì)、堡壘機(jī)、下一代防火墻、終端防護(hù)安全、日志安全審計(jì)設(shè)備以及三級(jí)等保測(cè)評(píng)服務(wù)。

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