論檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

孫志偉 玉田縣就業(yè)服務(wù)局

檔案作為歷史的記錄，使用各種特定的形式進(jìn)行有價(jià)值最直接的保留原始記錄，是歷史的載體，通過(guò)自己的記載，讓它變得更加豐富多彩多樣化，也是去應(yīng)聘工作和實(shí)習(xí)必不可少的，因此，它的存放和保管是非常重要的。我們只有充分了解傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)工作的消息內(nèi)容，然后結(jié)合信息化時(shí)代的管理系統(tǒng)，充分使用電腦軟件的強(qiáng)大應(yīng)用，改善檔案管理工作的存在的問(wèn)題，實(shí)踐操作，對(duì)它展開(kāi)探討，更加科學(xué)化，制度建設(shè)完整化，使每一個(gè)檔案管理的關(guān)卡層層把關(guān)，嚴(yán)格管控，從而讓檔案管理基礎(chǔ)工作更加安全和有保障。

一、檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)程

傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，種類(lèi)眾多，其中還容易出現(xiàn)一些問(wèn)題，如：沒(méi)有明確編號(hào)，需要用的時(shí)候查找麻煩，時(shí)間過(guò)去太長(zhǎng)很難找到具體文件，編號(hào)沒(méi)有規(guī)范化，隨意擺放，查找起來(lái)比較麻煩和困難，沒(méi)有做一個(gè)指引目錄篇章。標(biāo)題設(shè)立不規(guī)范，不夠具體不夠簡(jiǎn)潔不夠精辟，缺少標(biāo)識(shí)主要內(nèi)容，指引目錄做漏篇章缺少內(nèi)容，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不夠完整，沒(méi)有標(biāo)注頁(yè)碼或者沒(méi)有標(biāo)注清晰，發(fā)生檔案內(nèi)容破損和丟失，沒(méi)有一定順序的檔案整理冊(cè)，檔案內(nèi)容整理混亂，檔案難以被理解利用，查找也困難，整理檔案內(nèi)容冊(cè)時(shí)沒(méi)有采用系統(tǒng)化，東一個(gè)西一個(gè)編排。[1]例如：我們要合理利用現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制，分工合作，把內(nèi)容和工作職責(zé)具體化，分別對(duì)不同的檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)和分階梯管理，形成現(xiàn)代化檔案管理體系，這樣可以更快速查找到目標(biāo)檔案，對(duì)文件的整理，收集和儲(chǔ)存都更加標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高現(xiàn)代化檔案管理的效率。

二、利用信息化完善檔案管理工作

時(shí)代在不斷的改革創(chuàng)新，在不停發(fā)展的同時(shí)，對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容和方式更加嚴(yán)格，所以，要求新時(shí)代我們也不可以故地自封，停留在原地，不去思考創(chuàng)新，研究出新技術(shù)，是屬于現(xiàn)代的技術(shù)，要求檔案管理技術(shù)人員充分把握計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)讓?xiě)?yīng)用有效，在互聯(lián)網(wǎng)+的模式中和檔案管理一起進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案資料的最大利用化，讓紙質(zhì)版檔案管理轉(zhuǎn)變成電子化，不受時(shí)間和地域的限制，能夠做到隨時(shí)隨地可查詢(xún)。[2]例如：在信息化檔案管理工作時(shí)，引進(jìn)最新的電子設(shè)備，配備高水平的檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)人員，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案管理資料，通過(guò)軟件檢索直接添加或者刪改某一位工作人員的工作情況和工作成果，然后進(jìn)行檔案管理保存，和保管，對(duì)檔案內(nèi)的機(jī)密要不被人打開(kāi)來(lái)看然后偷用內(nèi)容等，以此維護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)有效性，同時(shí)保護(hù)檔案管理的外部因素，如包裝袋等。維護(hù)好檔案管理，保證它的安全，電子化技術(shù)的投入使用，使得檔案管理的工作效率高。

三、通過(guò)現(xiàn)代化提高檔案管理工作的工作效率

在企業(yè)管理經(jīng)營(yíng)的日常工作中，檔案管理基礎(chǔ)工作是在其中具有十分重要的地位。公司通過(guò)采集資料以及歸檔，保證檔案管理內(nèi)容的客觀性，以便查找員工檔案時(shí)具有參考性。檔案管理工作的最終目的是文件沒(méi)有損壞，可以根據(jù)檔案內(nèi)容目錄查詢(xún)，做到檔案管理工作的最大價(jià)值，所以，所采取的所有目的都來(lái)源于保護(hù)檔案內(nèi)容。對(duì)于保護(hù)檔案管理基礎(chǔ)工作的人員進(jìn)行開(kāi)展安全知識(shí)教育，在主動(dòng)積極參與的過(guò)程中，掌握相關(guān)的技能和知識(shí)，提高自己的檔案管理基礎(chǔ)工作的服務(wù)意識(shí)，把知識(shí)點(diǎn)理論和實(shí)際行動(dòng)中結(jié)合起來(lái)，對(duì)在理論知識(shí)中存在疑惑的地方進(jìn)行知識(shí)再理解，以此提升檔案管理基礎(chǔ)工作，企業(yè)制定相關(guān)的規(guī)章制度建設(shè)方案，結(jié)合自己行業(yè)的要求和長(zhǎng)期的發(fā)展目標(biāo)戰(zhàn)略，健全相關(guān)部門(mén)的保護(hù)檔案管理基礎(chǔ)工作的意識(shí)行為習(xí)慣，對(duì)檔案管理內(nèi)容的資料進(jìn)行重視，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和工作能力，注重培訓(xùn)了解在檔案管理基礎(chǔ)工作中容易存在的問(wèn)題，做到避免，通過(guò)完善規(guī)章制度的建設(shè)。保護(hù)檔案的時(shí)候，應(yīng)該注意檔案資料的裝訂過(guò)程，運(yùn)輸過(guò)程的安全，保管檔案時(shí)的安全，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行保密。使用現(xiàn)代化檔案管理資料的時(shí)候，要根據(jù)社會(huì)的改變采用最新的現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行經(jīng)常更新查缺補(bǔ)漏，促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展速度。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代化檔案管理是基于檔案管理基礎(chǔ)工作，所以，把握每一步驟是非常重要的，如果其中一步出了問(wèn)題，就有等于全部白做了，檔案內(nèi)容是社會(huì)發(fā)展的體現(xiàn)，檔案的儲(chǔ)存對(duì)整個(gè)社會(huì)都有巨大的意義，是社會(huì)主義現(xiàn)代化中必不可缺的信息傳遞站。為了提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)工作的工作流程，提高企業(yè)配備的設(shè)施設(shè)備和人員因素高水平，運(yùn)用高新的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化建設(shè)。現(xiàn)代化檔案管理可以滿足新時(shí)代社會(huì)需要的科技改革創(chuàng)新的進(jìn)步，提高檔案管理資料內(nèi)容的利用率，要求管理檔案內(nèi)容的技術(shù)人員要做好全面型的保護(hù)系統(tǒng)，阻止一切可以損害到檔案管理資料內(nèi)容的事物，作為社會(huì)活動(dòng)載體的檔案記錄，存儲(chǔ)，應(yīng)用各個(gè)方面都尤其重要，作為保管檔案管理工作的人員應(yīng)該注意，對(duì)歷史保護(hù)，為真實(shí)提供，給未來(lái)留底，的準(zhǔn)則，應(yīng)該做好檔案管理基礎(chǔ)工作，堅(jiān)持科學(xué)化檔案管理，以能夠?yàn)榇龠M(jìn)社會(huì)發(fā)展做出積極的行為和目標(biāo)。