淺談檔案管理在企業(yè)發(fā)揮的推動作用

郭姍芳

摘 要：企業(yè)檔案管理的新形勢對企業(yè)檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求其具備檔案管理專業(yè)知識、企業(yè)管理相關(guān)的專業(yè)知識（信息管理知識、外語知識等），還要具備一定的管理能力、溝通能力和團體協(xié)作能力。企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是企業(yè)檔案利用工作質(zhì)量的根本保證。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;推動作用

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的主要問題及產(chǎn)生的原因分析

（一）管理理念落后影響檔案作用的發(fā)揮

一是檔案管理分散，如對行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案以及其他類型的檔案實行分散管理，形成各個信息孤島，阻礙了企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源的交流和共享;二是存在檔案文件材料收集不完整、歸檔整理不規(guī)范、歸檔率低等問題;三是存在檔案著錄不標準、著錄項目不全、檢索困難、查準率較低等問題，降低了檔案的利用效率。

（二）公司管理層對檔案的使用價值和潛在價值不夠重視

管理層對檔案工作重視程度不夠，主要表現(xiàn)在以下兩方面：一方面，在激烈的市場競爭環(huán)境下，公司管理層把工作著眼點主要放在了公司的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營上，忽視了檔案管理工作的重要性和檔案的潛在價值;另一方面，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理水平不高使檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用沒有得到很好的發(fā)揮，使管理層感受不到檔案作用的重要性。

（三）高素質(zhì)檔案管理人才的缺乏影響了檔案利用效果

一方面由于從事檔案工作的人員少，相對又缺乏檔案專業(yè)管理人員，相互學(xué)習、相互交流的機會較少，檔案工作人員缺乏計算機、圖像、情報、法律等復(fù)合型知識及運用能力，素質(zhì)水平良莠不齊;另一方面檔案工作崗位崗級低、收入少使部分檔案人員對本職工作缺乏熱忱，工作積極性較低。上述原因致使檔案管理人員素質(zhì)提升比較緩慢，影響了檔案的利用效果。

二、積極轉(zhuǎn)變觀念，正確認識檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營中的地位和作用

（一）企業(yè)檔案是企業(yè)可以挖掘和利用的戰(zhàn)略資源

企業(yè)檔案是企業(yè)在過去的生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有一定使用價值的文件材料，它積累了企業(yè)歷史經(jīng)驗，能夠為企業(yè)開展經(jīng)營決策提供依據(jù)，為企業(yè)參與市場競爭提供有效支持，為維護企業(yè)自身的合法權(quán)益提供有力武器。企業(yè)在深化改革、轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制、提高經(jīng)濟效益的決策和實施中都離不開對企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀的分析，離不開對決策可行性的研究和預(yù)測，而檔案是實現(xiàn)這種科學(xué)分析、研究、預(yù)測不可缺少的最真實、最重要的依據(jù)。因此，企業(yè)檔案管理工作服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展方向，服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)檔案工作的出發(fā)點和最終目的。

（二）企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的無形資產(chǎn)

企業(yè)檔案本身具有潛在的價值，特別體現(xiàn)在生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)引進、技術(shù)改造、設(shè)備更新、產(chǎn)品銷售以及合同、法律糾紛等方面。這種潛在的價值需要借助于人們的利用才能表現(xiàn)出來。檔案對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的作用主要是通過企業(yè)經(jīng)營管理人員使用檔案后，將檔案信息運用到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中產(chǎn)生間接的企業(yè)效益而體現(xiàn)出來。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的無形資產(chǎn)，具有一定的價值和使用價值，應(yīng)當加以充分開發(fā)和利用，提高其利用效果，以實現(xiàn)檔案的價值最大化。

三、開展檔案管理創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的支撐作用

（一）建立高效、集中、統(tǒng)一的檔案管理模式

實行企業(yè)檔案高效、集中、統(tǒng)一管理是檔案管理創(chuàng)新的第一步，其目的是在集中調(diào)度企業(yè)資源及對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，提高檔案管理效率，提升檔案綜合管理能力，從而提高檔案管理水平。高效、集中、統(tǒng)一的檔案管理模式使企業(yè)檔案工作改變了過去那種各類檔案由各個相關(guān)部門分散管理的方式。一方面節(jié)約了人力、物力和財力，提高了檔案的利用效率和效果;另一方面使企業(yè)在各項工作中形成的大量文件材料能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一歸檔，集中保管，使其相互之間保持原有的、必然的聯(lián)系，提高了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性，便于全面、準確地了解本企業(yè)的發(fā)展歷程和全貌。因此，企業(yè)檔案管理工作體制必須進行相應(yīng)的改革，實行集中統(tǒng)一管理。

（二）建立和完善企業(yè)檔案管理制度

建立和完善企業(yè)檔案管理制度、明確企業(yè)各個部門的職責和工作流程是檔案管理創(chuàng)新的第二步。其目的是通過建立和完善企業(yè)檔案各項管理制度，明確各部門職責和工作流程，對企業(yè)檔案工作實行規(guī)范化管理，從而提高檔案管理水平。企業(yè)檔案管理規(guī)章制度是企業(yè)規(guī)章制度的重要組成部分，是企業(yè)檔案管理行為的準則和企業(yè)檔案管理機構(gòu)行使職能的依據(jù)和手段。建立健全和貫徹實施企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，是企業(yè)加強基礎(chǔ)管理和檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容，是企業(yè)開展檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵，也是充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的作用的關(guān)鍵。建立和完善企業(yè)檔案管理制度應(yīng)以《檔案法》為基本依據(jù)，以《檔案著錄規(guī)則》為操作指導(dǎo)，結(jié)合企業(yè)的規(guī)模進行策劃和制定，應(yīng)努力做到符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際。建立企業(yè)檔案管理制度可以采取兩種方式，一是建立綜合性檔案管理制度，中小型企業(yè)可以采取這種方式。綜合性檔案管理制度中應(yīng)包括文件歸檔范圍、文件歸檔要求、文件立卷要求、檔案著錄要求、文件保管期限劃分原則、文件銷毀規(guī)定、檔案借閱制度、檔案保密制度以及檔案管理考核制度等內(nèi)容。二是建立企業(yè)檔案管理制度體系，大中型企業(yè)可以采取這種方式。企業(yè)檔案管理制度體系中應(yīng)主要包括企業(yè)檔案管理總則、文件歸檔管理制度、文件立卷及著錄管理制度、檔案借閱管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案庫房管理制度、企業(yè)檔案統(tǒng)計管理制度和檔案保密管理制度等。

（三）開展檔案管理工作創(chuàng)新，變被動服務(wù)為主動管理

開展檔案管理創(chuàng)新的第三步，是由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾?，主要?yīng)從三個方面入手：首先要明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍和歸檔要求。要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際，在原有檔案歸檔范圍的基礎(chǔ)上，把檔案管理工作貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，把企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營計劃、經(jīng)營預(yù)算、投資預(yù)決算、各類價格文件、各類經(jīng)濟合同等其他重要文件材料納入檔案歸檔范圍。同時，對各個職能部門在文件歸檔方面提出具體要求，使檔案管理的系統(tǒng)性、全面性及檔案的使用價值有所提高。其次要建立企業(yè)文件材料歸檔點檢制度。要按照企業(yè)文件歸檔范圍和具體要求，按照部門職能分工，按部門制定的《文件歸檔點檢卡》，定期檢查各個部門文件材料的歸檔情況，督促各個部門及時辦理文件歸檔業(yè)務(wù)，從而提高文件歸檔的及時性和完整性。最后要建立檔案管理考核制度，落實檔案管理責任制。

（四）組織開展崗位培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

一是要加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代企業(yè)管理意識;二是有針對性地對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其了解和掌握本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的特點，及時準確地收集各類檔案文件材料，提高企業(yè)檔案管理人員隊伍的整體業(yè)務(wù)能力，建立一支高素質(zhì)、高效率、高技能的企業(yè)檔案管理人員隊伍，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作提供準確服務(wù)和有效支撐。企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴財富，企業(yè)只有開展檔案管理工作創(chuàng)新，遵循“高效、集中、統(tǒng)一的管理原則”，科學(xué)合理地設(shè)置檔案管理機構(gòu)，建立和完善檔案管理各項制度，實施檔案管理考核制度，使檔案管理由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾恚拍懿粩嗟靥嵘龣n案管理能力，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的支撐作用，從而有效地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。