淺談城市燃氣管網(wǎng)檔案的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

張春華

近年來城市建設(shè)迅速發(fā)展，規(guī)模不斷擴大，管網(wǎng)檔案日益顯現(xiàn)出重要性與必要性，但對城市地下管線檔案信息的集中統(tǒng)一管理十分欠缺，致使地下管線情況不明，在施工中挖斷地下管線的現(xiàn)象時有發(fā)生，造成了較大的經(jīng)濟損失和社會影響，因燃氣工程的建設(shè)與百姓生活息息相關(guān)，涉及危及公眾安全和人民群眾正常生活。為此，國家建設(shè)部要求建設(shè)行政主管部門加強城市地下管線的檔案管理工作。

—、燃氣地下管線檔案現(xiàn)狀

（一）存檔不及時。公司明確規(guī)定燃氣工程在竣工驗收4個月內(nèi)將工程檔案及時移交公司檔案室，但有些工程檔案歷經(jīng)幾年甚至十幾年都沒有存檔。其一：部分工程開工前沒有辦理規(guī)劃許可證，為搶先占領(lǐng)市場，沒有進行備案，沒有備案證；其二：財務(wù)文件審核緩慢，工程結(jié)算文件太滯后。其三：部分施工單位將施工資料丟失或簽字蓋章不全。

（二）歸檔不完整因素。公司所屬二級單位成立及撤銷變化性及人員流動性較頻繁，部分施工部門對檔案資料處于無章可循的自由處理狀態(tài)，資料存放在個人或科室部門；有的單位考慮人員配置等問題沒有專職的檔案人員，兼職人員同時兼任多項工作，一時無法全身心的投入檔案管理工作，造成檔案的缺少。檔案意識淡薄，一旦出現(xiàn)所屬企業(yè)撤銷或合并，人員調(diào)動工作重新安置，在這種混亂狀態(tài)中，勢必造成個人手中資料丟失，檔案缺少的現(xiàn)狀。

（三）開發(fā)利用、信息互動少。由于體制的多樣化，地下管線檔案都由相關(guān)企業(yè)自行保管，除了本單位使用外，其他單位很少利用，所以經(jīng)常出現(xiàn)某路段中低壓管道被其它施工單位壓斷，燃氣泄漏等現(xiàn)象。必須加強各管線單位檔案信息的交流互動，而就目前管理體制下的檔案管理缺少交流平臺。

二、加強管網(wǎng)工程檔案的管理措施

（一）檔案管理與工程管理同步化。首先將檔案管理納入企業(yè)管理考核體系，檔案人員定期下基層單位檢查、指導，以通報的形式向公司報告檔案檢查的情況，作為內(nèi)部考核依據(jù)。各招投標單位制定工程項目計劃時，應(yīng)提出檔案工作計劃，制定相應(yīng)的管理辦法。如在管線施工款支付上，要待工程款支付85%時，交齊各類檔案資料并由檔案室人員簽字確認后再進行預留一部分保證金，這為管線維護、搶修檔案的收集提供了保障。工程部門在對外進行工程招、投標的同時，工程部或施工單位在簽訂施工合同時應(yīng)將對竣工檔案的歸檔要求詳細做出規(guī)定，并應(yīng)規(guī)定在竣工驗收4個月內(nèi)將工程檔案及時移交公司檔案室。

（二）建立工程檔案移交（接收）單（附件），與工程檔案一并存檔案，實施施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位、檔案部門聯(lián)簽審核，各司其責，共同保證工程檔案客觀真實反映由施工設(shè)計到竣工驗收的全過程。對于竣工文件材料不符合歸檔要求或有不真實現(xiàn)象的文件，不予驗收簽字，并下《整改通知書》規(guī)定整改時間。

（三）管網(wǎng)工程檔案涉及面廣，管理人員素質(zhì)層次不齊。工程部門施工員應(yīng)提高檔案意識，及時掌握工程項目的建設(shè)進度；及時跟進，未雨綢繆，到現(xiàn)場指導施工單位加強工程建設(shè)檔案的建檔工作，施工員換崗換人應(yīng)做好文件材料的交接，使接收人了解工程的現(xiàn)狀，盡量避免出現(xiàn)“馬后炮”的現(xiàn)象，避免施工單位反復整理檔案，挫傷其積極性。

三、管網(wǎng)開工建設(shè)與檔案同步進行

（一）管網(wǎng)建設(shè)開工之日起，施工單位必須依據(jù)《施工前準備管理程序》等規(guī)定，項目負責人應(yīng)督促此工程兼職檔案員的工程材料收集、積累、移交工作，檔案員應(yīng)根據(jù)工程項目進度實際情況檢查落實，主動收集、整理檔案，做到施工文件材料的形成與工程進度同步，內(nèi)容真實、準確、齊全、完整。在建設(shè)過程中加強督導，定期或不定期檢查，從而引起建設(shè)各方對文件材料積累、整理的重視，避免了工程竣工后工程資料被動應(yīng)付現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二）工程竣工驗收與檔案驗收同步進行?！豆こ舔炇展芾沓绦颉访鞔_規(guī)定了檔案驗收標準，規(guī)定在工程竣工驗收會議之前，完成檔案專項驗收，對工程項目的前期、施工、竣工活動中產(chǎn)生的各類材料是否齊全進行逐一核對，并要求監(jiān)理單位對施工技術(shù)文件材料、竣工圖進行審核，形成書面記錄后，才進行竣工驗收。

四、燃氣管網(wǎng)檔案的前景設(shè)想

（一）地下管網(wǎng)檔案的集中管理。嚴格執(zhí)行地下管線檔案報送制度，建設(shè)單位和專業(yè)管線管理單位要嚴格按照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，我市地下管線普查與信息化建設(shè)工作基本完成，為逐步建立我市地下管線信息動態(tài)更新長效機制，建設(shè)單位應(yīng)在地下管線工程竣工驗收后3個月內(nèi)向所在城市城建檔案管移交管網(wǎng)檔案材料，地下管線投入使用后進行改建、擴建或者對重要部位進行維修的，建設(shè)單位應(yīng)當據(jù)實修改原竣工圖，并向城建檔案管報送修改部分的工程竣工檔案。

全地下管線檔案信息查詢制度。相關(guān)單位地下管線開工或搶修的工程，凡在各類管線附近地段進行開挖、鉆探、爆破等施工活動前，需到城建檔案管理機構(gòu)查詢該地段的地下管線現(xiàn)狀資料，查清相關(guān)資料，獲取查詢證明后，方可到市政部門辦理開工手續(xù)，城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)隨時提供服務(wù)。擅自組織施工造成地下管線損失的，建設(shè)單位要承擔賠償責任。

（二）加強管網(wǎng)檔案信息化建設(shè)。以數(shù)字化檔案為載體，依托數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)作為信息平臺，通過網(wǎng)上鏈接、信息托管、資源共享等現(xiàn)代科技手段，依靠目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體、數(shù)據(jù)庫存和檔案數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)地下管線檔案遠程利用。自助查詢，信息互動，數(shù)據(jù)共享，最大程度發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢，摒棄傳統(tǒng)的利用查詢方式。逐步建立科學的城市地下管線檔案信息動態(tài)管理系統(tǒng)，避免城市道路重復開挖，所以管網(wǎng)檔案的及時歸檔和統(tǒng)一管理是發(fā)展必然趨勢，為民眾、企業(yè)的建設(shè)發(fā)展服務(wù)，為保護城市生產(chǎn)和城市環(huán)境，提供詳實的信息資源，城市燃氣管網(wǎng)檔案統(tǒng)一歸檔是檔案管理的必然趨勢。