《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94-2022）內(nèi)容解讀及相關(guān)問(wèn)題思考

張梅 金凡

摘要：《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94-2022），是國(guó)家檔案局為規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理工作而發(fā)布、實(shí)施的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。本文對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的制定背景、突出特點(diǎn)、主要內(nèi)容與特色進(jìn)行解讀，并就有待完善之處提出改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)檔案 檔案管理 管理規(guī)范

Abstract：“Specification of electronic accounting ar？ chives management”was issued and implemented by the National Archives Administration of China to standardize the management of electronic accounting archives. This document analyses the background， prominent features， main content and characteristics of the standard， and puts forward suggestions for improvement.

Keywords： electronic accounting archives； archives management； management specification

2022年4月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布了《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94-2022）（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）?！兑?guī)范》規(guī)定了電子會(huì)計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等工作要求，是指導(dǎo)我國(guó)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開(kāi)展電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，進(jìn)而提升電子會(huì)計(jì)檔案管理績(jī)效的重要標(biāo)準(zhǔn)?！兑?guī)范》的發(fā)布實(shí)施，是國(guó)家信息化、檔案信息化、電子會(huì)計(jì)檔案資源建設(shè)等因素相互作用的時(shí)代產(chǎn)物，具有必要性和可行性。

一、《規(guī)范》的制定背景和突出特點(diǎn)

《規(guī)范》主要用以指導(dǎo)和限定國(guó)家各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織開(kāi)展電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，內(nèi)容涵蓋電子會(huì)計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等工作?！兑?guī)范》是繼財(cái)政部、國(guó)家檔案局印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（1984年）、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（2016年，第79號(hào)令）、《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（2020年3月，財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）之后，由國(guó)家檔案局等部門(mén)制定的電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，在當(dāng)前檔案信息化、檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型升級(jí)背景下，電子會(huì)計(jì)檔案管理面臨著提質(zhì)增效的迫切要求，該標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施，有利于規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理工作、完善電子會(huì)計(jì)檔案管理流程、提升電子會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。對(duì)保障電子會(huì)計(jì)檔案資源“質(zhì)優(yōu)量足”，保證電子會(huì)計(jì)檔案在保管、統(tǒng)計(jì)、利用等過(guò)程中的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，充分滿足機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案資源“數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化”建設(shè)要求，規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理“接口”標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案在傳遞和存儲(chǔ)過(guò)程中的“四性”，有著十分重要的作用。《規(guī)范》的制定與實(shí)施，有著深刻社會(huì)背景和技術(shù)背景，其內(nèi)容和結(jié)構(gòu)也具有突出的規(guī)范性和體系性特點(diǎn)。

（一）制定背景

《規(guī)范》的發(fā)布實(shí)施具有很強(qiáng)的時(shí)代特色和社會(huì)背景，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要推進(jìn)國(guó)家檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，適應(yīng)國(guó)家治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展迎來(lái)數(shù)字發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展的重要機(jī)遇。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化持續(xù)深入發(fā)展，全球范圍內(nèi)數(shù)字轉(zhuǎn)型已成定勢(shì)，伴隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)、企業(yè)數(shù)字生產(chǎn)等活動(dòng)的開(kāi)展，單位在電子會(huì)計(jì)、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)預(yù)算、會(huì)計(jì)電算化等活動(dòng)中不斷產(chǎn)生、形成、管理、利用各種形式和載體的電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案，這些電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)已成為組織機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)的核心要素和資源，是開(kāi)展以數(shù)據(jù)生產(chǎn)、利用等為核心的“數(shù)據(jù)賦能”的重要基礎(chǔ)和保障。《規(guī)范》的出臺(tái)對(duì)全面提升單位電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)管理水平和質(zhì)量，保障電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)安全，更好地服務(wù)于國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、個(gè)人利用需要，具有十分重要的作用。

1 .社會(huì)背景

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化建設(shè)的深入發(fā)展，電子會(huì)計(jì)檔案信息資源已成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展不可或缺的重要生產(chǎn)要素之一，國(guó)家在宏觀層面積極推進(jìn)數(shù)字中國(guó)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等數(shù)字和數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、實(shí)施計(jì)劃，為各單位電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案資源建設(shè)提供良好環(huán)境。《規(guī)范》的出臺(tái)可以更好實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案資源在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)等系統(tǒng)內(nèi)部和系統(tǒng)間有序流動(dòng)、科學(xué)管理、有效利用，為管好用好電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)、實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)賦能，規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)建設(shè)，特別是規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，保障電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性、安全性、完整性、可用性，建立覆蓋數(shù)據(jù)全生命周期電子會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提升電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資源品質(zhì)管理、精細(xì)管理、安全管理水平。

2.技術(shù)背景

當(dāng)下，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用為主要代表，促進(jìn)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織推進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)型、實(shí)施數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，進(jìn)而推動(dòng)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作走“數(shù)智化”“高質(zhì)量”發(fā)展之路。在新技術(shù)背景下，不斷驅(qū)動(dòng)各單位電子會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字升級(jí)轉(zhuǎn)型，不斷建設(shè)和提升機(jī)構(gòu)電子會(huì)計(jì)檔案資源內(nèi)涵和品質(zhì)，是當(dāng)前電子會(huì)計(jì)檔案資源在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的必然要求。政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織，積極采用數(shù)字新技術(shù)、推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)邁入數(shù)字快車道，是數(shù)字化發(fā)展的必然趨勢(shì)。電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)要素作為數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代核心生產(chǎn)要素之一，能夠?yàn)橄嚓P(guān)主體提供真實(shí)、可靠、完整、可信的會(huì)計(jì)電子證據(jù)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)憑證，在豐富機(jī)構(gòu)歷史文化、建設(shè)機(jī)構(gòu)核心資產(chǎn)方面，提供有力支撐。在新技術(shù)驅(qū)動(dòng)下，規(guī)范各單位電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，提升電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)字資源質(zhì)量和水平，可以為機(jī)構(gòu)全面實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案資源高品質(zhì)管理提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）突出特點(diǎn)

《規(guī)范》明確了電子會(huì)計(jì)檔案管理適用范圍和一般管理流程，指出其適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織開(kāi)展電子會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)，規(guī)定了電子會(huì)計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔以及電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等各項(xiàng)工作要求。主要內(nèi)容涵蓋了電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案管理工作一般流程和基本要求，具有規(guī)范性和體系性特點(diǎn)。

1.規(guī)范性

規(guī)范性是《規(guī)范》的顯著特點(diǎn)?！兑?guī)范》從電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、管理原則和要求、電子會(huì)計(jì)檔案管理流程、電子會(huì)計(jì)資料的形成、收集、整理、歸檔、電子會(huì)計(jì)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定及處置、元數(shù)據(jù)管理、相關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)、未實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)單位電子會(huì)計(jì)檔案保存方法、附錄等方面，規(guī)定電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案管理工作一般流程、操作規(guī)范和要求，具有明顯的規(guī)范性特點(diǎn)。

例如，在“10電子會(huì)計(jì)檔案的保管”方面，“10.1定期評(píng)估”中規(guī)定單位檔案管理機(jī)構(gòu)每年應(yīng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案可讀性進(jìn)行評(píng)估，并形成評(píng)估報(bào)告；若存在因系統(tǒng)軟硬件或者其他技術(shù)升級(jí)與更新，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案不可讀取的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行遷移；“10.2遷移評(píng)估”中規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案遷移之前應(yīng)進(jìn)行遷移可行性評(píng)估，包括目標(biāo)載體、系統(tǒng)等的可持續(xù)性、安全性、經(jīng)濟(jì)性等評(píng)估，并保證遷移過(guò)程中電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、完整，遷移過(guò)程可控，防止遷移過(guò)程中電子會(huì)計(jì)檔案信息發(fā)生丟失或被非法篡改。這種針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容和環(huán)節(jié)所采取的限制和要求，具有很強(qiáng)的規(guī)范性。

2.體系性

《規(guī)范》與相關(guān)國(guó)家文件、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等共同構(gòu)成體系，體系性十分突出。在《規(guī)范》中，涉及國(guó)家文件有4個(gè)，即《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)﹝2015﹞4號(hào)）、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（第79號(hào)令）、《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)﹝2020﹞6號(hào)）、《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)﹝2012﹞7號(hào)）；涉及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有5個(gè)，其中規(guī)范性引用文件中有4個(gè)，即《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15）、《檔案級(jí)可錄類光盤(pán)CD-R、DVD-R、DVD+R技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 38）、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T 39）、《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70），參考文獻(xiàn)引用1個(gè)，即《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）?！兑?guī)范》所引用和參考的國(guó)家文件和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，涉及電子文件歸檔、電子會(huì)計(jì)檔案管理、電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)類型與數(shù)據(jù)格式、電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)、電子會(huì)計(jì)檔案著錄、電子會(huì)計(jì)檔案檢測(cè)等密切相關(guān)的內(nèi)容，覆蓋電子會(huì)計(jì)檔案管理、元數(shù)據(jù)管理、內(nèi)容管理、電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)與格式、電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)建設(shè)等方面，圍繞電子會(huì)計(jì)檔案管理操作要求而共同構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)體系，體系性非常突出。

《規(guī)范》的體系性還體現(xiàn)在與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有機(jī)銜接、融合上。在“15會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)及電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)”中將相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)分為三個(gè)方面，并分別做出規(guī)定：“15.1單位會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)要求”指出要適應(yīng)電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案全程管理、前端控制要求，需要將相關(guān)電子會(huì)計(jì)資料元數(shù)據(jù)全部形成、捕獲，參照附錄A中要求并滿足《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）中的規(guī)定，對(duì)文件實(shí)體、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、實(shí)體關(guān)系等4類元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范；“15.2電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)功能”中要求電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)功能應(yīng)符合附錄E的規(guī)定，在附錄E中主要包括規(guī)范性文件《電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)功能需求》，覆蓋電子會(huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)文件、電子會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、統(tǒng)計(jì)與報(bào)表、利用、系統(tǒng)管理等系統(tǒng)功能要求，總體上與《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）保持一致，采取這種方式既節(jié)省了《規(guī)范》的篇幅又避免內(nèi)容重復(fù)，有助于加深標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)在聯(lián)系，增強(qiáng)與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上的一致性、協(xié)調(diào)性、通用性，便于不同標(biāo)準(zhǔn)之間的溝通、融合，有利于形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系。

二、《規(guī)范》主要內(nèi)容與特色

《規(guī)范》作為電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，其明確規(guī)定電子會(huì)計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等工作流程、環(huán)節(jié)、要求，在保障電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程控制、質(zhì)量管理方面，發(fā)揮良好作用。從主要內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上看，數(shù)據(jù)治理理念和數(shù)據(jù)生命周期思想貫穿《規(guī)范》始終，使得《規(guī)范》在理論指導(dǎo)和實(shí)踐應(yīng)用等方面起到顯著效果?！兑?guī)范》主要內(nèi)容如表1。

（一）數(shù)據(jù)治理理念為《規(guī)范》制定和實(shí)施提供現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)

與傳統(tǒng)檔案管理、檔案數(shù)據(jù)管理不同，電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)治理更加強(qiáng)調(diào)參與治理主體多元化、治理客體復(fù)雜化、治理工具綜合化、治理過(guò)程協(xié)調(diào)化，通過(guò)建立健全電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)治理體制和有效運(yùn)行機(jī)制，保障和維護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)“四性”，為貫穿數(shù)據(jù)生命周期的全過(guò)程、全域治理提供保障，充分實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值和作用。在《規(guī)范》“4管理原則和要求”中明確規(guī)定，電子會(huì)計(jì)檔案管理工作主體包括會(huì)計(jì)人員、檔案人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等，要求確定這些人員的崗位職責(zé)并進(jìn)行績(jī)效考評(píng)，同時(shí)規(guī)定了單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、單位檔案管理機(jī)構(gòu)、單位信息技術(shù)機(jī)構(gòu)等相關(guān)機(jī)構(gòu)的責(zé)任和權(quán)利，這些人員和機(jī)構(gòu)復(fù)雜多樣，如何有效協(xié)調(diào)他們?cè)陔娮訒?huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)檔案管理中的角色、職責(zé)、權(quán)限，并在相關(guān)方之間做好利益和訴求平衡，顯得尤為重要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電子會(huì)計(jì)檔案治理客體呈現(xiàn)復(fù)雜化趨勢(shì)，要針對(duì)不同種類的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資源及其載體采取有效的質(zhì)量管控措施，在電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)全生命周期中做好應(yīng)對(duì)復(fù)雜化治理客體的各種準(zhǔn)備和實(shí)際措施，提升有效性。治理工具綜合化主要體現(xiàn)在電子會(huì)計(jì)資料與電子會(huì)計(jì)檔案管理中，綜合運(yùn)用各種治理工具，如促進(jìn)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)的有效銜接，加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)中內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)治理工具和手段的綜合運(yùn)用。治理過(guò)程協(xié)調(diào)化主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)內(nèi)部和系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理與控制環(huán)節(jié)中，需要協(xié)調(diào)好多方權(quán)利和職責(zé)，并將整個(gè)過(guò)程進(jìn)行持續(xù)記錄?？梢?jiàn)，數(shù)據(jù)治理理念為《規(guī)范》制定和實(shí)施提供指導(dǎo)，便于電子會(huì)計(jì)檔案管理工作依規(guī)展開(kāi)、按章操作，增強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作科學(xué)性和有效性。

數(shù)據(jù)治理理念貫穿《規(guī)范》始終，也落實(shí)在電子會(huì)計(jì)檔案管理工作整體過(guò)程中，這種數(shù)據(jù)治理理念主要有4個(gè)思維特點(diǎn)，即戰(zhàn)略思維、風(fēng)險(xiǎn)思維、過(guò)程思維、系統(tǒng)思維。戰(zhàn)略思維是一種前瞻性、整體性、基本性思維，在《規(guī)范》中戰(zhàn)略思維體現(xiàn)得很突出，基于整體業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息、電子會(huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)檔案管理流程，在各電子會(huì)計(jì)單位、相關(guān)部門(mén)內(nèi)部及之間進(jìn)行規(guī)范，保障電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，有利于實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)制定的電子會(huì)計(jì)檔案管理戰(zhàn)略目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)思維是基于電子會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)外部環(huán)境與相關(guān)方的要求和期望，充分分析有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、利用機(jī)遇，如在“4.6”中規(guī)定，單位應(yīng)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的安全保密管理，涉密電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案管理按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，這些措施要求單位在開(kāi)展電子會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)確保安全，降低風(fēng)險(xiǎn)、滿足電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資源安全管控要求。過(guò)程思維是電子會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)內(nèi)在要求，通過(guò)設(shè)置和規(guī)范電子會(huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)檔案管理流程和一般要求，使得電子會(huì)計(jì)檔案管理流程更能夠?qū)崿F(xiàn)組織的目標(biāo)。系統(tǒng)思維要求在《規(guī)范》制定與實(shí)施過(guò)程中，充分考慮與電子會(huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)檔案管理密切相關(guān)的各種因素和制約條件，協(xié)調(diào)好要素與整體之間的關(guān)系，達(dá)到系統(tǒng)整體最佳。數(shù)據(jù)治理理念及其所體現(xiàn)出的特點(diǎn)，便于電子會(huì)計(jì)檔案管理工作依規(guī)開(kāi)展，充分協(xié)調(diào)人員、組織、技術(shù)、管理等相關(guān)要素，聚焦于電子會(huì)計(jì)檔案品質(zhì)管理、安全治理、有效利用等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）數(shù)據(jù)生命周期理論為本標(biāo)準(zhǔn)提供有力支撐

數(shù)據(jù)生命周期理論認(rèn)為數(shù)據(jù)從生成、捕獲、組織、利用、銷毀是一個(gè)完整的過(guò)程，在單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)等系統(tǒng)中，產(chǎn)生、管理、利用的電子信息、電子會(huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資源，是一個(gè)圍繞數(shù)據(jù)生命周期而持續(xù)展開(kāi)的完整過(guò)程。電子會(huì)計(jì)檔案管理是數(shù)字生命周期運(yùn)動(dòng)中的重要階段，是數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)連續(xù)性運(yùn)動(dòng)的重要保證，這一完整過(guò)程覆蓋電子會(huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)檔案運(yùn)動(dòng)的數(shù)據(jù)全生命周期，保障全生命周期中電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性等相關(guān)屬性得以保持和延續(xù)，從而為電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)和作用發(fā)揮打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?！兑?guī)范》所包含的電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是以數(shù)據(jù)生命周期運(yùn)動(dòng)中所依托的設(shè)備、設(shè)施、系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等構(gòu)成的信息系統(tǒng)環(huán)境而展開(kāi)，對(duì)電子會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、電子會(huì)計(jì)核算機(jī)構(gòu)、電子會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)等開(kāi)展電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，能夠保障和實(shí)現(xiàn)覆蓋數(shù)據(jù)全生命周期的電子會(huì)計(jì)檔案資源數(shù)量豐富、質(zhì)量?jī)?yōu)良。圍繞各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)維等環(huán)節(jié)，規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，可以提高電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的科學(xué)性和有效性，達(dá)到覆蓋全生命周期的數(shù)據(jù)管理和質(zhì)量控制目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資源全程管護(hù)、有效利用。

為規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，保障數(shù)據(jù)生命周期中電子會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和管理效益，《規(guī)范》主體內(nèi)容和結(jié)構(gòu)遵循數(shù)據(jù)生命周期運(yùn)動(dòng)的總體性和階段性。電子信息在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成，符合捕獲要求的電子信息被電子會(huì)計(jì)資料系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)捕獲，并轉(zhuǎn)化成為具有內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和相關(guān)元數(shù)據(jù)的電子會(huì)計(jì)資料，再經(jīng)過(guò)歸檔、移交、接收環(huán)節(jié)將電子會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)化成為具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)檔案?？梢钥闯觯采w一般電子信息、電子會(huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)全生命周期，是前后相繼、彼此關(guān)聯(lián)的活動(dòng)和過(guò)程構(gòu)成的管理流程復(fù)合體，通過(guò)定義“接口”、規(guī)范“接口”間關(guān)系、設(shè)置科學(xué)合理的電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范，讓標(biāo)準(zhǔn)在理論支持和實(shí)踐應(yīng)用方面成為有機(jī)統(tǒng)一整體，滿足數(shù)據(jù)全生命周期電子會(huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資源管控的現(xiàn)實(shí)需要?！兑?guī)范》能夠有效規(guī)制電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，保障電子會(huì)計(jì)檔案資源安全管理、長(zhǎng)久保存、有效利用，同時(shí)，數(shù)據(jù)生命周期理論為《規(guī)范》的實(shí)施和應(yīng)用提供了有力支撐。

三、《規(guī)范》的相關(guān)思考和改進(jìn)建議

（一）部分核心術(shù)語(yǔ)和定義有待完善

本標(biāo)準(zhǔn)主體內(nèi)容較簡(jiǎn)潔，包括16個(gè)章節(jié)、6個(gè)附錄、1個(gè)參考文獻(xiàn)。在《規(guī)范》“3術(shù)語(yǔ)和定義”中，部分核心術(shù)語(yǔ)和定義不準(zhǔn)確，如“3.1電子會(huì)計(jì)資料elec？ tronic accounting document”中，定義為單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過(guò)程中通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸、存儲(chǔ)的記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的電子形式的各種會(huì)計(jì)信息記錄，對(duì)比《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 58-2014）中“2.1電子文件eletronic document”定義、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中“3.1電子文件eletronic document”定義，本標(biāo)準(zhǔn)“3.1”中定義與DA/T 58-2014、GB/T 18894-2016中“電子文件”定義中的屬概念（“記錄”或者“信息記錄”）保持一致，只是前者外延相對(duì)縮小，因此將“3.1”術(shù)語(yǔ)表述為“電子會(huì)計(jì)資料”不妥，應(yīng)為“電子會(huì)計(jì)文件”，這樣可以使得標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語(yǔ)電子會(huì)計(jì)文件、電子會(huì)計(jì)檔案等保持邏輯上的一致，避免出現(xiàn)誤解。又如“3.2電子會(huì)計(jì)檔案electronic accounting ar？ chive”中，將“電子會(huì)計(jì)檔案”譯為“electronic account？ ing archive”，而不是與DA/T 58-2014、GB/T 18894-2016中的“electronic records”或者“electronic re？ cord”一致，應(yīng)譯為“electronic records”或者“electron？ ic record”更易理解和接受，可以表明電子會(huì)計(jì)檔案是具有憑證查考保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件及其相關(guān)信息記錄集合體；另外，在本條定義中將屬概念界定為“電子會(huì)計(jì)資料”不準(zhǔn)確，一般認(rèn)為電子會(huì)計(jì)檔案來(lái)源于電子會(huì)計(jì)文件，而不是電子會(huì)計(jì)資料，“文件”與“資料”存在著明顯區(qū)別、不能混用。

（二）部分相關(guān)條款中缺少參照、引用標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容和表述

作為與《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92- 2022）、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93-2022）等同時(shí)發(fā)布和實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)，本《規(guī)范》應(yīng)在內(nèi)容和邏輯安排上與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)保持一致，提升以本標(biāo)準(zhǔn)為核心的標(biāo)準(zhǔn)體系的整體功能，更大限度發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)體系整體效益。在《規(guī)范》相關(guān)條款中，沒(méi)有參照、引用這些標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容和表述，可能導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)施和應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)少數(shù)“盲區(qū)”。雖然本標(biāo)準(zhǔn)是只針對(duì)電子會(huì)計(jì)資料、電子會(huì)計(jì)檔案管理所制定的規(guī)范，但電子會(huì)計(jì)檔案管理會(huì)直接影響到電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資源整體規(guī)模和質(zhì)量，如數(shù)量、質(zhì)量、安全、效益等，應(yīng)形成體現(xiàn)數(shù)據(jù)時(shí)代特色、以檔案數(shù)據(jù)生命周期為主線的檔案信息化、檔案數(shù)字化、檔案數(shù)據(jù)化等系列標(biāo)準(zhǔn)體系，既保障單一標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)性又實(shí)現(xiàn)多標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)在關(guān)聯(lián)和融合，最終實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案資源豐富、品質(zhì)優(yōu)良、有效利用。

總而言之，《規(guī)范》作為我國(guó)檔案行業(yè)規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，能夠不斷規(guī)范單位電子會(huì)計(jì)資料與電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高電子會(huì)計(jì)檔案資源管理質(zhì)量和效益，更好實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案資源質(zhì)優(yōu)量豐、安全管理、長(zhǎng)期保存的目標(biāo)，更好發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要作用。

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作者單位：鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院