淺議醫(yī)院檔案管理工作重要性

孟晶

摘要：醫(yī)院檔案是一所醫(yī)院在管理和發(fā)展中重要的信息資源，是醫(yī)院進行醫(yī)務(wù)管理、醫(yī)學(xué)研究和患者醫(yī)療信息存儲的必要條件，是提高醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作效率和進行醫(yī)療工作改革，維護醫(yī)院醫(yī)療水平真實面貌的一項重要工作，同時醫(yī)院檔案又是關(guān)系到每個醫(yī)務(wù)工作者、每個患者合法權(quán)益、直接反映醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平的重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；重要性

從檔案工作的廣義上講，檔案是認(rèn)識和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè)。檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。從檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。那么，作為一所醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者，我們應(yīng)該如何正確認(rèn)識醫(yī)院檔案管理的重要性呢？筆者結(jié)合自己在張家口口腔醫(yī)院從事檔案管理所積累的經(jīng)驗，就檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性的主要體現(xiàn)，粗淺的談幾點看法。

一、是醫(yī)院管理中的重要資源

眾所周知，醫(yī)院檔案是一所醫(yī)院在管理和發(fā)展中重要的信息資源，是醫(yī)院進行醫(yī)務(wù)管理、醫(yī)學(xué)研究和患者醫(yī)療信息存儲的必要條件，是提高醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作效率和進行醫(yī)療工作改革，維護醫(yī)院醫(yī)療水平真實面貌的一項重要工作，同時醫(yī)院檔案又是關(guān)系到每個醫(yī)務(wù)工作者、每個患者合法權(quán)益、直接反映醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平的重要依據(jù)。此外，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)務(wù)管理、醫(yī)務(wù)科研、醫(yī)療記錄等活動中形成的具有查考利用價值的文件材料，既是醫(yī)院工作發(fā)展的歷史記錄，又是醫(yī)務(wù)工作不可缺少的組成部分。所以，我們通過科學(xué)整理的各種檔案集中統(tǒng)一在綜合檔案室內(nèi)，使綜合檔案室成為檔案信息的中心，那么，醫(yī)院在各個時期中心工作都能及時體現(xiàn)出來。因此上說，促進醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化，對一所醫(yī)院的發(fā)展具有舉足輕重的地位和作用，是規(guī)范醫(yī)務(wù)管理的重要途徑之一。

二、是醫(yī)院存儲醫(yī)療歷史的重要載體

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項管理工作及醫(yī)務(wù)管理、醫(yī)療研究等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、醫(yī)療文化建設(shè)、醫(yī)務(wù)人員招聘、醫(yī)療科研攻關(guān)與醫(yī)療實踐、醫(yī)院環(huán)境建設(shè)、患者醫(yī)療記錄等方面的文字材料和聲像載體。可以說醫(yī)院檔案真實客觀地記錄了醫(yī)院發(fā)展的歷程，是醫(yī)院重要的信息資源，它既是一所醫(yī)院長期醫(yī)務(wù)活動中各個方面的實踐經(jīng)驗總結(jié)，又是促進醫(yī)院在今后醫(yī)務(wù)管理工作中揚長補短不斷繼續(xù)前進的重要條件。分析醫(yī)院檔案，可以全面掌握醫(yī)院科學(xué)管理方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)醫(yī)院自身形象和價值觀建設(shè)的得失、成敗，為新的時期醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。同時，醫(yī)院檔案匯集了本單位現(xiàn)有的醫(yī)療發(fā)展水平的全部成果和成長歷程，是醫(yī)院成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動醫(yī)院自身形象的提升。

三、是一項完善的科學(xué)管理工程

一所醫(yī)院沒有完善的檔案管理制度就不能成為科學(xué)、完善的醫(yī)院管理體制。在醫(yī)院管理中，醫(yī)務(wù)檔案管理具有其特殊性，它既有醫(yī)務(wù)管理行政年度形成的材料，也有醫(yī)療事物年度形成的材料，既有醫(yī)務(wù)人員內(nèi)部形成的材料，也有醫(yī)務(wù)人員和患者之間形成的材料。因此，一所醫(yī)院，如果能把本單位歷年工作實績的所有資料，全面系統(tǒng)地劃類歸檔，進行有機的系統(tǒng)整理，使之成為一個整體，那么這所醫(yī)院在管理上，就會形成一個規(guī)范有序的科學(xué)管理體系，醫(yī)院的各項工作和管理就會提升到一個新的管理層次，將進一步促進醫(yī)院和諧、有序的良性發(fā)展。因此，建立起規(guī)范化的醫(yī)院檔案，并有效地利用是醫(yī)院長足發(fā)展的基礎(chǔ)。

四、檔案管理改革勢在必行

醫(yī)院檔案管理重要性毋庸置疑，但筆者發(fā)現(xiàn)在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。這種弊端的存在，已經(jīng)嚴(yán)重的阻礙了醫(yī)院管理水平的提升，因此，醫(yī)院檔案管理改革迫在眉睫。

1.對檔案的功能與作用再做定位。我們知道，檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用，不僅是為醫(yī)務(wù)管理服務(wù)，還要為患者醫(yī)療信息存儲提供服務(wù)。對于醫(yī)院來講，醫(yī)務(wù)人才管理、醫(yī)務(wù)信息存儲管理是醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要依據(jù)之一。因此，我們要樹立視記載醫(yī)務(wù)人才成長的醫(yī)院人事檔案為識才、選材、用才重要依據(jù)的觀念。所以，我們的醫(yī)務(wù)檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個轉(zhuǎn)變。

2.在管理體制上下工夫。原有檔案管理體制是沒有將醫(yī)務(wù)工作者的成長檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側(cè)面反映一名醫(yī)生在政治、業(yè)務(wù)方面成長過程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門，無法將同一個人的檔案作為一個整體來看待和管理。若對管理體制進行改革，將個人資料、人才培養(yǎng)等信息檔案機構(gòu)與人事檔案管理機構(gòu)合并，就可統(tǒng)一按檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進行管理，有利于豐富人事檔案的內(nèi)容。

3.及時更新確保材料完整齊全。醫(yī)務(wù)檔案收集的渠道不應(yīng)是單一，而應(yīng)是多方面的。不僅是通過上級部門、醫(yī)院人事處收集醫(yī)務(wù)工作者管理活動中形成的資料，還要通過醫(yī)療戰(zhàn)線各相應(yīng)管理部門收集當(dāng)事人業(yè)務(wù)等方面的材料。通過拓寬渠道來收集材料，才能將醫(yī)務(wù)工作者豐富多彩的醫(yī)療實踐活動記錄收集齊全，才能全方位地、立體地反映工作人員的整體面貌。

4.實施數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革。目前對醫(yī)務(wù)工作者和患者個人信息的管理存在多種方式，醫(yī)務(wù)管理信息、工作人員文憑學(xué)歷管理、個人單位表現(xiàn)記錄，以及患者信息存儲等在一定程度上都和醫(yī)務(wù)檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對其中一些信息管理進行融合，這樣既可以優(yōu)化醫(yī)務(wù)檔案信息，也有利于反對“四風(fēng)”，倡導(dǎo)廉潔自律。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為我們醫(yī)務(wù)檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎(chǔ)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于醫(yī)務(wù)檔案的綜合性開發(fā)。

綜上所述，筆者認(rèn)為醫(yī)院檔案匯集了一所醫(yī)院現(xiàn)有的知識成果和工作成績，是醫(yī)院成長和奮斗的沉積寶鑒，具有很大的開發(fā)利用價值，我們通過對醫(yī)院檔案進行綜合分析，可以全面掌握一所醫(yī)院義務(wù)管理工作水平、醫(yī)學(xué)科研等方面的延革和演變情況，為醫(yī)院醫(yī)務(wù)水平的進一步提高提供借鑒和依據(jù)，最終有利推動醫(yī)院自身形象和價值觀的發(fā)展。endprint