基于復(fù)雜信息裝備備件管理系統(tǒng)構(gòu)建新思路

中國電子科技集團(tuán)公司電子科學(xué)研究院 肖文 王大帥

介紹了目前復(fù)雜信息裝備在保障過程中備件管理系統(tǒng)建設(shè)的主要構(gòu)件思路，提出以備件管理需求為牽引、以提高備件精確查找、以量化型備件管理為標(biāo)準(zhǔn)，并對該備件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路和構(gòu)建效果進(jìn)行闡述，確立覆蓋裝備的采購、庫存、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，并與多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，逐步實(shí)現(xiàn)以自動化備件的管理系統(tǒng)，通過備件管理系統(tǒng)逐步提高備件整體管理水平，降低業(yè)務(wù)成本和管理成本，提高保障效率。

復(fù)雜信息裝備備件管理系統(tǒng)是我國裝備建設(shè)重要的保障使用管理環(huán)節(jié)，備件管理系統(tǒng)的重要性關(guān)系著軍事戰(zhàn)爭的勝負(fù)。復(fù)雜信息裝備是高科技下的產(chǎn)物，裝備復(fù)雜且更新?lián)Q代速度較快。隨著我軍武器裝備建設(shè)的快速發(fā)展，提高客戶能力，使裝備使用人員盡快形成戰(zhàn)斗力，提高裝備的備件準(zhǔn)確性、完好性，是需要認(rèn)真研究和實(shí)踐的重要課題。

1 構(gòu)建背景

目前復(fù)雜信息裝備大多數(shù)備件的管理模式還停留在初級階段，相關(guān)數(shù)據(jù)存儲以紙質(zhì)或以線下Excel格式數(shù)據(jù)為主，備件目錄管理、備件計(jì)劃管理、備件采購管理、備件庫存管理、備件報(bào)廢管理等，相互之間還沒建立起體系管理，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性和全局性的問題，評估和備件排查效率低。

通過構(gòu)建復(fù)雜信息裝備備件管理系統(tǒng)的建設(shè)提高作業(yè)效率，形成運(yùn)營資產(chǎn)管理體系，利用信息化手段合理安排備件資源降低運(yùn)營成本，實(shí)現(xiàn)三個(gè)方面的基礎(chǔ)功能，一是實(shí)現(xiàn)對備件的標(biāo)準(zhǔn)化管理；二是實(shí)現(xiàn)故障件返修的信息化管理；三是實(shí)現(xiàn)對備件消耗的規(guī)范化管理，形成完整的備件履歷顯示。建立起備件的智能監(jiān)控管理能力，識別業(yè)務(wù)規(guī)律，實(shí)現(xiàn)備件的全生命周期管理以及追求設(shè)備全壽命周期成本最優(yōu)。

2 構(gòu)建目標(biāo)

構(gòu)建備件管理系統(tǒng)，使得該系統(tǒng)覆蓋裝備的采購、庫存、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，并與多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，逐步實(shí)現(xiàn)以自動化備件的管理系統(tǒng)。為推動管理創(chuàng)新和制度創(chuàng)新提供有效手段，通過備件管理系統(tǒng)逐步提高備件整體管理水平，降低業(yè)務(wù)成本和管理成本，提高保障效率。通過備件管理系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)備件資源的統(tǒng)一規(guī)劃、管理、配置和協(xié)調(diào)，使信息技術(shù)與管理業(yè)務(wù)流程相互整合，提高保障管理效率。備件管理系統(tǒng)可將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化，積累大量的信息數(shù)據(jù)，可為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動化提供計(jì)算基礎(chǔ)，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型[1]。通過信息系統(tǒng)取代人工進(jìn)行備件采購和庫存、消耗等數(shù)據(jù)處理和分析，建立“讓數(shù)據(jù)說話”的決策支持，優(yōu)化管理。統(tǒng)一編碼體系，建立備件、工裝具、設(shè)備、設(shè)施、耗材等分類管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)備件編碼統(tǒng)一、一物一碼精準(zhǔn)管理，避免一物多碼、一碼多物，為備件精細(xì)化管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。優(yōu)化采購過程，統(tǒng)一備件采購入口，規(guī)范采購過程，并基于MRP運(yùn)算，提高備件采購計(jì)劃準(zhǔn)確率降低備件庫存。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化，實(shí)現(xiàn)備件管理多級庫房備件快速定位與備件出入庫可用性分析，備件庫壽期和安全庫存自動監(jiān)控預(yù)警，備件的全生命周期電子履歷檢索追溯，為備件管理的決策提供數(shù)據(jù)支持。如圖1所示。

圖1 管理系統(tǒng)圖Fig.1 Management system diagram

3 構(gòu)建思路

復(fù)雜信息裝備備件管理系統(tǒng)構(gòu)建圍繞備件目錄、需求計(jì)劃、備件采購、備件庫存與備件報(bào)廢五方面建設(shè)。如圖2所示。

圖2 信息裝備備件管理系統(tǒng)圖Fig.2 Spare parts management system diagram of information equipment

備件目錄管理由備件分類、備件編碼和備件編碼臺賬三部分組成。其中，備件分類是根據(jù)備件管理的不同要求，按照一定標(biāo)準(zhǔn)所劃分的備件類別，備件按其屬性及存放庫房進(jìn)行分類，每種備件對應(yīng)一個(gè)備件代碼，實(shí)行三層分類結(jié)構(gòu)?？赏ㄟ^備件按物資分類管理應(yīng)用實(shí)現(xiàn)分類數(shù)據(jù)的新增、刪除、修改、查詢以及分類的多層級關(guān)聯(lián)掛接、分類屬性模板添加、分類樹形結(jié)構(gòu)展現(xiàn)等功能。備件編碼是基于備件分類、使用一定的編碼規(guī)則生成的備件唯一標(biāo)識。備件編碼數(shù)據(jù)作為信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，需要保障其數(shù)據(jù)的唯一來源，因此在備件編碼申請應(yīng)用程序主要用于控制備件編碼的生成，以避免備件“一物多碼、一碼多物”的情況。備件編碼申請為各部門的技術(shù)人員、采購或備件管理人員提供編碼取號入口，需要有專職的備件編碼管理部門（或人員）負(fù)責(zé)審核后由系統(tǒng)生成新的編碼。在備件編碼申請中支持新增物資編碼申請，填寫必填信息申請說明，能夠?qū)浼?biāo)碼進(jìn)行校驗(yàn)，刪除時(shí)也需要進(jìn)行必要的校驗(yàn)操作。備件編碼臺賬是以備件編碼為唯一索引的備件信息定義，備件編碼臺賬來源備件編碼申請，當(dāng)備件編碼申請審核通過后，自動登記到備件編碼臺賬中。當(dāng)該備件編碼需要停用，待庫存清除后，用戶可以通過變更備件狀態(tài)，停用此備件編碼。備件編碼臺賬沒有新增功能，只能查詢或更改。僅生產(chǎn)備件以及需入庫管理的非生產(chǎn)備件做備件編碼管理，非入庫的非生產(chǎn)備件、工裝/設(shè)備不建立備件編碼臺賬。

備件需求計(jì)劃是針對一段時(shí)間內(nèi)備件備件的采購需求清單，是從備件需求計(jì)劃到備件采購、接收的全過程的源頭管理。需求計(jì)劃主要由各需求部門將需要采購的備件、設(shè)備等，在系統(tǒng)中創(chuàng)建需求計(jì)劃，經(jīng)內(nèi)部審批后、提交相應(yīng)責(zé)任部門進(jìn)行執(zhí)行或匯總，用于指導(dǎo)采購計(jì)劃的制定。

備件采購管理由采購申請、采購合同、采購訂單和供應(yīng)商管理組成。采購申請?jiān)谛枨笥?jì)劃進(jìn)行審核之后，部分提報(bào)的備件不需要采購，直接通過備件調(diào)撥或者領(lǐng)用出庫的方式滿足需求，對于現(xiàn)有庫存不能滿足的需求備件，系統(tǒng)可以根據(jù)各部門提報(bào)的備件需求計(jì)劃，結(jié)合備件庫存情況、庫存定額等要求，按照備件種類或者采購供應(yīng)商的不同將需求計(jì)劃拆分成不同的用于備件采購計(jì)劃包[2]。采購申請需要描述采購物資的型號、數(shù)量等信息。采購合同是合同管理的一部分，備件系統(tǒng)的合同包括備件、服務(wù)等類型。備件系統(tǒng)的合同數(shù)據(jù)作為合同管理系統(tǒng)的一個(gè)輸入。合同的具體條款、付款節(jié)點(diǎn)、進(jìn)度等管理在合同管理系統(tǒng)完成。同時(shí)合同執(zhí)行情況可按需反向同步到備件系統(tǒng)，方便相關(guān)人員查看掌握具體信息。在合同上，可以指定提供的物料項(xiàng)目、直達(dá)料或服務(wù)、其單位成本、行成本、預(yù)期交貨時(shí)間和供應(yīng)商等信息。采購訂單可基于采購合同、采購計(jì)劃按不同類型均可直接生成采購訂單，用于向供應(yīng)商下達(dá)正式供貨訂單，采購訂單是接收的前置單據(jù)，備件按到貨驗(yàn)收、入庫檢驗(yàn)、入庫單等流程進(jìn)行入庫接收流程的管理，非入庫的各類業(yè)務(wù)按采購接收進(jìn)行管理。供應(yīng)商管理可建立供應(yīng)商的基本信息庫，包括供應(yīng)商代碼、描述、通訊地址、聯(lián)系方式、交付方式等。支持對供應(yīng)商發(fā)生過的每次交易進(jìn)行評價(jià)，從而形成完善的供應(yīng)商信息庫，為采購階段供應(yīng)商的選擇提供依據(jù)，提高了采購的速度。支持供應(yīng)商歷史供貨和報(bào)價(jià)、評價(jià)的查詢功能。

備件庫存模塊為庫房核心中轉(zhuǎn)軸。備件庫房是備件存儲的物理或邏輯位置管理，根據(jù)管理需要可對庫房的備件存放點(diǎn)依據(jù)存儲備件屬性、管理屬性等劃分多級庫房，實(shí)現(xiàn)庫房的基本信息管理，包括庫房編碼、庫房類型等，管理一級庫、二級庫。庫存模塊是物資管理的重要組成部分，是存儲在倉庫中的所有備件的列表。庫存模塊可跟蹤維護(hù)所需的備件物資。并一直跟蹤庫存中的備件物資，當(dāng)庫存量降到低于用戶定義的安全庫存數(shù)量時(shí)給予指示；創(chuàng)建采購申請和采購訂單以補(bǔ)給所需的備件。同時(shí)系統(tǒng)會顯示物資當(dāng)前庫存以及預(yù)留給維修任務(wù)的備件數(shù)量。庫存盤點(diǎn)通過對庫存?zhèn)浼亩ㄆ凇⒉欢ㄆ诒P點(diǎn)，核對系統(tǒng)賬務(wù)數(shù)據(jù)、卡片與實(shí)物是否一致，核實(shí)庫房備件的接收、領(lǐng)用、調(diào)撥等活動的賬實(shí)一致性，保證庫房貨品完好無損、賬卡物相符，確保生產(chǎn)正常進(jìn)行。驗(yàn)收入庫檢驗(yàn)單是由檢驗(yàn)員按備件的檢驗(yàn)要求基于到貨驗(yàn)收單創(chuàng)建的，需要進(jìn)一步試驗(yàn)來確定是否合格，包括取樣、無損、理化、入場復(fù)驗(yàn)等類型。入庫檢驗(yàn)單包含的檢驗(yàn)任務(wù)完成后，檢驗(yàn)員根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，確定合格可入庫的備件數(shù)量，同時(shí)，需要補(bǔ)充生產(chǎn)日期、檢驗(yàn)周期、定檢期、最長儲存期等信息。檢驗(yàn)完成后，檢驗(yàn)中心根據(jù)檢驗(yàn)管理辦法，確定是否允許入庫。備件調(diào)撥是為了備件在不同庫房之間的轉(zhuǎn)移，庫房必須是同類型的，如生產(chǎn)庫不可以直接轉(zhuǎn)零價(jià)值的庫房。不同類型的轉(zhuǎn)移，屬于出庫、入庫兩個(gè)節(jié)點(diǎn)的操作。備件領(lǐng)用領(lǐng)料單是物資出庫的憑證，備件出庫管理，可實(shí)現(xiàn)備件領(lǐng)用出庫、調(diào)撥出庫、其他出庫管理。在建立維護(hù)工卡或領(lǐng)料單審批后，自動在倉庫中建立備件預(yù)留，領(lǐng)料時(shí)發(fā)放備件、物資到工卡或領(lǐng)料單。備件領(lǐng)用主要是備件從庫房領(lǐng)出直接用于生產(chǎn)或發(fā)放到使用者的備件出庫的計(jì)劃信息，備件領(lǐng)用屬于消耗類型，直接計(jì)入庫存消耗成本[3]。領(lǐng)料單分維修任務(wù)領(lǐng)料（有維修工單編號）、一次性消耗、取樣消耗、盤虧出庫等類型。領(lǐng)料單由各需要部門提出，經(jīng)審批通過后，保管員針對領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)貨。備件退庫退料單是領(lǐng)料方將從庫房領(lǐng)出的備件退回到庫房的申請，退料屬于入庫操作，庫存增加。退料單必須基于領(lǐng)料單發(fā)起，屬于領(lǐng)料單的反向操作。退料單按需走檢驗(yàn)，檢驗(yàn)通過后入庫。通過創(chuàng)建退料單，用于管理物資退庫的操作。退料單一般是通過業(yè)務(wù)人員手動創(chuàng)建，需要明確退庫物料的明細(xì)信息。故障件返修是用于對故障件的返修全過程的管理，通過完整的閉環(huán)處理流程，實(shí)現(xiàn)故障件返修業(yè)務(wù)在各部門之間的分派流轉(zhuǎn)和信息共享，達(dá)到全流程管理和規(guī)范化數(shù)據(jù)管理。便于返修相關(guān)人員對返修過程進(jìn)行全程跟蹤。對故障件的返修過程、故障件信息、承修信息、排故方案、質(zhì)量閉環(huán)、返修狀態(tài)等進(jìn)行全生命周期管理。

備件報(bào)廢通過廢舊備件報(bào)廢實(shí)現(xiàn)各部門廢舊備件提報(bào)申請，流程審批，移交等。利用工作流設(shè)定資產(chǎn)報(bào)廢流程，記錄資產(chǎn)報(bào)廢申請、批準(zhǔn)和報(bào)廢過程實(shí)現(xiàn)備件報(bào)廢的全流程管理。支持報(bào)廢檢驗(yàn)，保管員使用定檢/到期通知單生成待報(bào)廢備件的檢驗(yàn)單，檢驗(yàn)中心審批通過后，保管員可基于定檢/到期通知單或選擇報(bào)廢倉庫待報(bào)廢備件生成報(bào)廢申請，通過相應(yīng)的報(bào)廢流程，報(bào)廢申請審批通過后，進(jìn)行備件報(bào)廢；支持到期通知檢驗(yàn)單生成報(bào)廢申請，完成報(bào)廢前檢驗(yàn)的備件才可以提交報(bào)廢申請，主要包括報(bào)廢的匯總信息以及報(bào)廢的明確信息。同時(shí)能夠?qū)τ谠趲靷浼吹狡谛畔⒆詣犹崛∏鍐紊蓤?bào)廢申請；支持報(bào)廢申請全流程管理。通過流程嚴(yán)格控制報(bào)廢備件的審核，在系統(tǒng)中記錄審批的歷史信息，包括每個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批人、節(jié)點(diǎn)審批開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間等。廢舊備件處理主要用于針對移交上來的報(bào)廢備件進(jìn)行處理結(jié)果的管理。具備報(bào)廢處理單的新建、修改、刪除，在報(bào)廢處理單中記錄所有要報(bào)廢的物資明細(xì)信息，可直接選擇待報(bào)廢處置的備件，同時(shí)可從選擇一批已審批通過的報(bào)廢申請中的器材生成報(bào)廢處理單。報(bào)廢審批通過后，庫房的庫存余量自動調(diào)整減少，報(bào)廢庫房的庫存量增加，交易記錄中增加報(bào)廢出庫的交易類型。

4 結(jié)語

以信息化手段建設(shè)一套智能化、流程化、無紙化的現(xiàn)代化庫房管理系統(tǒng)，系統(tǒng)聯(lián)動庫房人員、生產(chǎn)人員、項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)檢人員及財(cái)務(wù)人員多方管理部門，做到管理過程無遺漏、無死角、可追溯。

以信息化手段建設(shè)復(fù)雜信息裝備備件管理系統(tǒng)中的應(yīng)用，可有效提高管理的效率和管理質(zhì)量，降低了人工成本，為備件管理的運(yùn)行維護(hù)提供了有力保障，在其他很多領(lǐng)域也可以逐步推廣使用。同時(shí)，復(fù)雜信息裝備備件管理系統(tǒng)需基于歷史統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)分析方法、數(shù)據(jù)挖掘算法等進(jìn)一步完善準(zhǔn)確采購策略的制定，為資源的合理化配置提供智能化支撐手段。