檔案信息化管理工作存在的問題及解決措施分析

羅玉紅

(福建省196地質(zhì)大隊，福建 三明 365050)

0 引 言

由于人事檔案涉及工作人員的重要信息，關(guān)系到個人事業(yè)的發(fā)展，檔案工作始終是一項煩瑣且細(xì)致的工作，需要單位檔案管理部門嚴(yán)肅認(rèn)真地對待[1]。隨著人事管理的不斷發(fā)展和員工數(shù)量的增多，檔案的管理工作也日漸沉重，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化時代的需要[2]。

如今，以計算機網(wǎng)絡(luò)為代表的信息化手段的應(yīng)用可以將檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，十分便于檔案的儲存、調(diào)取、查檔、閱檔，化繁就簡作用明顯，大大提高管理的效率，給檔案的管理帶來了飛躍式的進步[3]。中央組織部《關(guān)于全面貫徹實施〈人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范〉的通知》(組廳字〔2017〕47號)中明確提出了公務(wù)員人事檔案數(shù)字化的規(guī)范和要求、指標(biāo)參數(shù)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)[4]。但是，在推進檔案信息化建設(shè)的過程中，出現(xiàn)了諸多問題，很多單位并沒有利用好信息化給檔案管理帶來的便利。

所以，為了更好地促進檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)型，推進檔案管理的規(guī)范化、信息化的建設(shè)，提升檔案管理的工作效率，適應(yīng)時代發(fā)展的需求，本文通過調(diào)查得出單位在人事檔案信息化建設(shè)過程中常見的問題及其出現(xiàn)的原因，提煉出檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)，最后提出檔案信息化建設(shè)的改進措施和對策，為檔案的信息化管理提出具體的建設(shè)路徑和明確的方向。

1 檔案信息化工作的問題

本研究通過實際調(diào)查人事檔案信息化的流程配置和數(shù)字化檔案的建設(shè)情況，總結(jié)出現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題包括以下幾點。

1.1 信息化管理制度不完善

完善的工作制度是開展人事檔案信息化有序進行的前提條件?？傮w來看，人事檔案信息化管理的水平要落后于政府整體的信息化建設(shè)水平?，F(xiàn)在，多數(shù)用人單位的人事檔案管理是根據(jù)《2018年干部檔案工作條例》的要求執(zhí)行的，該條例對于檔案信息化的工作流程、數(shù)據(jù)信息的保障、調(diào)用、審批和監(jiān)督?jīng)]有具體的規(guī)定，沒有針對檔案信息化的趨勢和特點細(xì)化相應(yīng)的規(guī)章制度，因此檔案管理部門不敢大膽推進信息化的建設(shè)。

1.2 專業(yè)人員配數(shù)量和能力欠缺

檔案管理人員不足且專業(yè)水平有待提高，單位一般是內(nèi)部封閉式的管理檔案，員工消極怠工、責(zé)任不明確、效率較低的現(xiàn)象較為普遍。以某一單位為例，檔案管理人員僅2人，1人為編外人員，都沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓(xùn)，且年齡偏大很難掌握信息化管理的工具，一旦推廣檔案信息化管理，管理人員很難勝任工作。

1.3 檔案材料不完整

原始檔案和材料的收集是人事檔案管理過程中重要的環(huán)節(jié)，人事檔案會隨著個人的經(jīng)歷不斷豐富和多元化，所以組織部門需要及時地整理相關(guān)的資料，保證各個階段資料的完整性，確保檔案的質(zhì)量。人事檔案的管理權(quán)限在市級政府的組織部和人社局，公務(wù)人員的資料很難在第一時間更新，后續(xù)隨著人員的流動，檔案材料很難及時地更新和豐富。一旦將檔案材料采用信息化手段進行數(shù)字化儲存時，需要對原有的人事檔案進行梳理和完善，繼而會消耗大量的人力和物力，很難保證整體的工作進度。

1.4 信息化轉(zhuǎn)型緩慢

部分單位出現(xiàn)信息化的設(shè)備和硬件設(shè)施已經(jīng)安裝到位，但是信息化的管理制度和流程的建立較為緩慢的現(xiàn)象，還是沿用原有的檔案管理制度和模式，沒有根據(jù)信息化管理的特點及時轉(zhuǎn)型。領(lǐng)導(dǎo)層對信息化檔案管理的推進方面的資金、人力投入不足，沒充分意識到信息化管理前期需要大量的投入，導(dǎo)致信息化檔案管理的推進速度較為緩慢。

2 成因分析

2.1 對檔案信息化的重視不夠

由于對檔案信息化管理的應(yīng)用趨勢認(rèn)識不夠，多數(shù)管理人員對于檔案的管理仍然停留在“保管好，能找到”的觀念中，認(rèn)為管理模式?jīng)]有及時轉(zhuǎn)型的必要，寧愿通過臨時增加管理人員也不愿意引入信息化的管理平臺。

檔案管理的人力投入不足，各單位的人事部門日常工作量較大，各種工作繁雜，檔案工作并不是人事部門的主要工作，往往得不到重視。另外，部分人員由于是編外人員，工作的積極性不高，又缺少相應(yīng)的激勵機制，無法確保檔案的管理質(zhì)量。

2.2 信息化建設(shè)理念認(rèn)識不到位

多數(shù)單位檔案信息化的建設(shè)僅停留在利用計算機檢索、查詢、打印目錄的階段，仍然將計算機作為輔助的工具，采用封閉式管理的模式，沒有實現(xiàn)信息的共享和規(guī)劃管理，以紙質(zhì)檔案的管理為主，信息化的建設(shè)長期處在初級階段。

另外，單位領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對人事檔案信息化建設(shè)的重視，思想觀念比較保守，沒有意識到信息化管理的巨大優(yōu)勢，推進的態(tài)度較為消極，僅依賴于上級部門的政策和支持，在人員和資金的投入上和現(xiàn)實需求之間有巨大的差距，缺少對信息化系統(tǒng)建設(shè)的整體規(guī)劃。

2.3 建設(shè)規(guī)劃不全面

從資金的投入和人員的配備以及設(shè)備的更新上來講，信息化的建設(shè)還無法一步到位，所以需要科學(xué)的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，才能有序地推進信息化的建設(shè)。目前，各個部門缺少對信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)的方向和目標(biāo)不精準(zhǔn)。例如，某部門按照上級文件的要求，僅增加了計算機設(shè)備，沒有搭建對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫，所以信息化僅體現(xiàn)在搜索檔案的位置和目錄，沒有實現(xiàn)真正意義上的信息化。但是，該部門并沒有就該現(xiàn)狀進行分析并提出下一步的實施目標(biāo)和方案。

3 檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和需要解決的問題

3.1 建設(shè)內(nèi)容和目標(biāo)

檔案的數(shù)字化是開展檔案信息化管理的基礎(chǔ)，根據(jù)本研究的調(diào)查，檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和目標(biāo)見表1。

表1 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和目標(biāo)

3.2 需要解決的問題

為了更好地實現(xiàn)檔案信息化的管理，檔案管理單位需要從以下幾個方面針對性地解決現(xiàn)階段存在的主要問題。

3.2.1 加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度

以互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的檔案信息化管理是未來檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，盡早地采用信息化的手段管理檔案有利于單位盡早地適應(yīng)新環(huán)境，制定相應(yīng)的規(guī)范和制度。所以，需要提高對信息化的基礎(chǔ)設(shè)施的投入，包括服務(wù)器、計算機、掃描機、開發(fā)工具、智能服務(wù)系統(tǒng)。根據(jù)單位的具體條件，制定詳細(xì)的檔案信息化實施方案，分階段地投入相應(yīng)的設(shè)備和資金，保障項目有序和科學(xué)地展開。

3.2.2 健全信息化管理的規(guī)章制度

推進人事檔案電子信息化管理的制度化建設(shè)，確保在及時、準(zhǔn)確、符合保密管理規(guī)定的情況下，轉(zhuǎn)化人事檔案信息。同時，制定數(shù)字檔案的審批、登記、流轉(zhuǎn)、監(jiān)督、歸檔制度、責(zé)任追究制度，讓檔案管理在制度的約束下進行，將人事檔案管理手段從基礎(chǔ)性技術(shù)轉(zhuǎn)向新型技術(shù)。

3.2.3 建立安全保障制度

信息安全是檔案信息化管理的首要考慮因素之一，人事檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)信息非常重要，所以數(shù)據(jù)的安全是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。對于可能發(fā)生的病毒、系統(tǒng)故障、信息泄露、操作失誤等現(xiàn)象應(yīng)該制定全面的預(yù)防措施，并采用多元化的手段確保檔案信息的安全。

3.2.4 加強人才的培養(yǎng)

人事檔案信息化管理的核心仍然是“人”的選用、培養(yǎng)和激勵。在人員的選擇方面，應(yīng)該主要考慮政治過硬、專業(yè)能力突出的黨員干部從事檔案的管理工作，并將符合條件的人才列入備選庫，在人才招聘時要招收檔案管理專業(yè)、計算機網(wǎng)絡(luò)專業(yè)的人才。

建立檔案管理工作崗前培訓(xùn)的機制，通過周期性的培訓(xùn)讓檔案管理人員掌握人事檔案的各類材料；熟練使用計算機、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等檔案管理工具；具有良好的保密意識，掌握檔案管理的規(guī)章制度和保密法規(guī)。

4 結(jié)束語

推進檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)信息時代發(fā)展的必然趨勢，也是推進檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展的必經(jīng)之路。盡快落實檔案信息化的建設(shè)有利于提高管理部門的工作效率、檔案的保存質(zhì)量、制定相應(yīng)的規(guī)章制度。各檔案管理部門應(yīng)該提升思想認(rèn)識，制定符合單位實際的建設(shè)目標(biāo)和落實方案，及時地向信息化管理的方向轉(zhuǎn)型。