大型信息系統(tǒng)集成項目管理中存在的問題與對策

摘要：企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展離不開嚴(yán)格的秩序管理，隨著社會的不斷進步以及信息技術(shù)迅猛發(fā)展，信息 化建設(shè)滲透到企業(yè)的各個方面，對企業(yè)的長遠發(fā)展產(chǎn)生了促進作用。文章分析了大型信息系統(tǒng)集成項 目的特點，從項目范圍管理缺陷、項目團隊管理混亂、項目風(fēng)險管理落后等方面對管理工作中存在的問 題展開了探討，從明確項目管理范圍、利用WBS分解項目管理模式、建立健全風(fēng)險管理機制、加強項目 團隊的建設(shè)和管理等方面提出應(yīng)對策略，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：大型信息系統(tǒng)集成;項目管理;問題;策略

中圖法分類號：TP399? 文獻標(biāo)識碼：A

Problems and countermeasures in project management of large-scale information system integration

LIU Li

（Chongqing Jianan Instrument Co.，Ltd.？ Chongqing iOOOQO ^ China）

Abstract：The construction and development of any enterprise must be accompanied by strict order management.. With the continuous progress of society， information technology has achieved rapid development， and information construction has penetrated into all aspects of the enterprise and has promoted the long-term development of the enterprise. This paper analyzes the characteristics of large-scale information system integration projects， and discusses the problems existing in management work from the aspects of project scope management defects？ project team management confusion， project risk management backward，establishes and improves the risk management mechanism， strengthen the construction and management of the project team， and puts forward coping strategies for reference.

Key words： large-scale information system integration， project management ， problem， strategy

大型信息系統(tǒng)是一個數(shù)據(jù)龐大、人機直接交流的計算機應(yīng)用系統(tǒng)，其借助現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)、計算機軟件對信息進行收集、分析、處理、加工、儲存，以提高企業(yè)的綜合管理水平。在大型信息系統(tǒng)運行的過程中，多個參與主體利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)集成子系統(tǒng)，滿足了客戶的多元化需求。大型信息系統(tǒng)集成項目的主要作用是實現(xiàn)系統(tǒng)性能最優(yōu)化，在減少運營成本的同時，提高管理效率。

1特點

大型信息系統(tǒng)是由大中型計算機、通信網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通信技術(shù)組成的通信系統(tǒng)，用于收集、分析、儲存、整理、應(yīng)用信息，其主要作用是提供信息服務(wù)。大型信息系統(tǒng)集成項目具有數(shù)據(jù)密集、獨特性強以及項目成員復(fù)雜等特征，信息系統(tǒng)集成則是將各個子系統(tǒng)按照物理或邏輯方式相結(jié)合，利用信息資源共享的方式獲得更好的結(jié)果。

1.1獨特性強

大型信息系統(tǒng)的獨特性主要體現(xiàn)在技術(shù)創(chuàng)新和流程管理創(chuàng)新等方面，在系統(tǒng)集成過程中受到諸多因素的限制和人為非理性因素的影響，項目實施中沒有固定流程和模式。管理人員要結(jié)合具體項目的特征，花費一定的時間和精力對管理模式進行創(chuàng)新，在基本原則的指導(dǎo)下對出現(xiàn)的問題進行分析，才能對不可控因素進行控制，最終實現(xiàn)為用戶創(chuàng)造價值、提升企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的目標(biāo)。

1.2項目成員復(fù)雜

項目成員復(fù)雜主要是指人員構(gòu)成、專業(yè)背景、地理位置比較復(fù)雜。從人員構(gòu)成來看，參與項目實施的包括承包商的多個職能部門成員、用戶不同部門和下屬機構(gòu)的業(yè)務(wù)人員、分包商供貨商人員等[1];專業(yè)背景復(fù)雜是指參與大型信息系統(tǒng)集成項目管理的主體單位包含計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信、管理等專業(yè)的行業(yè)專家，不同專業(yè)之間要實現(xiàn)有效溝通、協(xié)同、合作，才能提高集成項目管理的有效性;地理位置復(fù)雜主要體現(xiàn)大型信息系統(tǒng)涉及的范圍廣，多個參與方無法在一定時間內(nèi)集中到特定區(qū)域，會加大大型信息系統(tǒng)建設(shè)的難度和工作量。

1.3項目持續(xù)時間長

大型信息系統(tǒng)集成項目管理的參與方眾多，對技術(shù)要求高，投資金額大，項目實施全過程包含項目合理性、可行性分析以及承包商選擇、需求分析、系統(tǒng)搭建、試運行、推廣等階段，不同階段大都需要根據(jù)用戶的需求進行嚴(yán)格審核、仔細論證，才能保證項目的可行性。通常而言，大型信息系統(tǒng)集成管理模式下的項目都要持續(xù)至少一年以上。

1.4具有不確定性

大型信息系統(tǒng)具有一定的復(fù)雜性、綜合性、系統(tǒng)性，技術(shù)環(huán)境、用戶需求、項目進度和項目成本在項目實施過程中都會出現(xiàn)變化，控制難度較大，存在較強的不確定性。此外，隨著科技的不斷發(fā)展，各類新技術(shù)、新方案的應(yīng)用會給項目造成隱患。大型信息系統(tǒng)集成項目人員組成較為復(fù)雜，包含甲方、乙方、雙方合作方、系統(tǒng)軟硬件提供商、顧客、社會公眾等多個主體，多方協(xié)調(diào)的工作形式會給項目的有序開展帶來多種不可控制因素，會導(dǎo)致項目的不確定性增加。

2存在的問題

2.1項目范圍管理缺陷

項目范圍管理缺陷是大型信息系統(tǒng)集成項目管理面臨的主要問題，缺少正確的項目定義和范圍核實也是導(dǎo)致項目失敗的主要原因，確定項目范圍具有一定的難度。確定項目范圍主要包含以下內(nèi)容：（1）產(chǎn)品范圍，主要是指產(chǎn)品所附帶的服務(wù)、特征或者功能;（2）項目范圍，主要是指交付具有特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)過程中所要完成的任務(wù)。由此來看，產(chǎn)品范圍決定項目范圍[2]。

目前，項目范圍管理缺陷主要表現(xiàn)在以下方面。

（1）項目范圍的劃分不清晰。導(dǎo)致出現(xiàn)這一問題的主要原因是在項目設(shè)計前期未清楚了解用戶需求，對項目需求分析不明確。在項目設(shè)計初期，用戶通常會要求承包單位設(shè)想需求，導(dǎo)致承包商在分析需求時會受到人為因素的影響，并不能站在用戶的角度更為全面地分析需求和潛在風(fēng)險。其次，大型信息系統(tǒng)集成項目的持續(xù)時間長，在項目不斷推進的過程中，受多方面因素的影響，有時客戶的需求會發(fā)生變化，客戶方人員也會逐漸加深對信息系統(tǒng)的認知，在項目不同實施階段會提出新的要求，導(dǎo)致項目執(zhí)行的過程中出現(xiàn)諸多變更因素，進而擴大項目界定范圍，在一定程度上加大了項目的控制難度。再者，針對同一個項目，受到自身工作經(jīng)驗、工作能力、綜合素質(zhì)等方面的影響，客戶需求分析人員對項目的認知會出現(xiàn)誤差，甲方和乙方工作人員的專業(yè)背景、行業(yè)背景存在差異，對具體需求的認知存在偏差，在解決同一個問題時也會出現(xiàn)差異。

（2）項目范圍變更失控。結(jié)合實際情況來看，導(dǎo)致項目范圍管理變更失控的具體原因有：一是管理人員的工作經(jīng)驗、專業(yè)技能、綜合能力不足，對變更管理重視程度不夠，當(dāng)發(fā)生變更問題時沒有及時將具體問題向上反饋[3～5];二是項目范圍蔓延問題，當(dāng)一個項目在執(zhí)行的過程中受到各種因素的影響產(chǎn)生小的變化，而這些小的變化聚合之后導(dǎo)致重大問題，此時工作人員才會意識到變更問題的嚴(yán)重性，進而引發(fā)項目變更范圍失控。

2.2項目團隊管理混亂

通常情況下，參與大型信息系統(tǒng)集成項目的人員包含大量精通技術(shù)和業(yè)務(wù)的高質(zhì)量人才。但是，結(jié)合實際情況來看，在項目執(zhí)行的過程中由于疏于管理，各專業(yè)、各部門之間的協(xié)調(diào)性、統(tǒng)籌性不足，管理模式的混亂會導(dǎo)致項目失敗。部分管理人員綜合素質(zhì)不足，缺乏工作經(jīng)驗，對項目管理工作的重視程度不足，存在“重技術(shù)、輕管理”的情況，管理不當(dāng)直接導(dǎo)致不同專業(yè)、不同部門的技術(shù)人員缺乏有效溝通，團隊合作能力不強，分工不明確。

2.3項目風(fēng)險管理落后

目前，雖然我國大型信息系統(tǒng)集成項目管理中開始采用風(fēng)險管理系統(tǒng)，并取得了創(chuàng)新性進展，但是在風(fēng)險管理機制的具體落實中還存在諸多問題，主要體現(xiàn)在風(fēng)險意識不足、風(fēng)險識別能力不足、風(fēng)險評估客觀性差等方面。缺乏風(fēng)險意識會導(dǎo)致對風(fēng)險識別、管控能力不足;風(fēng)險評估客觀性差主要是指對風(fēng)險因素未能具體量化，導(dǎo)致發(fā)生風(fēng)險的概率增大，產(chǎn)生的后果嚴(yán)重?，F(xiàn)階段，我國項目風(fēng)險評估大部分采用專家預(yù)測法，利用該方法得到的數(shù)據(jù)會存在真實性偏低、及時性不足、可靠性缺乏等問題，給項目實施埋下隱患。風(fēng)險防控工作要貫穿于項目實施全過程，是一項具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性特點的工作。只有加強不同階段的風(fēng)險防控工作的有效銜接，才能提高項目管理的風(fēng)險防范能力[6～8]。

3對策

3.1明確項目管理范圍

項目管理范圍不明確是影響大型信息系統(tǒng)集成項目順利開展的主要因素，針對此問題，首先要確定項目管理范圍，并深入挖掘用戶需求，從而完成用戶需求的引導(dǎo)、證實、確認等一系列工作。要保證不同工作內(nèi)容之間的有效銜接，在需求獲取階段，要積極應(yīng)用現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)加強對用戶需求信息的分類，并做好數(shù)據(jù)分析、整理，對相對零散的數(shù)據(jù)信息進行整合，進而深入挖掘用戶需求，找出不同信息數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，以形象、具體的圖表等形式展現(xiàn)出來。在明確用戶需求的基礎(chǔ)上，利用信息系統(tǒng)加強與用戶之間的聯(lián)系、溝通、交流，進而更好地引導(dǎo)需求，使雙方對用戶需求的理解達成一致。

3.2利用WBS分解項目

（1）WBS分解項目的特點。WBS是一種工作分解結(jié)構(gòu)，其可以將項目分解為較小的、便于管理的多個部分，直到可交付成果定義明晰到足以支持各項項目活動（計劃、實施、控制和收尾）方案的制定。WBS最大的優(yōu)勢在于可以加強對項目的精細化控制，對項目成本、進度進行監(jiān)控。在WBS分解模式下，當(dāng)項目確定范圍時，相關(guān)工作可以細分成諸多較小的工作要素，應(yīng)用WBS可以幫助項目經(jīng)理識別所有的產(chǎn)品和工作要素，整合組織項目并建立控制基礎(chǔ)。

（2）WBS分解項目分解的原則—四十小時原

則。所謂四十小時原則，是指處于WBS結(jié)構(gòu)下收尾階段的工作需要在七個工作日內(nèi)完成。在該原則下，可以細化執(zhí)行任務(wù)的時間，對項目進行分解，加強對變更因素和不可控因素的管理，從而提高項目的執(zhí)行力度以及完成任務(wù)的及時性。其中，我們需要明確處在WBS結(jié)構(gòu)末端的責(zé)任主體。末端的工作任務(wù)比較重要，在該階段需要明確責(zé)任主體，利用四十小時原則雖然可以在規(guī)定時間內(nèi)完成項目任務(wù)，但是如果項目執(zhí)行主體不明確，工作量分配不均勻，可能導(dǎo)致工作質(zhì)量不高。針對以上問題，明確責(zé)任主體可以按照劃分WBS結(jié)構(gòu)下的各項職責(zé)，明確及評估團隊和個人的工作量，當(dāng)項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或者需要進行變更時，也有助于管理人員及時找到出現(xiàn)問題的原因，告知相關(guān)責(zé)任人和團隊進行解決。

（3）WBS分解項目分解的優(yōu)勢。項目管理較為復(fù)雜，項目管理者應(yīng)該擁有統(tǒng)籌管理項目全局的能力。在項目實施過程中，項目管理者很難發(fā)現(xiàn)存在的各種問題和風(fēng)險。WBS全景描述了項目規(guī)劃和設(shè)計結(jié)構(gòu)，呈現(xiàn)了整個項目的工作范圍以及各項成果任務(wù)之間的關(guān)系，每下降一層代表了對工作任務(wù)的詳細定義和交付成果要求。利用WBS結(jié)構(gòu)可以將項目管理的內(nèi)容量化，有助于項目管理者厘清項目結(jié)構(gòu)，了解項目全貌。

3.3加強項目團隊建設(shè)和管理

大型信息系統(tǒng)集成項目管理的主體是人，加強項目團隊建設(shè)和管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)、責(zé)任意識、專業(yè)水平、風(fēng)險防控意識是有效開展大型信息系統(tǒng)集成項目管理工作的前提和保障。隨著大型信息系統(tǒng)集成項目的不斷發(fā)展，開展項目團隊建設(shè)和管理工作對管理人員的協(xié)調(diào)能力、統(tǒng)籌能力、資源分配能力的要求不斷提升，該項工作具有一定的復(fù)雜性、連續(xù)性、綜合性，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，會對整體項目產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。因此，必須加強對管理人員的培訓(xùn)工作，使其明確該項工作的重點、要點、難點，從而滿足管理要求。

隨著社會的不斷進步，信息化是企業(yè)發(fā)展的必然方向，管理人員要結(jié)合時代特征、行業(yè)發(fā)展趨勢，在工作實踐中積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化、信息化管理技術(shù)，改變管理思維。同時，在薄弱工作環(huán)節(jié)加強針對性培養(yǎng)，以提升管理人員的綜合能力，從而高效開展集成項目管理工作。

4結(jié)束語

大型信息系統(tǒng)集成項目管理工作具有一定的復(fù)雜性、系統(tǒng)性、綜合性，不同專業(yè)、不同工種之間的交叉工作較多，隨著項目的不斷推進，可能會出現(xiàn)諸多變更因素，管理難度較大，對管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)水平、協(xié)調(diào)能力、風(fēng)險預(yù)警能力的要求較高。大型信息系統(tǒng)集成項目管理需要劃分明確的管理范圍，同時要提高管理人員、管理團隊的綜合素質(zhì)，避免項目實施過程中出現(xiàn)偏差、誤差，從而滿足客戶的多元化需求，進而順利完成大型信息系統(tǒng)集成項目。參考文獻：

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作者簡介：

劉麗（1980—），本科，高級工程師，研究方向：信息系統(tǒng)設(shè)計、集成及項目管理。