行政管理檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)與對策研究

白冬慧

（山西九昌房地產(chǎn)開發(fā)有限公司,山西 太原 030000）

近年來，隨著信息科技的發(fā)展，企業(yè)通過利用現(xiàn)代化的科學(xué)信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革與突破，使得檔案管理的職能不再僅限于收集、整理與保存等方面，而更注重檔案查詢的便利化與靈活性功能。但很多企業(yè)和事業(yè)單位在行政檔案信息化建設(shè)方面都存在一些局限性，這會影響檔案管理效率的提升、檔案管理成效的展示。因此，在管理行政檔案時，企業(yè)和事業(yè)單位要重視檔案信息化建設(shè)工作的有序開展，從檔案信息化建設(shè)的思路、方法、路徑與機(jī)制等方面不斷完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容與流程，并建立便于檔案管理的信息化系統(tǒng)，使得繁雜、錯綜的檔案信息或者數(shù)據(jù)得以整合，便于各部門對檔案數(shù)據(jù)或者信息的查詢、調(diào)用等，從而推動企業(yè)或事業(yè)單位的行政效率。

1 檔案信息化的相關(guān)理論概述

1.1 檔案信息化建設(shè)的概念及內(nèi)涵

檔案是政治、經(jīng)濟(jì)、社會、文化等各方面實踐活動的記錄性文件，檔案管理者通過對檔案的收集和整理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案留存與傳承。檔案信息化建設(shè)主要指的是應(yīng)用信息技術(shù)對各類檔案實施快捷管理，通過對檔案管理現(xiàn)狀、問題進(jìn)行重新思考，利用新理論、新原則和新方法建立檔案管理與服務(wù)的框架與流程，最終實現(xiàn)檔案的信息化服務(wù)。

在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)用數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫以及高效掃描等技術(shù)來對聲像文件、紙質(zhì)文件等已歸檔、介質(zhì)檔案進(jìn)行信息化檔案建設(shè)與管理，通過檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)來組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。在開展檔案信息化建設(shè)時，主要遵循效益性、安全性和規(guī)范性原則，科學(xué)、有序地對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)與管理[1]。檔案信息化建設(shè)通過應(yīng)用科學(xué)信息技術(shù)對實體檔案條目信息的采集，將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化、電子化的檔案，便于應(yīng)用和管理。如下圖所示。

圖1 電子化檔案采集

1.2 檔案信息化建設(shè)的流程

檔案信息化建設(shè)的流程主要是分類整理檔案→檔案交接→索引著錄→檔案拆分→掃描檔案→處理圖像→質(zhì)量檢驗→圖像和索引掛接→案卷整理。檔案信息化建設(shè)流程的具體內(nèi)容如表1所示。

表1 檔案信息化建設(shè)流程內(nèi)容

2 行政檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

檔案是企業(yè)或者事業(yè)單位的重要文件和資源。隨著企業(yè)或者事業(yè)單位的持續(xù)經(jīng)營與發(fā)展，檔案文件以及數(shù)據(jù)信息資源也在持續(xù)增加，這會使檔案管理變得更難更復(fù)雜。如果單一地應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，其效率很難得到提升。積極開展行政檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的問題與局限進(jìn)行更好地規(guī)避和彌補(bǔ)，提升檔案綜合管理與利用效率。由此可見，利用信息技術(shù)來建設(shè)電子化、信息化的行政檔案管理模式、系統(tǒng)或者流程，有利于實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理目標(biāo)。

2.1 有利于實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理與優(yōu)化配置

企業(yè)在管理檔案時，由于檔案具有繁雜性，所以很容易出現(xiàn)紕漏或者問題。積極開展檔案信息化建設(shè)工作，能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案的眾多局限進(jìn)行突破，推動檔案管理逐漸向信息化方向發(fā)展與轉(zhuǎn)變，使得傳統(tǒng)檔案從利用、保管等職能逐漸向管理、服務(wù)等職能轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性與合理性，進(jìn)而實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和檔案資源的優(yōu)化配置，為企業(yè)各個部門提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷以及高效的服務(wù)。與此同時，企業(yè)在面對當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀時，通過建設(shè)檔案信息化管理，能夠有效節(jié)約工作人員的時間和精力，推動企業(yè)行政檔案管理更加規(guī)范化、全面化與綜合化，為企業(yè)員工在檔案管理方面的工作奠定堅實的基礎(chǔ)[2]。

2.2 有利于企業(yè)業(yè)務(wù)高效開展

在企業(yè)的實際運(yùn)營過程中，檔案的利用率相對較高，完整的檔案信息可使企業(yè)管理者或使用者能夠快速、有效地確認(rèn)和解決一些工作上的問題，鑒于此，企業(yè)注重行政檔案的信息化建設(shè)與管理。不僅如此，很多企業(yè)的管理者在制定經(jīng)營決策以及未來發(fā)展規(guī)劃時也需要前期檔案的支撐，在充分了解以往經(jīng)營業(yè)務(wù)以及信息資料等的基礎(chǔ)上，才能夠更好地制定企業(yè)未來發(fā)展計劃與經(jīng)營戰(zhàn)略方針。企業(yè)積極建設(shè)信息化檔案，能夠給檔案使用者提供更加便利化的條件去查閱信息或者資料，為企業(yè)經(jīng)營決策的科學(xué)制定提供助力與支撐。

2.3 有利于增強(qiáng)檔案管理的延續(xù)性與共享性

企業(yè)按照檔案信息化建設(shè)流程將檔案保存成電子化或者數(shù)字化檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)“一存多用”的功，只需將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、校隊和存儲，企業(yè)多部門之間就可以進(jìn)行檔案信息的共享，且信息化檔案可以永久保存，其與紙質(zhì)檔案相比更具有延續(xù)性和時效性。

3 行政檔案管理信息化建設(shè)的局限性分析

3.1 檔案信息收集存在不完整性

目前，一些企業(yè)并沒有重視檔案的信息化建設(shè)與管理，檔案管理過于形式化，沒有發(fā)揮其真正的意義與價值。很多企業(yè)在收集與整理檔案信息時，缺乏連續(xù)性與完整性，導(dǎo)致檔案管理效率較為低下。同時由于企業(yè)的檔案信息不僅僅局限在單一部門或者科室，每個部門都會有自己的檔案資料和存檔信息。企業(yè)的檔案管理人員在收集檔案信息時，由于收集途徑的多元化，且檔案交接或者數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑存在不一致等問題，導(dǎo)致檔案信息的整理難度加大，這在一定程度上會影響檔案信息的完整性，影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度與水平。不僅如此，由于各部門、各科室所提供的檔案文本或者信息數(shù)據(jù)存在不一致、不統(tǒng)一等問題，所有上傳的檔案數(shù)據(jù)并不能夠全部在檔案信息管理系統(tǒng)或者平臺中顯示，一些檔案信息資料會失去其自身的價值，也會導(dǎo)致檔案信息共享性消失，這種收集的不完整、不閉合的信息數(shù)據(jù)不具備可用性，影響檔案信息化建設(shè)工作的高效開展[3]。

3.2 檔案信息化建設(shè)安全性有待提升

在檔案管理信息化建設(shè)工作中，計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用是建設(shè)檔案信息化不可或缺的重要技術(shù)。在企業(yè)檔案管理工作中，檔案是實施分級管理的，一些檔案具有保密性，需要在系統(tǒng)中加密，整個檔案管理信息系統(tǒng)也都需要利用數(shù)據(jù)監(jiān)測、恢復(fù)等技術(shù)進(jìn)行加持，并對系統(tǒng)防火墻進(jìn)行設(shè)置和完善，保護(hù)檔案信息的安全性。如果沒有對檔案信息進(jìn)行權(quán)限和加密管理，很容易造成檔案信息泄露、丟失或者遭受黑客、病毒的入侵，最終給企業(yè)的經(jīng)營帶來風(fēng)險，嚴(yán)重的則會造成不可估量的損失。因此，企業(yè)在開展行政檔案信息化建設(shè)和管理時，必須要重其安全性的提升，維護(hù)企業(yè)利益。

3.3 缺乏檔案信息化管理人才

很多企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人員所掌握的檔案管理技術(shù)或者具備的檔案管理經(jīng)驗較為傳統(tǒng)，其雖然有著豐富的檔案管理經(jīng)驗，但是過多拘泥于紙質(zhì)文件或者檔案的管理，在很多工作中積累的有效管理模式或者方法多適用于紙質(zhì)檔案，對于信息化、數(shù)字化檔案管理工作并不適用，因而企業(yè)建設(shè)的信息化檔案需要更為專業(yè)的管理人員來進(jìn)行管理。在管理數(shù)字化檔案或者電子檔案時，企業(yè)行政檔案管理人員不僅要掌握管理檔案的現(xiàn)代化技術(shù)或者方法，而且也要具備信息化檔案管理的業(yè)務(wù)能力與水平，要能夠靈活應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)或者軟件，這樣才能夠更加適應(yīng)檔案信息化建設(shè)與管理工作[4]。目前，一些企業(yè)的檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與專業(yè)水平不足，企業(yè)必須要充分認(rèn)知自身在檔案管理方面存在的滯后性。不要忽視檔案的重要作用，在檔案人員的選拔、聘用與培訓(xùn)上要做好規(guī)劃，這樣才能夠在檔案的信息化建設(shè)與管理工作中有的放矢。

4 行政檔案管理信息化建設(shè)方略探究

面對當(dāng)前行政檔案信息化建設(shè)與管理過程中存在的眾多局限與不足，企業(yè)必須要充分認(rèn)知建設(shè)信息化行政檔案管理的重要性，并積極完善和規(guī)避信息化檔案建設(shè)與管理過程中的弊端與漏洞，從制度、管理、系統(tǒng)以及人員等多方面、多角度來建設(shè)健全并完善信息化行政檔案管理體系，維護(hù)好企業(yè)檔案的安全性，推動企業(yè)經(jīng)營效率與管理水平的進(jìn)一步提升。

4.1 重視檔案信息化管理機(jī)制的健全和完善

較為健全和完善的制度能夠為檔案管理信息化建設(shè)工作提供更好地保障。而在機(jī)制的健全和完善方面，企業(yè)要注重思路的轉(zhuǎn)化，結(jié)合科技時代的發(fā)展步伐以及企業(yè)檔案管理的實際需求，將數(shù)字化檔案建設(shè)工作當(dāng)作出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，以點(diǎn)帶面地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。企業(yè)在建設(shè)信息化檔案時，要注重對檔案信息安全性的維護(hù)，結(jié)合國家以及地方在檔案管理方面的機(jī)制與標(biāo)準(zhǔn)或者規(guī)范來對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。企業(yè)要健全檔案管理機(jī)制，需從各個方面來規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)的行為，規(guī)避和克服行政檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的諸多問題[5]。與此同時，企業(yè)要完善檔案管理機(jī)制，需要明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，制定合理、科學(xué)的考核機(jī)制與流程，規(guī)范檔案管理人員的行為，并對檔案管理人員工作的積極性進(jìn)行有效的激勵與調(diào)動，推動檔案信息化建設(shè)水平的有效提升。為企業(yè)檔案的高效提供有效的制度保障，推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)實效性的快速提高。

4.2 重視信息化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與利用

企業(yè)要想更好地實現(xiàn)行政檔案管理的信息化，重視信息化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與利用是核心和關(guān)鍵。企業(yè)要重視紙質(zhì)檔案的數(shù)字化采集、整理與升級，應(yīng)用科學(xué)的統(tǒng)計方法來對數(shù)字化檔案進(jìn)行整理和分類。在建設(shè)信息化行政檔案管理系統(tǒng)時，企業(yè)可以按照時間、類別、部門或者科室等內(nèi)容進(jìn)行檔案信息的采集、歸類與整理，所有檔案信息的錄入要保證完整性和詳盡性。此外，企業(yè)也要注重檔案信息安全性的建設(shè)，定期做好檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)與檢修，定期更新防火墻、安裝殺毒軟件等，并對檔案信息實施更新與上傳，保證檔案信息應(yīng)用時效性與實效性的統(tǒng)一。

4.3 重視檔案信息化管理人才的聘用與培訓(xùn)

針對檔案管理人員，很多企業(yè)都缺乏檔案信息化管理人才。企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人員的思路、方法與經(jīng)驗多與紙質(zhì)檔案管理密切相關(guān)，而在數(shù)字化檔案管理方面的技術(shù)或者方法掌握得并不多，缺乏豐富的管理經(jīng)驗與方法，這從根本上來講，不利于企業(yè)行政檔案信息化建設(shè)與管理，對于行政檔案利用效率的提升也非常不利。因此，面對檔案信息化管理人才貧瘠的現(xiàn)狀，企業(yè)要注重選拔與聘用優(yōu)秀檔案管理人才，同時也可以對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的信息化培訓(xùn)，通過線上與線下相結(jié)合培訓(xùn)模式的應(yīng)用，讓企業(yè)檔案管理人員能夠更系統(tǒng)地學(xué)習(xí)與掌握檔案信息化管理的方法與內(nèi)容，從而有利于提升企業(yè)檔案信息化管理水平。與此同時，企業(yè)檔案管理人員也要不斷解放思想、與時俱進(jìn)，秉承“活到老、學(xué)到老”的精神，結(jié)合時代的發(fā)展趨勢，利用自己的業(yè)余時間不斷學(xué)習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容與方法，精進(jìn)自身檔案管理能力，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與專業(yè)水平，同時也可以為企業(yè)行政檔案管理的信息化建設(shè)建言獻(xiàn)策，幫助企業(yè)快速、高效地建立更為全面、系統(tǒng)且高效的檔案管理體系，更好地發(fā)揮行政檔案信息化建設(shè)與管理的效果[6]。

4.4 重視檔案信息化管理工作的全面開展

在行政檔案的管理上，一些企業(yè)并沒有予以充分且全面的重視，很多企業(yè)多秉承“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的思維，在檔案管理方面沒有更多的標(biāo)準(zhǔn)和要求，因而導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作擱淺?；诖?，企業(yè)要想建設(shè)更加系統(tǒng)且全面的信息化檔案管理體系，重視檔案信息化建設(shè)工作的開展，指定專門人員進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)與管理工作，積極做好檔案的歸集、整理、分類、錄入、掃描、上傳等工作，一次上傳、終身享用，逐步實現(xiàn)檔案信息的共享與應(yīng)用，為企業(yè)各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的開展、管理水平的提升奠定基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

目前，在行政檔案管理過程中，并不是所有企業(yè)都重視檔案信息化建設(shè)。一些企業(yè)認(rèn)為檔案管理沒有業(yè)務(wù)管理重要，忽視了檔案管理的重要性，這會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營管理效率的降低。因此，企業(yè)必須要重視檔案管理工作的高效開展，充分意識到檔案管理的重要性，認(rèn)知企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，從而提出更加有效的信息化建設(shè)措施，從檔案管理人員、管理系統(tǒng)、管理機(jī)制等多個方面來推動檔案信息化建設(shè)、管理與應(yīng)用，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理實效性。