基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)榮譽(yù)獎牌的歸檔管理與應(yīng)用

文·劉銀茂 張林

醫(yī)院榮譽(yù)獎牌是指醫(yī)院在各項(xiàng)活動中獲得各級機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體頒發(fā)的有保存和利用價(jià)值的實(shí)物檔案。榮譽(yù)獎牌客觀、真實(shí)、生動地反映了醫(yī)院在改革與發(fā)展過程中取得的各種顯著成績與輝煌成就。我院自1971年建院，現(xiàn)共清點(diǎn)出榮譽(yù)獎牌138件，包括科研成果獎、科技進(jìn)步獎、技術(shù)創(chuàng)新獎、重大貢獻(xiàn)獎、誠信文明單位、先進(jìn)集體等。由于重視不夠、收集不全、保管方法失當(dāng)?shù)仍?，榮譽(yù)獎牌的丟失或損毀現(xiàn)象比較嚴(yán)重，因此加強(qiáng)榮譽(yù)獎牌的歸檔管理，探討榮譽(yù)獎牌的保管與利用已成為當(dāng)務(wù)之急。

一、榮譽(yù)獎牌管理存在的問題

（一）保管主體混亂。一是以單位名義獲得的獎項(xiàng)一般歸單位保管。保管方式，有的單位建立榮譽(yù)檔案室陳列榮譽(yù)獎牌，有的掛在單位會議室或大門口的墻上，有的則由單位檔案室集中編目保存。二是以部門或科室名義獲得的獎項(xiàng)由部門、科室保管，多存放在部門、科室內(nèi)或懸掛于科室顯眼位置。三是以個人名義獲得的獎項(xiàng)一般由個人保管，散存現(xiàn)象較為普遍，有許多獲得較高榮譽(yù)的個人獎項(xiàng)榮譽(yù)，會隨著時間流逝或人員調(diào)動而難覓蹤影。

（二）歸檔保管不嚴(yán)格。由于榮譽(yù)檔案保管分散、保存條件不合格等原因，有的榮譽(yù)獎牌出現(xiàn)生銹、氧化、褪色、腐爛、蟲蛀、文字模糊等現(xiàn)象，有的出現(xiàn)物理損壞、殘缺甚至被丟失、遺棄，榮譽(yù)獎牌逐漸失去其歷史見證和激勵鼓舞的作用。

二、榮譽(yù)獎牌的整理歸檔

（一）榮譽(yù)獎牌的分類

1.根據(jù)工藝材料不同可以分為銅牌、鋁板絲印牌、不銹鋼牌、鈦金牌、沙金牌、鍍金牌、平板打印牌等。

2.根據(jù)獎項(xiàng)不同可以分先進(jìn)個人榮譽(yù)獎牌、先進(jìn)集體榮譽(yù)獎牌、授權(quán)榮譽(yù)獎牌、加盟榮譽(yù)獎牌、會員榮譽(yù)獎牌等。

（二）榮譽(yù)獎牌的整理

1.整理要求。一是榮譽(yù)獎牌應(yīng)齊全完整。凡是本單位（含科室、個人）在公務(wù)活動中形成、獲得的各種榮譽(yù)獎牌均應(yīng)收集齊全、梳理甄別、歸類定性。二是每件榮譽(yù)獎牌均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片，形成電子版后多地備份儲存。

2.整理方法。一是明確榮譽(yù)獎牌的歸檔范疇。檔案管理人員每年都要對年度內(nèi)榮獲的各種獎牌進(jìn)行核對，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。然后劃分為永久保存或限期保存。二是歸檔獎牌應(yīng)在其全宗—實(shí)物類別內(nèi)，按照年度進(jìn)行分類。三是根據(jù)分類方案，每件歸檔獎牌按照全宗號—獎牌代號—獲獎年度—件號的順序排列。四是根據(jù)排列方式，編制由全宗號、獎牌代號、獲獎年度、件號等組成的序列號，即編制歸檔章。五是編制榮譽(yù)獎牌目錄。榮譽(yù)獎牌歸檔目錄一般包括件號、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注。具體見下表：

榮譽(yù)獎牌目錄表

三、榮譽(yù)獎牌的保管

（一）榮譽(yù)獎牌的專柜保管。根據(jù)單位獲得獎牌的數(shù)量、大小訂制專用儲柜，儲柜放置在固定場所，由檔案員專人保管。專柜應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免榮譽(yù)獎牌褪色，確保榮譽(yù)獎牌完好無損。

（二）檔案庫房的要求。一是“八防”的總體要求。根據(jù)《檔案庫房管理細(xì)則》規(guī)定，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染、防高溫、防有害生物等八防措施。二是具體要求。檔案庫房不宜采用自然光源，溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，相對濕度控制在45%～60%之間。檔案員應(yīng)每日觀測溫濕度，并填寫《溫濕度記錄表》（具體見下表）。定期投放防蟲藥物，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、發(fā)霉等不良變化后，及時采取防治和補(bǔ)救措施。配備吸塵設(shè)備，做到除塵與防塵相結(jié)合。檔案庫房必須配備合格消防器材，禁止存放易燃、助燃、易爆等危險(xiǎn)物品。檔案庫房應(yīng)安裝防盜裝置，制定防盜預(yù)案，鑰匙由專人妥善保管，非檔案管理人員不得隨意出入庫房。

《溫濕度登記表》

（三）榮譽(yù)獎牌的備份與復(fù)制。建議原件用專柜保管并編制歸檔目錄。同時通過照像、攝像等現(xiàn)代技術(shù)，把數(shù)字化的榮譽(yù)獎牌保存下來(與A4一樣大)，并異地、多處保存。可按照相同尺寸制作多個復(fù)制品備用。原件和其中一個復(fù)制品存放于檔案庫房的專用儲柜。

四、榮譽(yù)獎牌的優(yōu)化利用

（一）檔案室配齊專用設(shè)備。應(yīng)配備照相機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀、激光打印機(jī)、溫濕度監(jiān)控儀、文件掃描系統(tǒng)、公文檢索系統(tǒng)、辦公自動化軟件等，實(shí)現(xiàn)文檔檢索無紙化與異地查閱，有效提升榮譽(yù)獎牌的管理水平，為榮譽(yù)獎牌信息系統(tǒng)的構(gòu)建創(chuàng)造有利條件。

（二）加強(qiáng)榮譽(yù)獎牌的數(shù)字化管理。把榮譽(yù)獎牌信息系統(tǒng)建設(shè)納入到醫(yī)院信息化建設(shè)的規(guī)劃當(dāng)中，與其他信息系統(tǒng)有機(jī)融合?？梢詫s譽(yù)獎牌數(shù)據(jù)封裝成XML格式，通過Web Service標(biāo)準(zhǔn)接口在不同系統(tǒng)間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)與OA平臺、各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)間的無縫集成和異構(gòu)數(shù)據(jù)資源的整合，構(gòu)建分布式的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

（三）建立適當(dāng)展示場所。醫(yī)院可建立榮譽(yù)展廳、文化長廊等場所，將規(guī)格、材質(zhì)相同的榮譽(yù)獎牌復(fù)制品進(jìn)行展示，既避免榮譽(yù)獎牌的丟失與破損，又發(fā)揮很好的宣傳作用，擴(kuò)大醫(yī)院的知名度和美譽(yù)度，激發(fā)職工的榮譽(yù)感和成就感，更好地發(fā)揮榮譽(yù)獎牌的激勵鼓舞作用。

（四）充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式。在醫(yī)院網(wǎng)站、微信公眾號等平臺開辟“榮譽(yù)展示”專欄，把已經(jīng)數(shù)字化的榮譽(yù)獎牌連同榮譽(yù)證書、榮譽(yù)獎杯等實(shí)物檔案一起在網(wǎng)絡(luò)平臺上展示。注意要做到數(shù)字化的實(shí)物檔案可復(fù)制，方便職工在科研申報(bào)、論文寫作、宣傳報(bào)道時隨時調(diào)取。在醫(yī)院OA系統(tǒng)上設(shè)立專欄動態(tài)展示，以營造出學(xué)先進(jìn)、樹典型、比貢獻(xiàn)、揚(yáng)正氣的良好氛圍，教育和激勵干部職工立足崗位，做好本職工作，為醫(yī)院和衛(wèi)生事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

總之，各基層醫(yī)療單位應(yīng)加強(qiáng)對榮譽(yù)獎牌的管理，每年形成的榮譽(yù)獎牌都要及時收集、規(guī)范整理，科學(xué)歸檔、安全保管、充分運(yùn)用，使其真正起到全面真實(shí)地反映本單位歷史面貌和發(fā)揮各種應(yīng)有效力的作用。