李佳梁
(大連財經(jīng)學(xué)院 會計學(xué)院,遼寧 大連 116600)
隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛使用,海量信息數(shù)據(jù)的交互性和及時性對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營越來越重要,特別是在企業(yè)全面預(yù)算管理中已經(jīng)體現(xiàn)得越來越明顯。全面預(yù)算管理的本質(zhì)是企業(yè)在統(tǒng)一的戰(zhàn)略目標(biāo)下,通過頂層管理,整合企業(yè)所有資源,進(jìn)行集中預(yù)算管理,最大程度地降低資源浪費,提升資源使用效率,幫助企業(yè)獲取最大收益的管理模式。我國全面預(yù)算管理模式的起步較晚,2014年財政部發(fā)布了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》,明確提出了大力發(fā)展管理會計,綜合運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立一體化全面預(yù)算管理系統(tǒng)。在國家政策的支持下,我國企業(yè)對全面預(yù)算管理的認(rèn)識和使用獲得了大幅度提升[1]。但在實際工作中,企業(yè)在運營中會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù),由于公司傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)相對復(fù)雜,各部門、環(huán)節(jié)之間的信息傳遞很容易受阻,甚至產(chǎn)生錯誤和重復(fù)信息,導(dǎo)致全面預(yù)算管理的效率較低[2]。因此,需充分使用大數(shù)據(jù)技術(shù),高效篩選和處理數(shù)據(jù),基于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展云會計,并與企業(yè)管理模式深度結(jié)合,建立先進(jìn)高效的全面預(yù)算管理系統(tǒng),才能提升企業(yè)決策效率,在激烈的市場競爭中獲取優(yōu)勢。
云會計是基于云計算技術(shù)的一種新型會計概念,它集整合網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)分析、應(yīng)用軟件等功能于一身,為企業(yè)高效處理數(shù)據(jù),正確決策提供支撐。陳琪等人對云會計在會計實務(wù)應(yīng)用中面臨的問題進(jìn)行分析,他們認(rèn)為云會計的服務(wù)商收入與成本費用難以有效匹配、會計憑證的獲取與驗證難度較大、會計信息的安全性不能有效保障,這些問題限制了云會計的發(fā)展壯大,基于此他們提出了針對性的政策建議[3]。朱秀梅認(rèn)為云會計是會計信息化的必然發(fā)展趨勢,她以M集團(tuán)為例,分析了云會計的出現(xiàn)對企業(yè)全面預(yù)算管理的重要意義,認(rèn)為云會計優(yōu)化的M集團(tuán)全面預(yù)算管理框架和工作流程,提升了企業(yè)的效率[4]。寧洋洋等人對應(yīng)用云會計的安全隱患和防范機(jī)制進(jìn)行了深入分析,認(rèn)為在大數(shù)據(jù)背景下發(fā)展云會計對企業(yè)具有重要意義,提出了應(yīng)該從會計信息安全預(yù)警、人員操作規(guī)范性等方面規(guī)避云會計風(fēng)險,以充分發(fā)揮云會計的作用[5]。
全面預(yù)算管理產(chǎn)生于19世紀(jì)末20世紀(jì)初,并在21世紀(jì)初上升至企業(yè)戰(zhàn)略地位,學(xué)術(shù)界普遍認(rèn)為全面預(yù)算管理是通過高效整合企業(yè)現(xiàn)有的全部資源,以達(dá)成獲取最大收益目標(biāo)的一種管理模式。劉雪貞對我國企業(yè)全面預(yù)算管理中存在的問題進(jìn)行剖析,他認(rèn)為脫離企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、編制準(zhǔn)確性差和信息化建設(shè)不夠重視是全面預(yù)算管理面臨的最主要問題,對此他提出了加強戰(zhàn)略管理思維、規(guī)范編制程序、強化信息建設(shè)等策略[6]。牛莉瑩對企業(yè)加強全面預(yù)算管理的路徑進(jìn)行深入分析,他認(rèn)為企業(yè)應(yīng)該將預(yù)算管理融入戰(zhàn)略管理念,將全面預(yù)算管理與ERP有機(jī)結(jié)合,建立高效的全面預(yù)算管理系統(tǒng)[7]。張素容等人全面預(yù)算管理是企業(yè)的一種重要管理手段,施行全面預(yù)算管理的主要驅(qū)動因素是企業(yè)管理內(nèi)容拓展、風(fēng)險管理需求、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用,進(jìn)行全面預(yù)算管理有效提升了管理效率[8]。
現(xiàn)有關(guān)于云會計和全面預(yù)算管理的研究多集中與探究云會計和全面預(yù)算管理面臨的問題以及實現(xiàn)路徑,沒有認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代下,應(yīng)該將云會計與全面預(yù)算管理深度融合,構(gòu)建全面預(yù)算管理系統(tǒng),以提升企業(yè)數(shù)據(jù)處理和決策的效率。本文基于云會計和全面預(yù)算管理理論,構(gòu)建新型全面預(yù)算管理框架,集成會計核算系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、企業(yè)決策系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)和會計信息化應(yīng)用五大系統(tǒng),形成基于云會計的全面預(yù)算管理系統(tǒng),在理論和實踐方面具有一定的創(chuàng)新性,能夠為后續(xù)研究和應(yīng)用提供理論基礎(chǔ)和框架,有利于我國全面預(yù)算管理的發(fā)展。
云會計是信息化社會的產(chǎn)物之一,其重點應(yīng)對企業(yè)的管理會計和財務(wù)決策,將企業(yè)的信息化建設(shè)等項目進(jìn)行外包,企業(yè)重心聚焦與日常經(jīng)營活動,主要包含了會計核算系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、企業(yè)決策系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)和會計信息化應(yīng)用五大系統(tǒng)[9],如圖1所示。
圖1 云會計的基本概念
如圖1所示,云會計的服務(wù)模式主要包含云服務(wù)提供商和企業(yè)用戶。云服務(wù)提供商的主要行為是對計算機(jī)硬件和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期的維護(hù)和升級,以保障云會計的服務(wù)能夠正常高效運行,簡言之就是提供云服務(wù)技術(shù)并且滿足用戶的相關(guān)需求[10]。用戶主要是指云會計技術(shù)的使用者,主要是指企業(yè),企業(yè)用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)獲取對應(yīng)的會計信息,并且將企業(yè)相關(guān)的會計信息儲存在云端,此外還可以通過相應(yīng)的云會計模塊獲取數(shù)據(jù)分析報告和結(jié)論,輔助決策。云會計的核心是會計核算系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、企業(yè)決策系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)和會計信息化應(yīng)用五大系統(tǒng),企業(yè)管理者能利用云會計各系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)信息和會計信息的整理、融合、挖掘與分析,整合財務(wù)數(shù)據(jù)與非財務(wù)數(shù)據(jù),提高企業(yè)財務(wù)決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性[11]。
1.全面預(yù)算管理的基礎(chǔ)理論
全面預(yù)算管理是管理會計的發(fā)展中出現(xiàn)的一種更加科學(xué)全面的管理理論,它的產(chǎn)生和發(fā)展離不開委托代理理論和激勵理論等管理理論的鋪墊?,F(xiàn)代企業(yè)的顯著特征就是所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)相分離,委托代理理論就是伴隨著這種特性而出現(xiàn)的,全面預(yù)算管理中需要運用委托代理理論劃清管理層和股東的關(guān)系,并規(guī)范他們的行為,從而使全面預(yù)算管理更有秩序和效率[12]。激勵是員工動力和積極性的源泉,全面預(yù)算管理需要充分使用激勵理論,調(diào)動員工的積極性,引導(dǎo)員工將個人利益和公司利益結(jié)合,最大程度地實現(xiàn)個人和公司利益最大化。
2.全面預(yù)算管理的基本職能
全面預(yù)算管理是以服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略為最終目標(biāo),綜合運用企業(yè)的各種資源,優(yōu)化企業(yè)資源管理,將預(yù)算管理貫穿企業(yè)各環(huán)節(jié)的現(xiàn)代管理系統(tǒng)。全面預(yù)算管理是一個科學(xué)的系統(tǒng)工程,主要包含了預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、調(diào)整、分析、反饋、審計和考評等幾個環(huán)節(jié)[13]。
3.全面預(yù)算管理的核心內(nèi)容
全面預(yù)算管理的核心內(nèi)容主要體現(xiàn)在“全面”上。首先是全方位。全面預(yù)算管理包含企業(yè)的主營業(yè)務(wù)和非主營業(yè)務(wù)等一切經(jīng)濟(jì)經(jīng)營活動,只有全方位的預(yù)算,才能保證預(yù)算的科學(xué)制定。其次是全過程。全面預(yù)算管理要企業(yè)的整個經(jīng)濟(jì)經(jīng)營活動的監(jiān)督和檢查,保證各環(huán)節(jié)有效進(jìn)行,風(fēng)險防控到位。最后是全員參與。全面預(yù)算管理將普通員工和管理層全部納入預(yù)算管理中,將全面預(yù)算管理目標(biāo)與每個人的績效相結(jié)合[14]。
1.提升全面預(yù)算管理編制水平
傳統(tǒng)的預(yù)算計劃編制是信息自下而上匯總,編制而成的,大大降低了預(yù)算編制的速度和水平。云會計與全面預(yù)算管理相結(jié)合,云會計能夠有效促進(jìn)全面預(yù)算管理編制水平的提升。通過云會計,整個公司的所有信息都能實時匯總到數(shù)據(jù)庫中,需要用時,通過對應(yīng)模塊就能夠調(diào)出對應(yīng)信息,節(jié)約了信息收集的時間,也避免了信息的錯誤使用。同時,通過云會計的會計核算系統(tǒng),能夠自動生成預(yù)算編制報告。尤其是針對集團(tuán)公司,云會計能夠匯總各子公司的數(shù)據(jù),簡化流程,全面提升集團(tuán)的預(yù)算編制水平。
2.優(yōu)化全面預(yù)算管理流程
傳統(tǒng)會計往往缺乏整體規(guī)劃,各環(huán)節(jié)、流程之間需要通過人工進(jìn)行溝通,從而讓企業(yè)的預(yù)算編制效率較低。云會計能夠幫助企業(yè)建立統(tǒng)一的技術(shù)中心數(shù)據(jù)庫,通過管理信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理,將信息和流程都錄入到管理信息系統(tǒng)之中,建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程體系模型,從而對原有的全面預(yù)算管理流程進(jìn)行優(yōu)化,減少不必要的人工溝通與協(xié)調(diào)環(huán)節(jié),并且通過管理信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)中心進(jìn)行實時更新,對預(yù)算編制信息進(jìn)行及時溝通與改進(jìn),對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差和資源分配不合理現(xiàn)象進(jìn)行及時糾正,從而提升全面預(yù)算管理的效率。
3.降低全面預(yù)算管理成本
結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù),云會計使全面預(yù)算管理通過對企業(yè)資源的合理配置,使企業(yè)成本得到有效控制。首先,在傳統(tǒng)的預(yù)算管理環(huán)境下,企業(yè)進(jìn)行全面的預(yù)算管理之前需要組織大量的人力,花費巨額成本對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況進(jìn)行調(diào)查,而在云會計環(huán)境下,不需要專門對企業(yè)進(jìn)行調(diào)研,可以實時獲取相關(guān)數(shù)據(jù)[15]。其次,云會計改變了傳統(tǒng)使用Office軟件進(jìn)行編制的現(xiàn)狀,能節(jié)約大量人力成本。最后,使用云會計進(jìn)行全面預(yù)算管理,不需要企業(yè)專門投入設(shè)備、技術(shù)和資金,只需要企業(yè)購買云服務(wù)提供商的各項系統(tǒng)服務(wù),大大降低了企業(yè)的日常維護(hù)成本。
云會計平臺需要綜合數(shù)據(jù)內(nèi)容、硬件設(shè)備、軟件分析等功能,本文根據(jù)云會計在實際應(yīng)用中的經(jīng)驗,將云會計與傳統(tǒng)預(yù)算管理相結(jié)合,構(gòu)建基本框架,主要包含軟件層(SaaS)、平臺層(PssS)、數(shù)據(jù)層(DaaS)、基礎(chǔ)設(shè)施層(IaaS)和硬件虛擬化層(HaaS)。具體而言:軟件層是基于云會計與全面預(yù)算管理結(jié)合而設(shè)計的相關(guān)軟件系統(tǒng),如會計核算系統(tǒng)、會計信息化運用系統(tǒng)等。平臺層提供全面預(yù)算應(yīng)用程序管理服務(wù),具有軟件的開發(fā)、運行和經(jīng)營三大功能。數(shù)據(jù)層具備了數(shù)據(jù)庫等特性,能夠收集、存儲企業(yè)的會計信息,并根據(jù)權(quán)限在不同部門之間實現(xiàn)流動?;A(chǔ)設(shè)施層是全面預(yù)算管理框架需要的各類基礎(chǔ)設(shè)施,如場館、數(shù)據(jù)中心等。硬件虛擬化層通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行云計算處理,獲得規(guī)范化的數(shù)據(jù)類型,并將存儲的各類型數(shù)據(jù)實時傳遞到數(shù)據(jù)中心。
基于大數(shù)據(jù)云會計構(gòu)建的全面預(yù)算管理系統(tǒng)主要包含全面預(yù)算云應(yīng)用系統(tǒng)、全面預(yù)算管理流程系統(tǒng)和全面預(yù)算云系統(tǒng)。核心是全面預(yù)算云應(yīng)用系統(tǒng)軟件層的預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算評價。
首先是預(yù)算編制。企業(yè)需要根據(jù)市場的發(fā)展情況和企業(yè)自身長期發(fā)展戰(zhàn)略,制定切合企業(yè)自身發(fā)展的預(yù)算目標(biāo),并基于此目標(biāo)制定具體的方針政策,更好地幫助企業(yè)發(fā)展壯大。預(yù)算編制過程中,企業(yè)可以根據(jù)云會計全面預(yù)算管理系統(tǒng),用信息手段對預(yù)算中的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行分配調(diào)整,利用云會計進(jìn)行篩選和重組,使整個組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化[16]。此外,云會計全面預(yù)算管理系統(tǒng)能夠根據(jù)企業(yè)的需求進(jìn)行差異化處理,編制更加靈活的預(yù)算報表。
其次是預(yù)算執(zhí)行。執(zhí)行環(huán)節(jié)是云會計全面預(yù)算管理系統(tǒng)中實施具體預(yù)算計劃的關(guān)鍵環(huán)節(jié),主要是通過預(yù)算審批、預(yù)算控制與分析、預(yù)算調(diào)整三個環(huán)節(jié)對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督控制。云會計規(guī)范了預(yù)算審批的具體流程,讓整個預(yù)算審批都處于公開透明的狀態(tài)下,以確保審批正常高效進(jìn)行。預(yù)算控制與分析決定整個預(yù)算執(zhí)行的成效,云會計可以對整個預(yù)算的程序進(jìn)行控制,通過大數(shù)據(jù)技術(shù),云會計可以對每個環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況進(jìn)行動態(tài)反饋,將出現(xiàn)的問題隨時反饋至管理層,以便進(jìn)行調(diào)整。
最后是預(yù)算評價。云會計下的全面預(yù)算管理系統(tǒng)可以建立預(yù)算評價模塊。目前多數(shù)企業(yè)采用的是平衡計分卡方法,能對員工及企業(yè)本身預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行評價,使整個評價過程全面規(guī)范。
全面預(yù)算云系統(tǒng)是全面預(yù)算管理的主要輔助系統(tǒng),此系統(tǒng)主要是儲存企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)營數(shù)據(jù),包括兩個子系統(tǒng),分別是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和企業(yè)外部市場環(huán)境數(shù)據(jù)系統(tǒng)。內(nèi)部經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要是存儲企業(yè)的歷史預(yù)算數(shù)據(jù),實時收集企業(yè)的財務(wù)、銷售以及生產(chǎn)等活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。外部市場環(huán)境數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要是實時收集同行業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和關(guān)聯(lián)行業(yè)數(shù)據(jù),并且對國家宏觀數(shù)據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計。存儲的數(shù)據(jù)通過多維數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)處理技術(shù),進(jìn)行分類,設(shè)置為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。
全面預(yù)算管理流程系統(tǒng)是全面預(yù)算管理的主要程序系統(tǒng)。年初企業(yè)經(jīng)常結(jié)合國家政策環(huán)境和行業(yè)市場定制本年度或者未來幾年的戰(zhàn)略計劃,基于此戰(zhàn)略計劃,企業(yè)利用云會計全面預(yù)算管理系統(tǒng)及時編制對應(yīng)的預(yù)算,主要包括預(yù)算目標(biāo)制定、預(yù)算流程實施和預(yù)算下達(dá)。預(yù)算下達(dá)之后,企業(yè)要按照既定的預(yù)算計劃執(zhí)行,全面預(yù)算云應(yīng)用系數(shù)能夠?qū)︻A(yù)算編制進(jìn)行審批,對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行實時控制和分析。最后使用預(yù)算評價模塊對年初預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行評價,并建立對應(yīng)的考核與獎懲制度。
傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)在預(yù)算編制上需要耗費大量的人力和物力資本,而利用基于大數(shù)據(jù)云會計的全面預(yù)算管理系統(tǒng)能夠簡化非必要環(huán)節(jié),避免過多的人力物力資源的浪費。因此,企業(yè)應(yīng)充分使用云會計來完善全面預(yù)算管理系統(tǒng),對歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)和國家政策進(jìn)行存儲和分析,為預(yù)算編制提供支撐[17]。例如,在編制經(jīng)營預(yù)算中的采購預(yù)算時,可以使用大數(shù)據(jù)云會計獲取全國各地原材料采購商的信息數(shù)據(jù),以判定最優(yōu)的采購商,并且為下級部門采購預(yù)算做出合理預(yù)判,便于整個公司編制精準(zhǔn)的預(yù)算,降低了數(shù)據(jù)錯誤的可能性,避免了層層上報數(shù)據(jù)編制預(yù)算的流程,讓整個預(yù)算審批都處于公開透明的狀態(tài)下,以確保審批正常高效進(jìn)行,大大縮短了全面預(yù)算編制的時間周期,也提高了全面預(yù)算編制的質(zhì)量和效果。
基于大數(shù)據(jù)云會計的全面預(yù)算管理系統(tǒng)能收集企業(yè)從預(yù)算編制到預(yù)算執(zhí)行的全過程數(shù)據(jù),以實現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行的控制與管理,對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行精確管控是全面預(yù)算管理系統(tǒng)的核心環(huán)節(jié)。為此,企業(yè)必須要重視對預(yù)算執(zhí)行的管控工作。首先,要完善預(yù)算的審批過程。預(yù)算編制完成之后,須將預(yù)算報表報各部門管理者和公司負(fù)責(zé)人審批,結(jié)合部門具體情況進(jìn)行調(diào)整。本著“保重點、壓一般”的要求,實事求是、精打細(xì)算、合理安排資金,切實做到有保有壓,自覺維護(hù)預(yù)算編制的嚴(yán)肅性。對年度預(yù)算執(zhí)行中的新增支出不予追加,確需在當(dāng)年支出的,應(yīng)通過調(diào)整內(nèi)部支出結(jié)構(gòu)自行消化[18]。其次,把控預(yù)算執(zhí)行的全過程。通過大數(shù)據(jù)云會計全面預(yù)算管理系統(tǒng)對采購、生產(chǎn)、銷售以及售后等各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的人力以及物力成本進(jìn)行實時統(tǒng)計,并利用多維數(shù)據(jù)分析技術(shù)對下期成本情況進(jìn)行預(yù)測。最后,根據(jù)實際執(zhí)行中出現(xiàn)的具體情況,對生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行調(diào)整或者對預(yù)算情況進(jìn)行優(yōu)化,最大程度的使預(yù)算與實際情況相匹配。
預(yù)算評價是整個全面預(yù)算管理的最終環(huán)節(jié),也是檢驗全面預(yù)算管理執(zhí)行情況的必需步驟。基于大數(shù)據(jù)云會計的全面預(yù)算管理系統(tǒng)包含了考核體系和獎懲制度兩大內(nèi)容。目前,多數(shù)企業(yè)都建立了考核與獎懲體系,但是其評價多為事后評價,忽視了對中間環(huán)節(jié)的評價與反饋[19]。而預(yù)算評價的核心就是要明確目標(biāo),通過對部門績效目標(biāo)的綜合考評,合理配置資源,優(yōu)化支出結(jié)構(gòu),規(guī)范預(yù)算資金分配,提高資金使用效益和效率[19]。因此,企業(yè)可參考現(xiàn)有的平衡計分卡方法建立預(yù)算評價體系,并且利用大數(shù)據(jù)云會計的全面預(yù)算管理系統(tǒng)對員工執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督與控制,及時度量預(yù)算編制是否準(zhǔn)確、資金使用是否合理、預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整情況是否合理有效,通過此方法將預(yù)算評價由責(zé)任部門的結(jié)果評價擴(kuò)展到全面預(yù)算管理系統(tǒng)中的預(yù)算目標(biāo)、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行等全過程評價,對過程中執(zhí)行不到位的及時進(jìn)行調(diào)整,使全面預(yù)算管理系統(tǒng)的效率進(jìn)一步提升。