醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題及對策研究

隋萌

摘 要：針對干部人事檔案管理具有真實性、動態(tài)性、現(xiàn)實性及保密性的特點進行簡單闡述，認為其能夠真實、動態(tài)地反映醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀，具有較高的應用價值。根據(jù)干部人事檔案管理的內(nèi)容與要求，分析檔案管理的價值，探究現(xiàn)存的問題，并且提出與之相關的發(fā)展建議。醫(yī)院需要提升干部人事檔案管理的重視程度，合理配置資源，優(yōu)化應用人才，構建良好的醫(yī)院人力資源管理體系，深化醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革，進一步促進醫(yī)院的轉型與發(fā)展。

關鍵詞：干部人事檔案管理;醫(yī)院;人力資源

干部人事檔案涉及廣大醫(yī)務人員、行政人員的具體工作能力、績效水平等，信息內(nèi)容豐富。尤其是對于醫(yī)院，關聯(lián)的醫(yī)療、教育信息數(shù)據(jù)較多，內(nèi)容豐富，參考與研究價值較高。醫(yī)療體制改革環(huán)境下，人才選擇、聘用均需要密切關聯(lián)檔案信息。隨著現(xiàn)代醫(yī)療改革及醫(yī)院建設發(fā)展，對醫(yī)院干部人事檔案管理工作的方式提出了更高要求。但是，縱觀當前干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，依然存在檔案資料應用不足、資料之間關聯(lián)不足、管理形式不當?shù)葐栴}，直接限制著檔案管理的作用。同時，對醫(yī)院人力資源管理的質(zhì)量及醫(yī)院發(fā)展也會產(chǎn)生阻礙影響。新時期需要強化干部人事檔案管理的重視程度，強化檔案管理意識。結合醫(yī)院人力資源管理的要求與時代特點，創(chuàng)新檔案整理、應用形式，基于醫(yī)院管理現(xiàn)狀及規(guī)劃管控，促進現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展。文章將結合醫(yī)院干部人事檔案管理中普遍存在的問題進行討論，提出相關思考與建議，希望能夠對檔案管理工作帶來參考作用。

一、干部人事檔案管理的特點

1.真實性

醫(yī)院干部人事檔案主要是由人事部門管理，包含人才任用信息、變化信息等，而信息的真實性是檔案管理的核心生命力，能夠真實、客觀且詳細記錄干部工作的能力、個人經(jīng)歷及職業(yè)素養(yǎng)等。若出現(xiàn)信息不實或者不全面的情況，則會對關聯(lián)工作開展的效果產(chǎn)生不良影響。在干部人事檔案管理的過程中，需要保證各類信息資料的真實性、有效性，堅持實事求是的工作態(tài)度。

2.動態(tài)性

醫(yī)院干部人事檔案的動態(tài)性特征，突出表現(xiàn)在兩方面。第一，內(nèi)容方面，需要根據(jù)干部工作經(jīng)歷、個人成長及發(fā)展情況等，持續(xù)補充、更新。比如，在醫(yī)護人員職稱晉升、學歷提升或者崗位提拔后，則需要將其關聯(lián)信息快速更新。第二，管理主體層面，需要根據(jù)人才流動情況及時更新。醫(yī)院可能會隨時發(fā)生人事變動或者職工流動的情況，應確保信息內(nèi)容與實際情況一致。

3.現(xiàn)實性

現(xiàn)實性特征具體表現(xiàn)為，可對現(xiàn)實工作服務。人力資源管理部門需要立足醫(yī)院發(fā)展實際，根據(jù)當前人才管理的現(xiàn)狀，合理選聘、考察及管理職工，充分應用人事檔案資料。根據(jù)人事檔案情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)，合理配置各崗位職工數(shù)量，為醫(yī)院人才的聘用、優(yōu)秀職工的選拔均能夠產(chǎn)生重要的現(xiàn)實意義。

4.保密性

醫(yī)院干部人事檔案管理的內(nèi)容中，包含干部工作經(jīng)歷、薪資待遇、家庭成員及身體情況等等，涉及干部個人隱私，故而檔案管理具有保密性特征。在實際的干部人事檔案管理過程中，需要注重資料的安全管理，確保信息數(shù)據(jù)安全。

二、醫(yī)院干部人事檔案管理的價值分析

1.醫(yī)院人才選擇的重要依據(jù)

《干部人事檔案工作條例》中提出，干部人事檔案是教育、選用、監(jiān)督干部的基礎內(nèi)容。醫(yī)院作為公益性服務機構，更需要強化干部人事檔案管理的重視程度，不但需要借此全面了解干部的專業(yè)能力、工作經(jīng)驗等，還需要借此掌握干部的思想素質(zhì)、政治素養(yǎng)及道德素養(yǎng)等，是醫(yī)院合理聘用人才、管理人才的基礎依據(jù)，可直接關系到醫(yī)院的發(fā)展質(zhì)量。在具體的干部人事檔案管理過程中，需要確保各項數(shù)據(jù)、信息的準確性。

2.優(yōu)化人力資源配置

醫(yī)院干部人事檔案管理主要是通過數(shù)據(jù)分析、整理的方式，幫助醫(yī)院管理人員更加明晰人力資源管理現(xiàn)狀，也能夠為人力資源管理工作提供必要的數(shù)據(jù)、信息支持。以檔案數(shù)據(jù)分析形式，快速評估各個崗位職工人數(shù)、能力的合理性，借此優(yōu)化調(diào)整崗位配置，進而更好發(fā)揮人盡其才的作用。干部人事檔案管理是優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置的有效路徑，確保醫(yī)院人才招聘、崗位應用更加合理，具有針對性、實效性特征。

3.提高人事監(jiān)督質(zhì)量

醫(yī)院干部人事檔案全面記錄了醫(yī)務人員的職業(yè)素養(yǎng)、崗位能力及出勤情況等。通過人事檔案信息檢索方式，可綜合、客觀且真實呈現(xiàn)干部培養(yǎng)、任免、獎懲以及考察的情況等，這些內(nèi)容均與檔案管控的具體細則、制度一致。干部人事檔案的科學管控，也是提升醫(yī)院人事監(jiān)督質(zhì)量的有效方法，預防不良問題的發(fā)生，保證干部工作的有效性與廉潔性。

三、干部人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理意識淡薄

當前很多醫(yī)院比較重視醫(yī)療管理工作，對干部人事檔案管理的價值認知不足。一些醫(yī)院認為干部人事檔案管理僅僅是單純的資料收集、存檔等，實際應用、信息反饋的價值未得到彰顯。醫(yī)院干部人事檔案管理信息收集不及時，內(nèi)容單一，雖然包含了個人職稱、薪資及黨員資料等內(nèi)容，但是能夠反映干部專業(yè)能力、管理水平及個人績效等內(nèi)容卻相對較少。部分檔案記錄了干部晉升的歷史材料，但是現(xiàn)實材料卻相對較少。同時，部分干部人事檔案存在格式書寫不夠規(guī)整、目錄書寫不夠準確等問題，且多為了應付上級檢查，上述問題均會嚴重影響人事檔案管理的質(zhì)量。

2.檔案管理程序不嚴

醫(yī)院干部人事檔案涉及內(nèi)容較多，收集范圍較廣，且材料比較零散，對實際的檔案管理工作提出了更高要求。但是，當前醫(yī)院干部人事檔案管理多具有檔案收集、整理及管理程序不夠嚴格的問題。很多醫(yī)院干部人事檔案材料由不同的部門負責生成，檔案材料獲取路徑比較分散，加之部門之間缺乏溝通，易發(fā)生各類檔案信息收集不及時、材料不完整等問題。醫(yī)院中干部人事調(diào)動、人員轉出的情況時常發(fā)生，如果人事檔案未得到及時同步管理，則會出現(xiàn)“人檔分離”的問題。

3.專業(yè)人才數(shù)量不足

縱觀當前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，多具有專業(yè)檔案管理人員數(shù)量較少的情況。很多醫(yī)院由于對干部人事檔案管理的重視程度不足，未配置專門的檔案管理人才。實際的檔案管理工作由其他部門人員兼職，或者將其他部門人員臨時借調(diào)到檔案室等，導致檔案管理的工作質(zhì)量受到影響。很多臨時管理人員或者其他部門人員的檔案管理專業(yè)知識不足，或者缺乏分析具體工作的能力，難以切實發(fā)揮檔案信息科學支持的作用。同時，受到醫(yī)院內(nèi)部缺乏定期人才培養(yǎng)制度的影響，致使醫(yī)院干部檔案管理人員出現(xiàn)知識斷層問題。

4.管理模式有待革新

當前，醫(yī)院干部人事檔案管理依然應用“你送我裝、你借我調(diào)”的傳統(tǒng)管理方式，即由相關職能部門在一定時間內(nèi)將干部個人材料送往人事檔案室儲存，且材料多為文字資料。雖然搜集了大量的檔案信息，但是信息分析與開發(fā)較少。人事檔案管理人員在檔案應用期間，多以人工檢索方式開展，所需要消耗的時間較長，工作效率與質(zhì)量較低。同時，檔案信息檢索的內(nèi)容多為干部的職稱、薪資及簡歷等簡單內(nèi)容，在信息挖掘、數(shù)據(jù)分析與人事決策等方面未發(fā)揮科學參考作用，被動提供管理檔案信息影響著檔案資料的應用價值。

信息化時代背景下，醫(yī)院干部人事檔案管理也需要創(chuàng)新模式，將信息化管理技術融入其中，降低人工操作中出錯的發(fā)生率，也是提升檔案管理工作效率與質(zhì)量的有效方法。

四、干部人事檔案管理的對策分析

1.強化檔案管理意識，完善檔案管理內(nèi)容

為了推進醫(yī)院管理的科學化進程，國家相關部門頒布了《檔案法》，在醫(yī)院干部人事檔案管理的過程中，需要強化管理的重視程度，根據(jù)當前醫(yī)院管理的內(nèi)容、要求及現(xiàn)狀等，逐步完善干部人事檔案管理制度，明確檔案收集的方法、具體內(nèi)容，使干部人事檔案趨向于規(guī)范化、程序化管理模式。

醫(yī)院領導相關管理人員需要明確認識到干部人事檔案管理的必要性，嚴格按照《檔案法》中相關條例開展歸檔、調(diào)檔、轉檔等工作，給予檔案管理工作宏觀指導，確保檔案信息收集、歸檔、儲存及應用等工作的有序開展。認真鑒別檔案資料的真實性、信息的準確性等，確保干部人事檔案信息中學歷水平、資格考試等信息的真實性，且將干部個人的工作情況、工作能力、重要活動參與情況及表現(xiàn)等納入檔案資料中，歸檔材料必須科學分類、準確編號且整齊裝訂，為人力資源管理工作的科學開展及醫(yī)院決策的制定奠定良好基礎。在此基礎上，還需要強化《檔案法》的宣傳力度，提升醫(yī)院中每一位職工的檔案管理意識，使其更加主動配合檔案收集、應用工作，促進干部人事檔案管理工作的全面、持續(xù)化開展。

2.嚴格管理程序，建立長效機制

干部人事檔案管理，需要基于實際需求打造長效管控機制，將管理流程、規(guī)范與具體工作細節(jié)融合，確保各個環(huán)節(jié)的有序開展，促進檔案管理工作的制度化、科學化及規(guī)范化發(fā)展?，F(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展中，需要修訂完善相關管理配套制度，規(guī)范檔案收集、借閱等流程，并明確人事檔案的“建、管、用”程序。

“建”主要表現(xiàn)在檔案管理流程的構建方面，需要強化檔案信息管理的重視程度，對檔案資料的真實性、全面性進行管理，制定相關檔案建立的流程，確保資料的及時收集與信息內(nèi)容準確;“管”主要表現(xiàn)在檔案保管工作方面，需要加強干部人事檔案的日常化管理，專業(yè)化審查。在發(fā)生干部人事關系變動的情況下，需要做到“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”;在“用”方面，主要是根據(jù)檔案管理的內(nèi)容與要求，嚴格規(guī)范檔案應用的管理制度，健全檔案檢索、應用的管控制度。比如，在需要查看檔案的情況下，需要先填寫申請表，按照規(guī)定流程審批。通常情況下，檔案不可外借。若必須要外借，則需要嚴格按照相關審批程序開展，由相關管理人員、主管領導批準等，且需要在限期內(nèi)歸還。嚴格遵循保密規(guī)定，避免圈劃、涂改、替換檔案資料，嚴禁擅自公開或者泄露檔案信息內(nèi)容等。

3.培養(yǎng)專業(yè)人才，構建優(yōu)秀團隊

干部人事檔案管理工作中，專業(yè)檔案管理人員的能力、人才數(shù)量等，均會直接影響整體工作質(zhì)量。新醫(yī)療改革環(huán)境下，需要強化專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)的重視程度。作為干部人事檔案管理人員，不但需要掌握專業(yè)的理論知識，還需要保持良好的服務態(tài)度，注重自身綜合素養(yǎng)的提升。

醫(yī)院主要可以通過兩方面開展人才管理工作，一是外部人才引入，以擇優(yōu)招聘形式，將更多專業(yè)能力較強、具備現(xiàn)代化管理理念及計算機操作技術的人才引入醫(yī)院檔案管理工作中，促進現(xiàn)代醫(yī)院干部人事檔案的信息化、智能化管理。二是內(nèi)部人才培養(yǎng)方面，可以定期開展專業(yè)知識、技能及法律知識的培訓活動。比如，結合具體的干部人事檔案管理內(nèi)容，介紹檔案管理的計算機操作知識、電子文化管理知識。結合具體的檔案管理要求，講解相關的法律制度，相關的政治性、保密性及原則性要求等。加強專業(yè)檔案人才培養(yǎng)的重視程度，堅持與時俱進。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的不同階段，應用多樣化的方式培養(yǎng)人才，培養(yǎng)一批思想素質(zhì)高、業(yè)務能力強的檔案管理人才團隊，更好彰顯檔案管理作用，為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好基礎。

4.應用信息技術，構建信息平臺

信息化干部人事檔案管理平臺的構建，能夠促進檔案管理工作的自動化、數(shù)字化及高效化發(fā)展，整合應用現(xiàn)代科學技術?，F(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展中，需要強化信息技術應用的重視程度，改善單一人工檔案管理模式。

比如，可以應用掃描儀將檔案數(shù)據(jù)快速錄入計算機中，以系統(tǒng)自動檢測方式，分析與整理數(shù)據(jù)等。應細致檢查檔案內(nèi)容，確保其信息數(shù)據(jù)準確的基礎上，還可以直接通過圖像自動檢測技術將其轉變?yōu)閳D像，更加直觀、形象。相關工作人員可以對其質(zhì)量進行檢查，并進行裝訂處理。合理使用數(shù)字化技術可將諸多文字及紙質(zhì)信息化為數(shù)字資源，并通過光盤等儲存。在應用數(shù)據(jù)信息期間，可以通過輸入關鍵詞的方式，快速獲取相關信息，提升工作效率，也能夠預防檔案信息丟失等問題的發(fā)生，確保檔案信息的完整性。

五、結語

干部人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，需要強化重視程度，確保檔案資料的真實性、完整性。醫(yī)院發(fā)展中，需要結合實際情況完善檔案管理制度、創(chuàng)新管理方法，確保醫(yī)院人才招聘、崗位配置更加合理，逐步提升檔案資料管理質(zhì)量，彰顯檔案管理作用，為醫(yī)院的持續(xù)化、科學化發(fā)展奠定良好基礎。

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