水利科技檔案頁碼編制探討

詹小米,李麗萍,鄭丹陽,黃譽艷

(廣東省水利水電科研究院，廣州 510635)

水利科技檔案是應當歸檔保存的水利科技文件材料，是在自然科學研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中按照一定的程序和要求直接形成的文字、圖表等不同形式與載體的歷史記錄，具有專業(yè)性強、種類和類型的多樣性、成套性、現(xiàn)實使用性等特點，是對水利工程建設(shè)管理科技成果的真實記錄。特別是企事業(yè)單位的檔案，在單位各項資質(zhì)延續(xù)申請、質(zhì)量體系的評審、工程招投標、科研生產(chǎn)項目參考、職稱申報、固定資產(chǎn)備案等發(fā)揮重要作用。隨著水利科技事業(yè)的發(fā)展進步，水利科技檔案管理對未來繼續(xù)進行水利工程研究與建設(shè)管理具有重要參考意義，而頁碼是水利科技檔案材料每一頁面標明次序的號碼，不僅用于統(tǒng)計檔案材料的頁數(shù)，以便于檢索，還可以防止文件的某一部分遺失。

1 水利科技檔案頁碼編制的意義

頁碼編制是水利科技檔案整理的一項基本工作。也是檔案工作人員的基本功，也是檔案整理的基本要求。

頁碼編制是為檔案材料編制頁號。其意義不僅在于固定文件、明確檔案材料的數(shù)量、位置和次序，更有利于檔案工作人員對檔案完整情況的統(tǒng)計。在確定歸檔材料的總頁數(shù)的同時又確定了檔案材料的先后次序。再者可以保護文件，文件頁面頁碼的存在，可預防檔案利用過程中不慎造成的頁面丟失，在未來查找利用時，可及時發(fā)現(xiàn)拆頁、掉頁、缺頁的情況，方便檔案工作人員掌握檔案的完整情況，確保檔案的安全，提高查閱、檢索速度。

2 水利科技檔案頁碼編制原則

2.1 依法原則

頁碼編制的方式、方法、工具、位置字符等要求應遵循現(xiàn)行檔案業(yè)務規(guī)范，應做到有章可循，依據(jù)標準規(guī)范，確切地保持檔案的基本屬性，即原始記錄性。

2.2 不干預原則

不干預原則是指在不影響原有水利科技檔案頁碼作用的基礎(chǔ)上，如果水利科技檔案原有頁碼，應保護檔案原始記錄、保護檔案原件，不需重新編寫頁碼。

2.3 穩(wěn)定性原則

在水利科技檔案頁碼編制中，除了遵循標準規(guī)范外，應科學地、合理地保持統(tǒng)一性和穩(wěn)定性，書寫或打印頁碼更方便，而且效率會更高。不能因個人習慣、時間變化等因素隨意更改，在新的檔案標準規(guī)范實施前，應保持頁碼編制方法的穩(wěn)定性和統(tǒng)一性。

3 卷內(nèi)水利科技文件頁碼編寫要求

3.1 規(guī)范頁碼編寫位置

根據(jù)國家標準，《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822—2008)6.1條款卷內(nèi)科技文件頁號編寫中，6.1.1條款案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為1頁[1]。6.1.2條款已有頁號的文件可不再重新編寫頁號[1]。6.1.3條款卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號[1]，并未明確指定編頁的具體位置。而在2016年6月1日實施的文書檔案保存的《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22—2015)6.3條款中則提到了編頁的位置。筆者認為，文書檔案跟科技檔案雖有區(qū)別，但頁碼編制是一樣的，且科技檔案沒有具體規(guī)定案卷頁號的編寫位置，也許正好是給了檔案工作人員一點“自由度”，可以根據(jù)文件編號處的批注、頁邊距等實際情況決定。

3.2 判斷頁碼有效頁

2008年的國家標準《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822—2008)提出案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為1頁。

根據(jù)日常檔案工作實際經(jīng)驗和檔案標準規(guī)范，判斷“有效頁”的方法有以下幾點：

① 待編頁面應有數(shù)字、圖表、文字等內(nèi)容；

② 待編頁碼的頁面內(nèi)容與本卷內(nèi)容相關(guān)；

③ 封面、扉頁、目錄頁、封底均不編寫頁號；

④ 為便于查找文件在文件章節(jié)中間插入的彩色隔頁應為無效頁，不應編制頁碼。

在編制頁碼過程中，可能還會遇到空白頁的情況，空白頁是指頁面無文字或圖表等相關(guān)內(nèi)容，但已經(jīng)編制頁碼，或者雖然沒有明確標注頁碼，但事實上已經(jīng)計入頁碼的[2]，處理方法是明確編制頁碼，在此頁面上加蓋“此頁空白”印章。

4 水利科技檔案頁碼編寫工具

在傳統(tǒng)頁碼編寫作法中，一般用手寫編碼或當頁數(shù)很多時采用金屬自動打碼機進行頁碼編寫。手寫的編碼工具一般采用黑色中性筆或鋼筆。

4.1 黑色中性筆或鋼筆

從檔案的永久性考慮，檔案頁碼編制宜采用黑色中性筆或鋼筆等不易褪色的工具材料進行編制。特別是保存期限長，存放時限無限制的水利科技檔案[3]，不應選擇鉛筆、純藍墨水、普通圓珠筆等易褪色的字跡材料。

4.2 自動打碼機

當采用金屬自動打碼機進行編碼時，首先需要對金屬自動打碼機進行加墨、調(diào)節(jié)連數(shù)等相關(guān)操作。打碼機使用方便，應選印跡快干、清晰、耐水耐光質(zhì)量高的油墨，打印頁碼整齊美觀[4]，但因為是手工翻頁打碼，有時手動翻頁會發(fā)生有多翻頁(1次誤翻多頁)現(xiàn)象，出現(xiàn)打碼漏頁現(xiàn)象，所以要求檔案工作人員在打碼時一定要專心、細心、耐心，盡可能避免打漏頁碼。

5 水利科技檔案頁碼編制方法

水利科技檔案以件為單位編寫頁碼的文件，以有圖表、文字等有效內(nèi)容的頁面為一頁。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22—2015)6.3.3條款，文件材料已印制成冊，并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變[5]，即已有頁碼的檔案文件可不再重新編寫頁碼。

編寫原則主要有以下幾點：

① 逐頁采用阿拉伯數(shù)字累計編寫頁號；

② 凡有書寫內(nèi)容的頁面(包括文字、圖表)均應編寫頁號，自第1頁開始，按自然號編寫，每一頁連續(xù)編寫；

③ 統(tǒng)一原則，單面書寫的水利科技文件材料，頁碼標注在文件正面的右下角；雙面書寫的水利科技文件材料，正面頁碼標注在文件正面的右下角、背面頁碼標注在文件背面的左下角。

6 頁碼編制出錯的處理方式

水利科技檔案作為各單位在從事水利工作及相關(guān)活動中形成的應當保存的文件材料[6]，也是單位檔案資源的重要組成部分。檔案工作是一項平凡、枯燥又具有連續(xù)、持續(xù)性的工作，而頁碼編制更是一項基礎(chǔ)工作，因此，要求檔案人員具有負責、細心、耐心、專研的工作態(tài)度。

1) 漏編

如第100頁和101頁之間漏編了1頁，可以把100頁修改為100-1，把漏編的1頁編為100-2，但在備考表注明時應備注第100頁為2頁，并在寫備考表說明總頁數(shù)時增加1頁。

2) 重編

在用中性筆編寫頁碼時，往往出現(xiàn)編碼重復情況，即1頁編了2個頁碼，如100頁編碼2次，可以修改為100-1， 100-2，但在備考表注明時應備注第100頁為2頁，并在寫備考表說明總頁數(shù)時增加1頁。

3) 錯編

在用中性筆編寫頁碼時，往往有書寫跳頁情況，如第80頁后的頁碼應為第81頁，結(jié)果寫成82頁了，可以把80修改為80-81，但在備考表說明時應備注80-81頁為1頁，并在寫備考表說明總頁數(shù)時減1頁。

7 頁次與頁數(shù)的區(qū)別

在實際工作中，發(fā)現(xiàn)個別檔案人員分不清頁數(shù)和頁次[7-8]，在編制卷內(nèi)目錄和備考表時，混淆了頁次和頁數(shù)，筆者從概念、表示方法對頁次與頁數(shù)進行了區(qū)別分析。

7.1 概念不同

頁次：是指頁面總數(shù)的當前頁。頁次表示的是位于第幾頁，一共有多少頁。

頁數(shù)：指頁面總數(shù)，也指打印后的文件共多少頁，表示的是一共有多少頁，即每份歸檔文件的總頁數(shù)。

7.2 表示方法不同

頁次如10/60，表示是位于第10頁，一共有60頁。頁數(shù)100就表示一共有100頁。

8 卷與件整理的頁碼表示方法

按照國家標準《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822—2008)7.1條款，案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂[1]。裝訂方法不一樣，頁碼編寫方法也不同。每個案卷的序號和頁號是相對獨立，卷內(nèi)所有文件的頁號應是1個流水號，不同案卷之間不應連續(xù)編寫序號和頁號。以卷為單位裝訂的文件，在這一卷中[9]，頁碼的編寫方法是從第1份文件的首頁開始，一直流水號連續(xù)編到最后1份文件的末頁(不包括卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表)，并且不應該有空號或重號，在填寫卷內(nèi)目錄時，卷內(nèi)目錄參數(shù)中頁數(shù)就是“頁次”(如圖1所示)，即每份文件的首頁在整卷中的起始頁號。需要注意的是，卷內(nèi)目錄最后1份文件的“頁次”一項，必須首尾號均應標注[10]，即填寫最后1份文件的起始頁和末頁,如整卷共有68頁，最后1份文件的起始頁碼是26,該份文件的卷內(nèi)目錄的頁次就應該填寫26-68。以件為單位裝訂的文件材料，應在案卷內(nèi)統(tǒng)編件號，每件文件應分別編寫頁碼，1件文件1個流水號[11-12]，卷內(nèi)目錄中填寫頁號的一項應該是“頁數(shù)”(如圖2所示)，即這份文件的總頁數(shù)。

圖1 以卷為單位裝訂的卷內(nèi)目錄式樣

圖2 以件為單位裝訂的卷內(nèi)目錄式樣

9 結(jié)語

水利科技檔案工作是一項專業(yè)性強、涉及面廣的基礎(chǔ)性工作，具有原始記錄性、知識性等特點,是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。作為企事業(yè)單位的重要資料，在單位未來發(fā)展中具有重要意義，因此，在檔案整理過程編制頁碼時，應根據(jù)檔案標準規(guī)范編制，不同的檔案類型有不同的檔案標準，做到認真、細心編寫，避免出現(xiàn)漏號、重號、錯號等情況。