精細(xì)化管理在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用

劉丹妮

摘要：文書檔案記載醫(yī)院發(fā)展，是衡量醫(yī)院檔案管理水平關(guān)鍵性指標(biāo)，信息表時(shí)代背景下，促進(jìn)檔案各項(xiàng)事業(yè)良好發(fā)展，文書檔案在多個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮關(guān)鍵性作用。隨著醫(yī)療改革不斷深化，醫(yī)院內(nèi)部文書檔案信息不斷增加，對(duì)檔案管理提出新的要求，現(xiàn)下上述檔案管理模式、體制難以吻合現(xiàn)下時(shí)代發(fā)展需求，管理效率及質(zhì)量均難以保證。如何實(shí)現(xiàn)文書檔案精細(xì)化管理，精準(zhǔn)為應(yīng)用者提供信息，作為醫(yī)院文書檔案管理者需考量問題，同時(shí)也為文書檔案管理帶來新的機(jī)遇。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;精細(xì)化;管理策略

【中圖分類號(hào)】R197.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1673-9026（2022）09--02

精細(xì)化管理作為現(xiàn)下先進(jìn)的管理理念，普遍用于現(xiàn)代企業(yè)管理中，主要是指基于常規(guī)管理，依托標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、科學(xué)化等管理舉措，提高管理工作效率。隨著醫(yī)改不斷深入，以“精細(xì)化管理”為核心的管理發(fā)展理念，逐步被視為醫(yī)院邁向科學(xué)發(fā)展之路的新方向，也對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各科室管理質(zhì)量提出新的要求。受多重因素影響，醫(yī)院文書檔案管理過程中，仍存在部分困境難以解決，需對(duì)其進(jìn)行積極分析研究，提出精細(xì)化管理創(chuàng)新路徑，提高醫(yī)院文書檔案管理利用率，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院文書檔案精細(xì)化管理價(jià)值

新時(shí)期背景下，醫(yī)院處于不斷創(chuàng)新變革中，各方面充分應(yīng)用信息技術(shù)，以此提高工作效率及質(zhì)量。文書檔案作為醫(yī)院重要檔案內(nèi)容，需進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，提高其自身利用率，促進(jìn)職業(yè)院校良好發(fā)展。文書檔案實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理核心價(jià)值在于：第一，優(yōu)化資源配置。現(xiàn)下醫(yī)院文書檔案實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，以科學(xué)化、信息化舉措完成檔案管理工作，為醫(yī)院內(nèi)部各類資源配置提供強(qiáng)有力保證。第二，提高文書檔案管理效率。原有文書檔案管理主要依附人工，不同管理部門間形成信息壁壘，信息內(nèi)部缺乏規(guī)范化，影響檔案管理效率及質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)文書檔案精細(xì)化管理，充分借力信息化手段，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共享，對(duì)其檔案資源進(jìn)行篩選、分類及匯總，可提高文書檔案管理有效性。第三，增強(qiáng)文書檔案管理活力。經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展背景下，醫(yī)院處于動(dòng)態(tài)化變革中，文書檔案內(nèi)容持續(xù)性增加，隨時(shí)可產(chǎn)生新的信息，管理部門可進(jìn)一步借力網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)精細(xì)化管理，保證信息有效性。

二、精細(xì)化管理在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用問題分析

新時(shí)期背景下，精細(xì)化管理理念逐步引入各領(lǐng)域中，醫(yī)院文書檔案管理也不例外，實(shí)現(xiàn)檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。受多方面因素影響，醫(yī)院文書檔案管理中難以凸顯精細(xì)化管理優(yōu)勢(shì)，影響文書檔案管理有效性，需積極明確其存在的問題，為后續(xù)制定應(yīng)用策略提供強(qiáng)有力的保證。

（1）文書檔案管理制度缺失。醫(yī)院文書檔案管理過程中應(yīng)用精細(xì)化管理理念，需完善的管理制度做以支撐，保證各項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)全面實(shí)施，以此提高文書檔案管理水平?，F(xiàn)下醫(yī)院文書檔案管理制度不健全，影響文書檔案管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)，難以從本質(zhì)提高文書檔案精細(xì)化管理水平。

（2）檔案材料失真，存儲(chǔ)格式缺乏規(guī)范化。文書檔案材料內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生直接性影響，隨著現(xiàn)下檔案資料類別信息逐步增多，管理難度加大。受多方面因素影響，部分檔案自身真實(shí)性有待深究，管理人員實(shí)際匯總分析過程中，并未嚴(yán)格以相關(guān)規(guī)程要求為核心導(dǎo)向，促使材料自身真實(shí)性及有效性難以保證，進(jìn)一步影響檔案利用者工作可靠性。同時(shí)統(tǒng)一化格式、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)作為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案精細(xì)化管理核心生命線，但現(xiàn)下檔案管理部門并未做好其存儲(chǔ)、收集格式及標(biāo)準(zhǔn)，影響其實(shí)現(xiàn)一體化存儲(chǔ)，加大后續(xù)查詢、整合力度[1]。

（3）檔案管理信息化采集手段滯后。現(xiàn)下醫(yī)院文書檔案管理模式主要以內(nèi)部人員進(jìn)行封閉式管理，為內(nèi)部人員使用。因管理模式自身局限性，制度不健全，其系統(tǒng)秩序缺乏完善，存在部分兼職人員進(jìn)行管理，促使材料匯總收集處于被動(dòng)狀態(tài)，產(chǎn)生影響十分凸顯。封閉式管理模式，難以為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，且無法為醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)實(shí)施提供完整資料。

三、醫(yī)院文書檔案精細(xì)化管理實(shí)施策略

（1）完善管理制度，明確崗位職責(zé)

標(biāo)準(zhǔn)化作為文書檔案精細(xì)化管理核心基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化管理作為檔案管理中結(jié)合檔案建設(shè)實(shí)際需求，制定與之相吻合的檔案管理內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理內(nèi)各項(xiàng)活動(dòng)落實(shí)具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。基于精細(xì)化管理模式下，醫(yī)院文書檔案管理制度建設(shè)中，需充分融入精細(xì)化管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理更具規(guī)范化，提高管理效率及水平。文書檔案管理制度為日常工作開展做以指導(dǎo)，引領(lǐng)檔案規(guī)范化管理，文書檔案實(shí)際管理過程中，選用分模塊負(fù)責(zé)，將相關(guān)責(zé)任落實(shí)于個(gè)人，明晰崗位職責(zé)和分工，為檔案實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理提供保證。完善的文書檔案管理制度，作為醫(yī)院文書檔案落實(shí)的基礎(chǔ)保證，應(yīng)始終結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，制定完善的文書檔案管理制度，保證檔案管理工作開展更具規(guī)范化、有序化，文書檔案管理制度中，應(yīng)精準(zhǔn)性明確文書檔案電子化技術(shù)規(guī)劃，促使文書檔案管理工作開展規(guī)范化，從信息收集、審核、分類等環(huán)節(jié)中，制定標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，促使歸檔和應(yīng)用程序明晰，保證文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化，提高醫(yī)院文書檔案管理水平。

（2）優(yōu)化文書檔案管理程序

文書檔案管理業(yè)務(wù)主要包含檔案收集、整理、分析等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)存在緊密的關(guān)聯(lián)性，“精細(xì)”表現(xiàn)在各管理環(huán)節(jié)中，每個(gè)環(huán)節(jié)均需加以重視，需做到各環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控，優(yōu)化整個(gè)工作流程：①時(shí)間進(jìn)程。各文書檔案歸檔和管理工作主要依照相關(guān)規(guī)程實(shí)施，各環(huán)節(jié)時(shí)間進(jìn)程對(duì)下一環(huán)節(jié)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。醫(yī)院文書檔案具有復(fù)雜性、多樣性特征，處于檔案收集環(huán)節(jié)均需與各部門做好聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)歸檔及時(shí)、資料完整全面。按照醫(yī)院年度工作規(guī)劃，向全院各部門同意要求資料收集、歸檔具體時(shí)限，檔案管理部門需動(dòng)態(tài)化跟蹤，以此保證各環(huán)節(jié)工作有序?qū)嵤＂谡砗丸b定標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。各行業(yè)工作性質(zhì)及特征不盡相同，文書檔案分類和利用重點(diǎn)存在較大的差異性，檔案管理部門需基于自身實(shí)際發(fā)展特征，制定吻合自身發(fā)展的歸檔范圍和存儲(chǔ)限制，實(shí)現(xiàn)檔案整理、編目等存儲(chǔ)工作。結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理特征，制定相應(yīng)的文件規(guī)范，以此明晰檔案歸檔范圍、分類要求等，為各部門高效、及時(shí)收集歸檔資料，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范的統(tǒng)一性及持續(xù)性。③同一工作流程各年度間比較，因文書檔案基本以年為單位進(jìn)行更新，以此歸檔呈現(xiàn)年度特征及規(guī)律。歸檔過程中需強(qiáng)調(diào)對(duì)相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行年度間比較，不僅可實(shí)現(xiàn)高效、規(guī)范進(jìn)行文書檔案整合及鑒定，而且可精準(zhǔn)性掌握醫(yī)院內(nèi)部各部門工作實(shí)施進(jìn)程和變化，為后續(xù)查詢及編研提供助力[2]。

（3）引入科學(xué)的文書檔案管理方法

醫(yī)院文書檔案管理注重工作持續(xù)性，檔案材料易獲取和利用，每個(gè)年度或特定時(shí)間周期內(nèi)會(huì)生成新的文件或資料需入檔入庫(kù)，所以需將原有檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和利用，也需保證新資料歸檔實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為進(jìn)一步保證動(dòng)態(tài)化管理模式，實(shí)現(xiàn)文書檔案精細(xì)化管理，充分將PDCA循環(huán)應(yīng)用于文書檔案管理中，該理念主要是對(duì)文書檔案管理質(zhì)量工作按照規(guī)劃、執(zhí)行、查核與行動(dòng)進(jìn)行實(shí)施，其作為全面質(zhì)量管控的方法依據(jù)：其中P代表計(jì)劃，按照基本任務(wù)目標(biāo)制定完善的計(jì)劃，明晰人員自身崗位職責(zé)和分工，結(jié)合文書檔案管理需求，合理化調(diào)整歸檔方案和要求，增設(shè)相應(yīng)的專用設(shè)備;D代表執(zhí)行，進(jìn)行精細(xì)化運(yùn)行實(shí)施計(jì)劃。結(jié)合文書檔案管理制度要求和本單位需求，開展文件和資料收集、匯總及管理工作;C代表檢查，對(duì)文書檔案管理最終成果進(jìn)行匯總及評(píng)價(jià)，掌握檔案管理及后續(xù)利用中存在的不足，以及醫(yī)院深化管理中提出新的要求，精準(zhǔn)性掌握實(shí)施成效，確定實(shí)際關(guān)鍵問題存在環(huán)節(jié)，不斷優(yōu)化完善工作流程及方法;A為改進(jìn)，主要針對(duì)上階段實(shí)施中存在不足進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)成功經(jīng)驗(yàn)的肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)失敗應(yīng)及時(shí)做好匯總，引起重視[3]。

（4）結(jié)合數(shù)據(jù)化和信息化管理手段

4.1雙軌制管理

紙質(zhì)文書檔案和電子檔案均具有自身優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)二者深層次融合，是文書檔案管理發(fā)展主趨。紙質(zhì)文書檔案具有法律效力，但核心不足在于占據(jù)存儲(chǔ)空間、容易折舊和破損，檔案開發(fā)和利用率較低。電子文書檔案檢修速度快、信息資源實(shí)現(xiàn)共享，但其安全性難以把控。紙質(zhì)與電子文書檔案相聯(lián)合的雙軌制管理方式成為主導(dǎo)，檔案管理突破現(xiàn)下傳統(tǒng)一紙化模式局限，與電子文書檔案相融合，實(shí)現(xiàn)文書檔案紙質(zhì)和電子同步歸檔管理，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，提高醫(yī)院文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化。嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，不應(yīng)將其單一置于系統(tǒng)外，標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)，主要針對(duì)數(shù)字化文件形成、歸檔等制定統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案資料格式，審核其內(nèi)容的完整性及可靠性。

4.2大數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用

文書檔案管理核心目的在于為利用者提供更高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以此最大限度發(fā)揮檔案自身作用和優(yōu)勢(shì)，也是醫(yī)院文書檔案管理價(jià)值所在。醫(yī)院檔案管理大數(shù)據(jù)理念，主要強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性研究和探索，進(jìn)一步突破信息壁壘不足，消除信息孤島瓶頸。為保證文書檔案高效利用，文書檔案匯總收集過程中，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性進(jìn)行分析，回證整合檔案資料相關(guān)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)歸檔文件完整性、及時(shí)性，提高檔案管理質(zhì)量，也達(dá)成醫(yī)院內(nèi)部各科室信息資源共享目標(biāo)。

（5）逐步推進(jìn)醫(yī)院文書檔案信息化管理

醫(yī)院文書檔案管理作為一項(xiàng)綜合性、復(fù)雜性工作，實(shí)際建設(shè)任務(wù)目標(biāo)較重，應(yīng)充分基于信息化戰(zhàn)略層面實(shí)現(xiàn)，其建設(shè)方案需聯(lián)合醫(yī)院未來實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r做好統(tǒng)籌規(guī)劃，達(dá)成醫(yī)院文書精細(xì)化管理目標(biāo)。首先，應(yīng)用文書檔案管理系統(tǒng)，需積極構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，此類屬于作為信息系統(tǒng)基礎(chǔ)。信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)際構(gòu)建過程中，應(yīng)保證文書信息真實(shí)性、精準(zhǔn)性，更需注意檔案中規(guī)格缺乏一致性問題，對(duì)原始材料應(yīng)進(jìn)行全方位審核，保證醫(yī)院文書檔案管理合理化、信息化。其次，文書檔案實(shí)現(xiàn)電子化過程中，需確保其自身完整性、精準(zhǔn)性，若需將紙質(zhì)檔案依托掃描儀等數(shù)字化設(shè)備轉(zhuǎn)化時(shí)，需對(duì)其檔案信息做好校對(duì)，保證電子檔案信息與原有材料信息統(tǒng)一性，促使紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子化文件規(guī)范化和科學(xué)化。最后，文書檔案需保證完整、信息精準(zhǔn)。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)有助于醫(yī)院內(nèi)部部門查找、比較及分析的檢索工具，具備良好的人機(jī)交互界面，且用戶信息導(dǎo)入便捷性較高。同時(shí)，具有可修改、檢索等功能，隨著文件信息更改進(jìn)行動(dòng)態(tài)化調(diào)整，為領(lǐng)導(dǎo)人員決策提供信息統(tǒng)計(jì)資料。

（6）重視文書檔案管理安全保密工作

大數(shù)據(jù)背景下，為醫(yī)院文書檔案管理工作帶來多個(gè)機(jī)遇的同時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)同等存在，其最為關(guān)鍵的是凸顯在信息安全領(lǐng)域，需對(duì)其加以關(guān)注，若內(nèi)部文書檔案信息數(shù)據(jù)一經(jīng)發(fā)生泄露，便會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的損失。為積極確保醫(yī)院文書電子檔案安全性、可靠性，應(yīng)從多方面采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，增強(qiáng)文書檔案管理人員保密意識(shí)。應(yīng)定期做好檔案管理人員保密性培訓(xùn)，增強(qiáng)人員保密安全意識(shí)，學(xué)習(xí)并掌握保護(hù)檔案方式，確保電子檔案載體安全性。同時(shí)，需嚴(yán)格依照相關(guān)程序規(guī)范，以免由于個(gè)人操作失誤導(dǎo)致信息泄露;其次，引入標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理設(shè)備、軟件安全系統(tǒng)，定期做好數(shù)據(jù)備份，重視系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化，應(yīng)盡量使用獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行加密。此外，實(shí)施計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)端監(jiān)測(cè)自動(dòng)攔截，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟件內(nèi)部存在高風(fēng)險(xiǎn)入侵，需第一時(shí)間啟動(dòng)自我保護(hù)狀態(tài)，對(duì)文書電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)封鎖，需通過密鑰方可解除，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)雙重保障。

（7）組建高素質(zhì)文書檔案管理團(tuán)隊(duì)

文書檔案管理人員作為檔案管理實(shí)施者，其自身專業(yè)素養(yǎng)決定最終檔案管理成效，由于多方面因素影響，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，難以吻合大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理需求。因此，需按照現(xiàn)下文書檔案管理需求，從以下兩方面實(shí)施：一方面，準(zhǔn)確定位現(xiàn)有文書檔案管理人員基礎(chǔ)能力，應(yīng)對(duì)其自身專業(yè)水平進(jìn)行精準(zhǔn)性評(píng)估，掌握實(shí)際管理中存在的不足，有針對(duì)性開展相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃和方案，促使各環(huán)節(jié)工作有序開展，做好專業(yè)理論、技能實(shí)踐等培訓(xùn)，并對(duì)最終實(shí)際培訓(xùn)成果分析，篩除不達(dá)標(biāo)人員，達(dá)標(biāo)人員可進(jìn)入實(shí)際工作崗位。鼓勵(lì)醫(yī)院文書檔案管理人員積極深入醫(yī)院進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極汲取他院的成功經(jīng)驗(yàn)，不斷更新自身工作模式和方法，為后續(xù)文書檔案管理體質(zhì)增效提供助力。另一方面，需適當(dāng)提高該崗位入門門檻，不僅需檔案管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而且需具備良好的計(jì)算機(jī)操作水平，持續(xù)性為文書檔案管理團(tuán)隊(duì)中國(guó)注入新鮮血液，打造新時(shí)期文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，助力管理水平提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化目標(biāo)。

結(jié)束語

文書檔案作為醫(yī)院檔案核心內(nèi)容，其可為醫(yī)院良好發(fā)展提供助力，醫(yī)院文書檔案管理工作作為一項(xiàng)綜合性、復(fù)雜性工作，為顯著提升其管理效率及質(zhì)量，應(yīng)充分引入精細(xì)化管理理念，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理更規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，提高文書檔案管理水平，為醫(yī)院良好發(fā)展提供助力。

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