新時(shí)期城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理研究

陳一鵬

摘要：居民養(yǎng)老保險(xiǎn)承擔(dān)著社會(huì)保障性的責(zé)任，很多居民的養(yǎng)老資料也都保存在居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案之中，所以檔案的管理水平也影響著民生問(wèn)題。然而，以我國(guó)當(dāng)前事城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的開展現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在很多問(wèn)題亟待解決。因此在本文的研究中，也基于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特征，提出了一些針對(duì)性的解決對(duì)策，致力于提升檔案管理的質(zhì)量和效率，為我國(guó)的城鄉(xiāng)居民提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn);檔案管理;城鄉(xiāng)居民

引言：在我國(guó)的福利政策機(jī)制之下，很多民眾的資料數(shù)據(jù)都以檔案的形式得以儲(chǔ)存，比如養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，也是城鄉(xiāng)居民辦理以及享受社保業(yè)務(wù)的重要憑證，所以養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理水平也會(huì)影響到民生工作的開展效率和質(zhì)量。我國(guó)當(dāng)前城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化程度較低，而且管理人員的理念也相對(duì)落后，所以呈現(xiàn)出的管理效果并不好。因此，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出解決對(duì)策也更有現(xiàn)實(shí)意義。

一、基本概念概述

1.檔案管理的含義

檔案管理是我國(guó)檔案事業(yè)不可或缺的環(huán)節(jié)，當(dāng)前，我國(guó)檔案管理工作的內(nèi)容眾多，如檔案的收集、整理、鑒定、保存、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)以及編輯等，都在檔案管理的范疇之內(nèi)。檔案的價(jià)值體現(xiàn)在為相關(guān)部門的工作開展提供基礎(chǔ)的信息和資料，但是在保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)這樣具有一種公共性質(zhì)的部門之中，所搜集到的檔案信息資料的規(guī)模則非常龐大，而且質(zhì)量也是良莠不齊，所以檔案也會(huì)顯得非常雜亂，而檔案管理就是對(duì)檔案進(jìn)行梳理和歸類的過(guò)程。檔案管理水平越高，檔案的系統(tǒng)性也就更強(qiáng)，使用效率也就越高，也就更能夠滿足社會(huì)所需。隨著社會(huì)的全面進(jìn)步，檔案管理也呈現(xiàn)出智能化和數(shù)字化的趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理工作基本都是手工管理，而進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)管理模式也廣泛應(yīng)用于實(shí)踐之中。因此，檔案管理的獨(dú)立性、復(fù)雜性、科學(xué)性、智能性以及開放性特征也會(huì)越來(lái)越明顯。

2.城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特征

（1）公共性

與一般企業(yè)不同的是，如保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)這樣的事業(yè)性單位所產(chǎn)生的產(chǎn)品也具有一定的公共性質(zhì)。所以城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理，所涉及到的檔案內(nèi)容也都屬于公共事業(yè)的范疇，檔案管理工作與民生息息相關(guān)。

（2）服務(wù)性

公共事業(yè)都是具有服務(wù)性的，養(yǎng)老保險(xiǎn)的本質(zhì)就是服務(wù)于民的，所以在城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中，所涉及到的檔案內(nèi)容也都是為民眾提供服務(wù)的資料的數(shù)據(jù)，所以服務(wù)性也是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要特征。

（3）政策性

我國(guó)的人口基數(shù)仍然處于14億的量級(jí)，雖然我國(guó)地大物博，但龐大的人口規(guī)模也無(wú)法實(shí)現(xiàn)足夠的資源分配。目前來(lái)看，東南沿海地區(qū)明顯要比中西部西區(qū)的經(jīng)濟(jì)更加發(fā)達(dá)，所以財(cái)政資金也更加充沛。但是對(duì)于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)這項(xiàng)惠民工程而言，則必須要在國(guó)家的宏觀調(diào)控下予以開展，所以中國(guó)的養(yǎng)老保險(xiǎn)也是具有政策性的事業(yè)。因此，作為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理中，也必須要依據(jù)政策性的原則開展管理工作。

（4）涉及面廣

不同于其它類別的保險(xiǎn)，養(yǎng)老保險(xiǎn)是一項(xiàng)惠民政策，這項(xiàng)政策也需要覆蓋全國(guó)人民。我國(guó)擁有超過(guò)14億的人口，無(wú)論是城鎮(zhèn)人口還是鄉(xiāng)村人口，基數(shù)都非常大，所以進(jìn)行城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，也會(huì)涉及到非常龐大的群體，覆蓋面積也遠(yuǎn)超其它保險(xiǎn)。

（5）內(nèi)容復(fù)雜

結(jié)合城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作實(shí)踐可以發(fā)現(xiàn)，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)繁多，而且每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都會(huì)涉及到檔案內(nèi)容。比如在居民的參保登記過(guò)程，保險(xiǎn)費(fèi)用的收取、繳納以及撥付過(guò)程，以及保險(xiǎn)基金以及賬戶的管理過(guò)程，所歷經(jīng)的程序都會(huì)呈現(xiàn)在檔案之中，所以檔案管理內(nèi)容也極其復(fù)雜。

（6）變動(dòng)性大

我國(guó)人數(shù)基數(shù)龐大，而且在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的背景下，很多人員的工作以及戶籍也都在跟隨著形勢(shì)發(fā)生著變化，這就涉及到養(yǎng)老保險(xiǎn)的轉(zhuǎn)移問(wèn)題，在經(jīng)濟(jì)下行以及靈活就業(yè)的時(shí)代背景下，養(yǎng)老保險(xiǎn)的變動(dòng)性勢(shì)必會(huì)越來(lái)越強(qiáng)。而對(duì)于保險(xiǎn)檔案工作人員而言，這也就意味著檔案也隨之發(fā)生著不斷的變化，從而導(dǎo)致管理難度增強(qiáng)。

3.城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的價(jià)值

之所以要開展檔案建設(shè)工作，就是為了方便相關(guān)部門的利用，從而提升工作效率。檔案作為一種信息資源，可以作為單位發(fā)展的憑證，也可以體現(xiàn)出社會(huì)的文明進(jìn)程。尤其像保險(xiǎn)這樣的具有公共服務(wù)屬性的單位，檔案也與民生問(wèn)題息息相關(guān)。同時(shí)，養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理水平也可以作為衡量保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)整體工作水平的指標(biāo)，檔案工作做好了，也代表著對(duì)過(guò)去工作的記錄更加完整，對(duì)于后續(xù)工作的開展也可以提供有力的支持。具體而言，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（1）有利于推進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)是一項(xiàng)惠民政策，從檔案管理的角度進(jìn)行優(yōu)化，也是為城鄉(xiāng)居民提供更好的保險(xiǎn)服務(wù)的重要路徑。比如，近年來(lái)我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在不斷升級(jí)，很多傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)被取締。但是對(duì)老年人而言，他們的思維不支持他們接受新的事物，所以也需要為老年人提供社會(huì)化的服務(wù)。而從檔案工作的視角予以切入，也是更新和完善養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的有效措施，更能體現(xiàn)出養(yǎng)老保險(xiǎn)的惠民特征。

（2）有利于保障城鄉(xiāng)居民的利益

養(yǎng)老保險(xiǎn)是我國(guó)的福利性政策，所以對(duì)于每一位養(yǎng)老保險(xiǎn)的參保人而言，保險(xiǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響到參保人的利益。比如參保過(guò)程，保費(fèi)的繳納與撥付過(guò)程，以及保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)辦理，也是比較容易出現(xiàn)糾紛的。若是沒有檔案資料作為相關(guān)程序的憑證，那么城鄉(xiāng)居民的權(quán)益也是無(wú)法得到有效保障的。因此，城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，也是維護(hù)居民利益的重要工具。

（3）有利于提升養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)質(zhì)量

檔案工作是對(duì)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)信息的整理，所以作為養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)人員，也可以利用這些檔案資料總結(jié)以及梳理相應(yīng)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，讓保險(xiǎn)工作得以更加順利地開展。在這個(gè)過(guò)程中，很多業(yè)務(wù)問(wèn)題也能夠得到解決，尤其在現(xiàn)代化技術(shù)的支持下，檔案管理工作的信息化程度也會(huì)日益加深，可為城鄉(xiāng)居民提供更加周到的服務(wù)。

二、我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

1.管理觀念落后

隨著社會(huì)的全面進(jìn)步，公共服務(wù)理論也得到了完善和升級(jí)。比如在新公共服務(wù)理論之中，就明確指出公共組織最為根本的目標(biāo)就是維護(hù)公民的公共利益。比如保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)這樣的公共性組織，所開展的工作幾乎都是面向民眾的，所以所涉及到的檔案也是與城鄉(xiāng)居民的利益息息相關(guān)?；谶@樣的原因，我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作也需要充分體現(xiàn)出公民的意愿。然而結(jié)合我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案制度的制定和實(shí)施現(xiàn)狀來(lái)看，仍然具有明顯的封閉性，都是保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的事，民眾根本就沒有參與的機(jī)會(huì)，這也能夠體現(xiàn)出管理觀念的落后和陳舊。此外，很多保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的認(rèn)知也相對(duì)淺顯，從內(nèi)心深處就沒有對(duì)檔案管理工作的價(jià)值形成足夠的認(rèn)同，所以對(duì)于管理制度的建設(shè)并不重視，再加上檔案管理工作無(wú)法直接產(chǎn)生效益，因此從決策管理層到基層人員，在開展檔案管理相關(guān)工作的過(guò)程中，都會(huì)表現(xiàn)出一定的懈怠情緒，管理層不重視監(jiān)督指導(dǎo)，工作人員的工作態(tài)度消極，那么檔案管理質(zhì)量勢(shì)必難以得到保證，很多管理制度也無(wú)法得以落實(shí)。

2.檔案管理人員水平有限

在網(wǎng)絡(luò)信息的時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)也廣泛應(yīng)用于檔案管理工作之中，所以也涉及到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和編程技術(shù)等諸多新型技術(shù)。但是，由于我國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員結(jié)構(gòu)的不平衡，很多員工對(duì)這些新型管理技術(shù)也缺乏全面的了解，而且也沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)的意愿，所以很多檔案管理人員仍然按照傳統(tǒng)模式開展工作，即使存在部分人員意識(shí)到新型管理手段的優(yōu)勢(shì)，但是由于能力的限制，也僅僅掌握一些簡(jiǎn)易的操作軟件和技術(shù)，并沒有發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的最大價(jià)值。除了他們自身的原因，保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的行政部門也沒有組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，導(dǎo)致很多檔案管理人員并不具備職業(yè)能力。

3.檔案資源沒有得到充分利用

城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案關(guān)系著民生質(zhì)量，所以檔案資料的利用價(jià)值也會(huì)更高。然而，目前我國(guó)的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資源，利用率仍然比較低下，其中在如下幾方面就可以得到體現(xiàn)：第一，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的逐漸升級(jí)，檔案的形式和內(nèi)容更新更快，所以也產(chǎn)生了很多新型的檔案資源，再結(jié)合養(yǎng)老保險(xiǎn)的特殊性質(zhì)，其檔案信息量也非常大，而且也更加紛亂，所以檢索起來(lái)也比較困難，影響到員工使用檔案資源的積極性，進(jìn)一步導(dǎo)致檔案的利用價(jià)值隨之降低;第二，以我國(guó)檔案管理技術(shù)的發(fā)展水平來(lái)看，當(dāng)前還無(wú)法實(shí)現(xiàn)一對(duì)多的檔案提供服務(wù)，而在一對(duì)一的檔案服務(wù)模式之下，檔案資源的利用效率也嚴(yán)重不足，不利于檔案管理工作的開展。

4.缺乏建設(shè)資金

對(duì)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)，也需要耗費(fèi)大量的資金，尤其在如今的網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)，為了讓人們的服務(wù)需求得以更大的滿足，在養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理建設(shè)中，也需要引用更多的高端電子和通訊設(shè)備，而這些設(shè)備通常也都是非常昂貴的，以目前我國(guó)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)在檔案管理建設(shè)中的投入來(lái)看，資金還是非常有限的。一方面保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的資金來(lái)源渠道非常狹窄，另一方面保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)也缺乏資金投入的欲望，因?yàn)轲B(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，是無(wú)法直接獲取到經(jīng)濟(jì)效益的，這也能夠體現(xiàn)出決策管理層的目光比較短淺，過(guò)于局限于短期的經(jīng)濟(jì)效益。

三、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的優(yōu)化措施

1.充分發(fā)揮公民的監(jiān)督職能

不同于一般企業(yè)的檔案資料，保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的檔案內(nèi)容與公民的個(gè)人信息以及國(guó)家的公共事業(yè)息息相關(guān)，所以從整體上看，保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的檔案資料內(nèi)容更多也更加雜亂，尤其是養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案內(nèi)容，也涉及到每一位中國(guó)國(guó)民，這也是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作難度較大的重要原因。作為檔案管理人員，必須要拿出更加認(rèn)真的態(tài)度完成檔案管理的程序，當(dāng)然，僅僅憑借檔案管理人員的自覺性是不夠的，而且實(shí)踐證明，機(jī)構(gòu)內(nèi)部的監(jiān)督效果也比較有限，因此，作為保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，在進(jìn)行呈現(xiàn)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，也需要充分發(fā)揮公民的監(jiān)督力量，廣泛吸取公民的意見，進(jìn)而完善監(jiān)督機(jī)制。首先就要從檔案管理制度建設(shè)進(jìn)行切入，在強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的同時(shí)，也要引導(dǎo)公民進(jìn)行外部監(jiān)督。加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督需要進(jìn)行監(jiān)督隊(duì)伍的構(gòu)建，并且規(guī)范監(jiān)督內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。而加強(qiáng)外部監(jiān)督，保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)也需要對(duì)公民進(jìn)行檔案管理的宣傳，要先讓公民了解城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的內(nèi)涵和特征，這樣公民才能根據(jù)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案管理現(xiàn)狀做出客觀的評(píng)價(jià)，進(jìn)而督促保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)開展高質(zhì)量和高效率的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作。

2.強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的執(zhí)行者是檔案管理人員，雖然越來(lái)越多的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，但是與此同時(shí)也需要管理人員掌握這些先進(jìn)的技術(shù)。因此，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是優(yōu)化城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)。具體而言，可以從如下三方面進(jìn)行展開：第一，要注重優(yōu)質(zhì)人才的引進(jìn)，在招聘階段，要重視資質(zhì)審核，根據(jù)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)優(yōu)先選擇信息化的管理人才，通過(guò)提升福利待遇來(lái)提高對(duì)高素質(zhì)人才的吸引力;第二，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，從理論和實(shí)踐層面來(lái)強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì);第三，加大考核力度，根據(jù)檔案管理人員的綜合表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)分，并依據(jù)評(píng)分進(jìn)行不同程度的獎(jiǎng)懲，從而對(duì)檔案管理人員形成有效的激勵(lì)，需要注意的是，要在考核之前就要明確考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，確?？己斯ぷ鞯目陀^性和公正性。

3.充分利用檔案資源

首先作為檔案管理人員，需要強(qiáng)化利用檔案資源的意識(shí)，培養(yǎng)利用檔案資源的良好習(xí)慣。其次，再進(jìn)行技術(shù)升級(jí)，比如掌握檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化技術(shù)，只有從意識(shí)和方法兩個(gè)層面加強(qiáng)建設(shè)，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案資源才能在生活實(shí)踐中體現(xiàn)出更大的價(jià)值。

4.加強(qiáng)投資，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

現(xiàn)代化的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，離不開先進(jìn)設(shè)備的支持，尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代，智能設(shè)備也是開展檔案管理工作的重要工具。因此，作為保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，一方面要拓寬融資渠道，另一方面也需要加大在先進(jìn)設(shè)備之上的投入。只有如此，檔案管理人員才能擁有足夠的硬件基礎(chǔ)開展工作，同時(shí)這也有利于檔案管理人員專業(yè)水平的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的作用顯著，有利于推進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革，保障城鄉(xiāng)居民的利益，同時(shí)也有利于提升養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)質(zhì)量，所以城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作也具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。但是結(jié)合我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，發(fā)現(xiàn)仍然暴露出很多問(wèn)題，比如管理人員水平有限，管理觀念落后，檔案資源沒有得到充分利用，也包括保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)缺乏建設(shè)資金的投入等等。因此，作為我國(guó)的保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，在優(yōu)化城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理時(shí)，也需要充分發(fā)揮公民的監(jiān)督職能，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)利用檔案資源的意識(shí)和習(xí)慣，此外還需要加強(qiáng)投資，引進(jìn)更多的先進(jìn)設(shè)備。

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