個人費(fèi)用報銷與財務(wù)風(fēng)險防范的有效方法

文/曹美（中交二航局財務(wù)共享中心）

對于企業(yè)來說，財務(wù)風(fēng)險控制就是在開展企業(yè)財務(wù)管理工作的過程中，調(diào)整和優(yōu)化財務(wù)活動的開展情況，做好每一項(xiàng)財務(wù)相關(guān)工作，確保企業(yè)財務(wù)控制可以達(dá)到預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)。而在財務(wù)活動中，個人費(fèi)用報銷和財務(wù)風(fēng)險防范是非常重要的兩項(xiàng)內(nèi)容，任何企業(yè)的經(jīng)營必須都面對這兩項(xiàng)工作，然后在具體工作中采取有效的風(fēng)險規(guī)避和轉(zhuǎn)移手段，降低財務(wù)風(fēng)險發(fā)生的概率，促進(jìn)企業(yè)更好更快地發(fā)展。

一、個人費(fèi)用報銷

（一）個人費(fèi)用報銷是企業(yè)經(jīng)營管理的一面鏡子

企業(yè)在經(jīng)營管理過程中經(jīng)常涉及個人費(fèi)用的報銷工作，常見的比如差旅費(fèi)用報銷、交通費(fèi)用報銷、通信費(fèi)用報銷及其他職工因公發(fā)生的費(fèi)用報銷等。個人費(fèi)用報銷管理工作就是企業(yè)財務(wù)管理控制和內(nèi)控工作的一面鏡子，一般來說，企業(yè)如果內(nèi)控水平較高、管理工作較為規(guī)范，那么個人費(fèi)用報銷流程清晰、制度明確、細(xì)節(jié)明了，反之，企業(yè)的個人報銷工作將混亂不堪，經(jīng)常發(fā)生不合理報銷行為。另外，個人費(fèi)用報銷過程中的發(fā)票審核和費(fèi)用歸屬審核的嚴(yán)格程度直接關(guān)乎企業(yè)后期是否會面對稅控風(fēng)險。

（二）企業(yè)在個人費(fèi)用報銷過程中經(jīng)常遇到的難題

企業(yè)內(nèi)部的個人費(fèi)用報銷一般是由會計(jì)直接負(fù)責(zé)，會計(jì)和職工之間為平級關(guān)系，所以會涉及溝通問題，比如針對某些個人費(fèi)用，職工遲遲不交發(fā)票，會計(jì)催促時，有些職工會依賴和會計(jì)平時的交情，借口不交發(fā)票，還有些職工以“給客戶傭金”為緣由，拒絕提供發(fā)票等，這些問題在個人費(fèi)用報銷過程中都非常常見，另外，還有很多其他現(xiàn)象和問題阻礙個人費(fèi)用報銷工作的順利開展。從會計(jì)角度分析，在企業(yè)個人費(fèi)用報銷工作中，也可能會出現(xiàn)發(fā)票審核不嚴(yán)格、薪酬支出錯納入個人費(fèi)用、報銷科目記錄過于混亂等問題。

除了以上內(nèi)容，在大部分企業(yè)內(nèi)部還存在高管的“發(fā)票腐敗”問題。比如，某集團(tuán)副總曾經(jīng)報銷了一筆妻子的美容費(fèi)用，共計(jì)10萬元，經(jīng)過集團(tuán)審計(jì)部門的審查，證據(jù)確鑿，該副總被開除并移送司法機(jī)關(guān)。經(jīng)過調(diào)查及發(fā)現(xiàn)，該集團(tuán)經(jīng)營規(guī)模較大，已經(jīng)經(jīng)歷近半個世紀(jì)的經(jīng)營和發(fā)展，內(nèi)控流程和財務(wù)管理流程較為清晰，費(fèi)用報銷時需要財會部門、總經(jīng)理的簽字，那為何還會發(fā)生這類問題？這就涉及企業(yè)內(nèi)部的人情因素，在集團(tuán)內(nèi)部，高管地位特殊，其直接負(fù)責(zé)和參與部分部門的管理，所以針對高管的費(fèi)用報銷，有些財會部門也只采取“睜一只眼，閉一只眼”的態(tài)度，一方面為了討好高管，另外一方面，不知以何理由拒絕高管費(fèi)用的報銷。

二、企業(yè)個人費(fèi)用報銷優(yōu)化措施

（1）重點(diǎn)監(jiān)控招待費(fèi)、會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)用，在企業(yè)內(nèi)部建立針對個人費(fèi)用報銷的制度，理清個人費(fèi)用報銷流程，建立財務(wù)監(jiān)察制度，切實(shí)做好每一項(xiàng)個人費(fèi)用的報銷管理工作。

（2）定期公示企業(yè)高管費(fèi)用報銷，充分發(fā)揮全員監(jiān)督的作用。

（3）如果企業(yè)高管存在子公司兼職管理的現(xiàn)象，務(wù)必延伸審計(jì)工作到子公司，避免高管在子公司的個人費(fèi)用報銷部分出現(xiàn)問題。

三、財務(wù)風(fēng)險防范的有效方法

（一）堅(jiān)持控費(fèi)用三原則

（1）先開源后節(jié)流。對于企業(yè)的財務(wù)管理工作來說，開源節(jié)流是非常重要的原則之一，企業(yè)在開展業(yè)務(wù)的時候，不能為了降低成本而不拓展業(yè)務(wù)，應(yīng)先將企業(yè)的業(yè)務(wù)全部打開后再采取有效的措施，做好企業(yè)內(nèi)部的節(jié)流控制。

（2）只控制不壓制。企業(yè)在開展財務(wù)管理工作的過程中，切忌不斷地制訂標(biāo)準(zhǔn)、限額和預(yù)算，但在具體的工作中，卻忽視了對單筆費(fèi)用的報銷管理。

（3）前端優(yōu)于后端。財務(wù)管理工作中，加強(qiáng)整個工作流程的前端控制可以達(dá)到事半功倍的效果。而目前大部分企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險管控明顯過于滯后，過于關(guān)注風(fēng)險管理效果的分析，未重視風(fēng)險防控，這對企業(yè)整體的風(fēng)險管理工作的開展顯然是不利的。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)簽等級制度

對于企業(yè)內(nèi)部的個人費(fèi)用報銷問題，制訂科學(xué)的權(quán)簽等級制度并嚴(yán)格執(zhí)行，是控制財務(wù)風(fēng)險的有效方法，為了保證權(quán)簽等級制訂的可徐行，首先應(yīng)該明確財務(wù)執(zhí)行工作和財務(wù)監(jiān)督檢查工作的職責(zé)分離原理，要求任何級別的職員都不能進(jìn)行自身費(fèi)用的權(quán)簽，特別是企業(yè)公司的高管人員。另外，費(fèi)用發(fā)生人員也不能將費(fèi)用審批相關(guān)單據(jù)遞交給比自己級別低的人員進(jìn)行審批，然后再傳到自己的崗位負(fù)責(zé)權(quán)簽，這類行為屬于典型的逃避權(quán)簽等級的行為。另外，針對企業(yè)內(nèi)部違反內(nèi)部控制的費(fèi)用報銷行為，在審核這些費(fèi)用的過程中，也要查清費(fèi)用清單和明細(xì)，以便正確判斷企業(yè)的發(fā)生人。很多公司為了保證權(quán)簽等級制度的落地執(zhí)行，直接化繁為簡，以企業(yè)最高級別的管理人員負(fù)責(zé)各類費(fèi)用的報銷活動。

（三）強(qiáng)化業(yè)務(wù)工作的通報機(jī)制

為了在結(jié)賬工作完成后更好地控制風(fēng)險，必須加強(qiáng)結(jié)賬前的試算平衡表檢查，另外，注意明確細(xì)賬之間的業(yè)務(wù)通報機(jī)制，做好中轉(zhuǎn)科目的共享、使用和相互檢查。具體來說，就是做好業(yè)務(wù)處理模塊的優(yōu)化，為下一環(huán)節(jié)和流程的開展提供更加全面的支持性文件，比如具體的業(yè)務(wù)處理記錄、審批流程等。以電子表格的形式呈現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的通報機(jī)制，并將其設(shè)置在服務(wù)器的共享文件中，方便使用者隨時查看和使用。但是這里應(yīng)該格外注意，務(wù)必對修改信息人員的權(quán)限問題做好界定，應(yīng)用計(jì)算機(jī)等方法降低差錯發(fā)生的概率，做好跨模塊業(yè)務(wù)的分析和總結(jié)，并在反復(fù)實(shí)踐中，固定流程，避免會計(jì)人員在交接會計(jì)工作的過程中發(fā)生紕漏。而以上在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中所累積下來的流程和文件，必將會成為公司未來發(fā)展的軟實(shí)力。

（四）加強(qiáng)預(yù)算管理

財務(wù)工作中，費(fèi)用報銷是主要工作之一，加強(qiáng)預(yù)算管理，制訂報銷高壓線，是保證財務(wù)管理效果，降低財務(wù)風(fēng)險的有效途徑。如果業(yè)務(wù)預(yù)算報銷額度超出預(yù)算范圍，必須開展特別審批，而特別審批不合格，則不予批準(zhǔn)。想要充分發(fā)揮預(yù)算管理的作用，必須將費(fèi)用報銷審批環(huán)節(jié)納入預(yù)算管理的范圍之內(nèi)，優(yōu)先審批預(yù)算費(fèi)的費(fèi)用和付款。除此之外，在開展財務(wù)管理工作的過程中，務(wù)必做好總預(yù)算的科學(xué)拆分，根據(jù)部門和公司業(yè)務(wù)明細(xì)合理地劃分預(yù)算份額，加強(qiáng)明細(xì)項(xiàng)目的控制，確保預(yù)算管理整體工作可以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。圖1為財務(wù)預(yù)算管理工作流程圖。

圖1 財務(wù)預(yù)算管理工作流程圖

（五）防止預(yù)提費(fèi)用失控、濫用

在大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部，都存在著費(fèi)用報銷滯后的問題，且該問題無法徹底解決。作為企業(yè)的財務(wù)管理部門和內(nèi)控部門，必須加強(qiáng)公司財務(wù)風(fēng)險分析，并從這個角度出發(fā)，建立可以有效防制預(yù)提費(fèi)用失控濫用的情況。作為企業(yè)的會計(jì)，也要明確財會政策，知曉預(yù)提費(fèi)用的范圍、預(yù)提費(fèi)用金額限度、預(yù)提費(fèi)用的反沖辦法、預(yù)提費(fèi)用的錯誤稽核以及具體的改進(jìn)措施。比如針對某一單向費(fèi)用，設(shè)定發(fā)生額下限，如果具體費(fèi)用超過該限額的費(fèi)用，必須預(yù)提。內(nèi)控人員以及財務(wù)管理人員根據(jù)當(dāng)期計(jì)入費(fèi)用發(fā)生額和反沖額之間的差額，判斷預(yù)提費(fèi)用額度是否準(zhǔn)確合理。針對預(yù)提與反沖較大的項(xiàng)目，必須做好形成差異的原因分析，然后制訂相應(yīng)的控制辦法，分析長期掛賬的預(yù)提負(fù)債的賬齡，從而經(jīng)過科學(xué)的判斷和分析，發(fā)現(xiàn)原對應(yīng)的預(yù)提費(fèi)用是否正確。

（六）建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制

對于企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展來說，財務(wù)風(fēng)險更像是一種信號，只有充分全面地將這種信號體現(xiàn)出來，才能客觀、真實(shí)地反映企業(yè)真實(shí)的經(jīng)營狀況。而也只有將企業(yè)財務(wù)活動貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，企業(yè)才能根據(jù)自身經(jīng)營和發(fā)展需求，建立起可以促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的風(fēng)險管理機(jī)制。在企業(yè)資金無法履行償債能力前，幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)問題，并找到問題的最佳解決時間和辦法。另外，企業(yè)還可以根據(jù)自身不同階段的財務(wù)狀況，制訂科學(xué)的風(fēng)險預(yù)警機(jī)制。一方面，降低財務(wù)風(fēng)險發(fā)生概率；另外一方面，最大限度地保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。對于企業(yè)財務(wù)管理部門以及具體的財務(wù)管理人員來說，在工作中要秉承科學(xué)發(fā)展的思想，積極分析財務(wù)工作中存在的弱勢和不足，增強(qiáng)風(fēng)險處理意識，加大風(fēng)險應(yīng)急處理能力，將財務(wù)風(fēng)險發(fā)生的概率降到最低。積極分析財務(wù)風(fēng)險發(fā)生的原因，制訂更具針對性的財務(wù)風(fēng)險處理方案，增強(qiáng)企業(yè)財務(wù)風(fēng)險處理能力，促使企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（七）完善企業(yè)財務(wù)風(fēng)險管理體系

近年來，在市場不斷發(fā)展的背景下，國家經(jīng)濟(jì)體制也在不斷完善，企業(yè)在市場內(nèi)所面臨的行業(yè)競爭愈發(fā)激烈，部分中小企業(yè)的生存岌岌可危。要想解決企業(yè)在發(fā)展過程中所存在的問題，提升自己的競爭力，擴(kuò)大影響力，必須結(jié)合自身財務(wù)發(fā)展的實(shí)際狀況，增強(qiáng)風(fēng)險應(yīng)對意識，完善財務(wù)風(fēng)險管理體系。而在市場活動中，影響企業(yè)經(jīng)營的因素有很多，比如企業(yè)財務(wù)發(fā)展?fàn)顩r不良、企業(yè)投資管理低下、企業(yè)償債能力有限等，都給企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展造成了阻力。在復(fù)雜的市場環(huán)境下，作為企業(yè)，必須樹立較高的風(fēng)險控制意識，明確市場發(fā)展導(dǎo)向，控制突變的市場環(huán)境，切實(shí)增強(qiáng)企業(yè)抵御風(fēng)險的能力。

（八）加強(qiáng)對風(fēng)險控制活動的管理

在企業(yè)管理實(shí)踐活動中，管理者也要做好企業(yè)經(jīng)營活動的梳理，全面評估企業(yè)所面臨的風(fēng)險，完善財務(wù)風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)風(fēng)險流程控制，并且在財務(wù)工作中，積極運(yùn)用信息化管理手段，確?？梢酝瓿蓪用鏀?shù)據(jù)鏈的集成建設(shè)。結(jié)合企業(yè)系統(tǒng)管控需求，增強(qiáng)系統(tǒng)的平衡獨(dú)立發(fā)展，并將客觀失誤所導(dǎo)致的紕漏和問題發(fā)生的概率降到最低。對于企業(yè)管理人員來說，正確、科學(xué)的管理決策的制訂技能是不可或缺的，企業(yè)管理者必須具備超高的決策水平和較高的管理素養(yǎng)，保證風(fēng)險應(yīng)急處理方案的建設(shè)效果。除此之外，企業(yè)在開展財務(wù)風(fēng)險管理的時候，還要結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求，加強(qiáng)導(dǎo)致財務(wù)風(fēng)險管理因素的實(shí)際分析，最大限度地降低沖擊力度，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（九）建立完善的風(fēng)險防控評價體系

對于企業(yè)來說，風(fēng)險意識可以充分體現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展效能。為此，不僅要在規(guī)范體系的基礎(chǔ)建設(shè)上，融合更多的符合企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)展需求的內(nèi)容，還要加大監(jiān)督和控制，確保企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。只有在良好的運(yùn)維管理制度中，堅(jiān)持內(nèi)控流程的優(yōu)化和調(diào)整，才能保證企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展機(jī)制。作為企業(yè)，也要秉承科學(xué)的發(fā)展觀，加大基礎(chǔ)建設(shè)，結(jié)合內(nèi)審內(nèi)容，統(tǒng)籌發(fā)展，加大專項(xiàng)業(yè)務(wù)的檢查力度，針對檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的問題，立即根據(jù)內(nèi)部控制需要，制訂更具針對性的、科學(xué)的解決措施。

四、結(jié)語

隨著時代的不斷進(jìn)步，社會的不斷發(fā)展，企業(yè)所面臨的市場壓力越來越大，且在發(fā)展過程中所面臨的問題越來越多。作為企業(yè)，必須結(jié)合自身發(fā)展特點(diǎn)和未來發(fā)展需求，強(qiáng)化內(nèi)控制度，提高財務(wù)管控水平，切實(shí)將財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生概率降到最低，從 “全員性”的視角，將企業(yè)資金的使用效率和經(jīng)營效率提到最高。作為企業(yè)內(nèi)部控制工作的重要組成部分，財務(wù)風(fēng)險控制是提高企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵內(nèi)容，企業(yè)管理者必須秉承科學(xué)的發(fā)展觀的思想，充分認(rèn)識到財務(wù)風(fēng)險管理工作的客觀性和全面性，增強(qiáng)風(fēng)險管控意識，加強(qiáng)個人費(fèi)用的報銷管理，建立科學(xué)的財務(wù)風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，從而提高內(nèi)部控制效果和財務(wù)管理工作的水平。積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)，加大管理創(chuàng)新，根據(jù)風(fēng)險系統(tǒng)評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理財務(wù)管理工作中所存在的問題，將財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生概率以及財務(wù)風(fēng)險給企業(yè)所帶來的經(jīng)濟(jì)損失降到最低。加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，調(diào)整戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營策略，做好風(fēng)險規(guī)避和轉(zhuǎn)移，保證財務(wù)管理可以達(dá)成既定的目標(biāo)，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。