電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔分析

李夢(mèng)瑤 李廣都

摘要：隨著國(guó)家出臺(tái)會(huì)計(jì)檔案電子會(huì)計(jì)憑證的相關(guān)管理規(guī)定，電子會(huì)計(jì)憑證歸檔已經(jīng)成為檔案界必須面對(duì)的問(wèn)題。該文結(jié)合國(guó)家管理規(guī)定和檔案管理學(xué)知識(shí)，重點(diǎn)分析電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔問(wèn)題，希望能夠?qū)υ搼{證的歸檔和管理工作起到積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 電子會(huì)計(jì)憑證 在線歸檔 檔案管理

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子會(huì)計(jì)憑證出現(xiàn)在人們?nèi)粘Ｉ钪?，廣泛參與人們的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，特別是經(jīng)濟(jì)賬目來(lái)往和各類報(bào)銷活動(dòng)，因此對(duì)于電子會(huì)計(jì)憑證的管理和具體法律效力等問(wèn)題，成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。

電子會(huì)計(jì)憑證是指單位從外部接收的電子形式的各類會(huì)計(jì)憑證，包括電子原始憑證、電子記賬憑證等。電子會(huì)計(jì)憑證以電子形式生成、傳輸、存儲(chǔ)，不論是生成形式、傳輸渠道還是存儲(chǔ)介質(zhì)，均有別于紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證，完全處于電子環(huán)境中。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及無(wú)紙化、電子化社會(huì)交易與消費(fèi)事務(wù)的興盛，電子會(huì)計(jì)憑證的運(yùn)用范圍越來(lái)越廣泛。電子會(huì)計(jì)憑證兼具便捷性、高效性、環(huán)保性等特征，可彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的部分不足。

電子會(huì)計(jì)憑證的法律效力是指法律賦予電子會(huì)計(jì)憑證的約束力量。并非所有的電子會(huì)計(jì)憑證均具備法律效力，由于電子類數(shù)據(jù)本身固有的特點(diǎn)，只有在規(guī)定范疇內(nèi)的電子會(huì)計(jì)憑證，才享有同正式的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證同等的法律效力。2020年3月，財(cái)政部、國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，其中第二條指出：“來(lái)源合法、真實(shí)的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力。”來(lái)源合法即來(lái)源符合法律的規(guī)定，才能在法律的制度框架內(nèi)正當(dāng)、持久發(fā)揮其法律效力。來(lái)源真實(shí)則是在遵循既有的來(lái)源合法規(guī)定的基礎(chǔ)上，確保電子會(huì)計(jì)憑證來(lái)源真實(shí)、可靠，在必要的條件下，能夠提供渠道來(lái)源的資質(zhì)證明文件、電子訂單等相應(yīng)記錄，從而保證電子會(huì)計(jì)憑證內(nèi)容與實(shí)際相符。

近年來(lái)，電子商務(wù)發(fā)展迅猛，極大地改變了人們的生活習(xí)慣和消費(fèi)模式?，F(xiàn)階段電子商務(wù)活動(dòng)的大力推廣，必然要求更多的在線電子憑證生成后運(yùn)用于日常生活中，同時(shí)必然要求電子憑證廣泛運(yùn)用于報(bào)銷流程及報(bào)銷后進(jìn)入歸檔流程，以符合國(guó)家經(jīng)濟(jì)活動(dòng)需要。電子會(huì)計(jì)憑證被歸檔轉(zhuǎn)化為電子會(huì)計(jì)檔案，需要符合法律層面的歸檔依據(jù)、在線認(rèn)證必須有效、嚴(yán)格執(zhí)行具體歸檔流程。

（一）符合法律層面的歸檔依據(jù)

電子會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)化為電子會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)過(guò)歸檔流程。電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔及管理應(yīng)符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部國(guó)家檔案局第79號(hào)令）中的相關(guān)要求。第一，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料滿足來(lái)源要求、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)要求、審簽程序、檔案管理系統(tǒng)要求、防范措施、備份制度，可進(jìn)行歸檔，形成電子會(huì)計(jì)檔案。第二，單位外部接收的電子會(huì)計(jì)資料，除須滿足內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案資料向電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)化的條件要素，還需附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。這樣首先要確保生成的電子憑證的真實(shí)性、合法性，然后才能進(jìn)入報(bào)銷和歸檔程序。

（二）電子會(huì)計(jì)憑證的在線認(rèn)證必須有效

現(xiàn)有的管理規(guī)定要求公民和法人單位接收的包括電子發(fā)票在內(nèi)的各類電子憑證必須經(jīng)過(guò)法定平臺(tái)認(rèn)證，保證其來(lái)源的真實(shí)可靠及內(nèi)容的合法完整，才能進(jìn)入符合要求的報(bào)銷、歸檔流程。目前增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)（https：//inv-veri.chinatax.gov.cn）作為國(guó)家稅務(wù)總局開發(fā)的官方查驗(yàn)平臺(tái)，不僅具有權(quán)威性，而且能夠有效鑒別電子發(fā)票的真?zhèn)?。所以，法人單位?cái)務(wù)人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接收電子會(huì)計(jì)憑證后，可登錄平臺(tái)并下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器，查閱電子發(fā)票并驗(yàn)證電子簽名以及電子發(fā)票監(jiān)制章的有效性。在電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷及歸檔流程中設(shè)置在線認(rèn)證步驟，能夠保證電子會(huì)計(jì)憑證的合法合規(guī)，有效防止虛假報(bào)銷、篡改信息等不良行為，確保報(bào)銷流程合法。經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的電子憑證才是真實(shí)的，才可以進(jìn)入歸檔流程。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行具體歸檔流程

業(yè)務(wù)部門在收到申請(qǐng)人提交的報(bào)銷申請(qǐng)后，經(jīng)過(guò)審核和在線審批，可以將申請(qǐng)人的報(bào)銷申請(qǐng)?jiān)诰€辦結(jié)，完成此項(xiàng)報(bào)銷業(yè)務(wù)活動(dòng)。然后，財(cái)務(wù)部門需要將這些報(bào)銷憑證（包括用于報(bào)銷的電子會(huì)計(jì)憑證）移交給檔案部門歸檔保存。目前，電子會(huì)計(jì)憑證歸檔保存分為以下兩種情況進(jìn)行。

1.已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位歸檔流程。第一，如果一個(gè)單位的電子會(huì)計(jì)憑證歸檔、管理分屬不同的電子檔案管理系統(tǒng)執(zhí)行，且與電子發(fā)票相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證，如記賬憑證、報(bào)銷憑證等均已實(shí)現(xiàn)電子化，則主要依托執(zhí)行電子文件歸檔功能的系統(tǒng)，完成電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔流程，再轉(zhuǎn)入執(zhí)行電子檔案管理功能的系統(tǒng)對(duì)相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行保管。在歸檔中，應(yīng)注意電子會(huì)計(jì)憑證導(dǎo)入、導(dǎo)出過(guò)程中可能存有的風(fēng)險(xiǎn)，以及重復(fù)歸檔的可能性。第二，檔案部門和財(cái)務(wù)部門采用獨(dú)立的電子檔案管理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。電子會(huì)計(jì)憑證歸檔功能、會(huì)計(jì)檔案管理功能分別由業(yè)務(wù)系統(tǒng)（會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)）和獨(dú)立的電子檔案管理系統(tǒng)來(lái)執(zhí)行，若相關(guān)會(huì)計(jì)憑證已全部實(shí)現(xiàn)電子化，可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等電子會(huì)計(jì)憑證先在存有前期流程業(yè)務(wù)信息的業(yè)務(wù)系統(tǒng)整理和歸檔，再導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)，并依照相應(yīng)的保管期限進(jìn)行保存。在歸檔中，應(yīng)特別注意電子檔案管理系統(tǒng)或會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)升級(jí)時(shí)對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證歸檔與管理間的無(wú)縫銜接造成的影響。第三，如果單位與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等未實(shí)現(xiàn)電子化，一方面，財(cái)務(wù)部門需加緊推廣使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理與歸檔，循序漸進(jìn)提升電子會(huì)計(jì)憑證的使用率和歸檔率；另一方面，在實(shí)際工作中可單獨(dú)將電子發(fā)票在預(yù)歸檔中心銜接歸檔接口在線批量自動(dòng)導(dǎo)入或手動(dòng)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔、保管、利用等基本管理功能模塊設(shè)計(jì)，對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行整理、歸檔、保存。在歸檔過(guò)程中，注意必須以安全可控的環(huán)境與相應(yīng)的技術(shù)措施確保電子發(fā)票的真實(shí)性，預(yù)防電子發(fā)票內(nèi)容由于環(huán)境與技術(shù)的漏洞被篡改。

2.未建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位歸檔流程。第一，未建立電子檔案管理系統(tǒng)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的單位，整體會(huì)計(jì)檔案管理基本延續(xù)傳統(tǒng)人工檔案管理模式。第二，如果單位已經(jīng)實(shí)施了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，具備了一定程度的會(huì)計(jì)信息電子化管理基礎(chǔ)，則能夠保障預(yù)歸檔環(huán)節(jié)的電子化。依托會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，如果與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等已全部實(shí)現(xiàn)電子化，可先將電子會(huì)計(jì)憑證移交會(huì)計(jì)檔案管理人員保存，再進(jìn)入歸檔保管階段。移交時(shí)，以一整套對(duì)應(yīng)的記賬憑證、報(bào)銷憑證、電子發(fā)票、其他附件列入文件夾，作為獨(dú)立的憑證存儲(chǔ)文件，并為該文件夾單獨(dú)編制檔號(hào)。相關(guān)人員要將不同檔號(hào)的憑證文件夾合并為當(dāng)月的憑證文件夾，不同月份的憑證文件夾與臺(tái)賬或目錄合并為當(dāng)年度的憑證文件夾，最終形成有層次、有條理的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。第三，如果單位與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等未實(shí)現(xiàn)電子化，則可單獨(dú)將電子發(fā)票通過(guò)硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)移交會(huì)計(jì)檔案管理人員，會(huì)計(jì)檔案管理人員再進(jìn)行整理、歸檔并長(zhǎng)期保存。移交時(shí)，電子發(fā)票的分類存儲(chǔ)方式同上所述，以月份、年份為線，從而形成清晰、有序、合理的電子發(fā)票層級(jí)文件夾，方便會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行后續(xù)的整理工作。

（一）適應(yīng)紙質(zhì)與電子版雙套并存的現(xiàn)狀

目前，由于不同區(qū)域、不同行業(yè)的信息化水平存在較大的差異性，短期內(nèi)無(wú)法要求全社會(huì)所有行業(yè)完全實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔，具體推進(jìn)過(guò)程還需要很長(zhǎng)時(shí)間，因此紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證與電子會(huì)計(jì)憑證在社會(huì)各界的報(bào)銷中仍會(huì)長(zhǎng)期并存，也就是說(shuō)目前的會(huì)計(jì)憑證雙套制歸檔模式依然是主流。因此，加強(qiáng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證與電子會(huì)計(jì)憑證的同步歸檔管理顯得尤為重要。當(dāng)前一段時(shí)間內(nèi)，檔案部門、財(cái)務(wù)部門可以通過(guò)建立歸檔對(duì)照表、報(bào)銷單條形碼等手段，保證紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案的整合管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案間的順利互查。

（二）積極鼓勵(lì)單位優(yōu)先使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷和歸檔

目前，隨著社會(huì)信息化和電子文件管理進(jìn)程的加速，電子會(huì)計(jì)憑證的運(yùn)用越來(lái)越廣泛，歸檔單位與個(gè)人在符合條件的情況下，探索優(yōu)先使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔，既符合國(guó)家層面的倡導(dǎo)，也可以此為契機(jī)，簡(jiǎn)化單位內(nèi)部會(huì)計(jì)憑證歸檔流程，提升工作效率。因此，當(dāng)前高校和許多國(guó)有大型企業(yè)單位，應(yīng)該積極改進(jìn)工作模式，加大信息化設(shè)備投入，促進(jìn)單位優(yōu)先使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷和歸檔，少數(shù)單位可以優(yōu)先試點(diǎn)，等到改進(jìn)后逐步推廣到本行業(yè)、本系統(tǒng)的所有單位。

（三）歸檔材料和歸檔流程要符合規(guī)范

《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》中列舉了單位可以僅使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔的數(shù)種情形，從中可以看出國(guó)家對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證歸檔的有力支持。但這些都基于一個(gè)前提，即電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷和歸檔首先要規(guī)范化并符合國(guó)家檔案管理要求。

隨著我國(guó)電子政務(wù)的不斷發(fā)展，電子會(huì)計(jì)憑證的運(yùn)用和規(guī)范歸檔工作，成為社會(huì)各界必須面對(duì)的問(wèn)題，因此研究這一問(wèn)題具有積極的現(xiàn)實(shí)意義，同時(shí)也是為了更好地保障電子會(huì)計(jì)憑證服務(wù)社會(huì)和促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

*本文系2017年國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金課題“大數(shù)據(jù)背景下的民生檔案信息服務(wù)發(fā)展與創(chuàng)新研究”（項(xiàng)目編號(hào)：17BTQ073）的階段性研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]李奎濤，任曉康.電子會(huì)計(jì)檔案領(lǐng)域區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用探索——以東港瑞云中小微企業(yè)管理云平臺(tái)為例[J].中國(guó)檔案，2021（2）：30-31.

[2]韓萌.檔案接收前檢查工作流程及重點(diǎn)淺析[J].北京檔案，2021（5）：29-30.

[3]侯彩俠.會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作帶來(lái)的思考[J].北京檔案，2008（8）：38-39.

作者單位：南京理工大學(xué)檔案館