南航：一網(wǎng)通辦讓新教工入職更方便

文/王瑋 方月娥 劉勇

為進一步深化數(shù)據(jù)治理、流程再造，解決師生跨部門多業(yè)務(wù)辦事問題，南京航空航天大學(xué)（以下簡稱“南航”）立足學(xué)?，F(xiàn)有信息化建設(shè)基礎(chǔ)，以用戶為核心，依據(jù)場景聚合業(yè)務(wù)，形成專題服務(wù)，建設(shè)具有南航特色的“一網(wǎng)通辦”。

建設(shè)背景

《教育信息化2.0行動計劃》要求將教育信息化作為教育系統(tǒng)性變革的內(nèi)生變量，支撐引領(lǐng)教育現(xiàn)代化發(fā)展，推動教育理念更新、模式變革、體系重構(gòu)。教育信息化“十三五”規(guī)劃也將深入推進管理信息化、全面提升教育治理能力作為重要任務(wù)。

在落實《教育信息化2.0行動計劃》以及 “十三五” 信息化期間，南航將信息技術(shù)與教學(xué)、科研、管理和服務(wù)深度融合，建成了研究生管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等核心系統(tǒng)，初步解決了業(yè)務(wù)線上辦理，數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯集，公共平臺統(tǒng)一支撐等信息化工作。為加快學(xué)校數(shù)據(jù)治理和流程再造工作，進一步提高師生服務(wù)體驗，南航信息化處整合學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，搭建了基于數(shù)據(jù)共享的一網(wǎng)通辦“場景”辦事，實現(xiàn)各類聚合事項網(wǎng)上服務(wù)。

目前，學(xué)校的新教工入職服務(wù)體系不夠完善，基礎(chǔ)平臺分散，不能提供一體化服務(wù)，無法實現(xiàn)入職服務(wù)事項統(tǒng)一申請、統(tǒng)一受理，不同管理部門使用不同平臺，平臺間無法交互。圍繞員工入職服務(wù)事項不全面、不規(guī)范、不統(tǒng)一等問題，本著讓“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”的理念，充分利用信息化手段，南航信息化處、人事處聯(lián)合啟動了新教工入職服務(wù)一網(wǎng)通辦工作。

建設(shè)思路

為實現(xiàn)南航入職服務(wù)一網(wǎng)通辦，完成入職事項管理端的跨部門聯(lián)動以及服務(wù)端的高效統(tǒng)一，結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)基礎(chǔ)，完成整體架構(gòu)的搭建（如圖1）。

圖1 整體架構(gòu)

基于統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準和信息化公共平臺，通過學(xué)校數(shù)據(jù)中心對接各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通；通過構(gòu)建跨部門、多業(yè)務(wù)的交織模型，建設(shè)入職服務(wù)一網(wǎng)通辦。整個服務(wù)的搭建嚴格按照模塊化、服務(wù)化、分層構(gòu)建的思想進行設(shè)計和實現(xiàn)。

基礎(chǔ)設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，依托校園云平臺進行統(tǒng)一部署。數(shù)據(jù)資源層通過對接學(xué)校數(shù)據(jù)中心，調(diào)用入職員工在招聘系統(tǒng)、人事系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，避免流程辦理時入職人員的重復(fù)填報。對接學(xué)校信息化公共支撐平臺，包括學(xué)校已有的統(tǒng)一身份認證平臺、統(tǒng)一通訊平臺、統(tǒng)一流程引擎、統(tǒng)一表單工具等，完成入職服務(wù)的快速搭建。業(yè)務(wù)應(yīng)用層是入職服務(wù)的核心建設(shè)層，用于建設(shè)學(xué)校統(tǒng)一入職服務(wù)應(yīng)用，實現(xiàn)入職服務(wù)的人員身份管理、入職事項辦理、線下服務(wù)導(dǎo)航、管理數(shù)據(jù)回流、多部門并審等功能。用戶服務(wù)層用于管理不同角色的人員，通過不同的身份判斷，進行服務(wù)端及管理端的角色細分。

建設(shè)內(nèi)容

服務(wù)事項梳理

根據(jù)業(yè)務(wù)辦理的相關(guān)要求，梳理入職服務(wù)事項。具體事項包括：入職服務(wù)各環(huán)節(jié)的辦理指南、辦理流程以及各環(huán)節(jié)人員和聯(lián)系方式；在入職人員填報后收集、匯總各職能部門業(yè)務(wù)審批等相關(guān)事項的辦理流程、在線受理程度等基本情況，按照梳理內(nèi)容逐項統(tǒng)計整理。

事項梳理總體框架可分為：服務(wù)對象、梳理范圍、業(yè)務(wù)分類、業(yè)務(wù)協(xié)同、系統(tǒng)應(yīng)用、服務(wù)建設(shè)六個部分。服務(wù)對象，包括學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)、管理員、新教工等。梳理范圍涉及部門及事項，部門包括學(xué)校教職工入職相關(guān)的各二級單位，事項分類包括：申報類事項、審批類事項、發(fā)布類事項。

業(yè)務(wù)分類，根據(jù)業(yè)務(wù)屬性的不同，對業(yè)務(wù)進行分類，目前學(xué)校面向師生的業(yè)務(wù)分類場景包括：指南類服務(wù)，線下服務(wù)，需在線上創(chuàng)建服務(wù)指南和公告；單事項服務(wù)，目前學(xué)校仍在線下辦理，需通過公共平臺搭建表單、流程類的服務(wù)事項，審批工作線上完成；聯(lián)動事項服務(wù)，目前學(xué)校仍在線下辦理，需通過公共平臺搭建表單（不止一個）、流程類的服務(wù)事項，審批工作線上完成，且跨部門審批；系統(tǒng)事項服務(wù)，學(xué)校有系統(tǒng)的服務(wù)事項，通過碎片化集成方式辦理；融合類事項服務(wù)，目前辦理方式有線上、有線下，跨部門、跨平臺、多數(shù)據(jù)的服務(wù)需要通過業(yè)務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)協(xié)同方式進行融合建設(shè)。

業(yè)務(wù)協(xié)同，要明確單業(yè)務(wù)部門辦理和多業(yè)務(wù)部門協(xié)同辦理的相關(guān)服務(wù)事項，將各業(yè)務(wù)部門辦理業(yè)務(wù)流程化，為相關(guān)事項的便捷辦理創(chuàng)造必要條件。系統(tǒng)應(yīng)用，梳理現(xiàn)階段各業(yè)務(wù)部門對內(nèi)信息管理系統(tǒng)、對外業(yè)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)的數(shù)量以及能夠?qū)崿F(xiàn)的管理和服務(wù)功能，明確各級部門信息化依賴程度和建設(shè)程度，了解專有業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)情況，為入職服務(wù)的建設(shè)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。服務(wù)建設(shè)，明確目前未實現(xiàn)網(wǎng)上辦理的各項業(yè)務(wù)，梳理建設(shè)需求，整合通用建設(shè)內(nèi)容，統(tǒng)一開發(fā)建設(shè)，對需要獨立建設(shè)或部署的環(huán)節(jié)，利用學(xué)校已有工具進行快速配置建設(shè)。

服務(wù)流程優(yōu)化

對相關(guān)各業(yè)務(wù)單位履行的職責(zé)、對應(yīng)的崗位、所屬的權(quán)限及職權(quán)運行的流程逐項逐條進行全面細化梳理。通過梳理，完成以下內(nèi)容：

明確流程服務(wù)涉及的管理部門、管理崗位、事項數(shù)量、事項類別、辦理條件、業(yè)務(wù)流程等權(quán)重清單，同時明確系統(tǒng)建設(shè)情況、終端辦理情況、網(wǎng)上監(jiān)督情況。

根據(jù)梳理的業(yè)務(wù)，對各業(yè)務(wù)單位目前的工作流程進行優(yōu)化改造，科學(xué)合理地設(shè)置行政職權(quán)運行流程中的各個環(huán)節(jié)，簡化辦事程序，以實現(xiàn)辦事程序最優(yōu)，辦事周期最短。

在未進行流程改造之前，南航新教工入職服務(wù)原流程業(yè)務(wù)辦理與管理審核相互交叉，辦理人員需登錄多個部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)辦理，并需至多個部門辦理不同線下業(yè)務(wù)，同時需等待較長時間的部門審核。

通過學(xué)校流程工具、表單工具、數(shù)據(jù)中心、消息中心進行流程再造，優(yōu)化后的流程（如圖2），僅需登錄1個系統(tǒng)，辦理相關(guān)入職業(yè)務(wù)20余項，相應(yīng)審核流程也可通過線上查詢進度。一方面新教工在完成材料審核后，數(shù)據(jù)中心將人員異動即時推送至科研、教務(wù)等核心系統(tǒng)，無需新教工跑腿，數(shù)據(jù)自行流轉(zhuǎn)。另一方面將大部分線下辦理的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移至線上，同時將原有多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)線上登錄入口集成，只需登錄1個系統(tǒng)即可完成全部線上業(yè)務(wù)。最后將暫未擁有線上辦理條件的業(yè)務(wù)做出梳理和說明，新教工可通過線上查看所需辦理業(yè)務(wù)，進行打印資料、提前準備相關(guān)材料等相關(guān)工作，為入職辦理進一步提供便利。

圖2 南航新教工入職服務(wù)流程

入職服務(wù)搭建

入職一網(wǎng)通辦服務(wù)提供不同于普通應(yīng)用和系統(tǒng)的場景聚合服務(wù)，實現(xiàn)具有南航特色的一體化整體服務(wù)，并通過成熟的場景式大廳呈現(xiàn)，將業(yè)務(wù)辦理流程體系化、規(guī)范化，為用戶提供最為便捷的事項辦理服務(wù)。

1.入職教工一網(wǎng)填報

新教工未獲得工號前，以校外人員注冊方式進入入職一網(wǎng)通辦場景，完成入職服務(wù)辦理，辦理步驟具體如下：

第一步：基本信息填報。獲取少量關(guān)鍵信息，后續(xù)匹配招聘系統(tǒng)和資源配置。

第二步：跳轉(zhuǎn)入職信息登記表，進入之后觸發(fā)表單數(shù)據(jù)源，調(diào)用招聘系統(tǒng)相關(guān)人員數(shù)據(jù)，完成表單填報內(nèi)容的讀取，減少新教工填報步驟。

2.管理人員一網(wǎng)通審

入職流程審核端不打破原有業(yè)務(wù)管理形式，同時利用學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳搭建的部分新事項環(huán)節(jié)進行線上審核，通過學(xué)校統(tǒng)一通信平臺，將審核消息實時推送給審核人，業(yè)務(wù)部門各司其職，完成與其相關(guān)的審核環(huán)節(jié)（如圖3）。南航對入職過程中的工號分配、合同簽訂等環(huán)節(jié)進行流程再造，數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)雙向打通，大大減輕該業(yè)務(wù)在服務(wù)端的辦理周期；工號提前發(fā)放，為資源服務(wù)提供前置優(yōu)勢。

圖3 南航新教工入職審核

3.資源服務(wù)一網(wǎng)通辦

新教工入職作為學(xué)校典型的跨部門、跨平臺、多數(shù)據(jù)、多環(huán)節(jié)服務(wù)，需綜合考慮多方系統(tǒng)和業(yè)務(wù)聯(lián)動（如圖4）。新教工辦理入職流程后，即可實現(xiàn)資源服務(wù)全覆蓋：無感知服務(wù)，通過數(shù)據(jù)中心實現(xiàn)核心系統(tǒng)自動授權(quán)，例如智慧門戶、i南航App等公共平臺，教務(wù)、科研等業(yè)務(wù)系統(tǒng)；線上申請服務(wù)，聚合辦事大廳相關(guān)服務(wù)事項，例如郵箱申請、公務(wù)卡申請、車輛管理、宿舍申請、公積金轉(zhuǎn)移、工會申請、入職培訓(xùn)等服務(wù)；線下服務(wù)，人事檔案、師德師風(fēng)簽訂、公費醫(yī)療證領(lǐng)取、一卡通領(lǐng)取、圖書證領(lǐng)取、外籍稅務(wù)、居留證、工作證辦理等服務(wù)。

圖4 南航新教工入職數(shù)據(jù)共享

總結(jié)與展望

經(jīng)過“十三五”信息化建設(shè)，我校已逐步完成對業(yè)務(wù)系統(tǒng)、流程辦事服務(wù)、線下填表、門戶辦事的融合，形成面向師生服務(wù)的一網(wǎng)通辦場景設(shè)計。服務(wù)場景建設(shè)完成后，通過業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)互通，一方面滿足各個職能部門的審核問題，另一方面完成數(shù)據(jù)的自動流轉(zhuǎn)處理，實現(xiàn)按需分配，滿足用戶需求。師生不用考慮部門并審和多系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)問題，把最簡單的留給用戶。

南京航空航天大學(xué)將堅持以師生為核心的建設(shè)思路，以數(shù)據(jù)治理和流程再造為抓手，做可落地、有成效、有溫度的信息化公共服務(wù)，逐步實現(xiàn)國內(nèi)領(lǐng)先的“一網(wǎng)通辦”服務(wù)模式。