淺談無紙化辦公對提升檔案管理效率的思考

姜新

摘 要：新時期下，隨著我國信息技術和網(wǎng)絡技術的蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在諸多領域實現(xiàn)了廣泛而深入的應用，并且取得顯著的應用效果，改變了人們的生活、工作以及學習習慣，尤其在辦公領域的應用，對實現(xiàn)無紙化辦公起到推動作用。本文主要針對無紙化辦公對提升檔案管理效率進行分析和探究，希望給予我國相關行業(yè)以些許參考和借鑒。

關鍵詞：無紙化辦公;檔案管理;效率提升;分析

在我國經(jīng)濟發(fā)展新形勢下，檔案管理的重要性和作用性日益凸顯，隨著信息技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，辦公無紙化已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展必然趨勢。無紙化辦公可以改變以往檔案管理以紙質文件為主的局面，提升管理效率和質量，為使用者提供更大的便捷。因此，針對無紙化辦公對提升檔案管理效率進行分析和探究，對促進我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有現(xiàn)實意義。

1 無紙化辦公概述

辦公自動化系統(tǒng)起源于歐美發(fā)達國家，其以通信技術、計算機技術和網(wǎng)絡技術為支撐，通過人機綜合系統(tǒng)可以有效提升工作效率，其屬于一門綜合性技術，是對以往辦公方式的革新。

無紙化辦公以工作流概念為基礎，通過對電子文件的處理和瀏覽，改變以往以手工為主的工作流程，可以促使單位人員快捷以及方便的共享信息，將電子文件快速送達到指定對象或者位置。在對電子文件的處理、瀏覽以及傳遞中，以OA系統(tǒng)為支撐，整個過程忽視了文件的回收保存、手工分閱和打印裝訂環(huán)節(jié)，真正實現(xiàn)無紙化辦公。無紙化辦公不僅可以節(jié)約打印設備和辦公紙張的消耗，還能夠將人員從以往的勞動方式中完全解放出來，節(jié)約單位的財力資源、物力資源和人力資源。

無紙化辦公以OA系統(tǒng)為核心，將以往的紙質文件轉變?yōu)殡娮游募?，并且將電子文件儲存于計算機設備、光盤、磁盤、云盤等載體中，利用通信網(wǎng)絡進行文件傳遞。檔案管理作為各個單位企業(yè)日常關鍵的主要內容，實現(xiàn)無紙化辦公可以對檔案資源進行合理分類和科學保管，不僅可以提升管理效率和質量，還可以為使用者提供便捷，對發(fā)揮檔案資源的作用和價值具有重要意義。

2 無紙化辦公下檔案管理中存在的幾點問題

第一，缺乏信息化管理意識，當前，部分檔案管理人員受到固化思維的影響，在開展檔案管理中依然以紙質資源為主，沒有充分利用信息技術，甚至存在排斥和抵觸心理;第二，無紙化程度不高，隨著我國積極提倡無紙化辦公，但是公文處理機制和工作流程尚未完善，很多工作程序依然需要人工處理，導致大量管理資源浪費，檔案收集、整理以及歸檔程序較為繁瑣;第三，電子檔案資源在保管過程中存在一定的安全隱患，受到諸多因素的影響，容易出現(xiàn)丟失以及損壞等問題。

3 實現(xiàn)無紙化辦公提升檔案管理效率的相關措施分析

3.1 轉變思想認識

在我國經(jīng)濟發(fā)展新形勢下，信息技術已經(jīng)在辦公領域中獲得廣泛應用，并且取得顯著的應用效果，但是受到固化思維的影響，一些單位和檔案管理人員對其缺乏正確認知，不利于檔案效率的提升，因此，單位需要加大內部宣傳，促使管理人員轉變思想認識。首先，單位要定期組織管理人員開展信息技術培訓，并且將無紙化辦公作為重要內容，引導管理人員在開展檔案管理中充分利用信息技術和相關設備，提升管理效率;其次，在內部開展宣傳教育，促使廣大員工認識到無紙化辦公的重要性，并且主動配合檔案管理人員做好各項工作，將電子文件作為檔案資源的重要形式;最后，細化無紙化辦公實行目標，并且將其落實到具體崗位中，調動廣大人員應用信息技術開展檔案管理的熱情。

3.2 構建檔案系統(tǒng)

無紙化辦公以OA系統(tǒng)為支撐，不同崗位、不同部門以及不同單位對系統(tǒng)功能需求也存在一定差異，因此，在開展檔案管理中，需要結合檔案管理工作的特點，構建檔案OA系統(tǒng)。首先，單位要從全局為立足點，綜合考慮運行環(huán)境、技術條件、經(jīng)濟效益和管理效率等因素，對各種實施方法和信息技術的利弊進行分析，優(yōu)化整合技術資源，構建檔案OA系統(tǒng);其次，在進行系統(tǒng)構建中，單位要綜合考慮檔案部門、業(yè)務部門和信息部門的需求，開發(fā)以及完善OA系統(tǒng)的各個功能板塊，實現(xiàn)檔案電子資源從收集到歸檔的一庫式管理;最后，為了切實提升檔案管理效率，單位需要對系統(tǒng)操作流程進行優(yōu)化和規(guī)范，提升檔案保管質量和歸檔效率，并且要求所有人員按照既定的流程操作，嚴禁出現(xiàn)違規(guī)行為，進而對檔案質量和管理效率帶來負面影響。

3.3 完善管理制度

在無紙化辦公背景下，以往紙質檔案管理制度雖然可以在電子文件的保管、整理以及收集等方面適用，但是由于文件載體和保管方式出現(xiàn)了變化，單位需要對檔案管理制度進行優(yōu)化和改進。首先，要結合現(xiàn)有的行業(yè)標準，對電子檔案資源的形成、積累、收集、鑒定以及歸檔的全過程進行監(jiān)控和管理，確保檔案管理的連續(xù)性和實效性;其次，進一步明確各個部門和具體崗位的任務和責任，從規(guī)范崗位責任為立足點，進一步完善、補充以及修改管理制度;最后，在生成電子檔案資源后，需要結合其特點制定各項操作制度、查閱制度、管理制度以及歸檔制度，提升制度的針對性和可行性。

3.4 檔案信息利用

無論是電子檔案還是紙質檔案，利用是其體現(xiàn)自身價值的重要途徑，單位在電子檔案資源利用中，需要提升資源利用效率，并且對電子資源查閱利用開展有效管理。首先，單位要明確哪些檔案資源需要保密、哪些檔案資源可以公開，保證電子檔案在利用中的安全性;其次，構建角色分明、層次分明的資源利用管理機制，科學設置使用權限，并且規(guī)范電子檔案資源的利用申請程序，實現(xiàn)多級審批制度;最后，規(guī)范互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)檔案使用程序，對電子檔案和在線查閱進行有效控制和管理，保證查閱環(huán)境規(guī)范化。

3.5 加強安全管理

無紙化辦公雖然可以提升檔案管理的工作效率，但是基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，電子檔案資源也存在一定的安全隱患，如果發(fā)生檔案泄漏、遺失或者損壞等情況，會對單位造成巨大損失，因此，單位需要對電子檔案資源加強安全管理。首先，電子檔案資源具有較強的特殊性，在檔案管理中需要對其進行數(shù)據(jù)備份，結合檔案的重要性引入異地備份方式，保證電子檔案的安全性;其次，定期對計算機進行殺毒，安裝以及升級殺毒軟件，防止木馬、病毒以及黑客入侵，導致檔案資源受損;最后，規(guī)范操作人員的行為，嚴禁出現(xiàn)違規(guī)操作，避免由于人為失誤而導致檔案數(shù)據(jù)丟失或者損壞。

4 結語

總而言之，隨著我國科學技術的蓬勃發(fā)展，無紙化辦公已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，相關單位在開展檔案管理中，需要發(fā)揮無紙化辦公的優(yōu)勢和價值，提升檔案管理工作的質量和效率，充分發(fā)揮檔案資源的價值和作用。

參考文獻

[1]肖晏夏.無紙化辦公環(huán)境下電子檔案信息安全管理對策分析[J].產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新研究，2019（07）：114-115.

[2]于淑敏.無紙化辦公環(huán)境下電子檔案管理的思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2019，35（05）：148-150.

[3]吳波，施潤國，周秀紅.淺談無紙化辦公在縣級農(nóng)產(chǎn)品檢驗檢測機構中的應用[J].寧夏農(nóng)林科技，2019，60（02）：68-69.

[4]范菊珍.淺談全面實現(xiàn)無紙化辦公后如何做好電子檔案的管理[J].辦公室業(yè)務，2016（07）：130+165.

[5]徐瑛，丁偉鋒.對人事檔案管理加強無紙化辦公的思考[J].中國管理信息化，2016，19（07）：216-217.

[6]陳玉鈺，邵龍江.人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng) 讓“無紙化”辦公不再只是設想[J].華東科技，2011（08）：78-79.

[7]張巖青.高等學校推行無紙化辦公的探索[J].電腦知識與技術，2009，5（35）：9986-9987.