人力資源管理系統(tǒng)在傳媒集團的應(yīng)用研究

盧宣皓

一、前言

多元經(jīng)營的綜合性傳媒集團具有人員身份和管理方式不一、員工總量大、薪酬體系多樣等特點，導(dǎo)致傳統(tǒng)人工方式的人力資源管理水平不高，難以適應(yīng)媒體融合時代對專業(yè)人才的管理需求。本研究分析了H 傳媒集團人力資源管理存在的短板，結(jié)合業(yè)務(wù)需求，有針對性地分析了集團實施人力資源管理系統(tǒng)的核心功能。研究分析了人力資源系統(tǒng)選型的步驟、路徑和重點，總結(jié)實施成效和改進對策，為集團型企業(yè)和傳媒業(yè)企業(yè)的人力資源管理提供借鑒。

二、現(xiàn)狀與需求

H 傳媒集團是以省委機關(guān)報為旗艦的大型綜合性傳媒集團，擁有多份報紙、期刊、新聞網(wǎng)站、移動客戶端、40 余個面向大眾的平臺號和1 家出版機構(gòu)，在全省各市（州）設(shè)有分社（記者站），已經(jīng)構(gòu)筑起了以報紙、期刊、互聯(lián)網(wǎng)新媒體等為主的媒體主業(yè)和以文化創(chuàng)意、文化投資、酒店經(jīng)營等為特色的多元化經(jīng)營產(chǎn)業(yè)格局。在這種經(jīng)營格局下，集團的人力資源管理存在較多難點。一是人員身份和管理特點多樣化，分類統(tǒng)計復(fù)雜。集團員工的身份有事業(yè)在編、集團聘用制、公司聘用制、項目制（簽訂以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同）、勞務(wù)派遣制等。此外，集團下屬的子公司層級多達4 級，下屬的各家單位由于業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，人力資源管理的側(cè)重點不同，各自采用不同的表格管理員工信息，信息的詳略程度和重點字段各不相同。這些特點導(dǎo)致集團層面的人員信息管理難以形成統(tǒng)一規(guī)范，信息完整性不高，存在多個統(tǒng)計口徑，統(tǒng)計準(zhǔn)確性不高；二是員工總量大，信息更新容易滯后。集團共有各類用工5000 余人，分布在50 余家內(nèi)設(shè)機構(gòu)或二級單位。員工跨單位調(diào)動，信息在涉及的兩家單位間更新不夠及時，而員工在一家單位內(nèi)部的不同部門之間調(diào)動，在集團層面也難以及時掌握。員工發(fā)生職務(wù)、職稱、學(xué)歷等變動，需在數(shù)張報表中更新數(shù)據(jù)，容易發(fā)生錯漏。為了保持信息更新，集團每隔一段時間需要向下屬單位重新收集各類報表，造成重復(fù)工作；三是薪酬體系多樣，人工監(jiān)管效率低。集團的綜合職能部門、業(yè)務(wù)部門和二級核算單位采用不同的薪酬體系，使用人工方式審核各單位薪酬總額存在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差、難以實時監(jiān)督、數(shù)據(jù)時效性差等問題。

基于上述問題，集團需要實施人力資源管理系統(tǒng)，以此整體提升人力資源管理水平。目標(biāo)一是掌握人力資源底數(shù)，提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理、數(shù)據(jù)共享、多維度分析；二是建立統(tǒng)一的人力資源管控平臺，使管理從文件和口頭傳達轉(zhuǎn)為落實落地，解決統(tǒng)計報表不規(guī)范、信息時效性不高、管理監(jiān)督難等問題；三是進一步開發(fā)管理潛能，使各層級人力資源部門從完成日常事務(wù)性職能升級為“管理、監(jiān)督、服務(wù)、決策”的完整閉環(huán)。

三、人力資源管理信息系統(tǒng)的核心功能

人力資源管理信息系統(tǒng)（HRMS）是組織進行員工和員工工作方面信息的收集記錄、綜合整理和分析報告的軟件系統(tǒng)。而搭建應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)，使人力資源管理從手工記賬轉(zhuǎn)向依托于人力資源管理系統(tǒng)的過程，稱為人力資源管理信息化（E-HR）。一個完整的人力資源管理系統(tǒng)由多個功能模塊組成，根據(jù)H 傳媒集團業(yè)務(wù)需求，包含以下幾個方面。

（一）組織機構(gòu)管理

集團下設(shè)數(shù)十家職能部門、業(yè)務(wù)部門和二級單位，通過組織機構(gòu)管理模塊能夠建立多層級、可調(diào)整的組織機構(gòu)管理體系，可以新增、調(diào)整、維護、合并、撤銷機構(gòu)。組織機構(gòu)的基本信息包括：創(chuàng)建時間、負(fù)責(zé)人、組織級別、隸屬關(guān)系、職能簡介等。

（二）員工信息管理

通過此模塊，管理在職員工、離退休員工、離職員工和其他類別員工等存在或者曾經(jīng)存在過勞動關(guān)系人員的基礎(chǔ)信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號、政治面貌、民族、婚姻情況、學(xué)歷學(xué)位信息、履歷記錄、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、工人技術(shù)等級、家庭成員等?？蓪崿F(xiàn)人員信息的采集錄入、自定義檢索條件查詢、輸出花名冊、統(tǒng)計分析等功能。

（三）員工調(diào)配管理

通過此模塊，對員工的所屬組織、部門、崗位、職務(wù)級別的變動進行管理，包括員工調(diào)配的申請、多層級審批和調(diào)配記錄等業(yè)務(wù)。可實現(xiàn)自定義調(diào)配類型和原因、設(shè)置流程手續(xù)、設(shè)置調(diào)配計劃、線上審批等功能。

（四）薪酬管理

集團下屬各單位的薪酬組成體系不盡相同，薪酬管理模塊提供薪酬體系構(gòu)架功能，可以根據(jù)需求靈活建立薪酬結(jié)構(gòu)及薪資等級，定義相應(yīng)的工資計算公式，能夠根據(jù)社會保險和個人所得稅相關(guān)法規(guī)，定義繳交方式和相應(yīng)的計算公式?？蓪崿F(xiàn)薪酬預(yù)算管理和超出預(yù)警、工資發(fā)放、多維度薪酬統(tǒng)計分析、員工自助查詢本人薪資等功能。

（五）合同管理

合同管理模塊跟蹤記錄勞動合同的簽訂、變更、續(xù)簽、審批、解除或終止等情況，提供試用期滿轉(zhuǎn)正和續(xù)簽到期自動提醒，可批量打印勞動合同文書，提供合同臺賬管理功能，跟隨合同變動自動更新，可查詢統(tǒng)計合同簽訂的總體情況。

（六）招聘管理

招聘管理模塊具備招聘計劃制定、招聘全流程業(yè)務(wù)處理及企業(yè)人才庫儲備等功能。各層級單位可以錄入招聘需求，經(jīng)審批通過后對外發(fā)布招聘信息；可對應(yīng)聘者信息分析統(tǒng)計、生成詳細(xì)簡歷、審核篩選；招聘結(jié)束后，未錄用人員可轉(zhuǎn)入人才庫，以備今后有合適崗位時與之聯(lián)系。招聘模塊的基本信息字段與員工信息管理模塊的字段建立一一對應(yīng)的關(guān)系，錄用人員的信息可直接轉(zhuǎn)換到員工信息模塊，免去重復(fù)錄入。

（七）培訓(xùn)管理

培訓(xùn)管理模塊除了實現(xiàn)基礎(chǔ)的教育培訓(xùn)經(jīng)歷記錄功能以外，還能夠分析員工總體接受教育培訓(xùn)情況，收集匯總培訓(xùn)需求、發(fā)布培訓(xùn)信息、制定培訓(xùn)規(guī)劃、評估培訓(xùn)成效、生成培訓(xùn)統(tǒng)計報表、管理培訓(xùn)檔案等，為提升培訓(xùn)的針對性、實效性提供協(xié)助。

（八）系統(tǒng)管理

從事人力資源管理的人員負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍和分工領(lǐng)域不同，出于規(guī)范管理的要求，系統(tǒng)為各層級各職責(zé)的用戶賬號分配不同的角色權(quán)限，各權(quán)限下可使用的系統(tǒng)功能范圍不同，可查詢和操作的數(shù)據(jù)不同。

四、系統(tǒng)的選型實施

（一）全面分析，規(guī)劃先行

管理者首先需要清醒地認(rèn)識到，人力資源管理系統(tǒng)作為管理軟件，其本身并不能替代管理活動，而只能作為輔助管理的有力工具。任何成型的商用人力資源管理系統(tǒng)都不能直接套用到一家企業(yè)，而必須適應(yīng)企業(yè)的實際使用情形，作出更改適配。在系統(tǒng)項目立項采購前，H傳媒集團根據(jù)現(xiàn)行流程和改進目標(biāo)梳理了工作流程，構(gòu)建了系統(tǒng)運行模型，使流程規(guī)范統(tǒng)一、對項目的訴求和目標(biāo)明確，避免倉促實施，方向“跑偏”，“水土不服”。在系統(tǒng)選擇和項目規(guī)劃上，不能好高騖遠(yuǎn)，造成資源浪費，需確認(rèn)集團人力資源管理發(fā)展方向和優(yōu)先次序，明確急需解決的短期問題和關(guān)系到集團未來發(fā)展的長期核心需求。短期問題包括提高工作效率、提高信息準(zhǔn)確性完整性、加強監(jiān)督管理等。長期問題包括解決松散型管理下發(fā)展?jié)摿Φ闹萍s、落實管理思想、建立與集團發(fā)展匹配的管理模式、加強下屬單位人力資源聯(lián)動等。

（二）系統(tǒng)設(shè)計，科學(xué)選型

國內(nèi)的人力資源管理系統(tǒng)供應(yīng)商可大致分為三個層次：SAP、甲骨文等外資企業(yè)占據(jù)高端市場；金蝶、用友、浪潮等國內(nèi)領(lǐng)先企業(yè)占據(jù)中高端市場；其他企業(yè)占據(jù)中低端市場。在供應(yīng)商選擇上，H 傳媒集團主要考慮了安全性、可靠性、拓展性和適配性等方面。安全性方面，雖然基于SaaS 模式的云服務(wù)型人力資源系統(tǒng)都聲稱具備有效的技術(shù)措施，可以保證每家企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性和保密性，并且具備使用靈活、更新速度快、按需訂購、成本低等優(yōu)勢，然而，SaaS 模式的信息安全畢竟只能依靠邏輯隔離，利用虛擬化技術(shù)實現(xiàn)，技術(shù)因素和人為因素的安全風(fēng)險都高于物理隔離。H 傳媒集團排除了所有人力資源云服務(wù)系統(tǒng)，選擇將服務(wù)器設(shè)在集團內(nèi)部，通過內(nèi)網(wǎng)連接，盡可能提高數(shù)據(jù)安全性。可靠性方面，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)選擇當(dāng)前主流的物理架構(gòu)和邏輯架構(gòu)，采用成熟的模式和技術(shù)，在軟硬件選擇上充分考慮可靠性。同時，采用備份、冗余、均衡負(fù)載等技術(shù)，不盲目追求新技術(shù)，也留足充裕的系統(tǒng)處理能力。拓展性和適配性方面，系統(tǒng)規(guī)劃應(yīng)當(dāng)既以當(dāng)前實際為出發(fā)點，又充分考慮未來事業(yè)發(fā)展需要和系統(tǒng)功能二期、三期擴充的能力。軟硬件應(yīng)考慮滿足未來數(shù)年的承載要求。H 傳媒集團的人事工作，除了一般企業(yè)的人力資源管理，還帶有一些機關(guān)事業(yè)色彩，存在一些個性化需求。這些功能的適配性需要與系統(tǒng)供應(yīng)商提前溝通，確認(rèn)系統(tǒng)能否實現(xiàn)該功能，以及實現(xiàn)的難易程度、成本高低?？紤]到以上這些方面，經(jīng)過詳細(xì)考察洽談，H 傳媒集團鎖定了若干家意向供應(yīng)商，并通過招標(biāo)程序最終選擇了某國產(chǎn)系統(tǒng)供應(yīng)商。該供應(yīng)商有充足的信息管理系統(tǒng)實施經(jīng)驗，特別是對事業(yè)單位和大型國企具備成熟的方案，能減少很多二次開發(fā)工作。

（三）周密部署，充分協(xié)調(diào)

系統(tǒng)的成功實施離不開管理層的高度重視。在組織架構(gòu)上，集團人事部和各二級單位屬平級部門，集團人事部對各二級單位人事部門主要是業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，而非直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，在協(xié)調(diào)推進系統(tǒng)建設(shè)的過程中，存在一些不便，因此，管理層對系統(tǒng)建設(shè)的重視具有重要意義。管理層在項目啟動和關(guān)鍵節(jié)點組織召開動員會和協(xié)調(diào)推進會，能夠有效統(tǒng)一認(rèn)識，化解難點，把握項目方向。

項目的甲乙雙方應(yīng)時刻保持充分有效的溝通，通過雙周滾動計劃和周例會等形式及時了解項目進度，查找問題，跟蹤處理結(jié)果。對問題的溝通必須注重細(xì)節(jié)，確認(rèn)甲乙雙方的理解一致、給出的方案切實可行，符合實際要求，否則，可能失之毫厘，差之千里。應(yīng)保留一部分項目尾款待驗收后支付，以確保質(zhì)量。

五、實施成效

系統(tǒng)實施上線并經(jīng)過一段時間的運行檢驗，基本達到了預(yù)期目標(biāo)。

（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更加規(guī)范準(zhǔn)確

集團類型的企業(yè)具有內(nèi)在復(fù)雜性，采用系統(tǒng)對人力資源數(shù)據(jù)進行集中管理，有效地改變了集團各企業(yè)各自為政、信息管理較為散亂的現(xiàn)狀，信息錄入和維護有了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息更加暢通、管控更加到位。系統(tǒng)具備的充足字段和較強的功能延展性為未來數(shù)據(jù)的進一步完整規(guī)范留出了空間。

（二）工作效率進一步提升

傳統(tǒng)模式下，人員信息、人員調(diào)動、培訓(xùn)教育、工資績效等需要多個人管理，并且這些工作重復(fù)繁瑣。通過人力資源系統(tǒng)，改變了過去主要依靠人工處理信息較為有限的限制，推動了勞動力的置換，并且減少了人工操作出現(xiàn)失誤的可能。系統(tǒng)將一些審批流程轉(zhuǎn)為線上，節(jié)約了線下審批的時間。系統(tǒng)提供預(yù)警功能，對轉(zhuǎn)正、合同續(xù)簽等實時提醒，減輕了工作量。

（三）員工滿意度進一步提升

通過系統(tǒng)將員工信息予以集中規(guī)范和完善，減少了信息的重復(fù)采集，減輕了員工和人力資源專員的工作負(fù)擔(dān)。

以往集團采用手機短信形式向員工發(fā)放工資條，存在著信息內(nèi)容過于簡略、發(fā)送到達率和時效性不夠高、成本較高等弊端。系統(tǒng)提供了手機APP 查詢薪資的功能，員工登錄本人賬號即可查詢薪資明細(xì)，并且可以隨時查詢歷史薪資，減少了大量電話查詢，提升了員工滿意度。

（四）流程規(guī)則更加嚴(yán)格

系統(tǒng)在設(shè)計之初就對各模塊的流程設(shè)置進行了充分考慮，各項流程按照預(yù)設(shè)的規(guī)則自動運轉(zhuǎn)，無法跳過。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點設(shè)置審批功能，降低人為風(fēng)險。對不符合規(guī)定的操作，能夠自動報錯或提示。線上審批相較于過去紙質(zhì)單據(jù)審批，流程更為規(guī)范，操作更為便捷，記錄更為清晰準(zhǔn)確，便于倒查。

（五）員工價值更為清晰

通過績效和薪資模塊，能更為清晰地反映每名員工的勞動價值，有助于調(diào)動員工工作積極性，充分發(fā)揮自身價值。系統(tǒng)能夠設(shè)定更科學(xué)的薪資計算模式，鼓勵勞有所得，使人才隊伍的獲得感更高，吸引和留住更多人才。

（六）分析決策更有依據(jù)

系統(tǒng)為更深層次的人力資源分析提供了大數(shù)據(jù)支撐?？砷_展數(shù)據(jù)的歷史縱向比較和部門間橫向比較，分析人員離職率、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱變化等，便于評估人力資源決策成效，不斷提升人才核心競爭力。通過分析薪酬結(jié)構(gòu)，可以有助于優(yōu)化績效考核制度和薪酬制度。

六、問題總結(jié)與對策

（一）部分功能未達到預(yù)期要求

集團希望系統(tǒng)供應(yīng)商將干部任免表的生成和編輯功能整合進系統(tǒng)。在測試中，通過對系統(tǒng)員工簡歷表制式的調(diào)整，的確實現(xiàn)了該功能。然而干部任免表的格式和填寫要求具有極高的規(guī)范性，在應(yīng)用中，從系統(tǒng)字段中直接取得的數(shù)據(jù)和格式往往無法達到要求，事后調(diào)整極為不便，因此該功能未能實際使用。

從中可以得到教訓(xùn)，對系統(tǒng)各項功能應(yīng)當(dāng)進行更充分的測試，還原實際應(yīng)用情形，考慮每一處細(xì)節(jié)。對供應(yīng)商提出的變通方法，要考慮是否切實可行。通過繁瑣的變通操作得到的測試結(jié)果，不能視同為符合應(yīng)用要求。

（二）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不夠充分

在系統(tǒng)實施環(huán)節(jié)，由于項目時間安排原因，導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備過于倉促，一些人員僅采集了身份證號、手機號碼等簡單信息，而學(xué)歷、家庭信息、職業(yè)資格等信息完全空白；一些信息僅僅依靠員工本人填寫，未經(jīng)過核實，難以保證真實準(zhǔn)確。信息的生命在于準(zhǔn)確性，信息的不完整和不準(zhǔn)確導(dǎo)致系統(tǒng)很多功能的使用受到了限制，各種統(tǒng)計表和簡歷表仍然需要經(jīng)過人工校準(zhǔn)才能使用。

為解決這些問題，集團在系統(tǒng)使用過程中仍然在不斷修正完善各類信息，并督促各二級單位做好數(shù)據(jù)的日常維護。對于個別二級單位仍然在系統(tǒng)內(nèi)外使用兩張表，“雙軌制”運行的情況，集團做好系統(tǒng)功能講解的工作，促使他們將相關(guān)工作轉(zhuǎn)入系統(tǒng)內(nèi)。在系統(tǒng)上線之前，應(yīng)當(dāng)盡可能將所需數(shù)據(jù)收集完善，以便直接導(dǎo)入系統(tǒng)，避免上線后手工維護導(dǎo)致的工作量成倍增加。

（三）信息價值有待進一步挖掘

在傳統(tǒng)企業(yè)管理理念中，由于人力資源管理不屬于生產(chǎn)銷售等直接產(chǎn)生價值的活動，因此受到的重視程度不高。然而通過人力資源系統(tǒng)的協(xié)助，數(shù)據(jù)可以被挖掘出更大的價值。目前，數(shù)據(jù)的分析利用主要停留在簡單地分析年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、薪酬結(jié)構(gòu)等，仍然屬于數(shù)據(jù)的單一維度分析。今后的改進方向，一是通過數(shù)據(jù)的不斷完善和報表的進一步開發(fā)使用，加強數(shù)據(jù)的交叉分析；二是發(fā)揮系統(tǒng)的人力資源培養(yǎng)開發(fā)功能，讓人才更好地發(fā)揮價值。

引用

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[2]王瑛珠,段莉.新聞媒體行業(yè)下的人力資源管理信息化系統(tǒng)開發(fā)探討[C]//.中國新聞技術(shù)工作者聯(lián)合會2021 年學(xué)術(shù)年會論文集.[出版者不詳],2021:186-192.

[3]孟鑫.企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)(ERP)在人事工作中重要性[J].商場現(xiàn)代化,2022(04):115-117.