文化產(chǎn)業(yè)背景下勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)及防范策略

黃雯

勘測設(shè)計(jì)檔案是工程勘察設(shè)計(jì)極其珍貴的知識(shí)寶庫，是工程項(xiàng)目在勘測、設(shè)計(jì)、規(guī)劃等活動(dòng)中形成的文件材料，包含具備保存價(jià)值的圖紙、圖表等，也是工程改建、加固、新建等的關(guān)鍵參考依據(jù)[ 1 ]。但是，企業(yè)檔案部門在發(fā)展過程中，面臨的一項(xiàng)現(xiàn)實(shí)難題，就是工作量大、內(nèi)容繁雜、人力不足等，所以積極選擇數(shù)字化加工公司完成檔案數(shù)字化工作，將成為節(jié)省人力、提升效率的有效方式，且當(dāng)前很多企業(yè)均開始選擇并采用這種方式。然而在檔案數(shù)字化工作帶來積極作用的同時(shí)，很多安全風(fēng)險(xiǎn)也存在于檔案數(shù)字化服務(wù)外包中。本文將直面存在的問題，針對(duì)性地解決，期望可以為勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包提供安全管理的借鑒途徑。

檔案數(shù)字化服務(wù)外包的概念及其必要性

主要概念

檔案數(shù)字化服務(wù)外包，主要指按照實(shí)際需求，檔案保管機(jī)構(gòu)委托專門外包公司開展數(shù)字化業(yè)務(wù)，同時(shí)給予其相應(yīng)報(bào)酬的一種形式。這也是檔案服務(wù)外包中極其關(guān)鍵的組成部分。從狹義上而言，檔案數(shù)字化僅僅指的是通過數(shù)字化的形式對(duì)檔案進(jìn)行加工，也就是說將檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字存儲(chǔ)檔案。而廣義上而言，數(shù)字化檔案主要包含檢索、維護(hù)、存儲(chǔ)和組織等過程，是對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理[ 2 ]。下述將選擇狹義層面的檔案數(shù)字化加工概念，僅僅針對(duì)檔案外包服務(wù)數(shù)字化加工這一業(yè)務(wù)展開調(diào)研。

勘測設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化的必要性

在新時(shí)期檔案事業(yè)中，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)得到了廣泛化的應(yīng)用，勘測設(shè)計(jì)行業(yè)也獲得了高質(zhì)量發(fā)展。增量檔案電子化，存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化，已經(jīng)發(fā)展為一個(gè)極其關(guān)鍵的指標(biāo)，主要是對(duì)勘測設(shè)計(jì)單位檔案管理水平的測量。像著錄、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案整理、破損修裱、存儲(chǔ)備份等檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包形式已經(jīng)不屬于我國法律法規(guī)限制范圍，可以委托給專業(yè)公司完成。而檔案數(shù)字化服務(wù)外包的形式，能夠?qū)Υ罅考堎|(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，降低成本，節(jié)省人力資源，同時(shí)提升工作效率，促進(jìn)檔案工作向現(xiàn)代化的應(yīng)用和管理模式轉(zhuǎn)變，還能夠?qū)崿F(xiàn)在線上查閱利用檔案，節(jié)省檔案占用庫房的空間，并有效保護(hù)檔案原件。

存在于勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包中的風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字化服務(wù)外包質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

在驗(yàn)收檢查的過程中，一般外包公司控制數(shù)字化質(zhì)量，檔案部門抽檢無法全面控制質(zhì)量，且因量大難以實(shí)現(xiàn)一一校驗(yàn)。加上勘測設(shè)計(jì)檔案具有較強(qiáng)的機(jī)密性、專業(yè)性特征，工程底圖圖幅一般需裁剪拼接，并且對(duì)大圖幅工程圖的掃描，可能超正常范圍，以至于裁剪中發(fā)生關(guān)鍵文字丟失的現(xiàn)象[ 3 ]。另外，在對(duì)一些陳年老檔案文件處理的過程中，不夠細(xì)致和謹(jǐn)慎等，造成檔案原件缺頁、破損、漏頁等問題。例如：外包公司為了實(shí)現(xiàn)自身利益最大化，對(duì)勘測設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化加工成果質(zhì)檢、檔案分類、掃描、數(shù)據(jù)備份標(biāo)準(zhǔn)、圖像處理等不太熟悉，配備的服務(wù)人員素質(zhì)參差不齊，這難免會(huì)降低檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。

數(shù)字化服務(wù)外包工作風(fēng)險(xiǎn)

檔案部門作為發(fā)包方，在實(shí)施數(shù)字化加工管理工作中處于主導(dǎo)地位，若對(duì)數(shù)字化服務(wù)外包管理不當(dāng)，將會(huì)帶來內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。其一，整體上缺失外包管理經(jīng)驗(yàn)，低估了加工公司間的問題。一些企業(yè)單純地認(rèn)為數(shù)字化外包僅需按照合同完成工作內(nèi)容便可，認(rèn)為數(shù)字化外包是簡單的建庫、掃描。但是實(shí)際工作過程中，卻存在質(zhì)量控制、成果驗(yàn)收、操作流程等各環(huán)節(jié)中的矛盾，同時(shí)數(shù)字化加工公司和檔案部門間的人員管理和招投標(biāo)方面的矛盾，若預(yù)估不足，缺失相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，將影響數(shù)字化工作的順利實(shí)施，使得檔案部門在管理中處于被動(dòng)地位[ 4 ]。其二，對(duì)外包工作無充分的重視度，也未進(jìn)行規(guī)范、系統(tǒng)指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)。針對(duì)數(shù)字化外包的形式，企業(yè)并未成立針對(duì)性的領(lǐng)導(dǎo)小組，也未明確數(shù)字化工作的要求和范圍，同時(shí)存在對(duì)外包工作管理權(quán)責(zé)分配不明，未制定相應(yīng)制度規(guī)范，以及無法實(shí)施有效的監(jiān)管等問題。加上也并未制定出合理、科學(xué)的工作流程，以至于發(fā)生混亂紕漏的現(xiàn)象，加工作業(yè)無章法可循。

數(shù)字化服務(wù)外包安全保密風(fēng)險(xiǎn)

勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包是較為專業(yè)的過程，如若未清楚界定數(shù)字化服務(wù)外包加工檔案范圍，以及發(fā)包單位缺失專業(yè)的檔案管理人才，則極易發(fā)生一些需要其他外包公司處理的，無法對(duì)外開放、涉密、關(guān)鍵的檔案信息，造成涉密檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。例如：因數(shù)字化操作環(huán)節(jié)和加工流程多，盡管簽訂了安全保密協(xié)議，依舊涉及數(shù)據(jù)掛接、檔案移交等多個(gè)工序，以至于在多環(huán)節(jié)中流轉(zhuǎn)檔案，以至于無法保證加工過程中關(guān)鍵檔案信息不被泄露，加上電子檔案極易傳輸、復(fù)制等特點(diǎn)，將面臨更大的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。又如，在完成項(xiàng)目之后外包公司依舊未對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)刪除，也可能存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。

數(shù)字化加工硬件設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)

主要存在未選擇專業(yè)性的物理設(shè)備或技術(shù)，對(duì)不必要輸出端口或裝置的封閉，像檔案數(shù)字化加工過程中的掃描儀和計(jì)算機(jī)等設(shè)備；承包方配置軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備未經(jīng)發(fā)包方的安全檢查[ 5 ]。其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)同檔案數(shù)字化存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備交叉；加上并未達(dá)標(biāo)的硬件質(zhì)量，對(duì)數(shù)字化加工產(chǎn)生影響；檔案數(shù)據(jù)庫頻繁讀取將損壞服務(wù)器，紙質(zhì)檔案數(shù)字化需實(shí)現(xiàn)對(duì)信息系統(tǒng)目錄的掛接。

后續(xù)維護(hù)存在不確定性

在數(shù)字化加工結(jié)束后，檔案數(shù)字化外包公司依據(jù)發(fā)包單位的需求，把數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)和檔案等信息交給發(fā)包單位，并審核檢查，同時(shí)在整理裝訂完原檔案材料后送回原單位入庫。但很多單位有時(shí)為了提升效率，節(jié)約成本，并未在簽訂合同之初說明，缺乏對(duì)后續(xù)維護(hù)工作的考慮，較多企業(yè)官網(wǎng)上也并未對(duì)售后服務(wù)做出詳細(xì)的介紹。當(dāng)隨后檔案發(fā)生問題需維修時(shí)，實(shí)際上帶來的是更大的損耗，要考慮返回原加工單位還是自行維護(hù)。

檔案數(shù)字化人員專業(yè)素養(yǎng)水平較低

針對(duì)檔案數(shù)字化從業(yè)人員，當(dāng)前因?yàn)閯趧?dòng)密集型生產(chǎn)和檔案數(shù)字化加工某一方面環(huán)節(jié)存在重合的特征，整體上的任職要求較低，且準(zhǔn)入門檻不高。很多企業(yè)沒有專業(yè)的加工人員，也并未設(shè)置專門的檔案數(shù)字化的加工部門，并且沒有較長時(shí)間接受訓(xùn)練、經(jīng)過專門培訓(xùn)的專職人員。不僅如此，在需要趕進(jìn)度的時(shí)候，一些企業(yè)會(huì)選擇雇傭?qū)嵙?xí)生或臨時(shí)工，他們往往是在入職時(shí)進(jìn)行過簡單操作培訓(xùn)，而并未接受過正規(guī)專業(yè)化的培訓(xùn)工作。

以文化產(chǎn)業(yè)為視角分析應(yīng)對(duì)勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策

選擇質(zhì)量可靠的外包公司

在選擇外包服務(wù)公司的時(shí)候，可選擇公開招標(biāo)的方式完成，在招標(biāo)文件的評(píng)價(jià)體系中納入管理制度、實(shí)施方案、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、員工素質(zhì)等，約定安全管理的要求[ 6 ]。例如：在簽訂合同前，了解是否存在安全事故、違法行為等不良記錄，考察數(shù)字化外包公司的人員、設(shè)備、加工軟件、相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績等，在條件一致的狀態(tài)下選擇與數(shù)字化加工密切關(guān)聯(lián)的機(jī)構(gòu)，同時(shí)要明確責(zé)任義務(wù)劃分、賠償責(zé)任、人員專業(yè)技術(shù)素質(zhì)等，以及檔案資料的安全和機(jī)密性、工作目標(biāo)和質(zhì)量的規(guī)定，按照我國法律規(guī)定的要求標(biāo)準(zhǔn)簽訂外包服務(wù)合同。

加強(qiáng)數(shù)字化操作人員管理

針對(duì)勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包存在的風(fēng)險(xiǎn)，要保證數(shù)字化加工公司派駐的操作人員接受過專業(yè)的檔案培訓(xùn)。在實(shí)施加工前，檔案部門應(yīng)當(dāng)實(shí)施積極的宣教，包括工作規(guī)范、數(shù)字化加工要求、企業(yè)規(guī)章制度等，同時(shí)在進(jìn)行數(shù)字化加工的過程中，嚴(yán)格實(shí)施監(jiān)督檢查工作，嚴(yán)格按照流程和規(guī)范操作，加強(qiáng)對(duì)操作人員的教育管理，及時(shí)同加工公司負(fù)責(zé)人溝通違規(guī)操作問題。除此之外，檔案部門要了解派駐人員用工方式等，提供專業(yè)性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助操作人員保質(zhì)保量完成數(shù)字化加工，避免因個(gè)人解約而對(duì)工作進(jìn)度產(chǎn)生影響。

加強(qiáng)加工場所管理

針對(duì)勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包存在的風(fēng)險(xiǎn)，加工場所應(yīng)當(dāng)符合防日光及紫外線照射、防盜、防火、防塵等安全管理要求，檔案部門要選取可封閉、獨(dú)立的場所實(shí)施數(shù)字化加工[ 7 ]。例如：可在加工場所配備視頻監(jiān)控設(shè)備，并選派專人加強(qiáng)監(jiān)管，實(shí)施對(duì)服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端、檔案暫存處、數(shù)字化加工工位等的監(jiān)控。針對(duì)勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包中已經(jīng)完成加工或需要加工的檔案，應(yīng)當(dāng)保證場所中禁止飲食、吸煙，并按照規(guī)范分類存放檔案，且要避免有操作人員將私人物品帶至工位。同時(shí)，檔案部門還要及時(shí)糾正存在的各種安全問題，定期到加工場所進(jìn)行巡查。

加強(qiáng)安全保密管理

針對(duì)數(shù)字化服務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)完善檔案數(shù)字化掃描、處理拆卸等環(huán)節(jié)的安全手續(xù)，建立健全安全制度，保證操作人員能夠正確使用設(shè)備，添置安全防護(hù)紙質(zhì)檔案和檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場的設(shè)施，嚴(yán)禁一切違章作業(yè)。還要注意徹底排查和消除存在的各種安全隱患，實(shí)現(xiàn)定期監(jiān)察和日常檢查相結(jié)合[ 8 ]。按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，依據(jù)法律法規(guī)明確責(zé)、權(quán)、利等關(guān)系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)和監(jiān)管。例如：外包企業(yè)要請第三方監(jiān)察機(jī)構(gòu)監(jiān)管，和服務(wù)對(duì)象、員工簽訂保密承諾，實(shí)施監(jiān)督檢查，并嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。針對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)和檔案部門，要定期抽查和檢測檔案數(shù)字化質(zhì)量。

針對(duì)勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包存在的風(fēng)險(xiǎn)，要實(shí)施全方位和全過程的管控。各崗位人員職責(zé)中納入數(shù)字檔案的完整、準(zhǔn)確和真實(shí)性要求，并同數(shù)字化工作人員簽訂保密承諾書。按照工作實(shí)際以及計(jì)劃分批調(diào)整出庫。在調(diào)檔出庫與接收歸庫時(shí)，發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案交接手續(xù)，一式兩份。例如：做到專人保管，每天入庫（柜）的數(shù)字化加工檔案，注意不可在工位上留存過夜。及時(shí)讓檔案管理部門和承包方辦理交接手續(xù)，并做好保存。對(duì)于蟲霉隱患，離庫超過1個(gè)月的檔案，要定期完成消毒殺蟲工作。

加強(qiáng)加工軟硬件設(shè)備管理

針對(duì)勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包存在的風(fēng)險(xiǎn)，注意禁止使用無線鍵盤、鼠標(biāo)、網(wǎng)卡等設(shè)備，注意加工網(wǎng)絡(luò)和其他隔離。注意在數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中配備安全保護(hù)系統(tǒng)，包含端口、日志、權(quán)限、設(shè)備管理等，對(duì)授權(quán)用戶的設(shè)備接入、訪問行為，以及電子檔案信息流向等進(jìn)行準(zhǔn)確化的記錄。

針對(duì)勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包存在的風(fēng)險(xiǎn)，分別設(shè)置保密、審計(jì)和管理員，以保證檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)具備流程定義、任務(wù)分配、質(zhì)量檢測、成品制作等功能。加工過程中應(yīng)用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤，經(jīng)檔案部門指定專人保管，逐一檢查、登記，詳細(xì)記錄使用情況，并避免和其他存儲(chǔ)介質(zhì)、設(shè)備等交叉使用。檔案部門在完成數(shù)字化工作之后，要注意避免發(fā)生擅自帶走等情況，統(tǒng)一銷毀或保管設(shè)備。注意刻錄和拷貝檔案數(shù)字化成果中，交接給檔案部門人員完成交接手續(xù)。

在新時(shí)期的發(fā)展過程中，文化產(chǎn)業(yè)背景下勘測檔案數(shù)字化服務(wù)外包是大勢所趨，也是勘測院有限公司進(jìn)行檔案數(shù)字化的便捷、高效的方式。作為檔案人員應(yīng)當(dāng)積極提升自身的防范風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，充分了解外包工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，并保證檔案信息和實(shí)體的安全及其數(shù)字化質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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