事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

張文婧

隨著社會的快速發(fā)展，當前各種高新技術(shù)開始被應(yīng)用在事業(yè)單位的日常工作中，為事業(yè)單位更加高效地提供社會服務(wù)奠定了良好基礎(chǔ)。作為日常管理工作的重要組成部分，檔案管理工作是非常重要的一項內(nèi)容。將信息化技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理中，能夠起到輔助管理工作、提升管理效率的積極作用，是當前事業(yè)單位中的重要建設(shè)內(nèi)容。因此，為了將信息化建設(shè)準確地落實到實際中，需要對建設(shè)過程中遇到的阻礙和問題進行分析，并且提出與之相適應(yīng)的解決措施。通過完善信息化建設(shè)，提升信息化水平，為更好地開展檔案管理工作提供支持，促使事業(yè)單位能夠更好地發(fā)展。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

優(yōu)化檔案存放環(huán)境

依照當前事業(yè)單位開展的檔案管理工作來說，大部分事業(yè)單位依然采用紙質(zhì)的方式存放和管理檔案，這種方式雖然也能確保檔案管理工作的有效開展，但是在實際操作過程中，非常容易出現(xiàn)檔案缺頁、破損等問題，對于檔案的完整性非常不利。而通過積極開展信息化建設(shè)工作，結(jié)合各項技術(shù)和設(shè)備管理檔案，不斷提升檔案管理工作的整體信息化水平，能夠在很大程度上降低傳統(tǒng)檔案管理工作對環(huán)境提出的要求。同時，信息化建設(shè)的準確落實，不僅能夠提升檔案的保存質(zhì)量和效率，對現(xiàn)有的檔案存儲環(huán)境進行優(yōu)化，還能夠通過降低紙張的使用數(shù)量，起到保護環(huán)境的積極作用。此外，隨著信息化建設(shè)的不斷進步，事業(yè)單位中的檔案逐漸由紙質(zhì)檔案變成電子檔案，此舉為檔案存儲提供了大量空間，解決了以往需要大量存放空間，以及對空間濕度、溫度要求高等問題，大大降低了工作人員的工作量，實現(xiàn)了對空間資源的高效利用。只需要有較小的空間，就能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的高效管理。

提供便捷檢索服務(wù)

以往在實際檔案管理中，檔案信息的使用效率較低，這不僅由于檔案自身信息的應(yīng)用價值問題，也是因為其在使用過程中受到了一定的阻礙，如檔案數(shù)量大，查找比較費時費力；重要檔案信息沒有做出特殊標注，查找工作難以進行等。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們獲取信息的途徑越來越多，并且獲取的過程也越來越便捷，與以往的翻看、查找紙質(zhì)檔案方式相比，信息化檔案管理工作大大提升了信息的獲取效率和質(zhì)量。在計算機的輔助下，以往的紙質(zhì)檔案內(nèi)容能夠直接展現(xiàn)在系統(tǒng)中，通過搜索關(guān)鍵詞，即能夠在幾秒內(nèi)找到相關(guān)的檔案信息，這有效縮短了檔案查找的時間，節(jié)省了時間成本。同時，利用計算機系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)對重要檔案的加密處理，在保證檔案信息自身安全性的同時，確保重要檔案信息被更加有效地管理。這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效分類保存，還可以在一定程度上確保重要檔案信息的安全性，彌補以往檔案管理中存在的不足，為提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率提供有力支持。

提升事業(yè)單位形象

事業(yè)單位是公益性單位，其主要職能是為社會提供各類公共服務(wù)，單位的日常工作與人們的生活有著非常緊密的聯(lián)系，日常運行受到了人們的高度重視。也因此，事業(yè)單位形象是非常重要的管理內(nèi)容之一，也是日常工作的重點。而實施信息化建設(shè)，將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用在實際的檔案管理中，能夠為人們?nèi)粘２樵?、?yīng)用信息提供一定便利，進而通過不斷提升日常工作的透明度，使事業(yè)單位樹立起更加積極的公眾形象。這對于事業(yè)單位的持續(xù)、健康發(fā)展，有著非常重要的作用。同時，所有事業(yè)單位在實際發(fā)展中，對于檔案工作都給予了一定重視，這是因為檔案整理不僅是日常工作的重要內(nèi)容之一，也是事業(yè)單位得以正常運行的基礎(chǔ)。而事業(yè)單位通過開展信息化的檔案管理，凸顯出信息技術(shù)的積極作用，實現(xiàn)對檔案信息的高效保存和應(yīng)用，以此保證不斷對單位中現(xiàn)有的檔案工作進行完善，制定出更加系統(tǒng)化的檔案收集、使用、分析、管理流程，這對于事業(yè)單位檔案制度體系化發(fā)展有著非常積極的推動作用。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

重視程度較低

事業(yè)單位中的信息化建設(shè)不僅需要獲得國家、政府對其工作的大力支持，同時也需要事業(yè)單位自身對該項工作充分重視，這是非常重要的一個環(huán)節(jié)，也是確保各個環(huán)節(jié)能夠準確落實到實際當中的基礎(chǔ)。但是從當前事業(yè)單位對于該項工作的重視程度來看，主要存在以下兩個方面的實際問題：一、當前部分事業(yè)單位雖然意識到信息化建設(shè)對檔案管理能夠起到較大作用，但是在實際落實過程中，出現(xiàn)了流于表面的情況，大部分建設(shè)成果不夠理想。加上事業(yè)單位自身資源和人才方面的限制，造成該項工作無法準確地落實到實際中，這對于檔案管理實現(xiàn)信息化非常不利。二、一些事業(yè)單位由于自身業(yè)務(wù)構(gòu)成情況的差異性，在實際工作中依賴人工的工作較多，信息化建設(shè)工作相比人才培養(yǎng)等工作，其重要程度沒有被凸顯出來。如某事業(yè)單位由于屬于基層事業(yè)單位，每年獲得的財政支持大部分都用于單位日常運營，而未應(yīng)用在計算機設(shè)備購進等方面，加上管理者的管理理念不夠先進，造成信息化建設(shè)工作無法有序健康地開展。

建設(shè)進度較慢

信息化建設(shè)并不是一朝一夕能夠完成的。在實際建設(shè)之前，需要做好充分的準備工作；在考慮事業(yè)單位自身情況的基礎(chǔ)上，還需要在實際應(yīng)用過程中不斷對系統(tǒng)、技術(shù)進行完善和升級。只有建設(shè)出能夠與事業(yè)單位日常運行相適應(yīng)的信息化系統(tǒng)，才能夠發(fā)揮出信息化建設(shè)在檔案管理工作方面的實際作用。也因此，當前事業(yè)單位中的信息化建設(shè)工作，體現(xiàn)出進度慢、成果少的情況，具體來說：一、在實際建設(shè)中，檔案管理信息化由于沒有與事業(yè)單位實際情況、要求結(jié)合在一起開展建設(shè)工作，造成系統(tǒng)與實際工作不相符，這不僅影響了日常工作順利開展，也降低了信息化對于檔案管理工作能夠起到的積極作用；二、建設(shè)中雖然大部分人員都能夠利用信息技術(shù)做好檔案的錄入、整理等相關(guān)工作，但是在后續(xù)使用中沒有及時進行更新。如某事業(yè)單位中檔案信息大部分都是初始信息，在查閱檔案信息時，依然需要翻看紙質(zhì)檔案才能夠找到資料，這嚴重影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率。

人員素質(zhì)較差

信息化建設(shè)不僅對事業(yè)單位的資源、環(huán)境等硬件基礎(chǔ)設(shè)施提出了一定要求，在軟件、人員素質(zhì)等方面的要求，也發(fā)生了較大改變，尤其是對人員信息化綜合素質(zhì)方面的要求更加嚴格，不僅要求相關(guān)人員需要具備良好的檔案管理工作基礎(chǔ)知識和技能，還要全面掌握信息化檔案管理操作要求、規(guī)范等。也因此，當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的人員素質(zhì)問題，成為阻礙信息化建設(shè)進程的一個重要因素，具體來說：一、受事業(yè)單位多年以來的運行機制影響，人員的工作內(nèi)容相對比較固定，大部分人員在日常工作中，無法養(yǎng)成良好的自主學(xué)習(xí)和提升習(xí)慣。如某單位在信息化建設(shè)工作開展之后，一些人員由于不適應(yīng)信息化工作模式，遇到各種各樣的難題，出現(xiàn)各種問題，造成檔案管理工作整體質(zhì)量不高；二、在事業(yè)單位組織的培訓(xùn)活動中，并沒有針對性地結(jié)合檔案管理工作制訂培訓(xùn)內(nèi)容、完善培訓(xùn)計劃，在這種針對性不強的培訓(xùn)活動中，人員能夠應(yīng)用到的知識非常少，進而導(dǎo)致在實際檔案管理過程中，出現(xiàn)知識與實際情況無法結(jié)合在一起的情況。這對于充分發(fā)揮信息化建設(shè)的積極作用造成了極大影響。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策

提升各方重視程度

檔案管理是事業(yè)單位日常工作順利運行的基礎(chǔ)，也是事業(yè)單位日常管理工作中非常重要的一個組成部分。在信息技術(shù)快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用的新時期背景下，事業(yè)單位只有真正樹立起正確的思想意識，并且積極引導(dǎo)各方充分重視信息化建設(shè)工作，才能確保該項工作落實到實際中，并且獲得預(yù)期的效果，為促進事業(yè)單位中檔案管理工作的順利開展提供支持。首先，事業(yè)單位自身需要正確認識到信息化建設(shè)工作的重要性，以及該項工作對檔案管理的積極影響，為后續(xù)各項建設(shè)工作的順利開展、完成建設(shè)目標等工作提供支持。這就要求管理者需要創(chuàng)新管理理念，多接觸一些先進的管理理念，學(xué)習(xí)全新的管理模式，明確如何將檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合在一起；在此基礎(chǔ)上通過發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的積極作用，引導(dǎo)單位上下齊心協(xié)力，做好信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作，進而為獲得更好的建設(shè)效果提供支持。其次，事業(yè)單位需要把握好國家、政府在信息化建設(shè)方面提出的政策，積極利用一些優(yōu)惠政策，在適當?shù)臅r機爭取政府支持，將信息化建設(shè)工作落實在實際工作當中。如某地事業(yè)單位在當?shù)卣闹С窒?，與一些技術(shù)單位、計算機供應(yīng)商等達成合作，購進全套的計算機設(shè)備，包括顯示器、電腦主機、打印機等設(shè)備。同時，要求相關(guān)的供應(yīng)商提供設(shè)備維護、軟件更新、檢測維修等配套服務(wù)，此項合作為信息化建設(shè)工作提供基礎(chǔ)支持的同時，確保了后續(xù)的系統(tǒng)維護、技術(shù)指導(dǎo)工作能夠順利開展，進而為更加高效地開展信息化建設(shè)工作提供了技術(shù)支持。

制訂合理的建設(shè)計劃

信息化建設(shè)是一個循序漸進的過程，在這個過程中需要將檔案管理工作要求、事業(yè)單位自身資源分配情況、公共服務(wù)內(nèi)容等，與信息化建設(shè)進程結(jié)合在一起。這不僅是保證將各項建設(shè)工作準確落實到實際當中的基本行為，也是體現(xiàn)檔案價值的一個重要途徑，對于更加科學(xué)地開展檔案管理工作，有著非常積極的作用。因此，在實際的建設(shè)中，需要制訂出詳細、合理的建設(shè)計劃，制訂建設(shè)方案，為后續(xù)各項建設(shè)工作的順利開展提供指導(dǎo)。首先，在正式開展建設(shè)工作之前，事業(yè)單位要結(jié)合自身的實際情況，提前做好建設(shè)規(guī)劃工作，通過規(guī)劃好環(huán)節(jié)、建設(shè)周期等細節(jié)問題，為后續(xù)工作的順利開展提供支持；其次，在實際執(zhí)行計劃的過程中，需要注重信息系統(tǒng)的可擴展性，為信息化建設(shè)的長久發(fā)展提供支持，即要為后續(xù)系統(tǒng)的完善、進一步建設(shè)、更新等預(yù)留出空間，保證檔案管理信息系統(tǒng)能夠穩(wěn)定、長久地運行。如某事業(yè)單位在信息化建設(shè)過程中，建立了專門的信息化建設(shè)小組，以檔案部門負責(zé)人為領(lǐng)導(dǎo)，選擇技術(shù)人員、檔案管理人員作為組員，主要負責(zé)整個建設(shè)工作的規(guī)劃制定、方案落實、成果檢驗工作。在進行人員配備時，該單位還引進專門的技術(shù)人員負責(zé)技術(shù)指導(dǎo)工作，確保信息化建設(shè)工作能夠更加專業(yè)。

提升人員信息素質(zhì)

人員是整個信息化檔案管理工作的執(zhí)行主體，其素質(zhì)和能力將直接影響到信息化建設(shè)工作的整體進程和效率。因此，為了確保信息化建設(shè)工作能夠更加有序地開展，事業(yè)單位需要在人才培養(yǎng)方面給予一定重視，通過不斷提升人才的信息化操作水平和綜合素質(zhì)，為更好地發(fā)揮信息化建設(shè)的作用提供支持。首先，需要對現(xiàn)有的人才開展培訓(xùn)工作，除了事業(yè)單位日常的信息技術(shù)培訓(xùn)外，還需要單獨展開與檔案管理工作相關(guān)的針對性培訓(xùn)，將檔案管理系統(tǒng)的日常操作規(guī)范、新技術(shù)應(yīng)用方法等教給檔案管理人員，使其能夠充分利用信息化建設(shè)成果，促進檔案管理工作質(zhì)量和效率實現(xiàn)再次提升。其次，需要及時通過引進人才的方式，對現(xiàn)有的檔案管理隊伍進行完善。將一些具備新思想、先進方法的人才納入事業(yè)單位檔案管理工作體系中，使其發(fā)揮出對檔案管理工作的影響，促使信息化建設(shè)工作能夠在準確落實的同時，提升檔案管理工作的整體效果，為事業(yè)單位更好地發(fā)展提供人才支持。如某事業(yè)單位在開展信息化素質(zhì)培養(yǎng)過程中，采用了線上線下相結(jié)合的方式對人員展開培訓(xùn)，并且要求其在接受培訓(xùn)后參與線上考試，鞏固所學(xué)知識，提升人員的主動性和積極性，為更好地提升人員的信息化水平提供支持。

檔案管理的信息化建設(shè)整體質(zhì)量，能夠直接影響到檔案管理工作效率，對于事業(yè)單位的持續(xù)、健康發(fā)展，有著非常重要的作用。因此，為了更好地落實信息化建設(shè)，需要從樹立正確認知、控制建設(shè)進度、提升人員素質(zhì)等多個角度，不斷推進事業(yè)單位的信息化建設(shè)進程，以此保證真正發(fā)揮出信息技術(shù)的積極影響，為事業(yè)單位中檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率提升提供保障，進而促使事業(yè)單位能夠更好地運行。

參考文獻

[1]王仁霞.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題及完善對策[J].襄陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2021，20（04）：87-89+119.

[2]范巍山.互聯(lián)網(wǎng)背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J].城建檔案，2021（05）：37-38.

[3]靳睿睿.淺談提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（09）：68-69.

[4]王秀梅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及解決策略[J].城建檔案，2021（04）：29-30.

[5]趙瑾.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題及改善策略探究[J].信息記錄材料，2021，22（04）：54-55.

[6]吳曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].蘭臺內(nèi)外，2020（26）：4-6.