信息時代高校大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展研究

張新勤

摘? 要：文章在認識高校大學(xué)生檔案管理面臨的新變化的基礎(chǔ)上，分析了大學(xué)生檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)，提出深化信息時代大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思考和建議。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生檔案;創(chuàng)新;發(fā)展

Abstract： On the basis of recognizing the new changes faced by college students' archives management， the article analyzes the new challenges faced by college students' archives management， and puts forward thinking and suggestions for deepening the innovative development of college students' archives management in the information age.

Keywords： College student archives; Innovation; Development

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和推廣，高校大學(xué)生檔案管理面臨新機遇，不斷加強檔案資源利用、安全、治理體系建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化，有利于創(chuàng)新高校大學(xué)生檔案管理模式，優(yōu)化管理方式，促進檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。

1 高校大學(xué)生檔案管理的新變化

1.1 檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略促進高校大學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理的改革創(chuàng)新。近年來，國家相繼出臺了“‘互聯(lián)網(wǎng)+’‘中國制造 2025’”等國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略。在國家相關(guān)政策和重大舉措中更是強化電子檔案管理要求，在信息資源合理利用的基礎(chǔ)上加上智能化的算法形成智能輔助工具，大力倡導(dǎo)檔案利用便捷化、檔案安全高效化以及檔案管理信息化。新修訂的《中華人民共和國檔案法》《國家檔案信息化建設(shè)實施綱要》等也對“檔案信息化建設(shè)”專章依法規(guī)定。[1]大學(xué)生檔案資源作為高校涉及廣泛、存量龐大、流動性強的檔案資源之一，適應(yīng)數(shù)字資源智慧融合與利用的需要，不斷提升檔案管理的整合與分析能力，將逐步實現(xiàn)高校大學(xué)生檔案的增量電子化、存量數(shù)字化，有效保護檔案實體，深化檔案工作的質(zhì)量和效率。

1.2 智慧校園快速推進高校大學(xué)生檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐。新時代，我國高校紛紛開展信息化、數(shù)字化校園建設(shè)，推動網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案工作結(jié)合，高校大學(xué)生檔案信息也越來越接近大數(shù)據(jù)的性質(zhì)。利用需求和現(xiàn)有數(shù)字化檔案開發(fā)成果的不匹配，各高校以智慧校園服務(wù)平臺為依托，引入現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，促使大學(xué)生檔案開發(fā)向數(shù)據(jù)層級轉(zhuǎn)向。通過大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息資源的“云存儲”和“云計算”建設(shè)，將大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)計、比較、整合、重組、分析，構(gòu)建大學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，促使高校各項管理工作與大學(xué)生各類管理系統(tǒng)的連接，實現(xiàn)大學(xué)生檔案資源管理系統(tǒng)的大融通，推動檔案現(xiàn)代化建設(shè)進入了一個新的階段。

1.3 以信息化為支撐的檔案管理智能化不斷提升高校大學(xué)生檔案多元化服務(wù)水平。隨著檔案資源開發(fā)利用的深化，服務(wù)國家人才戰(zhàn)略、服務(wù)高校創(chuàng)新發(fā)展、服務(wù)大學(xué)生職業(yè)發(fā)展將成為高校大學(xué)生檔案管理工作的重心。將信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)引進傳統(tǒng)高校大學(xué)生檔案管理工作當中，通過對用戶設(shè)定的檔案資源進行智能化的搜集、分類、整理和分析，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的理念、方法、技術(shù)及模式，深入挖掘分析檔案信息的價值，借助大學(xué)生數(shù)字檔案管理系統(tǒng)服務(wù)平臺向人才提供和推薦有關(guān)信息，使其從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式順利地向自動化管理模式轉(zhuǎn)變，從而滿足人才的個性化檔案服務(wù)需求，充分實現(xiàn)大學(xué)生檔案數(shù)字資源信息利用和社會共享服務(wù)。

2 高校大學(xué)生檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

2.1 對高校大學(xué)生檔案管理觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)高校大學(xué)生檔案管理工作處于教學(xué)輔助地位，局限于對大學(xué)生檔案資料的收集、整理、使用和保存，檔案管理工作的核心價值沒有得到體現(xiàn)，重要性沒有得到真正認識。隨著大學(xué)生人數(shù)不斷劇增、檔案材料大量豐富，高校大學(xué)生檔案管理越來越成為高校檔案工作的重要組成部分?；凇?G”時代背景，互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)和檔案工作的深度融合，信息化和智能化對高校大學(xué)生檔案管理提出了更高的標準和要求，傳統(tǒng)的管理理念和模式已經(jīng)難以應(yīng)對和滿足大學(xué)生檔案資源迅速收集和處理的要求，嚴重影響了信息時代背景下高校大學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.2 對高校大學(xué)生檔案管理方式的挑戰(zhàn)。高校大學(xué)生檔案信息來源錯綜復(fù)雜，需要整理或歸檔的數(shù)據(jù)龐大、形式多樣，傳統(tǒng)檔案管理主要采用人工方式進行紙質(zhì)檔案保存，越來越不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代快速發(fā)展的檔案信息儲存的需求。如何依托大數(shù)據(jù)技術(shù)、運用云計算等建立科學(xué)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和檢索系統(tǒng)，高效地收集大學(xué)生檔案資料成為高校大學(xué)生檔案管理工作的當務(wù)之急。進一步推動高校大學(xué)生檔案數(shù)字化加工和電子文件歸檔工作很好地融合，提升檔案資源的全面性和時效性，也需要不斷構(gòu)建創(chuàng)新檔案信息發(fā)布、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和檔案利用平臺等信息化體系，逐步實現(xiàn)數(shù)字資源的融合與共通。

2.3 對高校大學(xué)生檔案管理安全的挑戰(zhàn)。在信息化和大數(shù)據(jù)時代，檔案電子化的速度正在加快，但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所占比重依然較高，無結(jié)構(gòu)的檔案與一定結(jié)構(gòu)性的檔案加快融合，目前我國高校大學(xué)生檔案管理工作正處在轉(zhuǎn)型的時期。在檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化和信息化的過程中，既要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及數(shù)字化安全，也要兼顧紙質(zhì)檔案載體安全，在有效保障檔案資料的安全與可靠方面存在整體性威脅。

2.4 對高校大學(xué)生檔案利用服務(wù)的挑戰(zhàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，由校內(nèi)的教師、學(xué)生為利用主體的高校大學(xué)生檔案服務(wù)，逐步延伸到黨政部門、科研機構(gòu)、企事業(yè)單位和各類社會團體。傳統(tǒng)單一、被動的“供給導(dǎo)向”檔案利用服務(wù)模式，越來越難以適應(yīng)信息時代各類主體的檔案需求。如何運用大數(shù)據(jù)技術(shù)將高校大學(xué)生檔案進行聚類、整合、量化，為用戶提供快速、便捷“一站式”的個性化服務(wù)，切實提升檔案的整體服務(wù)質(zhì)量和水平，這對高校大學(xué)生檔案的智能服務(wù)和知識利用服務(wù)提出了新的挑戰(zhàn)。

2.5 對高校大學(xué)生檔案管理人才的挑戰(zhàn)。在信息化時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，對管理人才的知識結(jié)構(gòu)和工作技能提出了更多挑戰(zhàn)和要求，需要檔案管理人才不斷提高自身的綜合素養(yǎng)，既具備扎實的檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)，更要掌握計算機和信息技術(shù)使用方法，成為具備計算機數(shù)據(jù)分析處理能力和檔案管理信息處理能力的復(fù)合型人才。

3 深化信息時代高校大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思考和建議

3.1 樹立新型檔案信息化管理理念。要適應(yīng)信息時代檔案管理工作面臨的新環(huán)境、承擔的新任務(wù)和社會的新需求，充分認識高校大學(xué)生檔案管理工作在社會服務(wù)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)和文化傳承創(chuàng)新中的作用，堅持以知識為本的管理思想，將創(chuàng)新和保障融入檔案生產(chǎn)過程和管理過程。樹立“萬物皆數(shù)”的思維，在高校大學(xué)生檔案管理工作中注重發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)的作用，逐步形成大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理現(xiàn)代化意識，不斷推動傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲向新型數(shù)字化、電子化檔案管理方向轉(zhuǎn)變。樹立系統(tǒng)意識，善于開拓創(chuàng)新，為高校大學(xué)生檔案管理數(shù)字化構(gòu)建完整且有效的科學(xué)設(shè)計，促進檔案數(shù)字化工作的順利推進。創(chuàng)新電子文件歸檔和電子檔案管理理念，全面實施“紙質(zhì)檔案數(shù)字化”，實現(xiàn)“增量電子化”目標。

3.2 創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)功能。建立有效的宏觀協(xié)調(diào)溝通機制，健全完善高校大學(xué)生檔案管理中心，增進其與高校黨政辦公室、學(xué)生工作處、人事處、財務(wù)處、圖書館、信息中心等的聯(lián)系與合作，綜合統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，全面整合各種高校大學(xué)生檔案管理資源、檔案數(shù)字資源以及檔案基礎(chǔ)資源等，促進對高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效管理。進一步建立健全數(shù)字檔案管理制度，完善電子文件歸檔、移交和長期保存制度，確保全面提高檔案管理工作的水平。充分利用基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息平臺優(yōu)勢，形成大學(xué)生檔案的智慧分析庫，[2]主動、高效地向大學(xué)生個人及管理者推送個性化、精準化的信息服務(wù)。簡化整理，強化檢索，優(yōu)化服務(wù)，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方法和手段，有效發(fā)揮高校大學(xué)生檔案的服務(wù)功能和實效性，把固化紙質(zhì)檔案變成鮮活信息，不斷完善提升高校大學(xué)生檔案在線移交接收能力。

3.3 推進檔案管理信息化標準化建設(shè)。健全完善的標準規(guī)范是高校大學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)和必然條件。積極開發(fā)適合大學(xué)生成長發(fā)展的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，構(gòu)建大學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)平臺。遵循《中華人民共和國檔案法》《電子檔案歸檔管理辦法》《檔案信息系統(tǒng)運行》等法律法規(guī)和標準，結(jié)合高校大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，不斷推進檔案管理標準化建設(shè)。針對大學(xué)生檔案管理個性化需求，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)融合到檔案管理工作中，積極探索知識管理、數(shù)字人文、人工智能等在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用，得出規(guī)律性或創(chuàng)新性成果。以網(wǎng)絡(luò)動態(tài)信息監(jiān)控與數(shù)據(jù)抓取技術(shù)為對象，對高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)進行深入挖掘和分析，形成適合高校大學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的合法、合規(guī)、合理的標準規(guī)范。整合結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的信息資源，消除“信息孤島”，保證檔案信息的全面性和完整性，實現(xiàn)資源的共享和利用。

3.4 構(gòu)建檔案安全管理保障體系?；诖髷?shù)據(jù)時代高校大學(xué)生檔案信息快速擴充的數(shù)據(jù)增長趨勢，一方面要繼續(xù)完善紙質(zhì)檔案安全保障體系，加強防火、防盜、防蟲蝕等的管理，嚴防檔案資源出現(xiàn)遺漏和損毀的現(xiàn)象。另一方面，要及時完善檔案管理信息系統(tǒng)，大力開發(fā)高校大學(xué)生事務(wù)管理的大數(shù)據(jù)分析工具，構(gòu)建檔案信息資源交流庫，加快促進紙質(zhì)文字、表格等的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。通過建立加密式局域網(wǎng)絡(luò)完善分布式構(gòu)架技術(shù)，建立和完善計算機安全系統(tǒng)，加快檔案數(shù)據(jù)庫分模塊建設(shè)。不斷提升檔案數(shù)字資源安全管理能力，積極拓展檔案工作數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化智能化的安全應(yīng)用場景。

3.5 重視檔案管理人才隊伍建設(shè)。大力引進專業(yè)技術(shù)能力強、檔案管理基礎(chǔ)扎實、牢固掌握計算機操作技能的人員，重點引進檔案管理系統(tǒng)維護、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建與使用等專業(yè)人才。建立完善的管理培訓(xùn)機制，注重對檔案管理人員進行互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、視覺媒體傳達等領(lǐng)域知識的培訓(xùn)，使其具備發(fā)散思維，從大量網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)性、非結(jié)構(gòu)性、異構(gòu)類數(shù)據(jù)提取有價值信息的能力。積極營造和諧、尊重和鼓勵的良好工作環(huán)境，制定科學(xué)的獎懲制度和考核機制，打造一支適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要的高素質(zhì)、復(fù)合型檔案專業(yè)隊伍。

參考文獻：

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