水務項目物資數(shù)字化管理信息分類編碼實踐*

周文雯 季久翠 杜佳靖 萬軼迅 高旭 黃科

(1.重慶中法環(huán)保研發(fā)中心有限公司，重慶 400021；2.重慶水務集團股份有限公司，重慶 400010；3.重慶中法唐家沱污水處理有限公司，重慶 400020)

0 引言

物資管理是大型水務企業(yè)的重要保障環(huán)節(jié)之一[1]，是企業(yè)控制成本、提高利潤的重要因素。高效的物資管理工作有助于保證企業(yè)安全生產(chǎn)，確保企業(yè)切實履行服務民生的社會責任。

隨著企業(yè)整體信息化建設水平的提高，要求企業(yè)對各級各類物資計劃、采購、倉儲、管理等全生命周期進行統(tǒng)一的數(shù)字化管理。同時在行業(yè)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢下，對包括物資信息在內(nèi)的基礎信息規(guī)范有了新的需求，在項目建設特別是信息化建設過程中，要求企業(yè)內(nèi)部項目之間的基礎數(shù)據(jù)交換共享，并接入企業(yè)大數(shù)據(jù)平臺支撐企業(yè)整體管理。

信息分類編碼是水務項目建設的基礎性工作[2]，也是建設大數(shù)據(jù)基礎信息的重要組成部分，打破“數(shù)據(jù)壁壘”、規(guī)范物資信息，是實現(xiàn)水務項目物資管理數(shù)字化、提高物資管理效率的首要任務。因此，大型水務企業(yè)要實現(xiàn)數(shù)字化轉型，實行水務項目物資信息的統(tǒng)一分類編碼是需要解決的基礎問題。建立一套科學的物資信息分類編碼，將為大型水務企業(yè)的項目物資精細管理奠定良好基礎，大幅提升項目建設中物資基礎信息的處理效率。

1 現(xiàn)狀和問題

國內(nèi)大型水務企業(yè)經(jīng)過多輪的并購、重組與改革，當前多數(shù)水務企業(yè)已形成以集團化管理為導向的運營模式[3]，擁有三級甚至更多的管理層級，下屬的二級、三級單位眾多。然而，當下大型水務企業(yè)各二級單位的物資采購和管理工作仍然相對獨立，在開展物資數(shù)字化管理建設時各自為政，各二級單位間、二級單位與水務企業(yè)集團本部間的項目物資基礎數(shù)據(jù)沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合與直接共享。

各級單位針對自身使用需求對水務項目物資進行編碼，各單位間物資命名規(guī)則、分類規(guī)則、編碼長度、編碼規(guī)則各不相同。在水務項目物資管理數(shù)字化轉型、推進水務項目信息化建設的背景下，現(xiàn)有的物資編碼規(guī)則難以支撐項目建設的需要，物資信息規(guī)范、整合困難。同時，物資信息分類編碼規(guī)則往往又缺少論證,不僅編碼規(guī)則的科學性和可用性有待提高，而且由于沒有專門的團隊對編碼數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一，在編碼的使用和累積過程中，一物多名、一物多碼、編碼虛設、編碼重復等情況普遍存在。

《電力物資分類與編碼導則》(DL/T 700—2017)是電力行業(yè)用以規(guī)定電力物資分類以及物資編碼的行業(yè)標準，指導了電力企業(yè)結合自身情況建立物資信息分類編碼體系，助力了電力行業(yè)項目平穩(wěn)落地。在該標準中規(guī)定了一種物資分類方法，即采用線分類法建立物資的門類、面分類法描述物資的特征項，最終形成按照大、中、小類構建的編碼體系[4]，目前該方法已在電力行業(yè)得到了普遍采用。與電力行業(yè)相比，水務行業(yè)的物資信息更為繁復且廣泛，通常一個大型水務企業(yè)的業(yè)務范圍就包括了水資源開發(fā)、水供應、水輸送、水銷售等，其涉及的項目物資門類更多、基數(shù)更大、特征項更復雜。

2 水務項目物資信息分類編碼工作思路

2.1 問題和關鍵點

物資信息分類編碼工作的主要任務是解決三個問題：第一，規(guī)范各類物資的命名規(guī)則，統(tǒng)一物資名稱；第二，建立物資分類結構，并進行逐級分類；第三，對各物資分類進行逐條編碼。

在借鑒現(xiàn)有理論與其他行業(yè)先進經(jīng)驗的基礎上，需要研究本行業(yè)的物資信息特點，本文針對國內(nèi)水務企業(yè)現(xiàn)狀，旨在科學合理地建立水務項目物資信息的分類方法和編碼規(guī)則，為企業(yè)在項目建設中規(guī)范化物資管理提供案例借鑒。

物資信息分類編碼工作的關鍵，在于建立“不重不漏”的物資清單。集團級大型水務企業(yè)業(yè)務范圍廣、組織結構復雜且經(jīng)過多次收購和合并，各級單位的物資種類繁多、命名方式各異。對此在物資清單建立過程中應注意識別一物多名的情況，并進行統(tǒng)一。物資信息分類編碼過程的難點在于如何在兼顧編碼簡短性和擴展性的前提下，確定編碼的各小類物資的關鍵屬性。

2.2 案例企業(yè)概況

重慶水務集團股份有限公司(簡稱重慶水務)成立于2001年，是一家集投融資、供水、排水、污泥處理、工程建設于一體的綜合性水務企業(yè)。在2017年底完成的智慧水務規(guī)劃中，確定建設“以數(shù)字化為基礎，以智能化為目標，以敏捷為特征”的智慧水務一體化平臺[5]。其中就包括與物資管理工作密切相關的三大系統(tǒng)的建設：

(1)以財務為中心，集物流、資金流和信息流為一體的業(yè)務運營和管理系統(tǒng)，即ERP系統(tǒng)。

(2)用于支撐企業(yè)采購和招投標的電子商務平臺。

(3)用于集團層面數(shù)據(jù)匯總挖掘，支撐企業(yè)生產(chǎn)運營和管理決策的大數(shù)據(jù)平臺。

為統(tǒng)籌企業(yè)水務項目建設中物資基礎數(shù)據(jù)的管理，為企業(yè)項目實施奠定規(guī)范化的數(shù)字基礎，由招標采購部牽頭，重慶中法研發(fā)中心支撐，廣泛發(fā)動各級各單位物資采購管理相關人員參與，開啟了物資信息分類編碼工作。首先，收集典型單位的物資清單，形成初步物資分類結構；其次，針對各物資分類，分別制定物資信息收集表格，確定各類物資需錄入的屬性信息；再次，由各單位按照實際情況填寫本單位物資清單；最后，匯總、去重、統(tǒng)一物資名稱，編碼后形成物資信息分類編碼表。

3 編碼的方法

3.1 編碼原則[6]

物資信息分類編碼規(guī)則的建立，旨在確立編碼與項目物資之間的一一對應關系，支撐大型水務企業(yè)在項目建設過程中對物資信息的收集、存儲、處理、傳輸?shù)淖詣踊幚?，滿足系統(tǒng)對信息處理的需要。為使物資信息分類編碼工作更符合實際應用需求，遵循了唯一性、永久性、穩(wěn)定性、擴展性的編制原則。

唯一性：編碼唯一標識其所表示的物資，每類物資有且只有一個代碼與之對應，同理每條編碼也有且只有一類物資對應。

永久性：編碼一旦賦予某類物資，永久有效，不因物資信息的變化而變更。

穩(wěn)定性：保持編碼結構的相對穩(wěn)定，不因物資的類別、應用的范圍和時間的跨度而改變結構。

擴展性：編碼考慮長期使用的需求，預留的編碼空間滿足水務企業(yè)發(fā)展而可能存在的物資數(shù)量增減、更新等情況。

3.2 編碼規(guī)則

物資信息分類編碼由分類代碼和物資屬性代碼組成。物資信息分類編碼采取層次碼，結構上分為5個層次。各層次分別為物資大類、物資中類、物資小類、物資屬性，物資屬性又分為屬性分項一和屬性分項二。物資信息分類編碼各層代碼結構，見圖1。

圖1 物資信息分類編碼結構

其中各層級編碼按照固定2位數(shù)的編碼遞增，取值范圍為阿拉伯數(shù)字01～98；編碼結構的大、中、小類層級編碼中的阿拉伯數(shù)字“99”為收容項；當多層編碼中缺少下一層子類時，該層級的子層級用“00”補位。

4 編碼的實現(xiàn)

4.1 物資信息分類

大型水務企業(yè)的項目涉及的物資信息由生產(chǎn)運行、化驗檢測、管理經(jīng)營等各類物資要素組成，在對不同類別的物資信息進行分類編碼時，應保證分類原則參照國家相應標準，確保各類別的劃分規(guī)則符合國家通用規(guī)范[7]。

物資信息分類編碼并不是具體某一項物資的編碼[8]，它是對不同類別的物資給予代碼編號。本物資信息分類編碼的分類原則主要參照國標GB/T14885—2010《固定資產(chǎn)分類與代碼》[9]，該標準按照固定資產(chǎn)的基本屬性劃分，確定了固定資產(chǎn)的基礎分類和代碼信息。其中與水務項目建設相關的基礎門類包括機械設備、電氣設備、儀器儀表等，但其涉及的固定資產(chǎn)通用性較強，缺少水務行業(yè)的特性。因此，物資信息分類編碼在編碼方式上延續(xù)了《固定資產(chǎn)分類與代碼》里大、中、小類的結構，對于具體物資的信息分類則依據(jù)物資的品類、用途等進行，將具有相同品類、用途等特性的歸屬為一類，并根據(jù)水務項目的業(yè)務劃分進行分類優(yōu)化。在保證物資信息分類清晰的同時，符合水務項目物資分類的慣用方式，以形成適合項目使用習慣的分類方法，這將有利于物資信息分類編碼的平穩(wěn)落地。

以重慶水務為例，根據(jù)其項目建設中實際基礎物資情況，共分成了17個物資大類。在17個物資大類下又劃分成162個物資中類、1180個物資小類。物資信息的大類劃分名稱、大類代碼與分類說明見表1。

表1 物資信息大類代碼及分類說明

(續(xù))

4.2 明確屬性

4.2.1 物資的特征屬性

物資在管理過程中,因不同于其他同類物資而形成一定價值差異的特征要素為該物資的屬性。同類型物資因屬性的不同存在較大的差異性，因此針對物資的特征要素，需在物資小類下再做物資的屬性細分。

水務項目涉及的物資種類繁多，各類物資具有較多的屬性，以管材管件類物資為例，所涉及的屬性就包括管徑、壁厚、承壓等級等，將過多的信息編入編碼內(nèi)，會增加編碼的信息冗余。更為重要的是，由于項目物資類別的不同其所相關的屬性也不相同，不同類別物資無法在同一編碼結構下，將其相關的屬性都納入編碼信息中，基礎信息過多反而可能信息缺失導致編碼失敗[7]。

在完成前期對物資基本信息的調(diào)研評估后發(fā)現(xiàn)，通過兩個以內(nèi)的主要屬性即可以滿足對物資信息的確認。因此，在物資信息分類編碼結構的小類劃分下，又增加屬性分項一、屬性分項二各兩位代碼，分別作為物資的兩個特征屬性。

4.2.2 選擇特征屬性

各類物資對特征屬性的選擇各有不同，在選取物資特征屬性時，最主要的是從實際需求出發(fā)，篩選對物資價值影響較大的特征要素，而通常來說這些要素也恰是該物資區(qū)別于同類型物資的關鍵要素，可以很大程度上滿足編碼原則的“唯一性”。此外，為滿足編碼的“穩(wěn)定性”，物資特征屬性應盡量選擇不易發(fā)生變化的屬性，如材質、結構、規(guī)格等，對于物資的品牌、型號、生產(chǎn)廠家、計量單位等基礎信息則可以作為其他屬性在相關管理系統(tǒng)中用于對物資的信息描述，不再在編碼里體現(xiàn)。

以閥門類物資為例，閥門作為一個物資大類(大類代碼03)，再根據(jù)作用和用途、結構特征做中類、小類分類劃分。在屬性選擇上，通過對閥門物資信息的研究發(fā)現(xiàn)，管徑和承壓等級是區(qū)別同一類閥門的關鍵特征，且同一種類閥門的價值與這兩種特征屬性有直接的關聯(lián)。在滿足編碼“穩(wěn)定性”的前提下，管徑和承壓等級又都屬于相對穩(wěn)定且易維護的屬性，因此將管徑和承壓等級選作閥門類物資的主要特征屬性，納入閥門的編碼信息中。

4.3 形成分類編碼

將各項物資信息按照相應的物資分類規(guī)則劃分為該物資的大、中、小類，其對應的代碼與該類物資所規(guī)定的特征屬性代碼組合，最終形成一個物資信息分類編碼，即在物資信息中鎖定了唯一的對象。

在確定各大類物資的分類信息之后，按照上述方法，將原始的14.7萬條物資信息進行分類細分，并按順序編碼，最后便形成了重慶水務完整的項目物資信息分類編碼，合計50 575條。

表2是閥門類物資的信息分類編碼示例。

表2 物資信息分類編碼示例說明

4.4 實現(xiàn)過程

收集、整理企業(yè)水務項目建設所需的物資基本信息，對各種類的物資信息進行匯總與統(tǒng)計。企業(yè)對不同項目的物資管理涉及不同的業(yè)務部門，對同一項物資的關注內(nèi)容與表述方法也就有所不同。因此，在實施物資信息分類編碼之前，應首先明確物資基礎信息的收集范圍，規(guī)范和統(tǒng)一每項物資的表述方法，建立完整的企業(yè)水務項目物資信息檔案。

按物資的基本信息分類，將收集、整理的各項物資信息依照物資分類規(guī)則劃分大、中、小類。在對物資信息進行分類時，除了要按照物資的品類、用途等特性，還應參考水務企業(yè)的業(yè)務劃分和使用習慣，確保編碼規(guī)則實施后平穩(wěn)過渡。

確定每類物資的特征屬性。根據(jù)每類物資各自的屬性信息，選定至多兩項物資特征作為該類物資信息分類編碼中的屬性分項一和屬性分項二。特征屬性應選擇對物資價值影響較大，并且不易發(fā)生變化的屬性，保證編碼的原則。

對物資的分類和特征屬性給予代碼表示。借助物資管理系統(tǒng)，物資的分類和特征屬性代碼可由系統(tǒng)按照編碼規(guī)則自動生成，最后由物資的分類代碼與特征屬性代碼組合產(chǎn)生物資信息分類編碼。

5 結語

物資信息分類編碼是保障大型水務企業(yè)的項目平穩(wěn)落地的基礎，保證物資信息的規(guī)范性、準確性和有效性；同時也是可滿足集團公司與各二級單位項目實施過程中物資基礎信息的統(tǒng)一化需要。本文結合大型水務企業(yè)的項目建設對物資信息規(guī)范的實際需求，對如何開展物資信息分類編碼工作做了詳細闡述。此類工作屬于企業(yè)數(shù)字化轉型中基礎信息標準化的基礎工作，通過建立編碼與物資的一一對應，為多頭管理、種類繁雜、數(shù)量龐大的物資信息提供唯一的、標準化的識別信息，推動建立完整的企業(yè)水務項目物資信息檔案，在確保項目物資信息統(tǒng)一、規(guī)范化的基礎上，實現(xiàn)不同層級、不同間的數(shù)據(jù)共享。

對于水務項目的物資信息管理，建議在實現(xiàn)企業(yè)統(tǒng)一物資信息分類編碼與建立企業(yè)水務項目物資信息檔案時，將企業(yè)信息化管理技術與項目物資管理業(yè)務結合起來，借助信息化管理系統(tǒng)固化標準化的物資管理工作，實現(xiàn)項目物資編碼的自動生成、物資基礎信息的自主關聯(lián)，推動企業(yè)項目物資主數(shù)據(jù)的建設。同時，根據(jù)企業(yè)自身的項目管理模式，可形成一套完整的項目物資基礎信息管理體系[10]，從編碼標準宣貫、物資信息管理辦法、日常協(xié)調(diào)管理、人員隊伍培養(yǎng)等多個方面完善對項目物資基礎信息的規(guī)范。