新時(shí)期信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

王 雙

（吉林省四平市鐵西區(qū)蔬菜園藝特產(chǎn)服務(wù)中心）

經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)家喻戶曉，滲透到了每一個(gè)人的生活中，互聯(lián)網(wǎng)推動(dòng)各行業(yè)發(fā)生翻天覆地變化，互聯(lián)網(wǎng)也給農(nóng)業(yè)檔案帶來(lái)了新的管理方式。農(nóng)業(yè)檔案管理工作者致力于推動(dòng)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案的科學(xué)、合理、有效的保存使用以及交流。文章深入分析了信息化農(nóng)業(yè)檔案管理的概念、新時(shí)代信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中的重要意義、建設(shè)信息化農(nóng)業(yè)檔案管理的主要問(wèn)題以及相關(guān)解決策略。

信息化農(nóng)業(yè)檔案管理是每一位農(nóng)業(yè)檔案管理工作者職責(zé)所在?！安丶Z于地、藏糧于技”戰(zhàn)略背景下，推動(dòng)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案科學(xué)、合理、有效地保存、使用及交流，是農(nóng)業(yè)科技研發(fā)、推廣與使用不可或缺的組成部分。農(nóng)業(yè)檔案信息化管理必將是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，是農(nóng)業(yè)發(fā)展的必然選擇。

1 信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中重要意義

1.1 有利于保護(hù)農(nóng)業(yè)檔案完整性

一些年代久遠(yuǎn)的珍貴紙質(zhì)檔案會(huì)逐漸破損，伴隨著信息化發(fā)展，歷史悠久的珍貴檔案可以通過(guò)機(jī)器掃描獲得掃描件，改變了傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式，從而減少紙質(zhì)資料被翻閱破損情況發(fā)生。通過(guò)電子版農(nóng)業(yè)檔案查閱資料，減少文檔丟失、損壞的可能。

1.2 有利于農(nóng)業(yè)檔案準(zhǔn)確分類

通過(guò)計(jì)算機(jī)將各類文檔分開儲(chǔ)存，并自動(dòng)進(jìn)行分類與整理，避免人為分類產(chǎn)生誤差，有效降低檔案管理人員工作量，能有效保障存放準(zhǔn)確度，對(duì)是否丟失檔案有及時(shí)反饋，能高質(zhì)量推動(dòng)組織管理工作。

傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)檔案管理就是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行管理的過(guò)程，而紙張很容易受到外界溫濕度的影響而造成受潮，霉變甚至破損。日積月累，紙張字跡越來(lái)越模糊，紙質(zhì)檔案資料不能達(dá)到永久保存的目的。隨著時(shí)間的累積，紙質(zhì)檔案信息不斷增加，所占空間面積也在不斷增大，只有采取刪舊留新辦法才能有選擇地留存下來(lái)。

信息化管理很好地解決了上述難題。一是用硬盤進(jìn)行儲(chǔ)存，甚至實(shí)現(xiàn)了檔案信息的云儲(chǔ)存，減少了紙質(zhì)檔案對(duì)于存儲(chǔ)空間的需求，二是采用信息技術(shù)進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，規(guī)避了外界環(huán)境的影響，三是實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)信息向數(shù)字信息的轉(zhuǎn)換，方便了信息的復(fù)制，傳遞和保管，檔案資料可以永久保存。

1.3 有利于提高農(nóng)業(yè)檔案利用效率

信息化農(nóng)業(yè)檔案管理，使人們可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)查閱到相關(guān)農(nóng)業(yè)檔案資料，并在電子版本上查閱、復(fù)制，有效解決了農(nóng)業(yè)查找檔案困難的問(wèn)題，提高了農(nóng)業(yè)檔案的有效利用率。

實(shí)際看，傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)檔案管理方式需要進(jìn)行資料收集、整理、編輯等，這些步驟復(fù)雜繁瑣。信息化管理則將傳統(tǒng)程序簡(jiǎn)化，不僅提升資料整理便利度，降低檔案查詢時(shí)間，提升查詢效率。除此之外，傳統(tǒng)檔案管理人工操作，過(guò)程效率低，資料管理準(zhǔn)確率不高，管理過(guò)程更易出現(xiàn)紕漏，檔案管理質(zhì)量無(wú)法保證。而信息化管理則不同，信息技術(shù)和智能化工作方式?jīng)]有人工管理的疲勞問(wèn)題，提高農(nóng)業(yè)檔案管理質(zhì)量。運(yùn)用信息化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了農(nóng)業(yè)檔案管理的真正高效率和高質(zhì)量。

1.4 促進(jìn)技術(shù)推廣與應(yīng)用

現(xiàn)階段，強(qiáng)化農(nóng)業(yè)檔案的信息化管理是和農(nóng)業(yè)技術(shù)和模式的智能化緊密聯(lián)系的。農(nóng)業(yè)檔案的信息化管理，進(jìn)一步推動(dòng)了智能化農(nóng)業(yè)技術(shù)的普及與應(yīng)用。檔案信息化具有顯著優(yōu)勢(shì)，首先能夠節(jié)約人力物力資源，減少人工工作量，縮短工作時(shí)長(zhǎng)，其次在信息化管理期間管理人員能夠?qū)Ω鞣N不同的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，運(yùn)用信息手段進(jìn)行高效加工，通過(guò)人機(jī)合作等方式提高檔案管理效率，最后在農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣和運(yùn)用時(shí)，采用信息化管理方式能夠做到檔案信息隨取隨用，能夠提高檔案信息的取用效率、進(jìn)一步推動(dòng)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)技術(shù)的運(yùn)用效能。

2 信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理應(yīng)用中存在問(wèn)題

2.1 農(nóng)業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄

在農(nóng)業(yè)檔案管理的過(guò)程中，部分科研人員對(duì)自己的科研成果、調(diào)查數(shù)據(jù)等不愿公開，設(shè)置為保密等級(jí)，檔案出現(xiàn)無(wú)法持續(xù)更新的狀態(tài)。受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，部分管理人員依然存在"重管理、重安全、輕開發(fā)、輕利用"的工作現(xiàn)象，對(duì)檔案信息只做簡(jiǎn)單的收集工作，便于存取，工作的技術(shù)含量低，對(duì)應(yīng)用信息技術(shù)處理農(nóng)業(yè)檔案管理工作的態(tài)度表現(xiàn)出不反對(duì)也不支持。除此以外，少數(shù)管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，無(wú)法將精力放在處理檔案工作中。這些問(wèn)題對(duì)提升農(nóng)業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了阻礙。

2.2 檔案資源開發(fā)不充分

因?yàn)樾畔⒒脚_(tái)建設(shè)還處于初級(jí)階段，資源在傳遞與開發(fā)過(guò)程中，無(wú)法保持同步更新和存在重復(fù)研究的情況，導(dǎo)致了嚴(yán)重的信息不對(duì)稱。科研項(xiàng)目建立時(shí)，部分國(guó)家、省級(jí)農(nóng)業(yè)單位主要采用在線申報(bào)、審核、進(jìn)度匯報(bào)、提交成果的程序，而信息同步傳遞具有較大的滯后性，電子文檔的真實(shí)性以及完整性無(wú)法得到保障。檔案管理工作人員無(wú)法在第一時(shí)間對(duì)資源進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案資源開發(fā)無(wú)法實(shí)現(xiàn)最大化。

2.3 檔案管理制度不夠完善

農(nóng)業(yè)檔案管理制度執(zhí)行不到位，管理工作中，檔案管理人員具有較強(qiáng)的隨意性，沒(méi)有嚴(yán)格實(shí)施具體的檔案管理制度，經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)，檔案信息完整性不夠，農(nóng)業(yè)檔案出現(xiàn)丟失的問(wèn)題。除此以外，部分領(lǐng)導(dǎo)在制定管理制度時(shí)不愿結(jié)合實(shí)際情況，深入思考，以“一刀切”的方式做檔案管理工作，給檔案的查閱、使用以及維護(hù)帶來(lái)許多困難，降低了檔案管理的效率，阻礙了檔案管理朝著信息化方向的發(fā)展。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)不夠

目前，我國(guó)管理部門信息化建設(shè)較為薄弱，信息系統(tǒng)的功能模塊不完善，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、機(jī)密信息保護(hù)建設(shè)有待提高。隨互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，年輕人在互聯(lián)網(wǎng)中尋找相關(guān)農(nóng)業(yè)信息，對(duì)農(nóng)業(yè)檔案管理期望值不高，興趣不強(qiáng)。這是因?yàn)楫?dāng)前檔案管理信息硬件水平和軟件水平提升速度慢，許多地方需要完善。

2.5 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

新時(shí)代，推動(dòng)信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中應(yīng)用，要求管理人員必須能夠熟練處理數(shù)據(jù)，對(duì)相關(guān)信息查詢了如指掌。

當(dāng)前檔案管理人員總體數(shù)量普遍不足，質(zhì)量不高，缺乏計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)用能力，檔案管理工作質(zhì)量提升慢，工作效率不高等問(wèn)題，對(duì)推進(jìn)檔案管理工作信息化具有一定程度的制約。

3 完善農(nóng)業(yè)檔案信息化管理策略

3.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及信息化平臺(tái)構(gòu)建

信息技術(shù)推動(dòng)現(xiàn)代化工業(yè)變革持續(xù)多年，現(xiàn)階段效果看，面向現(xiàn)代農(nóng)業(yè)檔案管理需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及信息化平臺(tái)構(gòu)建。

第一：改變檔案管理理念，充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展進(jìn)程中應(yīng)用所帶來(lái)的積極影響以及優(yōu)勢(shì)。在實(shí)踐中，農(nóng)業(yè)單位首先應(yīng)明確其檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容與關(guān)鍵需求，并對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用重點(diǎn)進(jìn)行分析。加強(qiáng)信息化設(shè)備和技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，并有針對(duì)性地做好相應(yīng)的工作。

第二：強(qiáng)化農(nóng)業(yè)檔案管理的基本軟硬件設(shè)施，增加信息化建設(shè)的投入。當(dāng)前來(lái)看，首先要確保基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施對(duì)檔案管理工作的高效運(yùn)用，其次要引進(jìn)較為先進(jìn)的設(shè)備來(lái)支撐信息化建設(shè)。

第三：在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，繼續(xù)推進(jìn)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)，利用先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)和區(qū)塊鏈技術(shù)開展現(xiàn)代農(nóng)業(yè)生產(chǎn)管理一體化業(yè)務(wù)發(fā)展。

3.2 建立健全農(nóng)業(yè)檔案信息化系統(tǒng)

農(nóng)業(yè)檔案管理將各類零散信息統(tǒng)一收集、整理。信息化管理需要建立健全一整套信息化系統(tǒng)。

首先是針對(duì)農(nóng)業(yè)管理單位而言，檔案管理涵蓋了技術(shù)推廣，農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)，水產(chǎn)品抽檢，農(nóng)機(jī)安全管理，病蟲害防治，獸藥殘留檢測(cè)和農(nóng)業(yè)服務(wù)等諸多內(nèi)容，并通過(guò)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的落地推廣與引導(dǎo)將其歸檔，從而為未來(lái)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

其次是針對(duì)農(nóng)村以及農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)組織而言的，檔案管理涵蓋了農(nóng)村集體資產(chǎn)，農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，新農(nóng)村建設(shè)以及鄉(xiāng)村綠化等等方面的內(nèi)容，信息化檔案管理系統(tǒng)對(duì)于激活農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的進(jìn)程起到了重要的輔助性作用。

再次是多以農(nóng)業(yè)經(jīng)營(yíng)者、農(nóng)戶為服務(wù)對(duì)象，檔案管理涵蓋農(nóng)產(chǎn)品種植、繁育等多個(gè)環(huán)節(jié)，結(jié)合信息化檔案管理系統(tǒng)和農(nóng)產(chǎn)品數(shù)字商貿(mào)平臺(tái)，集種產(chǎn)銷兩業(yè)管理和服務(wù)于一體，加速農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)和涉農(nóng)人員的資源整合，推動(dòng)農(nóng)業(yè)模式的根本性轉(zhuǎn)變。

3.3 強(qiáng)化檔案信息管理制度

檔案部門要完善日常的管理制度，建立健全管理機(jī)制；將工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都可直接追究到個(gè)人。

在農(nóng)業(yè)檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用中，相關(guān)管理部門要在符合“放、管、服”改革要求下，建立詳細(xì)規(guī)章制度，明確自身管理職責(zé)、管理任務(wù)分布、監(jiān)督責(zé)任，制定出具有可操作性、適應(yīng)性強(qiáng)的獎(jiǎng)懲制度，提高檔案管理效率。

3.4 優(yōu)化人才隊(duì)伍和信息技術(shù)安全

人才的培養(yǎng)是現(xiàn)代化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，創(chuàng)新型技術(shù)則是推動(dòng)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)進(jìn)步的核心動(dòng)力。優(yōu)化現(xiàn)代農(nóng)業(yè)人才隊(duì)伍首先必須改善管理人員的工作環(huán)境、引進(jìn)人才、健全人才激勵(lì)機(jī)制、增添農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍的活力。加強(qiáng)對(duì)在職人員的新技術(shù)培訓(xùn)工作，應(yīng)從農(nóng)業(yè)專業(yè)知識(shí)及檔案管理等多方面入手，增強(qiáng)信息技術(shù)層面的專業(yè)性，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，服務(wù)意識(shí)，從而為我國(guó)農(nóng)業(yè)檔案的信息化建設(shè)和管理提供人才后盾。

從技術(shù)創(chuàng)新看，主要體現(xiàn)在農(nóng)業(yè)檔案管理中信息化技術(shù)創(chuàng)新。第一，有效隔離局域網(wǎng)與外網(wǎng)；第二，完善信息安全管理制度，形成有保障工作行為管理規(guī)范；第三，采用技術(shù)性措施防范網(wǎng)絡(luò)安全，并通過(guò)防火墻、身份認(rèn)證等多重措施進(jìn)行信息保護(hù)。

實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。管理文件的資料要求持續(xù)改進(jìn)并共享資料。建立計(jì)算機(jī)化的農(nóng)業(yè)信息記錄檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步提高農(nóng)業(yè)記錄信息的交換。要加大對(duì)計(jì)算機(jī)化建設(shè)的扶持，配置分配充足的經(jīng)費(fèi)，以高質(zhì)量地完成任務(wù)。

提高農(nóng)業(yè)文獻(xiàn)計(jì)算機(jī)化程度，為其提供技術(shù)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備；加強(qiáng)相關(guān)計(jì)算機(jī)技能的傳授，管理人員既要掌握較強(qiáng)的信息管理應(yīng)用專門知識(shí)與文件管理技能，又要充分理解相關(guān)信息技術(shù)并能夠勝任相關(guān)資料的運(yùn)用。

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用，搭建用來(lái)交換檔案信息的平臺(tái)，提高檔案信息交換的效率，保障檔案信息的科學(xué)、合理管理與可用性。

3.5 提高農(nóng)業(yè)檔案管理服務(wù)水平

檔案管理人員要樹立積極的檔案推廣服務(wù)觀念，深入分析用戶需求，建立檔案信息反饋機(jī)制，與用戶有效互動(dòng)。檔案管理人員要根據(jù)檔案對(duì)于農(nóng)業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需求，對(duì)檔案及時(shí)做出更新，不斷豐富農(nóng)業(yè)檔案內(nèi)容，優(yōu)化當(dāng)前檔案管理工作，提高服務(wù)水平。

農(nóng)業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作。新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)人們影響越來(lái)越大，促使農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要提升到一個(gè)新水平。廣大農(nóng)業(yè)檔案管理工作者應(yīng)該不斷適應(yīng)時(shí)代潮流，提高對(duì)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的重視程度，促進(jìn)信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中應(yīng)用，通過(guò)深度加工電子檔案，加強(qiáng)檔案信息化的平臺(tái)建設(shè)、加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)安全防護(hù)，提高農(nóng)業(yè)檔案管理服務(wù)水平等策略，致力信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理，推動(dòng)農(nóng)業(yè)檔案管理改革工作高質(zhì)量發(fā)展，為農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化發(fā)展助力。