探討關(guān)于企業(yè)物資采購(gòu)監(jiān)督與管理的思考

楊為玥 北礦機(jī)電科技有限責(zé)任公司

目前，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。在企業(yè)對(duì)物資進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，應(yīng)合理選擇供應(yīng)商，并改變傳統(tǒng)采購(gòu)方式，確保使物資采購(gòu)呈現(xiàn)規(guī)范性、集中性、標(biāo)準(zhǔn)性的特性。因此，應(yīng)以供應(yīng)管理的實(shí)際性，重新認(rèn)識(shí)采購(gòu)功能定位，引入新理念，規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為。

一、企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)實(shí)施監(jiān)督與管理的必要性

企業(yè)在對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行監(jiān)督與管理的過(guò)程中，會(huì)涉及很多環(huán)節(jié)，比如，前期調(diào)研市場(chǎng)、審核招標(biāo)文件和管理資產(chǎn)等。而在這些環(huán)節(jié)中，內(nèi)部控制是最為普遍的，但如果內(nèi)部控制不夠健全，忽視了前、后環(huán)節(jié)，企業(yè)便不能實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)全過(guò)程的有效監(jiān)督與管理。內(nèi)控體系不健全，還會(huì)導(dǎo)致物資采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)可能發(fā)生銜接不暢或者脫節(jié)，從而使企業(yè)內(nèi)部部門(mén)之間出現(xiàn)職責(zé)模糊、權(quán)限不明等問(wèn)題。比如，企業(yè)由于對(duì)物資的驗(yàn)收不夠重視，雖然在質(zhì)保期內(nèi)察覺(jué)到將要發(fā)生的隱患，或者發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題，卻并未積極地應(yīng)對(duì)與解決，沒(méi)有維護(hù)需方的合法權(quán)利，從而導(dǎo)致使用部門(mén)對(duì)于超出質(zhì)保期的情況不愿驗(yàn)收簽字，而與此同時(shí)，企業(yè)私自扣留采購(gòu)資金而被供應(yīng)商起訴。所以，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)物資采購(gòu)整體環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理。

二、企業(yè)監(jiān)督與管理物資采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)流程存在問(wèn)題

企業(yè)的物資采購(gòu)流程缺少靈活性，審查模式也比較復(fù)雜。物資采購(gòu)部門(mén)制訂相關(guān)的采購(gòu)計(jì)劃后，只有通過(guò)層層審批才能進(jìn)行采購(gòu)。此外，在簽訂購(gòu)買(mǎi)合同時(shí)也較為復(fù)雜，只有財(cái)務(wù)和資源部門(mén)全部審查后，才能正式簽訂合同。并且，企業(yè)的物資采購(gòu)系統(tǒng)的功能較為單一，只能取得反方面的信息，無(wú)法獲取其他部門(mén)的反饋意見(jiàn)，無(wú)法對(duì)自身的管理工作進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。物資采購(gòu)工作能滿足企業(yè)內(nèi)部多樣化的物資需求，但缺少供應(yīng)商問(wèn)題的探究。因此，在物資采購(gòu)活動(dòng)中企業(yè)物資采購(gòu)無(wú)法有效地掌握主動(dòng)權(quán)，經(jīng)常出現(xiàn)物資質(zhì)量上下起伏較為嚴(yán)重的情況。

（二）采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

許多企業(yè)在選聘與錄用物資采購(gòu)人員的過(guò)程中，一般保持“重思想、輕技能”的落后思維，往往過(guò)于看重物資采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平，嚴(yán)重忽略了采購(gòu)人員采購(gòu)企業(yè)生產(chǎn)物資和相關(guān)設(shè)備的技能。加之部分采購(gòu)人員對(duì)自身的要求偏低，僅僅遵照所上報(bào)的采購(gòu)申請(qǐng)信息，在體系中增添物資的型號(hào)、名稱、簽訂合同和生成訂單，極易導(dǎo)致一些引用標(biāo)準(zhǔn)成為無(wú)效標(biāo)準(zhǔn)，造成企業(yè)庫(kù)存清單的紊亂，一些采購(gòu)人員不具備判斷物資質(zhì)量的基礎(chǔ)性鑒別能力，極易造成所采購(gòu)的物資存在質(zhì)量偏差、價(jià)格偏高的情況；甚至出現(xiàn)所采購(gòu)的物資并非企業(yè)生產(chǎn)所需物資，嚴(yán)重影響企業(yè)對(duì)運(yùn)營(yíng)成本與庫(kù)存物資的有效控制。

（三）物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)

在物資采購(gòu)中不僅要對(duì)物資成本進(jìn)行考量，還應(yīng)該對(duì)物資質(zhì)量進(jìn)行把控，確保它們的應(yīng)用價(jià)值和屬性都滿足使用要求。如果這兩項(xiàng)要素得不到充分保障，將會(huì)對(duì)企業(yè)后續(xù)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展及銷(xiāo)售造成影響。在對(duì)物資的質(zhì)量性能進(jìn)行探究時(shí)，需要對(duì)各項(xiàng)因素進(jìn)行綜合研究。如果在采購(gòu)某個(gè)設(shè)備的零部件時(shí)沒(méi)有明確具體的型號(hào)，物資采購(gòu)人員購(gòu)買(mǎi)的零件與設(shè)備不匹配，必然造成額外損失。

（四）不能合理確定一般性的招標(biāo)與采購(gòu)價(jià)格

許多企業(yè)在招標(biāo)與采購(gòu)的過(guò)程中存在不合理的地方，造成不合理情況的原因也是多方面的。首先，一些企業(yè)在招標(biāo)書(shū)內(nèi)所公布的采購(gòu)需求常常存在不準(zhǔn)確、不全面及不合理的問(wèn)題，或者存在漏項(xiàng)，由此發(fā)生“簽證后補(bǔ)”“超預(yù)算投資”及“低價(jià)中標(biāo)”等現(xiàn)象；其次，招標(biāo)書(shū)內(nèi)實(shí)質(zhì)性條款與實(shí)際情況不符，一些投標(biāo)人所作的判斷由于各種原因極易出現(xiàn)失誤，或者發(fā)生不能準(zhǔn)確理解的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)的一些設(shè)備技術(shù)與工藝要求不了解，從而導(dǎo)致僅把企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有生產(chǎn)設(shè)備的性能參數(shù)作為參考制定招標(biāo)文件，如此也極易發(fā)生指向性的技術(shù)問(wèn)題；再次，少數(shù)企業(yè)過(guò)于重視特定的某個(gè)供應(yīng)商，而為了排擠潛在的投標(biāo)人而設(shè)置條件，從此，各種招標(biāo)評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)不合理、不準(zhǔn)確、不全面、不科學(xué)、不量化；最后，采購(gòu)來(lái)源過(guò)于單一，審核界定不明確，沒(méi)有對(duì)物資的實(shí)際情況進(jìn)行核定，如此企業(yè)只能被動(dòng)地接受供應(yīng)商的條件與價(jià)格。以上幾種因素對(duì)采購(gòu)招標(biāo)的準(zhǔn)確性定價(jià)產(chǎn)生影響。

三、企業(yè)強(qiáng)化物資采購(gòu)監(jiān)督與管理的相關(guān)措施

（一）提升物資采購(gòu)人員綜合素質(zhì)，做好采購(gòu)培訓(xùn)

物資采購(gòu)人員的素質(zhì)，包括思想和業(yè)務(wù)兩個(gè)方面，思想素質(zhì)方面要求采購(gòu)人員遵守國(guó)家各項(xiàng)法律規(guī)定，秉承工作基本職業(yè)道德規(guī)范，自覺(jué)抵制，在處理物資采購(gòu)過(guò)程中的各種腐敗現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)發(fā)揚(yáng)不怕苦的精神，以企業(yè)生產(chǎn)需求為首要任務(wù)，做好物資采購(gòu)和成本核算工作。在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中，對(duì)各類(lèi)物資設(shè)備的性能要嚴(yán)格把關(guān)，按照標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)方法確保工作順利進(jìn)行，并在實(shí)際工作期間規(guī)范各類(lèi)合同的簽訂，保證合同的準(zhǔn)確性和合法性。同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)辦理好相關(guān)手續(xù)的起草和審核工作，借助各類(lèi)計(jì)算機(jī)軟件完善采購(gòu)工作的信息化系統(tǒng)。對(duì)于采購(gòu)招標(biāo)合同，嚴(yán)格按照規(guī)定內(nèi)容簽訂，不能私自篡改，尊重采購(gòu)事實(shí)，保證采購(gòu)工作的嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范。

（二）明確采購(gòu)目標(biāo)，建立采購(gòu)組織

首先，在企業(yè)進(jìn)行物資采購(gòu)與管理時(shí)，應(yīng)合理規(guī)劃完善采購(gòu)方案，企業(yè)應(yīng)明確采購(gòu)目標(biāo)并建立完善的采購(gòu)組織，確定好物資采購(gòu)目標(biāo)后應(yīng)將主要物資進(jìn)行劃分并區(qū)分好普通物資、重要物資等以便于企業(yè)采購(gòu)與管理。例如，企業(yè)在針對(duì)大型設(shè)備、重要物資進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，應(yīng)確保采購(gòu)組織的合理性與穩(wěn)定性，應(yīng)組建專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)隊(duì)伍，并讓采購(gòu)隊(duì)伍深入施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際了解所需要物資的具體情況，以此開(kāi)展科學(xué)合理的采購(gòu)，確保以高質(zhì)量的物資采購(gòu)滿足施工要求并符合我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。其次，由于目前企業(yè)項(xiàng)目采購(gòu)方式呈現(xiàn)的形式較多，如職能式、規(guī)劃式、EPC模式等，在這些呈現(xiàn)內(nèi)容中，主要是按照公司規(guī)模及實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)。最后，在EPC模式中，相比傳統(tǒng)的承包模式而言具有一定的優(yōu)勢(shì)，EPC模式可充分發(fā)揮在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段與工程建設(shè)過(guò)程中的主導(dǎo)作用，有利于對(duì)工程項(xiàng)目整體的方案進(jìn)行改善與優(yōu)化，從而達(dá)到最佳的建設(shè)效果?？捎行?duì)設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工等階段進(jìn)行控制，以實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目的周期與成本、質(zhì)量符合建筑工程承包合同標(biāo)準(zhǔn)，從而確保后期產(chǎn)生的投資效率。但目前在EPC發(fā)展中存在的問(wèn)題仍有很多，其中包括市場(chǎng)環(huán)境因素與主要參與方因素等。

（三）建立完善的信息管理責(zé)任制度

在國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中，必須建立健全相關(guān)責(zé)任制度，將所有的信息通過(guò)多渠道做好監(jiān)管工作。對(duì)當(dāng)前的物資設(shè)備定價(jià)要及時(shí)了解，掌握物價(jià)的波動(dòng)變化趨勢(shì)。在物資設(shè)備的采購(gòu)過(guò)程中，要將所有影響價(jià)格的因素進(jìn)行綜合分析，通過(guò)市場(chǎng)數(shù)據(jù)反饋，開(kāi)發(fā)和利用多樣性的物資采購(gòu)系統(tǒng)，提升采購(gòu)管理工作的科學(xué)性和有效性。在物資采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)不斷提升管理水平，建立物資采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)，了解采購(gòu)工作涉及的財(cái)務(wù)監(jiān)督和技術(shù)方面內(nèi)容，做好與生產(chǎn)單位的配合協(xié)調(diào)工作，完善物資采購(gòu)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。目前大多數(shù)國(guó)有企業(yè)都已建立了完整的物資設(shè)備信息檔案，通過(guò)這些設(shè)備信息檔案內(nèi)容，可以更加方便快捷地開(kāi)展物資采購(gòu)工作，這樣的工作方式也避免了內(nèi)部交易情況的發(fā)生。除此之外，還要定期對(duì)相關(guān)崗位人員進(jìn)行輪換工作，以便做好對(duì)采購(gòu)人員的工作監(jiān)管，提升采購(gòu)人員工作能力，同時(shí)也避免了采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間的暗箱操作等違法行為。

（四）加強(qiáng)采購(gòu)的監(jiān)管力度

根據(jù)調(diào)查，目前由于市場(chǎng)環(huán)境不穩(wěn)定導(dǎo)致企業(yè)在采購(gòu)時(shí)會(huì)出現(xiàn)不良行為。針對(duì)這種情況，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)重要設(shè)備采購(gòu)的監(jiān)管力度，形成一定的環(huán)境約束機(jī)制，避免在采購(gòu)中出現(xiàn)吃回扣、貪污腐敗的現(xiàn)象。因此，在企業(yè)物資管理中，應(yīng)加強(qiáng)重要設(shè)備采購(gòu)的監(jiān)管力度。大多數(shù)企業(yè)往往重視造價(jià)管理而忽略對(duì)物資成本進(jìn)行管理，使企業(yè)在經(jīng)營(yíng)時(shí)物資成本逐漸提高，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益下降等問(wèn)題。同時(shí)，在企業(yè)物資管理過(guò)程中也存在著一些嚴(yán)重性問(wèn)題，物資進(jìn)行運(yùn)輸時(shí)增加了一些不必要的成本；人工與防控措施沒(méi)有到位導(dǎo)致物資被大量消耗，從而增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本等；由于物資管理人員流動(dòng)較少，使市場(chǎng)需求下降，工程項(xiàng)目無(wú)法交投等問(wèn)題。為解決這一系列的問(wèn)題首先需要提高企業(yè)對(duì)物資管理的意識(shí)，企業(yè)應(yīng)針對(duì)物資管理對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化各個(gè)部門(mén)之間的合作聯(lián)系。其次，企業(yè)應(yīng)對(duì)于不了解的設(shè)備進(jìn)行分析，要求廠家進(jìn)行詳細(xì)講解并熟練掌握設(shè)備使用方法和技能后再進(jìn)行訂貨。

（五）完善的信息化采購(gòu)平臺(tái)

施工企業(yè)采購(gòu)部門(mén)的核心業(yè)務(wù)就是采購(gòu)，而充分發(fā)揮自身的信息優(yōu)勢(shì)、信譽(yù)優(yōu)勢(shì)、公共關(guān)系資源優(yōu)勢(shì)，就是采購(gòu)方在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力，所以采購(gòu)部門(mén)只有不斷提升服務(wù)水平，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，才能在市場(chǎng)博弈中占有話語(yǔ)權(quán)。當(dāng)前，信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展已經(jīng)達(dá)到了一定的高度，結(jié)合自身企業(yè)的采購(gòu)制度，搭建一套好的信息化采購(gòu)平臺(tái)，使采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)均可在信息平臺(tái)上進(jìn)行，可以確保每個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的高速流轉(zhuǎn)。通過(guò)在信息平臺(tái)完成采購(gòu)，可以使采購(gòu)過(guò)程追根溯源、有據(jù)可查，也可以減少一些人為參與的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)。同時(shí)，利用信息平臺(tái)也可以不斷累積以往采購(gòu)數(shù)據(jù)，形成采購(gòu)價(jià)格的數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面為后續(xù)的采購(gòu)提供價(jià)格信息支撐；另一方面也可以摸索和探尋一些市場(chǎng)規(guī)律，為企業(yè)大宗物資設(shè)備的采購(gòu)提供一定決策依據(jù)。因此，搭載信息化發(fā)展來(lái)支撐集中采購(gòu)方式，可以規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)流程、減少采購(gòu)周期，有效降低采購(gòu)管理的成本，使集中采購(gòu)能有效執(zhí)行。

（六）完善采購(gòu)流程管理工作

企業(yè)需要提高自身物資采購(gòu)管理效率，適當(dāng)免去一些不必要的環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購(gòu)流程。首先，要減少審批工作耗費(fèi)的時(shí)間，在采購(gòu)時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架，借助采購(gòu)協(xié)議的模式提升物資采購(gòu)現(xiàn)代化的發(fā)展程度。其次，各個(gè)部門(mén)設(shè)置物資采購(gòu)的專(zhuān)管人員，遇到問(wèn)題時(shí)部門(mén)之間能進(jìn)行有效對(duì)接，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的連續(xù)性。最后，制定明確的物資采購(gòu)執(zhí)行指標(biāo)和管理要點(diǎn)。

（七）重點(diǎn)把控驗(yàn)收和付款關(guān)口

驗(yàn)收和付款是整體物資采購(gòu)管理體系中最為敏感的兩個(gè)環(huán)節(jié)，也是最容易發(fā)生采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的兩個(gè)環(huán)節(jié)，是管理工作的重心所在。一是物資驗(yàn)收部門(mén)要以采購(gòu)合同、質(zhì)檢證明、原始單據(jù)、票據(jù)等為依據(jù)，認(rèn)真核對(duì)采購(gòu)物資數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等與簽訂合同內(nèi)容的一致性，防止魚(yú)目混珠，以次充好；二是對(duì)于技術(shù)性、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的物資和新、特物資，要請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)測(cè)試并出具合格證后方可入庫(kù)；三是財(cái)務(wù)付款時(shí)要對(duì)采購(gòu)票據(jù)的真實(shí)性、合法性、有效性等進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)真的審查，防止因人為因素導(dǎo)致的徇私舞弊貪贓枉法等欺詐、欺騙風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生；四是要對(duì)付款過(guò)程進(jìn)行跟蹤管理，一旦發(fā)現(xiàn)異常，要立即終止付款，并同時(shí)請(qǐng)求銀行、公安等部門(mén)配合第一時(shí)間追回款項(xiàng)。

（八）提高采購(gòu)信息的透明度，建立健全供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制

企業(yè)應(yīng)運(yùn)用信息化手段建立科學(xué)合理的推薦與備選途徑，對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商是重要的外界資源。企業(yè)在及時(shí)、安全及經(jīng)濟(jì)供應(yīng)的過(guò)程中，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行控制與管理是極其重要的一環(huán)。一些企業(yè)的物資采購(gòu)公告不夠規(guī)范、信息不夠公開(kāi)，致使一些優(yōu)質(zhì)商無(wú)法全面了解企業(yè)的實(shí)際需求，從而喪失了公平競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，同時(shí)也為假公濟(jì)私等一些非法行為創(chuàng)造了條件。企業(yè)可以通過(guò)對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理，使儲(chǔ)備物資相關(guān)的采購(gòu)信息更加公開(kāi)化、標(biāo)識(shí)化。此種透明、公開(kāi)的采購(gòu)進(jìn)程有利于職工對(duì)部分重要采購(gòu)信息如質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)及供應(yīng)商等方面進(jìn)行確定，同時(shí)將其作為基礎(chǔ)，使企業(yè)能夠規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地監(jiān)督與管理不同階層職工，并且還能有效聽(tīng)取其他主體的廣泛意見(jiàn)，特別是職工所提出的建設(shè)性意見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)做出及時(shí)反饋，從而使企業(yè)物資采購(gòu)工作具備較高的規(guī)范性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，就目前國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)管理工作而言，雖然取得了很大的進(jìn)步，但仍存在很多問(wèn)題，為了進(jìn)一步滿足國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)需求，提升物資管理水平，必須依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況做好相關(guān)物資管理基礎(chǔ)工作。作為物資采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與生產(chǎn)實(shí)際結(jié)合，建立健全物資采購(gòu)管理系統(tǒng)，優(yōu)化物資采購(gòu)流程，利用大數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)創(chuàng)新物資采購(gòu)方式，完善采購(gòu)競(jìng)價(jià)，在物資采購(gòu)過(guò)程中，要吸引更多的經(jīng)銷(xiāo)商采用在線供貨方式，打破傳統(tǒng)的物資采購(gòu)模式，以便為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也提高了物資采購(gòu)管理工作質(zhì)量。