辦公用品采購(gòu)供應(yīng)鏈管理及問題分析

趙鑫 太原供水集團(tuán)有限公司城北營(yíng)銷分公司

一、大型企業(yè)辦公用品采購(gòu)供應(yīng)鏈集中化管理

對(duì)于大型企業(yè)而言，在管理模式上的創(chuàng)新對(duì)于企業(yè)發(fā)展的意義十分重大。而采購(gòu)本身涉及的項(xiàng)目很多，涉及的部門很多，因此管理模式上的統(tǒng)一性能夠很好地提高管理效率，取得好的效果。因?yàn)楸旧砩婕暗牟少?gòu)項(xiàng)目很多，品種很雜，各個(gè)部門的需求點(diǎn)不同，因此難以通過一次性的集中采購(gòu)來滿足所有需求，在這種情況下，必然會(huì)存在采購(gòu)上的成本增加，造成一定程度的浪費(fèi)。但是如何壓縮這種成本浪費(fèi)，如何進(jìn)行高效的供應(yīng)鏈管理是企業(yè)必須要深入思考的。在辦公用品的選擇上可以分為高價(jià)值管理用品和低價(jià)值消耗用品，最常見的就是辦公室的桌椅板凳、電腦、打印機(jī)、空調(diào)、投影儀這類長(zhǎng)期需要使用的設(shè)備用品，這種就被稱之為高價(jià)值的管理用品。而類似于紙筆、計(jì)算機(jī)、垃圾袋、打印用紙等這種每日消耗，每日使用的則是低價(jià)值的消耗用品。這兩者在日常企業(yè)的發(fā)展中使用最多，但是最容易被忽視。無論是企業(yè)的管理層還是普通員工對(duì)于這類日常消耗用品都沒有太過于關(guān)注，而沒有辦法肉眼可見的去體會(huì)它的消耗。但是其實(shí)對(duì)于企業(yè)而言，這類用品的支出是要占據(jù)企業(yè)每年總支出費(fèi)用中的很大一部分。因此對(duì)于每日辦公用品的消耗進(jìn)行管理以及采購(gòu)是十分重要的，企業(yè)應(yīng)該要設(shè)立相應(yīng)的部門進(jìn)行統(tǒng)一的管理，而不是完全放權(quán)給每一個(gè)部門自己管理，要不然整體的采購(gòu)成本會(huì)大大增加。集中化管理的運(yùn)用本身就是為了降低采購(gòu)頻率，通過大量采購(gòu)，降低次數(shù)的方式來跟供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格商談，建立長(zhǎng)期合作，降低采購(gòu)成本。同時(shí)統(tǒng)一的進(jìn)行采購(gòu)和集中化的管理還能夠真正減少人力物力財(cái)力的投入，降低人力物力財(cái)力的浪費(fèi)，提高采購(gòu)部門的管理辦公效率，讓企業(yè)高效低耗的進(jìn)行順暢運(yùn)轉(zhuǎn)。

以供水公司為例，在零散辦公用品上的復(fù)購(gòu)率很高，采購(gòu)次數(shù)越多，采購(gòu)部門越多，整體的效率越低，因此供水公司也需要進(jìn)行統(tǒng)一的采購(gòu)管理，特別是針對(duì)城鎮(zhèn)供水系統(tǒng)建設(shè)以及日常維護(hù)的過程中，統(tǒng)一管理的采購(gòu)模式可以最大限度地降低采購(gòu)價(jià)格，加快采購(gòu)效率，滿足日常的設(shè)備維護(hù)需求，同時(shí)還能夠在這個(gè)過程中實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)的統(tǒng)一管理，減少企業(yè)成本浪費(fèi)，更好地實(shí)現(xiàn)供水公司的有效管理。

二、辦公用品采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的規(guī)范化

在辦公用品的采購(gòu)上，往往采取的是各部門統(tǒng)一上報(bào)采購(gòu)需求，由采購(gòu)部門進(jìn)行統(tǒng)一歸納整理之后進(jìn)行采購(gòu)，在大型企業(yè)中，因?yàn)樯婕暗牟块T眾多，辦公用品采購(gòu)種類多，采購(gòu)頻繁，因此往往效率很低。特別是營(yíng)銷和生產(chǎn)這樣的部門，平常工作忙，經(jīng)常出現(xiàn)上報(bào)采購(gòu)需求不及時(shí)等情況，延誤了整個(gè)采購(gòu)的進(jìn)度，降低了采購(gòu)人員的效率，同時(shí)還導(dǎo)致了物品閑置以及人員浪費(fèi)等諸多情況?；谶@一點(diǎn)，對(duì)于大型企業(yè)而言一定要采用辦公軟件進(jìn)行統(tǒng)一的管理，讓采購(gòu)變得更加簡(jiǎn)單，通過對(duì)消耗品進(jìn)行掃碼等方式，出一進(jìn)一，由軟件調(diào)控管理，這樣采購(gòu)部門可以隨時(shí)了解各個(gè)部門的實(shí)際消耗以及實(shí)際需求，及時(shí)補(bǔ)空，及時(shí)采購(gòu)，保證整個(gè)辦公用品的采購(gòu)井然有序，提高了效率，降低了成本。以供水公司為例，采取這樣的辦公軟件進(jìn)行采購(gòu)管理，每年在人力、物力以及財(cái)力上都會(huì)節(jié)約大量的成本。

（一）開發(fā)商的選擇

對(duì)于采購(gòu)部門而言，并不單單是針對(duì)企業(yè)各部門各員工的需求進(jìn)行采購(gòu)，同時(shí)還要面向市場(chǎng)，就相同的辦公用品進(jìn)行品牌比較，在充分調(diào)研之后，采取招投標(biāo)或者是直接聯(lián)系一級(jí)供應(yīng)商等方式來保證采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量好、價(jià)格低、信譽(yù)好，然后跟供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，保證供貨穩(wěn)定、高效、性價(jià)比高，這樣才能夠提高采購(gòu)部門工作效率，保證公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）構(gòu)建采購(gòu)體系

對(duì)于企業(yè)自身而言，更需要開發(fā)出一套適合自己的采購(gòu)系統(tǒng)。在這個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)中需要明確標(biāo)明產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格以及庫存，同時(shí)要采取靈活管理的方式，對(duì)于庫存要設(shè)置出一進(jìn)一的系統(tǒng)提醒，設(shè)置最低采購(gòu)線，即辦公用品的消耗達(dá)到最低采購(gòu)線之后，就需要采購(gòu)部門及時(shí)地跟主管部門報(bào)備，然后逐層審批之后由采購(gòu)部門及時(shí)聯(lián)系供貨商進(jìn)行訂貨提貨送貨等。只有這樣才能夠最大限度地滿足企業(yè)發(fā)展需求，降低采購(gòu)部門員工負(fù)擔(dān)，提高整體的采購(gòu)效率，同時(shí)也能夠及時(shí)的追蹤每一筆采購(gòu)，讓賬目透明化，管理高效化。對(duì)于企業(yè)而言，可以在任何一個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)設(shè)置主管人員，在任何一個(gè)部門設(shè)置使用管理人員，這樣一來可以明確辦公用品的消耗方向，二來可以做到及時(shí)申請(qǐng)及時(shí)審批，降低環(huán)節(jié)復(fù)雜度，提高人員責(zé)任心，讓企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，讓采購(gòu)及時(shí)透明。而針對(duì)部門的不合理采購(gòu)需求，也可以通過相應(yīng)的管理人員進(jìn)行深入了解之后進(jìn)行駁回，提高效率的同時(shí)減少了不必要的開支消耗。

以某供水集團(tuán)為例，該公司就在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建了采購(gòu)管理體系，開發(fā)了一整套適合自己企業(yè)發(fā)展的采購(gòu)系統(tǒng)，然后針對(duì)采購(gòu)管理抓明細(xì)、抓落實(shí)，因此每一筆采購(gòu)清單都十分清晰明了。作為山西省的大型供水集團(tuán)，為了更好地提高員工工作效率，降低員工工作負(fù)擔(dān)，因此企業(yè)的采購(gòu)部門會(huì)從每天九點(diǎn)上班開始就對(duì)系統(tǒng)中的辦公用品消耗情況進(jìn)行確認(rèn)，之后通過相應(yīng)的采購(gòu)系統(tǒng)直接將采購(gòu)需求發(fā)給各個(gè)部門主管確認(rèn)，確認(rèn)無誤之后明確各個(gè)辦公用品的具體用途，然后提交給集團(tuán)相應(yīng)的管理人員進(jìn)行審核，審批通過之后，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行配貨，供應(yīng)商從最近的倉庫進(jìn)行貨物調(diào)配之后進(jìn)行配送發(fā)貨，然后到了企業(yè)之后由采購(gòu)人員送達(dá)各個(gè)部門的貨物管理倉庫，打上標(biāo)簽碼，然后在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，之后將采購(gòu)信息上傳給公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)，記錄在公司的賬目中，財(cái)務(wù)部門也會(huì)派專人定期抽查配貨情況，月底統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)信息確認(rèn)，然后給供應(yīng)商支付賬款。整個(gè)流程簡(jiǎn)介高效，層層審核之后確保了采購(gòu)明細(xì)透明清晰，能夠有效地降低采購(gòu)中存在的各種違規(guī)情況，也能夠確保各個(gè)部門對(duì)辦公用品的高效施用，具體用途的追蹤很大程度上降低了企業(yè)內(nèi)部員工隨意浪費(fèi)的情況。

三、物流供應(yīng)鏈存在的問題

當(dāng)然，對(duì)于企業(yè)而言，還需要對(duì)物流供應(yīng)鏈存在的問題進(jìn)行深入的了解和關(guān)注，特別是大型企業(yè)，很多時(shí)候也會(huì)涉及物流運(yùn)輸?shù)葐栴}。目前依舊有很多供應(yīng)商是沒有搭建自己的運(yùn)輸系統(tǒng)的，因此在訂單供貨上可能出現(xiàn)型號(hào)錯(cuò)誤，數(shù)量不對(duì)以及發(fā)貨時(shí)間延遲等情況。同時(shí)大型企業(yè)本身涉及的辦公用品大小不一，配送本身協(xié)調(diào)上難度較大等問題，容易造成辦公用品運(yùn)送過程中出現(xiàn)損壞，不僅影響企業(yè)正常使用，還會(huì)降低企業(yè)的辦公效率。再加上有些辦公用品本身在存儲(chǔ)上的要求也比較高，因此在供貨商的選擇上還需要考慮供貨商的物流供應(yīng)問題，由此就涉及了供貨商的倉庫不宜離企業(yè)過遠(yuǎn)，以防止運(yùn)輸過程中出現(xiàn)存儲(chǔ)不當(dāng)導(dǎo)致的產(chǎn)品質(zhì)量下降，損壞等問題，還有運(yùn)輸過程中停滯時(shí)間長(zhǎng)影響供貨等諸多問題，這些都是在物流供應(yīng)過程中存在的問題，是需要企業(yè)關(guān)注，供應(yīng)商不斷提升質(zhì)量的關(guān)鍵問題。

四、辦公用品采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的問題解決

對(duì)于大型企業(yè)而言，在辦公用品的選擇上一定要針對(duì)采購(gòu)供應(yīng)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)研，解決可能存在的影響性問題。特別是在對(duì)接供應(yīng)商的過程中，企業(yè)自身要把控供應(yīng)商的綜合能力，要事先就可能存在的諸多問題提出有效的解決方法。比如供應(yīng)商需要將自己的產(chǎn)品信息、價(jià)格、圖片等及時(shí)地傳遞給企業(yè)，方便企業(yè)進(jìn)行查閱和了解，以便于提前做出采購(gòu)調(diào)整。同時(shí)供應(yīng)商還應(yīng)該及時(shí)的告知客戶自身的應(yīng)急存儲(chǔ)能力以及應(yīng)急采購(gòu)存儲(chǔ)的方案，避免出現(xiàn)緊急情況，難以滿足企業(yè)采購(gòu)需求的情況下，企業(yè)可以針對(duì)性地做出采購(gòu)調(diào)整，對(duì)急需產(chǎn)品進(jìn)行提前采購(gòu)或者采購(gòu)存儲(chǔ)。其次就是企業(yè)要跟采購(gòu)商實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，搭建統(tǒng)一的配貨體系，通過訂單預(yù)定以及配送供貨的一體化方案來滿足企業(yè)發(fā)展的各種需求，同時(shí)也方便企業(yè)及時(shí)進(jìn)行訂單查詢以及物流信息了解。最后，企業(yè)自身要有前瞻性，要能夠及時(shí)地了解供應(yīng)商的供貨特點(diǎn)，針對(duì)供應(yīng)商可能出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行超前預(yù)警。因?yàn)檗k公用品采購(gòu)的零散性，因此一家大型企業(yè)是沒有辦法在某一個(gè)供應(yīng)商處進(jìn)行集中采購(gòu)的，需要跟不同的供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，需要從不同的倉庫進(jìn)行調(diào)貨送貨，因此企業(yè)在這個(gè)過程中需要跟各個(gè)供應(yīng)商采取聯(lián)網(wǎng)模式，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，及時(shí)地向各個(gè)供應(yīng)商反映供貨需求。針對(duì)消耗大、存儲(chǔ)難的辦公用品要做到每日一整理，每日一傳遞，及時(shí)反映，及時(shí)備注，及時(shí)采購(gòu)，從而讓供應(yīng)商能夠保證供貨質(zhì)量和供貨效率，解決企業(yè)的急需求問題，避免因此耽誤企業(yè)辦公，影響企業(yè)效率。能夠讓供應(yīng)商和企業(yè)采購(gòu)人員及時(shí)溝通，這樣便可以節(jié)約企業(yè)的倉庫使用，也可以避免供應(yīng)商與企業(yè)采購(gòu)方產(chǎn)生不必要矛盾，大家協(xié)調(diào)解決。

有些部門抱怨某些商品不能及時(shí)送達(dá)，供應(yīng)商訴苦說不是所有商品在當(dāng)前庫房中都有，而建立大型庫房又存在種種費(fèi)用上的風(fēng)險(xiǎn)。這就不能不提到庫存的問題。高庫存保證商品的提供，但產(chǎn)生了潛在費(fèi)用。“高庫存”和“缺貨”看似一對(duì)矛盾的主體，卻是成為企業(yè)庫管的通病。尤其對(duì)于辦公用品這種流動(dòng)性很大，種類很多的產(chǎn)品來說，只有建立最優(yōu)的庫存，對(duì)上下游廠商及客戶建立聯(lián)合庫存產(chǎn)品管理，才能使庫存的周轉(zhuǎn)率達(dá)到最高。據(jù)了解，目前該供應(yīng)商的庫存管理機(jī)制常還比較落后，首先是庫存信息反饋不及時(shí)。庫存管理使用手工與電腦相結(jié)合的方式，庫房電腦與其他部門電腦并未進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，只是充當(dāng)了一個(gè)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的工具，而對(duì)于廠商和公司網(wǎng)絡(luò)的接口連接也需要有很多改進(jìn)的地方，數(shù)據(jù)可以在網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)上動(dòng)起來，而這一動(dòng)，也是保證“零庫存”但“可供貨”的橋梁。和供應(yīng)商進(jìn)行溝通的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)他們每月盤點(diǎn)時(shí)，管理員會(huì)將庫存報(bào)表打印出來，與采購(gòu)進(jìn)行對(duì)賬。面對(duì)每月十分繁瑣龐大的數(shù)字，各部門只求對(duì)賬上沒有出入就好，卻并沒有根據(jù)每月報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行更加深入的分析，要知道，隱藏在這些數(shù)字后面的產(chǎn)品流量還是很值得借鑒的。這樣事后可以在本身已有的系統(tǒng)上升級(jí)一款倉庫管理系統(tǒng)作為企業(yè)供應(yīng)鏈管理的核心平臺(tái)，并配合相應(yīng)的優(yōu)化軟件作為協(xié)同輔助工具。通過IT系統(tǒng)，可以對(duì)庫存產(chǎn)成品及原材料進(jìn)行每日的自動(dòng)盤點(diǎn)，并分析相關(guān)數(shù)據(jù)。并根據(jù)客戶需求定位產(chǎn)品，保證進(jìn)貨；其次是通過營(yíng)銷策略，加速產(chǎn)品在市場(chǎng)上的周轉(zhuǎn)率。

從理論上分析，供應(yīng)鏈庫存管理將庫存置于供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)，是為了降低成本和消除不確定性而存在，庫存的存在完全是為了防范“缺貨”的發(fā)生。庫存的存在解決了缺貨問題，但是卻引發(fā)了另一些問題，這些問題經(jīng)過整個(gè)供應(yīng)鏈的放大，變得更加引人注目，同時(shí)增加了全程供應(yīng)鏈過程的成本投入。如果簡(jiǎn)單地將庫存看作是靜態(tài)的，是不全面的，庫存在很大的程度上更應(yīng)該是動(dòng)態(tài)的，就相當(dāng)于存量，而與之相對(duì)應(yīng)還有流量的概念存在。有效的控制庫存量，將是檢驗(yàn)全程供應(yīng)鏈管理的合理性標(biāo)志。解決降低“高庫存”，應(yīng)明確庫存控制的根本目的是客戶滿意度以及庫存周轉(zhuǎn)率，而這個(gè)庫存周轉(zhuǎn)率實(shí)際上就是庫存控制的根本目的所在。庫存周轉(zhuǎn)率的提高，單單靠所謂的實(shí)物庫存控制是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它應(yīng)該是整個(gè)需求與供應(yīng)鏈管理這個(gè)大流程的輸出，而這個(gè)大流程除了包括倉儲(chǔ)管理這個(gè)環(huán)節(jié)之外，更重要的部分還包括：預(yù)測(cè)與訂單處理、客戶與廠商的溝通、配送與發(fā)貨的策略，甚至包括管理流程。而伴隨著需求與供應(yīng)鏈管理流程的整個(gè)過程，則是信息流與資金流的管理。也就是說，庫存本身是貫穿于整個(gè)需求與供應(yīng)管理流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，要想達(dá)到庫存控制的根本目的，就必須控制好各個(gè)環(huán)節(jié)上的庫存，而不是僅僅管理好已經(jīng)到手的實(shí)物庫存。這樣才能真正做到客戶可以看著目錄下單，下單產(chǎn)品就一定是可以第二天送達(dá)到的產(chǎn)品。

五、結(jié)語

辦公用品的采購(gòu)是企業(yè)中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，也是成本控制不可忽視的部分。然而項(xiàng)目繁多、供應(yīng)商分散等情況，讓辦公用品的采購(gòu)變得極其繁瑣。本次研究中，根據(jù)一家上市公司使用EBP系統(tǒng)，改善原本采購(gòu)狀況進(jìn)行調(diào)查，在管理上確實(shí)有了顯著進(jìn)步，然而，也還有些許問題存在。針對(duì)相應(yīng)問題，本文也提出了解決措施，希望可以為企業(yè)的辦公用品采購(gòu)提供一些建議，完善采購(gòu)供應(yīng)鏈。