信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理問題研究

鄭平

摘要：信息網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案可逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，工作人員必須對新型工作模式優(yōu)越性建立正確認識，充分了解目前面臨的問題，由此提出形成契合信息網(wǎng)絡環(huán)境的檔案管理新理念，創(chuàng)建安全的信息網(wǎng)絡環(huán)境、疏通數(shù)字化檔案流通渠道三個有效應對措施。

關鍵詞：信息網(wǎng)絡環(huán)境;檔案管理;問題;工作創(chuàng)新

引言：

信息傳遞線以及接收點的相互交織，構成信息交流系統(tǒng)，也可稱之為信息網(wǎng)絡。社會個體或群體的人，共同參與到虛擬網(wǎng)絡中，可形成無形的網(wǎng)，能夠貫穿時空上下，形成通達靈便的信息交互網(wǎng)絡。無論是貫穿上下的縱向網(wǎng)絡，還是連接不同單位的橫向網(wǎng)絡，以信息交互為目的產(chǎn)生不同的關系與連接。信息網(wǎng)絡不會受到時空限制，在某種程度上是突破管理層次界限的。而在信息網(wǎng)絡環(huán)境下探究檔案管理問題，既要充分考慮信息交互質量與效率，還要全面衡量在特定交互空間下的安全性。檔案管理人員需明確信息網(wǎng)絡下檔案管理模式創(chuàng)新的優(yōu)越性，利用技術手段逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，采用技術和制度聯(lián)合的方式增強檔案管理的可靠性與安全性。

一、信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案網(wǎng)絡化管理的優(yōu)越性

（一）檔案資源靈活共享

基于信息網(wǎng)絡環(huán)境形成的檔案網(wǎng)絡化管理，實質上是現(xiàn)代信息技術高速發(fā)展的結果，通過將計算機網(wǎng)絡合理介入檔案管理工作中，可進一步增強信息資源共享的靈活性。檔案信息的采集、整理、共享、發(fā)布、檢索等各個環(huán)節(jié)，都因現(xiàn)代信息技術的介入而快速實現(xiàn)檔案資源的傳輸與反饋。而在實際開展檔案管理工作的整個過程中，相關人員可利用技術手段實現(xiàn)檔案信息采集的網(wǎng)絡化以及檔案信息組織的網(wǎng)絡化，在虛擬網(wǎng)絡空間快速發(fā)布和上傳信息數(shù)據(jù)，以此大大提高檔案信息的傳播質量與效率。依托網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)靈活共享檔案資源，進而真正增強檔案的利用率和使用價值。

（二）最大程度滿足用戶個性化需求

基于現(xiàn)代化信息管理平臺發(fā)布與使用數(shù)字化檔案，使得檔案利用的范圍被持續(xù)拓展，可充分滿足不同用戶的個性化需求。管理員可將傳統(tǒng)紙質檔案進行數(shù)字化升級，以視頻、音頻、圖文等不同形式進行存儲，為滿足不同用戶的檔案需求奠定扎實的資源基礎。檔案在社會或相關組織群體中獲得更大的流通，更助于提升管理單位社會影響力和存在價值。而信息網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案無論是以實體的形式進行流通，還是以虛擬的形式進行信息共享，最終目的都是高質量服務于用戶。尤其在信息網(wǎng)絡環(huán)境下，通過不斷升級檔案管理模式，給用戶提供多樣化和高質量的檔案信息服務是時代必須?，F(xiàn)代信息技術在檔案管理中的深度介入，可有效提升檔案信息化服務水平。即將原始的信息源進行分類，以不同的數(shù)據(jù)格式進行存儲與共享，確保用戶利用網(wǎng)絡平臺快速獲取需要的檔案信息。

（三）利于優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

檔案管理工作要與現(xiàn)實環(huán)境緊密對接，由此才能形成具有時代映照性和適應性的工作模式與方法。信息網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理人員需轉變工作思路與思想，自覺開發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，將線上與線下優(yōu)質資源進行全面整合，既要有效存儲原始檔案，還要新建不同類型的電子文件，以圖片、視頻、文字等形式科學存儲到管理系統(tǒng)中。相關單位若想真正實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡化管理，就必須對紙質檔案進行科學的數(shù)字化處理，逐漸形成更加先進和完善的檔案管理系統(tǒng)，從而為檔案網(wǎng)絡信息的存儲與使用、檢索與共享等創(chuàng)造有利條件。

二、信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案網(wǎng)絡管理亟待解決的問題

（一）信息組織問題

傳統(tǒng)管理理念與模式下，檔案管理人員主要著重于紙質檔案的保管，并根據(jù)用戶的使用需求給予相應的服務，會因時空限制而無法高質量滿足需求。信息網(wǎng)絡環(huán)境下，需對檔案信息進行重新組織，否則根本無法體現(xiàn)檔案網(wǎng)絡化管理的優(yōu)勢，失去改進與升級的意義。檔案管理人員若不能將傳統(tǒng)的紙質資料進行數(shù)字化處理，無法以音頻、視頻、電子文件、網(wǎng)頁鏈接等不同數(shù)據(jù)格式在網(wǎng)絡平臺傳輸，從而大大降低服務質量。

（二）信息安全問題

信息網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理更側重于電子檔案的存儲與共享，未能充分考慮信息安全問題。管理人員必須了解目前信息網(wǎng)絡安全的主要威脅，要利用有效方法進行應對與處理。尤其，在信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡傳輸?shù)倪^程中，必須加強入口、傳輸、使用等重要環(huán)節(jié)的安全防護。否則，將會給檔案信息數(shù)據(jù)的存儲與共享埋下安全隱患。管理人員若不能制定科學和嚴謹?shù)谋Ｃ艽胧?，將會導致信息管理系統(tǒng)受到惡意攻擊，大大降低檔案信息存儲的安全性與可靠性。

（三）檢索工具開發(fā)問題

檔案信息檢索質量與效率的提升，需依靠現(xiàn)代化的檢索工具。信息網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理單位應主動開發(fā)適合自身規(guī)模與體量的檢索工具，對后續(xù)的信息數(shù)據(jù)的高效流通創(chuàng)造有利條件。目前，檔案管理人員尚未認識到檢索工具開發(fā)的意義與重要性，并因處理大量和復雜的信息數(shù)據(jù)而產(chǎn)生困擾。隨著時間的推移，信息管理的問題會逐步加劇，會對檢索工具提出更高的要求與需求。

三、信息網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理改革新舉措

（一）形成契合信息網(wǎng)絡環(huán)境的檔案管理新理念

環(huán)境對于人的思想與行為具有十分重要的影響。不同時代背景下，人們的意識形態(tài)有所差異，由此衍生出不同的工作方式與方法。信息網(wǎng)絡環(huán)境下，針對檔案管理工作相關人員要形成新的理念，以先進和具有前瞻性的觀點為導向，對管理模式和流程進行全面優(yōu)化管理。檔案管理人員需形成大數(shù)據(jù)思維和現(xiàn)代化管理理念，善于利用技術手段優(yōu)化管理過程，給用戶提供高質量和高效率的檔案信息服務。檔案管理人員要基于契合信息網(wǎng)絡環(huán)境的檔案管理新理念，對檔案存儲與借閱的方式進行創(chuàng)新。一方面，管理人員可采用統(tǒng)一存儲紙質檔案、多介質保存數(shù)字化檔案的方式，增強信息資源保管的安全性。另一方面，管理人員需從經(jīng)濟效益和社會效益維度思考檔案管理工作的價值與意義，繼而科學拓展信息服務的范疇，如采用會員或按次收費的服務形式進行創(chuàng)收。檔案敢管理人員利用計算機網(wǎng)絡對傳統(tǒng)管理模式全面升級后，真正在檔案信息服務與創(chuàng)造經(jīng)濟價值等方面體現(xiàn)檔案網(wǎng)絡化管理的優(yōu)越性。同時，管理人員不應局限在信息資源的存儲與共享上，而是應在信息網(wǎng)絡環(huán)境中多渠道及多平臺宣傳企業(yè)文化，為打造優(yōu)質國民品牌奠定扎實基礎。

（二）創(chuàng)建安全的信息網(wǎng)絡環(huán)境

檔案信息是信息網(wǎng)絡環(huán)境中的構成要素，是虛擬信息系統(tǒng)中的生態(tài)因子。因此，信息網(wǎng)絡環(huán)境中，對檔案管理模式進行創(chuàng)新的整個過程中，必須利用先進技術手段創(chuàng)建安全的信息網(wǎng)絡環(huán)境，為信息的安全和高質量流通提供健康和安全平臺。檔案管理單位要與科技公司展開戰(zhàn)略合作，開發(fā)防御性更強的信息管理系統(tǒng)，進而有效應對人為或非人為因素對信息網(wǎng)絡環(huán)境造成的安全威脅。根據(jù)邏輯炸彈、計算機病毒、蠕蟲、特洛伊木馬等因素危害程度，有針對性地進行防御與控制。通過創(chuàng)建安全的信息網(wǎng)絡環(huán)境，不斷增強檔案信息服務質量和安全性。同時管理人員要針對內(nèi)部管理體系進行動態(tài)優(yōu)化，要科學設計信息管理系統(tǒng)的權限，避免出現(xiàn)內(nèi)部泄密和破壞現(xiàn)象;要制定科學的監(jiān)管與監(jiān)測機制，采用技術與制度手段聯(lián)合的方式應對檔案信息管理與共享的安全性問題。結合線下管理與線上信息服務的特點，分別制定不同的工作流程與管理制度規(guī)范，真正構建安全和健康的信息網(wǎng)絡環(huán)境，為檔案信息數(shù)據(jù)的安全交互創(chuàng)造有利條件。

（三）疏通數(shù)字化檔案流通渠道

檔案信息服務質量的全面提升，以及信息數(shù)據(jù)的有序反饋，可進一步增強檔案的社會價值。信息網(wǎng)絡環(huán)境下，相關人員需對檔案管理工作流程與程序進行優(yōu)化，繼而有效疏通數(shù)字化檔案流通渠道。管理人員需以紙質檔案為抓手，開發(fā)更利于虛擬傳播的檔案信息資源，為用戶提供個性化和多樣化的信息服務。其中，檔案信息的采集、整理、分類、存儲，都要發(fā)揮先進檢索工具的作用，能快速查詢與鎖定檔案管理與信息服務的重要內(nèi)容。管理人員需利用大數(shù)據(jù)技術對用戶進行精準畫像，了解現(xiàn)有用戶和潛藏客戶的各種喜好與需求，繼而開發(fā)不同類型的信息產(chǎn)品。在此基礎上，制定科學的宣傳與推廣檔案，使數(shù)字化檔案產(chǎn)生更強的流通性，通過不斷優(yōu)化與完善反饋機制，使數(shù)字化檔案流通渠道更加順暢與有序。檔案管理人員必須秉承線下重管理、線上重服務的原則，對工作內(nèi)容與方法進行創(chuàng)新設計。尤其在虛擬網(wǎng)絡環(huán)境中，需利用好現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)和檢索工具，實現(xiàn)無障礙無限制的傳播與共享數(shù)字化檔案，繼而大大提升檔案信息資源的利用率，真正體現(xiàn)檔案網(wǎng)絡化管理的優(yōu)勢與價值。

結語：

現(xiàn)代科學技術的蓬勃發(fā)展與廣泛應用，極大促進檔案管理工作的升級與轉型。檔案信息化建設是助力提升檔案治理能力，推動檔案管理現(xiàn)代化的關鍵。管理人員要根據(jù)市場與客戶需求，對檔案信息資源進行科學開發(fā)與整合，在虛擬的信息網(wǎng)絡環(huán)境中，進行安全和高效的流通與反饋。利用現(xiàn)代信息技術不斷對傳統(tǒng)管理模式升級，構建極具優(yōu)勢的檔案網(wǎng)絡化管理新形態(tài)，為用戶提供多樣化和高質量檔案信息服務。

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