新時(shí)代高校工程管理審計(jì)信息模型研究

張曉媛

（廣州華商學(xué)院，廣東 廣州 511300）

0 引言

在現(xiàn)代高校，工程信息技術(shù)的快速發(fā)展極大地提高了高校的工作效率，各種辦公設(shè)備自動(dòng)化，教育管理系統(tǒng)和其他技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校。這些先進(jìn)的信息管理模式正在逐步取代過(guò)時(shí)的管理模式，包括高校項(xiàng)目管理審計(jì)模式。特別是工程管理審計(jì)的信息化，由于其具有諸多優(yōu)勢(shì)，如作為信息技術(shù)的整體指導(dǎo)，審計(jì)信息共享、審計(jì)創(chuàng)新的有效互動(dòng)和審計(jì)系統(tǒng)的安全。本文論述了高校項(xiàng)目管理審計(jì)信息化的特點(diǎn)，詳細(xì)地分析了高校項(xiàng)目管理的完整信息模型的發(fā)展。

1 高校項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)架構(gòu)

1.1 主要因素分析

構(gòu)建高校項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的關(guān)鍵是審核內(nèi)容信息的處理，質(zhì)量保證是關(guān)鍵。要建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，必須具備成套硬件和能夠使用信息系統(tǒng)的高素質(zhì)的專業(yè)人才。軟件工具是整個(gè)系統(tǒng)順利運(yùn)行的基礎(chǔ)，人力資源和技術(shù)確保整個(gè)系統(tǒng)的順利運(yùn)作。

1.2 一般性意見(jiàn)

根據(jù)以往的報(bào)告研究，大學(xué)項(xiàng)目管理審計(jì)信息系統(tǒng)中所包含的一些主要任務(wù)，可以從審計(jì)信息安全模塊、項(xiàng)目管理模塊和資源管理模塊，三個(gè)主要領(lǐng)域進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。特別是審計(jì)信息安全模塊可以理解為提供了一種與各大學(xué)工程管理和審計(jì)一致的風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，根據(jù)不同大學(xué)的具體審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目管理的模塊，規(guī)劃、調(diào)整和實(shí)施審計(jì)規(guī)劃經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)模式。

2 高校工程管理審計(jì)系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)分析

2.1 提高項(xiàng)目管理審計(jì)的質(zhì)量

首先，項(xiàng)目管理審計(jì)系統(tǒng)將所有學(xué)校部門整合在一起，對(duì)項(xiàng)目開發(fā)、招標(biāo)、合同授予進(jìn)行在線監(jiān)控。審計(jì)員也能及時(shí)準(zhǔn)確地控制數(shù)據(jù)庫(kù)中包含的項(xiàng)目管理信息，實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目狀態(tài)，提高審計(jì)工作質(zhì)量。其次，審計(jì)項(xiàng)目管理審計(jì)系統(tǒng)的能力，例如，項(xiàng)目審計(jì)通知緩慢，審計(jì)期限超過(guò)一定值，多付通知等。

2.2 加強(qiáng)項(xiàng)目管理審計(jì)

工程技術(shù)審計(jì)信息系統(tǒng)，能夠整合數(shù)據(jù)資源，有效解決與學(xué)校其他工程管理系統(tǒng)的信息不對(duì)稱問(wèn)題。由于學(xué)校工程管理種類繁多，正在進(jìn)行大修、舊樓改造等重大工程，以及辦公樓改造、實(shí)驗(yàn)室改造等個(gè)別項(xiàng)目。管理信息系統(tǒng)匯集數(shù)據(jù)庫(kù)資源的能力，使審計(jì)員能夠快速準(zhǔn)確地找到數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，協(xié)調(diào)并促進(jìn)進(jìn)一步的后續(xù)行動(dòng)。

2.3 優(yōu)化項(xiàng)目管理驗(yàn)證過(guò)程

項(xiàng)目管理審計(jì)信息系統(tǒng)可以為項(xiàng)目審計(jì)過(guò)程的組織提供科技支持。大學(xué)工程管理課程要求審計(jì)員利用信息技術(shù)進(jìn)行審計(jì)，綜合審計(jì)檔案和綜合審計(jì)結(jié)果，在這方面，信息系統(tǒng)提供了充分有力的技術(shù)支持。同時(shí)，該系統(tǒng)具有特殊的綜合數(shù)據(jù)處理功能，能夠系統(tǒng)地獲取項(xiàng)目數(shù)據(jù)、編制文件圖表等，有助于精簡(jiǎn)和協(xié)調(diào)審計(jì)工作。

2.4 動(dòng)態(tài)項(xiàng)目管理

目前，高等教育基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目采用全面審計(jì)管理模式。由于高校工程管理的不斷發(fā)展，必須按照建設(shè)、征集建議書等不同過(guò)程解決承包、施工管理、結(jié)算完成等任務(wù)。項(xiàng)目管理審計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的項(xiàng)目監(jiān)測(cè)和持續(xù)審計(jì)機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面的審查，包括階段跟蹤、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)管理等，確保最佳的項(xiàng)目收益管理。

3 高校工程管理審計(jì)創(chuàng)新階段的問(wèn)題

3.1 審計(jì)職能不明確，職責(zé)不明確

大部分大學(xué)內(nèi)部工程考核都集中在項(xiàng)目各個(gè)階段的基礎(chǔ)上，主要任務(wù)有編制施工招標(biāo)文件、控制招標(biāo)價(jià)格、施工合同、工程進(jìn)度表、現(xiàn)場(chǎng)簽證、平均完成結(jié)算，然后進(jìn)行審計(jì)，參與完成某些項(xiàng)目的工作。在某些情況下，大學(xué)建設(shè)管理部門會(huì)直接將其送交審計(jì)機(jī)關(guān)，而不會(huì)對(duì)其進(jìn)行初步檢查。在某些情況下，大學(xué)建筑管理局在沒(méi)有實(shí)際修改內(nèi)容的情況下，正式簽署檢查結(jié)論。這往往導(dǎo)致審計(jì)作用的模糊、職責(zé)的模糊和內(nèi)部審計(jì)服務(wù)的獨(dú)立性的喪失。

3.2 影響實(shí)施進(jìn)度的對(duì)象統(tǒng)一檢查程序

隨著學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)的推進(jìn)，項(xiàng)目數(shù)量增多，項(xiàng)目種類多樣。裝修設(shè)施也越來(lái)越多，如大型建筑工程、零星維修、綜合建筑、智能建筑、多功能房屋、學(xué)校檔案等。大多數(shù)大學(xué)都按照傳統(tǒng)和常規(guī)的審計(jì)方法運(yùn)作，越來(lái)越多的項(xiàng)目無(wú)論規(guī)模大小都要接受審計(jì)，檢查價(jià)格的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)會(huì)對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展產(chǎn)生重大影響。

3.3 繞過(guò)一般監(jiān)督的“范圍”項(xiàng)目審計(jì)

現(xiàn)階段考慮的項(xiàng)目管理問(wèn)題，往往是在大學(xué)工程審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的。例如，在審計(jì)過(guò)程中，項(xiàng)目是在確定項(xiàng)目資金之前啟動(dòng)的，項(xiàng)目資金的價(jià)值超過(guò)了為執(zhí)行項(xiàng)目核準(zhǔn)的資金。但在招標(biāo)時(shí)，價(jià)格管制分為一項(xiàng)及兩項(xiàng)建筑工程考慮等等。這些問(wèn)題表明，在對(duì)個(gè)別問(wèn)題的審計(jì)中，審計(jì)員未能發(fā)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并忽視了整體宏觀管理和項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程的監(jiān)督。

4 高校管理改革與審計(jì)實(shí)踐研究

4.1 建立有效的內(nèi)部審計(jì)控制制度，以提高審計(jì)工作的效率

過(guò)去兩年，學(xué)校共批出10條規(guī)例（其中7條為基礎(chǔ)設(shè)施審計(jì)規(guī)例），并設(shè)立8個(gè)內(nèi)部管理制度及有關(guān)安排協(xié)調(diào)審計(jì)事務(wù)。廣西內(nèi)部審計(jì)工作指導(dǎo)-基本建設(shè)和修繕項(xiàng)目審計(jì)工作指導(dǎo)意見(jiàn)（2018年版）發(fā)布，并批準(zhǔn)了進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校工程管理管理、提高審計(jì)質(zhì)量的制度。

首先，對(duì)學(xué)校實(shí)施的眾多項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分類和數(shù)據(jù)匯總，優(yōu)化了審計(jì)過(guò)程，引入了新的審計(jì)方法。制定《廣西大修工程項(xiàng)目審計(jì)（實(shí)驗(yàn)）方法》根據(jù)這項(xiàng)規(guī)定，應(yīng)要求進(jìn)行審計(jì)和修改預(yù)算的起點(diǎn)已提高到300000美元。審計(jì)方法的這些變化大大提高了審計(jì)的效率，“第一和第二級(jí)”的職能得到加強(qiáng)，審計(jì)的重點(diǎn)是優(yōu)先領(lǐng)域和優(yōu)先項(xiàng)目。關(guān)鍵環(huán)節(jié)檢查和流程管理。

其次，建立創(chuàng)新的機(jī)構(gòu)和機(jī)制，協(xié)調(diào)學(xué)校教育各部門的工作。就擬提交自治區(qū)投資審查中心審核的項(xiàng)目，及時(shí)建立了《廣西工程管理竣工工作評(píng)價(jià)與報(bào)告工作協(xié)調(diào)機(jī)制》并及時(shí)制定了《建筑工程總承包審計(jì)準(zhǔn)則》（控制要點(diǎn)）為學(xué)校提供，以防及增加風(fēng)險(xiǎn)?！熬C合集成工程”管理，廣西大學(xué)建筑修復(fù)工程委托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)對(duì)行政法規(guī)進(jìn)行審計(jì)。

最后，進(jìn)一步完善內(nèi)部審計(jì)流程，規(guī)范內(nèi)部審計(jì)文件的編制和提交流程，進(jìn)一步精簡(jiǎn)文件格式，統(tǒng)一業(yè)務(wù)文件?！肮こ添?xiàng)目的隨機(jī)選擇和文件過(guò)程”，“工程項(xiàng)目的特殊審計(jì)過(guò)程和文件”，《施工招標(biāo)監(jiān)督（完成）審核流程及文件格式》不斷完善檔案規(guī)范，調(diào)整2015～2018年度工程項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量，規(guī)范登記管理制度，規(guī)范整個(gè)數(shù)據(jù)歸檔過(guò)程。

4.2 定期審計(jì)、委托審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)相結(jié)合

為實(shí)現(xiàn)審計(jì)全范圍內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)防控，廣西大學(xué)審計(jì)署將定期審計(jì)與、隨機(jī)審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，對(duì)大學(xué)工程項(xiàng)目和重大項(xiàng)目的一般風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。其他日常項(xiàng)目在優(yōu)化和改進(jìn)后，將根據(jù)相關(guān)規(guī)定定期進(jìn)行審核，為了督促被審計(jì)部門進(jìn)一步規(guī)范和完善學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施維修項(xiàng)目的管理，及時(shí)擴(kuò)大審計(jì)咨詢服務(wù)能力。

4.3 整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程的驗(yàn)證和驗(yàn)證，以及信息庫(kù)的創(chuàng)建

以轉(zhuǎn)變審計(jì)工作為重點(diǎn)，廣西大學(xué)審計(jì)署重點(diǎn)探索從“量?jī)r(jià)核查”為主的技術(shù)審計(jì)向“推進(jìn)信息披露和問(wèn)題管理”為主的行政審計(jì)轉(zhuǎn)變。以及2017年以來(lái)近70個(gè)信息點(diǎn)的相應(yīng)五個(gè)階段。整個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施和創(chuàng)新項(xiàng)目流程清單構(gòu)成了廣西大學(xué)和中學(xué)工程技術(shù)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)信息庫(kù)。首先簡(jiǎn)要描述流程、常見(jiàn)問(wèn)題和數(shù)據(jù)收集時(shí)間，并強(qiáng)調(diào)主要問(wèn)題或數(shù)據(jù)收集時(shí)間。分析學(xué)校項(xiàng)目中存在問(wèn)題的原因，針對(duì)施工期管理松懈、竣工驗(yàn)收及時(shí)、部分工程嚴(yán)重延誤等共性問(wèn)題，對(duì)學(xué)校檔案制度進(jìn)行了專項(xiàng)修訂，形成建議，并上報(bào)相關(guān)職能部門，加強(qiáng)管理。

4.4 嚴(yán)格檢查基礎(chǔ)工程，杜絕虛假信息

對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，審計(jì)人員要加強(qiáng)警惕，提高敏感度，不能松懈?！稐l例》規(guī)定，在一些重大基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目竣工并支付費(fèi)用后，這些項(xiàng)目將被送往財(cái)政部投資評(píng)估中心進(jìn)行結(jié)算和評(píng)估。在這種情況下，審核員應(yīng)密切監(jiān)控職能部門和建設(shè)單位，并提交必要的審核材料，以避免后續(xù)輸入和傳輸虛假數(shù)據(jù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上的研究和分析，可以通過(guò)對(duì)基本因素和效益的分析，了解建立完善的高校項(xiàng)目管理審計(jì)信息系統(tǒng)，盡快構(gòu)建高校項(xiàng)目管理審計(jì)信息模型的價(jià)值。我國(guó)高校應(yīng)加快建設(shè)工程審計(jì)電算化進(jìn)程，積極運(yùn)用先進(jìn)信息和現(xiàn)代技術(shù)，提高審計(jì)電算化水平。