談新時(shí)代高校檔案管理工作中的“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”

尚守攀

（廣西教育學(xué)院 廣西·南寧 530023）

高校檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展歷程，是高校開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄。進(jìn)入新時(shí)代，高校檔案管理應(yīng)以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹落實(shí)黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的一系列決策部署，以決勝全面建成小康社會(huì)為主基調(diào)，增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”，做到“兩個(gè)維護(hù)”，在管理檔案資源和服務(wù)工作大局方面不斷創(chuàng)新，從“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”角度努力提升檔案服務(wù)水平，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、信息化，使檔案服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)社會(huì)民生，助力實(shí)現(xiàn)第一個(gè)百年奮斗目標(biāo)和推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1 新時(shí)代高校檔案管理“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”基本概述

1.1 新時(shí)代高校檔案管理“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”的含義

高校檔案管理中的“穩(wěn)”就是指在高校檔案管理全過(guò)程中采取必要的措施保障檔案完整和檔案部門運(yùn)營(yíng)正常、規(guī)范；“準(zhǔn)”就是指在高校檔案管理過(guò)程中要做到精準(zhǔn)無(wú)誤，并且從檔案收集至檔案利用各環(huán)節(jié)操作過(guò)程要做到可追溯；“狠”主要指在檔案管理新技術(shù)上不斷探索，在檔案文化研究上不斷下功夫，把“死”檔案變成“活”檔案，從而服務(wù)高校師生，服務(wù)高校發(fā)展，服務(wù)社會(huì)民生。

1.2 新時(shí)代從“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”三維度加強(qiáng)高校檔案管理的意義

高校檔案是高校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校的社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。因此，從“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”三維度加強(qiáng)高校檔案管理工作非常必要，而且具有現(xiàn)實(shí)意義。首先，高校檔案管理包括檔案收集、移交、接收、整理、歸檔、銷毀、利用和庫(kù)房等硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)等環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)從“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”三維度加強(qiáng)管理，可有效提升高校的檔案管理業(yè)務(wù)水平。其次，高校檔案是高校管理結(jié)果的記錄憑證，但并不能忽略檔案對(duì)管理水平的促進(jìn)作用。高?？梢詮臋n案歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化角度入口，從而推進(jìn)高校各項(xiàng)管理活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2 新時(shí)代從“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”三維度提升高校檔案管理水平的策略

2.1 新時(shí)代高校檔案管理中的“穩(wěn)”

2.1.1 確保檔案安全是高校檔案管理“穩(wěn)”的基本要求

檔案安全是所有檔案工作的生命線和底線。高校檔案部門應(yīng)以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想作為指導(dǎo)，樹(shù)立總體國(guó)家安全觀，把檔案安全擺在檔案工作的首要位置，既要保障實(shí)體檔案安全，又要保障數(shù)字化檔案安全，牢牢守住檔案安全底線，維護(hù)檔案安全不動(dòng)搖，堅(jiān)持“安全第一，預(yù)防為主”的工作方針，強(qiáng)化檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任，開(kāi)展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控和治理，從而保障檔案安全[2]。

在硬件設(shè)備設(shè)施上，高校檔案庫(kù)房應(yīng)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備，潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火消防設(shè)備，配備滿足工作需要的空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)及溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)，安裝甲級(jí)防火門，安裝漏水報(bào)警設(shè)備、全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施和視頻監(jiān)控、門禁識(shí)別、紅外報(bào)警等安全防范系統(tǒng)。

2.1.2 健全各項(xiàng)制度是確保高校檔案管理“穩(wěn)”的保障措施

高校應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《高等學(xué)校檔案管理辦法》，健全本單位檔案工作制度，如收發(fā)文登記制度、檔案保管制度、保密制度、鑒定制度、復(fù)制制度、借閱管理制度、統(tǒng)計(jì)制度、移交制度、銷毀制度等。

2.1.3 依法治檔，推動(dòng)高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議通過(guò)了新修訂的檔案法，國(guó)家主席習(xí)近平簽署第47號(hào)主席令予以公布，將于2021年1月1日起正式施行。這是我國(guó)檔案法治建設(shè)進(jìn)程中一個(gè)新的里程碑，是檔案工作適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，走向依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，必將對(duì)新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)的影響。高校應(yīng)堅(jiān)持依法治檔，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，使檔案管理更加有序化；完善各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)；定期舉辦法制培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，從而推動(dòng)高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展[3]。

2.2 新時(shí)代高校檔案管理中的“準(zhǔn)”

2.2.1 高校檔案管理首先應(yīng)在檔案收集上做到“準(zhǔn)”確無(wú)誤

高校檔案收集是高校檔案管理工作的源頭。當(dāng)前高校檔案收集中主要存在資料歸納意識(shí)不強(qiáng)，收集種類不全面，檔案文件收集范圍不清，資料信息文件收集不規(guī)范，零散文件收集脫節(jié)等現(xiàn)象。高校檔案收集做到精準(zhǔn)，可以從增強(qiáng)檔案管理工作人員服務(wù)意識(shí)，提高對(duì)檔案收集工作重要性的認(rèn)識(shí)，培訓(xùn)高校分支部門兼職檔案員檔案意識(shí)，劃清歸檔范圍，借助電子設(shè)備等現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案收集等方面入手，解決檔案收集不精準(zhǔn)問(wèn)題[4]。

2.2.2 高校檔案管理應(yīng)在檔案資料歸檔范圍上保持精準(zhǔn)

高校檔案部門收集檔案后應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》(中華人民共和國(guó)教育部27號(hào)令)把各門類載體文件材料科學(xué)分類、準(zhǔn)確劃分保管期限、合理排列、正確編號(hào)、裝訂整齊，規(guī)范填寫檔號(hào)章、檔案盒、備考表。文件歸檔應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T22—2015）要求，基建檔案整理應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA／T28-2018）要求，科研檔案整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA／T2—1992）要求，會(huì)計(jì)檔案整理應(yīng)符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)）和《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA／T39—2008）要求，照片檔案整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821）和《數(shù)碼照片歸檔與整理規(guī)范》（DA／T50—2014）要求，錄音、錄像檔案整理應(yīng)符合《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA／T78—2019）要求，電子檔案整理應(yīng)符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）和《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）要求等。

2.3 新時(shí)代高校檔案管理中的“狠”

2.3.1 利用新技術(shù)提升檔案部門服務(wù)水平

現(xiàn)階段，各類支持檔案管理的新技術(shù)、新設(shè)備層出不窮，特別是電子化、信息化技術(shù)使檔案管理變得高效、便捷，提高了檔案利用率，提升了檔案部門的綜合服務(wù)水平。高校檔案部門可采取與信息技術(shù)中心相互合作的方式，共同開(kāi)發(fā)創(chuàng)建適合本單位的檔案信息管理系統(tǒng)，簡(jiǎn)化檔案管理的工作流程，促進(jìn)檔案的自動(dòng)化管理，從而提升檔案服務(wù)水平。在實(shí)現(xiàn)中要對(duì)目前掌握的檔案資源信息進(jìn)行歸類梳理，搭建服務(wù)于用戶的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，并設(shè)計(jì)客戶端界面，以及實(shí)現(xiàn)查詢、檢索、評(píng)分、價(jià)值挖掘等功能，并對(duì)檢索出的結(jié)果按照價(jià)值高低、資源分類、專業(yè)分類等進(jìn)行排列，從而為用戶提供快捷的檔案資料查詢服務(wù)[5]。

2.3.2 深入挖掘檔案價(jià)值，加強(qiáng)檔案研究和檔案文化建設(shè)

新時(shí)代，黨對(duì)文化建設(shè)高度重視，黨的十九屆五中全會(huì)針對(duì)文化建設(shè)從戰(zhàn)略和全局上做了規(guī)劃和設(shè)計(jì)，其中最重要的就是明確提出到2035年建成文化強(qiáng)國(guó)，這是黨中央首次明確了建成文化強(qiáng)國(guó)的具體時(shí)間表。檔案是歷史記憶的重要載體，檔案文化是國(guó)家和民族文明傳承的源泉。高校應(yīng)深入挖掘檔案價(jià)值，加強(qiáng)檔案研究和檔案文化建設(shè)，讓師生牢固樹(shù)立文化自信，為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)發(fā)揮作用。

3 結(jié)語(yǔ)

在高等學(xué)校運(yùn)營(yíng)管理中，檔案起著非常重要的作用，它承載著學(xué)校的發(fā)展歷程，記錄著高校的歷史變遷、學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷和教學(xué)科研的發(fā)展，是高校開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄。新時(shí)代高校應(yīng)從“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”三維度，確保檔案安全，健全各項(xiàng)檔案管理制度，依法治檔，推動(dòng)高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展；準(zhǔn)確收集檔案、準(zhǔn)確歸檔；利用新技術(shù)推動(dòng)檔案的數(shù)字化，深入挖掘檔案價(jià)值，加強(qiáng)檔案研究和檔案文化建設(shè)，方可有效提升檔案服務(wù)水平，推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)、有序、健康、持續(xù)發(fā)展，從而使檔案服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)社會(huì)民生。