高校建設示范數(shù)字檔案室的探索與實踐

文/鄭州輕工業(yè)大學 王曉瑩

一、高校建設數(shù)字檔案室的重要作用

國家檔案局于2014年6月發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設指南》，對全國各級各類檔案館（室）開展的數(shù)字檔案室建設工作進行正確的規(guī)范和引導。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確指出，新時期檔案信息化的工作重點在數(shù)字檔案館（室）的建設?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出，要持續(xù)推進數(shù)字檔案室建設。

傳統(tǒng)檔案館檢索和查詢需要采用人工處理的方式，紙質(zhì)檔案數(shù)量與日俱增，后期檢索、查詢、存儲等工作繁瑣且效率低下，難以形成對高校發(fā)展有利的信息支撐。而數(shù)字檔案室在檔案管理方面采用以電子檔案為主，兼顧數(shù)字副本的形式對檔案進行歸檔管理，大大提高了檔案的存儲和利用效率。數(shù)字檔案室利用計算機技術(shù)實現(xiàn)電子檔案信息目錄與原件的準確對應，可以顯著提升檔案借閱和歸還的準確性和便利性。在管理方面，傳統(tǒng)檔案館呈現(xiàn)碎片化的人工管理模式，檔案工作者常因雜事分身導致工作失誤。數(shù)字檔案室則采用流程化的管理模式，利用計算機的數(shù)字運算能力和嚴謹?shù)倪壿?，有效避免檔案工作中出現(xiàn)的差錯。傳統(tǒng)檔案館文件原件擁有唯一性的特點，同一時間段內(nèi)只能滿足少數(shù)人的檔案需求，無法實現(xiàn)多人共享檔案資源，信息利用率低下。數(shù)字檔案室具有紙質(zhì)檔案與電子檔案兼具的特色，支持全文內(nèi)容檢索，可以實現(xiàn)多人同時在線瀏覽電子文件，大大提升了檔案的利用效率，在實現(xiàn)校園檔案管理信息化的同時，有助于解決高校檔案信息傳遞不流暢、更新不及時、資源共享不充分等問題。

學校檔案管理信息化以及數(shù)字檔案室的建設不僅是檔案信息管理層面上的創(chuàng)新突破，更是對傳統(tǒng)檔案管理模式的全新改造。高校系統(tǒng)建設數(shù)字檔案室有利于數(shù)字檔案的永久存儲與安全保管，實現(xiàn)學校檔案信息資源的社會共享并拓展學校檔案公共服務的能力。

二、建設全國示范數(shù)字檔案室的探索與實踐

在數(shù)字信息時代背景下，高校舊的檔案存儲管理模式無法充分挖掘檔案信息資源的價值，滿足時代新需求。得益于政策支持和智慧校園的建設成果，我們通過10年的努力，實現(xiàn)了從手工管理紙質(zhì)檔案到系統(tǒng)管理數(shù)字檔案的飛躍。鄭州輕工業(yè)大學檔案館是2015年河南省唯一入選國家檔案局第一批數(shù)字檔案室建設試點單位的高校，又在2020年榮獲河南省唯一、全國高校唯一的全國示范數(shù)字檔案室。

在建設數(shù)字檔案室的實踐過程中，高校檔案館工作人員進行了積極的探索實踐，以期實現(xiàn)檔案信息形成、歸檔、管理等全過程數(shù)字化。在建設工作中，我們制定的一系列策略方針，結(jié)合實際，以創(chuàng)建全國示范數(shù)字檔案室為方向，以智慧檔案館建設為目標，逐步實現(xiàn)各業(yè)務系統(tǒng)電子文件和數(shù)據(jù)歸檔、檔案庫房的智能化管理、檔案價值的深度挖掘、檔案服務的智能分析與主動推送，在更好服務學校發(fā)展的同時，提升了高校檔案信息化建設水平。

（一）資源優(yōu)先，整體推進策略。數(shù)字檔案室緊緊圍繞數(shù)字檔案資源這一中心進行建設，將為學校全體師生提供檔案信息服務作為建設數(shù)字檔案室的基本出發(fā)點，為學校積累和提供檔案資料作為數(shù)字檔案室的基本義務。對于數(shù)字檔案室的建設規(guī)劃，在系統(tǒng)設計和系統(tǒng)功能制定層面重點保證舊有檔案資源的數(shù)字化和新增電子信息檔案的有效歸檔。在資源建設方面：目前為止，已建成目錄45萬余條、全文35萬余件、業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)140余萬條的全文數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)字檔案資源主要來源于電子文件在線歸檔、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、網(wǎng)頁自動抓取和檔案在線征集幾個方面。1.電子文件在線歸檔是數(shù)字檔案的重要來源，是電子檔案單軌制管理的基礎(chǔ)，由OA產(chǎn)生的黨政文件、黨政會議紀要，以及由公文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的上級來文，都通過系統(tǒng)接口在線實時歸檔，電子文件在線歸檔之后，不再歸檔相關(guān)紙質(zhì)文件。教務、科研等其他業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)通過信息共享平臺定期在線歸檔。2.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案室建設的前提和基礎(chǔ)，是將紙質(zhì)檔案、照片、錄音帶、錄像帶等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，變?yōu)橛嬎銠C可識別的電子副本，上傳到檔案管理系統(tǒng)。3.網(wǎng)頁自動抓取是獲取檔案資源的一種重要方式，通過設置關(guān)鍵詞“鄭州輕工業(yè)大學”，系統(tǒng)在一些重要的門戶網(wǎng)站上自動抓取相關(guān)網(wǎng)頁信息并自動保存。2018年以來，自動抓取的網(wǎng)頁信息已達6184條。4.檔案資源在線征集是獲取檔案資源的另一有效途徑。通過檔案室網(wǎng)站，我們檔案室工作人員面向社會公眾征集有價值的文件、照片、音頻、視頻。用戶可以上傳有價值的電子文件、照片、音頻、視頻等，檔案管理人員鑒定達到歸檔標準，可以歸入檔案庫管理。沒有數(shù)字檔案資源的保障，即使將最先進的數(shù)字管理設備和系統(tǒng)引入檔案館也無法提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。數(shù)字檔案室的建設不是一蹴而就的，而是一項系統(tǒng)性的工程，需要時間、資金以及人員等多方面的投入。要做好頂層規(guī)劃與摸著石頭過河的結(jié)合，實現(xiàn)建設過程中的統(tǒng)籌規(guī)劃，整體推進，才能夠取得最終的成功。數(shù)字檔案室的立項階段，單位領(lǐng)導的政策支持與資金投入是關(guān)鍵，同時需要聯(lián)系對口的上級檔案管理部門，以便獲得信息建設方面的支持和幫助。資金充足的情況下，可以尋求外包服務以縮短建設工期。調(diào)查研究階段，需要結(jié)合國家檔案局頒布的《建設指南》、地區(qū)檔案部門的規(guī)劃與高校的實際情況，明確數(shù)字檔案室的具體建設方向。在數(shù)字檔案室的實施建設階段，需要對人力、物力以及財力進行協(xié)調(diào)劃分，科學分配，結(jié)合單位信息化建設規(guī)劃逐步推進數(shù)字檔案室的建設。

（二）建立可拓展檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理安全高效化。為了適應未來高校在檔案數(shù)據(jù)采集、管理、存儲和利用方面的發(fā)展需求，解決傳統(tǒng)檔案館在數(shù)字檔案資源分類接收歸檔、元數(shù)據(jù)采集管理和安全系統(tǒng)保障等方面存在的不足，我們建立了鄭州輕工業(yè)大學檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)共分9大功能模塊（圖1），借助檔案管理系統(tǒng)，將黨群、行政、教學、科研等11個門類的檔案全部納入系統(tǒng)集中管理，實現(xiàn)了對于數(shù)字檔案資源的一體化管理。系統(tǒng)采用模塊化的開發(fā)方式，以自頂向下、逐步分解、分而治之的思想，將檔案資源的收、管、存、用功能集中整合，僅檢索利用功能便實現(xiàn)了圖片檢索、全文檢索、文件來源追溯、檔案統(tǒng)計等14個對文件的檢索利用方式，建成了極具拓展性的檔案管理系統(tǒng)。在電子文件在線歸檔功能中，系統(tǒng)的電子文件在線歸檔和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件一樣，每份電子文件至少歸檔“底稿、發(fā)文簽、正文”3個子文件，同時文件的審批歷史、審批意見，以及被瀏覽、被檢索等一系列過程信息一并作為元數(shù)據(jù)保存到檔案系統(tǒng)，成為電子文件的一部分。我們以電子校務系統(tǒng)電子文件歸檔為例：電子校務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，文件經(jīng)審批、加蓋電子印章、分發(fā)、辦結(jié)后，連同元數(shù)據(jù)一并自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)。電子文件離線歸檔功能，實現(xiàn)了在各部門在工作中產(chǎn)生的數(shù)碼照片、音頻、視頻、文檔、CAD圖等電子文件移交檔案室后，可以通過批量導入的方式進入檔案管理系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要，為此在系統(tǒng)的安全保障建設中，信息系統(tǒng)安全通過了信息系統(tǒng)安全等級保護二級測評，實行系統(tǒng)管理員、安全管理員和審計員三員管理，確保了檔案信息系統(tǒng)安全。相關(guān)工作人員制定了完備的備份制度，配備近線、離線、同城異地備份設備的同時，實現(xiàn)了遠程異地備份（跨流域、跨地震帶、跨電網(wǎng)），并配備容災備份一體機，對整個檔案系統(tǒng)進行實時備份和保護。按國家檔案局要求，數(shù)字資源要“跨流域、跨地震帶、跨電網(wǎng)”進行異地備份，我們與符合安全要求的單位簽訂了異地備份協(xié)議，真正實現(xiàn)了遠程異地備份，確保了數(shù)字檔案更加安全、穩(wěn)定。

圖1 鄭州輕工業(yè)大學檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

三、結(jié)語

在建設高校檔案數(shù)字化的過程中，也暴露出存在的實際問題。如檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)融合不深問題。另外，數(shù)字檔案室的網(wǎng)站建設水平還有待提高，沒有充分利用多媒體形式的檔案資源提供聲像俱全的檔案信息，以文字為主的數(shù)字檔案室網(wǎng)站容易令閱讀者感到乏味。在下一步的工作中，檔案管理人員需要及時更新思想觀念，在新形勢下不斷學習掌握有關(guān)檔案管理工作的知識，提升信息化水平，以適應高校數(shù)字檔案室建設的需要。

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷更迭，信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的脈搏。建設數(shù)字檔案室，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化升級，是我國建設檔案管理強國的一項重要內(nèi)容。高校建成示范性檔案室，能夠起到進一步強化學校數(shù)字檔案的永久存儲與安全保管、加大學校檔案信息資源的社會共享力度、提升學校檔案公共服務的能力的作用，為其他高校建設數(shù)字檔案室提供實例參考。