新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》背景下會(huì)計(jì)檔案電子化管理研究

摘 要：本文以新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》頒布實(shí)施為研究背景，詳細(xì)分析了會(huì)計(jì)檔案電子化管理出現(xiàn)的新變化、其管理意義，以及管理內(nèi)容和實(shí)現(xiàn)方式，并從四個(gè)方面提出了做好新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施背景下會(huì)計(jì)檔案電子化管理具體改進(jìn)措施，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;電子化;檔案管理

概述

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)日新月異和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)手工操作的會(huì)計(jì)工作已被會(huì)計(jì)電算化所取代。會(huì)計(jì)電算化顯著減輕了會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度，提高了會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和效率，也促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變。由此所產(chǎn)生的以會(huì)計(jì)憑證、賬本和報(bào)表為內(nèi)容的會(huì)計(jì)檔案呈現(xiàn)出幾何級(jí)數(shù)量大幅增長(zhǎng)。1998年，國(guó)家檔案局和財(cái)政部聯(lián)合發(fā)布《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“《辦法》”）。為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，尤其是會(huì)計(jì)檔案電子化管理，2015年12月對(duì)該《辦法》進(jìn)行了修訂，并于2016年1月1日起正式施行。新《辦法》中關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案作出了較大幅度修改，該《辦法》實(shí)施以來(lái)，為會(huì)計(jì)檔案電子化管理提供了根本制度保障和遵循。

1 新《辦法》背景下會(huì)計(jì)檔案電子化管理新變化

2016年1月1日實(shí)施的新修訂的《辦法》提出了電子會(huì)計(jì)檔案概念、電子會(huì)計(jì)檔案管理要求，以及單軌制電子會(huì)計(jì)檔案管理，明確不再單一強(qiáng)調(diào)必須建立紙質(zhì)檔案，允許在一定條件下可通過(guò)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案保存[1 ]。

1.1 提出電子會(huì)計(jì)檔案概念

新《辦法》第三條明確提出了電子會(huì)計(jì)檔案概念：“通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案”是電子會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案概念的提出，充分參照了《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》中關(guān)于電子檔案的概念內(nèi)容，概念的確定也進(jìn)一步明確了電子會(huì)計(jì)檔案的范圍，突出強(qiáng)調(diào)了電子會(huì)計(jì)檔案的原生性，即電子會(huì)計(jì)檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備產(chǎn)生，這就明顯區(qū)別于掃描紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案形成的數(shù)字化副本。

1.2 電子會(huì)計(jì)檔案管理要求

新修訂的《辦法》明確提出電子會(huì)計(jì)檔案概念，與之對(duì)應(yīng)的，也提出了電子會(huì)計(jì)檔案管理方面的新要求：1）電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生無(wú)需報(bào)備。原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確要求“具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、縮微膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)國(guó)家檔案局、財(cái)政部備案”，新修訂的《辦法》則提出“單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案”。對(duì)比這二者前后的變化，單位利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)所產(chǎn)生的電子會(huì)計(jì)檔案管理無(wú)需報(bào)備。2）對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案移交、接收提出新要求。從新修訂的《辦法》規(guī)定和要求來(lái)看，電子會(huì)計(jì)檔案的移交和接收需要一并移交電子檔案以及電子檔案的元數(shù)據(jù)，而且元數(shù)據(jù)及電子會(huì)計(jì)檔案格式需要滿(mǎn)足檔案管理規(guī)定，且特殊格式電子會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。電子會(huì)計(jì)檔案的移交規(guī)定更細(xì)化：?jiǎn)挝粌?nèi)部會(huì)計(jì)部門(mén)向檔案部門(mén)移交時(shí)，檔案部門(mén)需對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)，滿(mǎn)足“四性”標(biāo)準(zhǔn)和要求的才可接收。單位與單位之間的會(huì)計(jì)檔案接收，則提出要求電子會(huì)計(jì)檔案接收部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子會(huì)計(jì)檔案載體及其技術(shù)環(huán)境，保證“四性”要求。3）電子會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀需要派員監(jiān)督。根據(jù)新《辦法》的具體規(guī)定，在銷(xiāo)毀電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需要檔案管理部門(mén)、會(huì)計(jì)部門(mén)和信息管理部門(mén)共同派員，負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作。

1.3 單軌制電子式管理要求

新《辦法》第八條提出了同時(shí)滿(mǎn)足六種條件情形的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存。即電子會(huì)計(jì)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等形成、傳輸，來(lái)源應(yīng)真實(shí)有效;使用會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，并使得電子會(huì)計(jì)資料準(zhǔn)確完整，輸出的電子會(huì)計(jì)檔案符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)，且履行相應(yīng)的審簽程序;電子會(huì)計(jì)檔案能夠在具體的電子管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)有效、長(zhǎng)期管理，并建立與其相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案檢索關(guān)系;選用相應(yīng)科學(xué)技術(shù)，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;建立相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?形成的電子會(huì)計(jì)檔案非永久保存或其他重要價(jià)值。此外，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)檔案還應(yīng)附有符合《電子簽名法》所規(guī)定和要求的電子簽名。如不能同時(shí)符合上述六項(xiàng)條件要求的，需要建立相應(yīng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理。

2 新《辦法》背景下會(huì)計(jì)檔案電子化管理意義

隨著，會(huì)計(jì)檔案電子化管理適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，在降低管理成本、提高管理質(zhì)量、發(fā)揮檔案資源價(jià)值等方面都有著顯著優(yōu)勢(shì)和重要現(xiàn)實(shí)意義。

2.1 提高檔案檢索效率

新《辦法》賦予了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的可行性和效力上的認(rèn)可性。通過(guò)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬本和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案電子化管理，能夠顯著提升財(cái)務(wù)分析的效率，協(xié)助單位做好相關(guān)財(cái)務(wù)審計(jì)。會(huì)計(jì)檔案電子化后，能夠借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息隨時(shí)查詢(xún)，突破了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式下的查詢(xún)時(shí)空界限。

2.2 增強(qiáng)檔案自身安全

傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理面臨著水、火、蟲(chóng)蛀等因素威脅。而隨著電子簽名、電子密鑰、區(qū)塊鏈、備份等信息技術(shù)的應(yīng)用，電子會(huì)計(jì)檔案突破了傳統(tǒng)非安全因素的威脅，進(jìn)一步降低了電子會(huì)計(jì)檔案被篡改、偽造、變?cè)?、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理需要占用檔案室較大管理空間，需要紙張、恒溫機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。實(shí)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理，極大地壓縮了檔案室空間占用，也無(wú)需紙張、打印機(jī)，以及其他相應(yīng)的硬件設(shè)備等。可見(jiàn)，會(huì)計(jì)檔案電子化管理節(jié)省了存儲(chǔ)空間，縮短管理時(shí)間成本，且無(wú)需打印、裝訂、組卷、裝盒、上架等，節(jié)省相關(guān)耗材。

2.4 提高檔案服務(wù)品質(zhì)

傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理提供的查詢(xún)、檢索或其他憑證服務(wù)，服務(wù)的內(nèi)容和方式較為單一。會(huì)計(jì)檔案電子化管理，其服務(wù)品質(zhì)將得到顯著提升。如，可基于財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬本中記載的財(cái)務(wù)信息，基于生產(chǎn)、管理、投資等不同維度的財(cái)經(jīng)信息分析預(yù)測(cè)的精準(zhǔn)度。以電子化合同為例，可基于合同信息生成、記錄、執(zhí)行、回顧，構(gòu)建基于財(cái)務(wù)分析資金使用效率數(shù)據(jù)分析，控制預(yù)算和成本，使財(cái)務(wù)決策更加高效、精準(zhǔn)[2-6 ]。

2.5 拓寬檔案管理內(nèi)涵

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的范圍主要為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等，而忽視了對(duì)與會(huì)計(jì)關(guān)聯(lián)度較大的合同協(xié)議、重大財(cái)務(wù)決策判斷，以及內(nèi)控資料等資料的收集。而會(huì)計(jì)檔案電子化管理，使會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬏?、讀取、輸出及格式都發(fā)生了巨大變化，拓寬了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理范圍，為單位財(cái)務(wù)決策提供更為豐富、全面的會(huì)計(jì)檔案信息，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案信息互聯(lián)互通共享。

3 新《辦法》背景下會(huì)計(jì)檔案電子化管理內(nèi)容及實(shí)現(xiàn)方式

根據(jù)新《辦法》第六條規(guī)定，電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，以及銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等其他電子會(huì)計(jì)資料均屬于歸檔范疇。

3.1 主要內(nèi)容

以常見(jiàn)的幾類(lèi)會(huì)計(jì)檔案電子化管理為例，其主要管理內(nèi)容包括：1）電子會(huì)計(jì)憑證。電子會(huì)計(jì)憑證是指以電子化形式保存的會(huì)計(jì)憑證。利用財(cái)務(wù)保障系統(tǒng)發(fā)起并入賬的外部原始憑證與財(cái)務(wù)報(bào)賬單一致后，除了保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證外，外部原始單據(jù)應(yīng)掃描保存電子檔案，并通過(guò)條形碼技術(shù)，在原始憑證與記賬憑證之間建立關(guān)聯(lián)性，借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證電子化管理。由單位自身在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的出入庫(kù)單、簽收單等電子憑證，可直接以電子化方式存檔，并利用條形碼或記賬憑證編號(hào)建立憑證之間的關(guān)聯(lián)性，再依托信息化手段實(shí)現(xiàn)檢索。2）電子會(huì)計(jì)賬簿。電子會(huì)計(jì)賬簿包括電子總賬、電子日記賬、電子固定資產(chǎn)卡片，這些電子會(huì)計(jì)賬簿可直接以電子化方式存檔。3）電子會(huì)計(jì)報(bào)表。電子會(huì)計(jì)報(bào)表是以電子化方式保存的各類(lèi)會(huì)計(jì)報(bào)表。對(duì)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)報(bào)表可由相關(guān)部門(mén)或科室直接在系統(tǒng)中查詢(xún)和下載;對(duì)來(lái)自單位外部的電子會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)有電子簽名等，確保電子會(huì)計(jì)報(bào)表的真實(shí)、準(zhǔn)確。4）電子銀行回單。電子化存儲(chǔ)的銀行回單，是直接以電子介質(zhì)形式保存資金平臺(tái)支付的電子回單，存檔時(shí)應(yīng)建立電子銀行回單與電子記賬憑證之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，再借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)檢索調(diào)閱。

3.2 會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)現(xiàn)方式

會(huì)計(jì)檔案電子化管理的最大難點(diǎn)或需要突破的便是要建立各種關(guān)聯(lián)性，確保電子會(huì)計(jì)檔案具有與紙質(zhì)檔案同等效力。1）內(nèi)、外部原始憑證與記賬憑證關(guān)聯(lián)。首先是內(nèi)部原始憑證與記賬憑證的關(guān)聯(lián)，單位依托信息化管理平臺(tái)，對(duì)單位原始財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息采集、信息交換和信息共享。財(cái)務(wù)人員將會(huì)議記錄、合同單、采購(gòu)單等錄入報(bào)賬管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部原始憑證與電子記賬憑證關(guān)聯(lián)。外部原始憑證則通過(guò)貼條形碼、會(huì)計(jì)影像系統(tǒng)、會(huì)計(jì)稽核系統(tǒng)等，分別建立外部原始憑證紙質(zhì)版、外部原始憑證電子版和銀行回單與電子記賬憑證關(guān)聯(lián)。2）會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)告等電子化保管。在單位會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)及報(bào)賬平臺(tái)系統(tǒng)中都留存有相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)，可根據(jù)財(cái)務(wù)管理需要將這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行組配，從而形成電子記賬憑證、電子總賬、電子明細(xì)賬和電子日記賬，等等，將這些電子化會(huì)計(jì)資料進(jìn)行真實(shí)性、有效性和一致性鑒定審核，形成電子化管理。

4 新《辦法》背景下會(huì)計(jì)檔案電子化管理策略

4.1 做好“四性”標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)

新《辦法》第十二條第三款提出，“單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收?！奔葱枰獙?duì)入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案電子化在交接時(shí)連同電子會(huì)計(jì)檔案與元數(shù)據(jù)一并移交，并對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案載體及其技術(shù)環(huán)境檢驗(yàn)，從真實(shí)、完整、可用和安全性四個(gè)方面按照“四性”標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)，使其達(dá)到“四性”的標(biāo)準(zhǔn)和要求。實(shí)踐中通常從移交檢測(cè)和日常檢測(cè)兩個(gè)方面進(jìn)行：前者，需要將歸當(dāng)文件MD5與重新獲取文件MD5信息對(duì)比，檢測(cè)其真實(shí)性;從元數(shù)據(jù)數(shù)量、文件存儲(chǔ)大小、電子文件數(shù)量與接收登記表數(shù)量一致性等，檢測(cè)其完整性;從附件原文能否瀏覽檢測(cè)其可用性;利用殺病毒軟件等檢測(cè)安全性等。后者，需要從電子會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、利用三個(gè)環(huán)節(jié)做好日常檢測(cè)[7-9 ]。

4.2 嚴(yán)格“四化”環(huán)節(jié)保障

“四化”即規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化、來(lái)源多樣化、管理流程化和保障制度化。首先是規(guī)范應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化。即電子會(huì)計(jì)文件傳輸規(guī)范、電子會(huì)計(jì)文件準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、電子會(huì)計(jì)檔案著錄規(guī)則，以及電子會(huì)計(jì)檔案編碼規(guī)范等都應(yīng)建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，確保電子會(huì)計(jì)文件從收集到歸檔每一步都有據(jù)可依。其次是來(lái)源應(yīng)多樣化。即單位電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與信息化技術(shù)及平臺(tái)應(yīng)用結(jié)合起來(lái)，將財(cái)會(huì)管理軟件與云檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)對(duì)接，信息化盲點(diǎn)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案掃描、拍照等，確保電子會(huì)計(jì)檔案全面、完整。再次是管理流程化。即根據(jù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理特點(diǎn)和實(shí)際，應(yīng)從電子會(huì)計(jì)文件歸檔、電子會(huì)計(jì)檔案著錄、電子會(huì)計(jì)檔案借閱、電子會(huì)計(jì)檔案年檢及銷(xiāo)毀等方面重新梳理、規(guī)劃流程，提高管理質(zhì)量和效率。最后是保障制度化。即通過(guò)管理制度來(lái)明確電子會(huì)計(jì)檔案歸什么、怎么歸、何時(shí)歸、誰(shuí)來(lái)歸、怎樣管和如何用等一系列操作性問(wèn)題，建立全生命周期制度化，推動(dòng)電子會(huì)計(jì)檔案全面規(guī)范管理[10 ]。

4.3 構(gòu)建“三項(xiàng)”安全體系

會(huì)計(jì)檔案電子化管理與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理所面臨的安全形勢(shì)和問(wèn)題存在較大差異，也給會(huì)計(jì)檔案安全管理帶來(lái)新的巨大挑戰(zhàn)，需要從使用、系統(tǒng)及信息三個(gè)方面構(gòu)建完善的會(huì)計(jì)檔案安全體系。一是使用安全。應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案電子化使用實(shí)際特點(diǎn)及需要，建立相應(yīng)的安全權(quán)限控制機(jī)制，保持電子會(huì)計(jì)檔案原件與在線(xiàn)瀏覽查閱相獨(dú)立，確保使用安全。二是系統(tǒng)安全。會(huì)計(jì)檔案電子化離不開(kāi)信息系統(tǒng)載體和渠道，要確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定和安全，可采用雙機(jī)熱備、負(fù)載均衡、冗余存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份、安全控制列表等措施，確保會(huì)計(jì)檔案電子化管理的系統(tǒng)安全。三是信息安全。主要是單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案電子化內(nèi)網(wǎng)信息安全，從信息安全管理和技術(shù)應(yīng)用兩個(gè)方面，保障其信息安全。

4.4 實(shí)現(xiàn)“三大”目標(biāo)效益

新《辦法》實(shí)施賦予了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的制度依據(jù)，需要從經(jīng)濟(jì)、管理和社會(huì)三個(gè)方面明確會(huì)計(jì)檔案電子化管理實(shí)現(xiàn)效益，為統(tǒng)一思想、凝聚共識(shí)提供支撐。一是經(jīng)濟(jì)效益。會(huì)計(jì)檔案電子化單軌制管理的實(shí)現(xiàn)，大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案直接實(shí)現(xiàn)了電子化存儲(chǔ)，單位采購(gòu)合同等不同業(yè)務(wù)信息可直接接入檔案信息系統(tǒng)，存儲(chǔ)于光盤(pán)或磁盤(pán)即可，極大地節(jié)約了紙張以及對(duì)空間的占用。二是管理效益。會(huì)計(jì)檔案電子化管理極大地簡(jiǎn)化了業(yè)務(wù)流程，提升會(huì)計(jì)檔案管理效率，增加了財(cái)會(huì)信息透明度，增強(qiáng)會(huì)計(jì)信息收集準(zhǔn)確率，等等。三是社會(huì)效益。會(huì)計(jì)檔案電子化管理不僅有利于單位自身檔案工作、財(cái)會(huì)工作質(zhì)量水平的提升，也為當(dāng)事人提供良好用戶(hù)體驗(yàn)，釋放更多科技紅利。

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作者簡(jiǎn)介：翟雅芝（1983— ），大學(xué)學(xué)歷，南莊鎮(zhèn)人民政府下屬單位館員，主要研究方向：檔案管理。

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