檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作探討

摘 要：本文以脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)為例，分析了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的主要特點、基本職能和主要方法，并提出了新時期檔案館做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的具體思路，為做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提供經(jīng)驗參考。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)指導(dǎo);扶貧檔案;檔案館

概述

2021年2月，在全國脫貧攻堅總結(jié)表彰大會上，習近平總書記莊嚴向世界宣告：我國脫貧攻堅戰(zhàn)取得了全面勝利。作為這一重要歷史見證，在脫貧攻堅工作中產(chǎn)生了大量具有保存價值的扶貧檔案，扶貧檔案涉及面廣、內(nèi)容眾多、數(shù)量龐大、類型多樣，做好扶貧檔案的規(guī)范收集、整理、歸檔和管理成為各級部門亟需解決的重要議題，也離不開檔案部門專業(yè)指導(dǎo)。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案管理業(yè)務(wù)的重要組成部分，做好扶貧檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其符合國家檔案法律法規(guī)，對鞏固脫貧攻堅成果，助力鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略實施等具有重要現(xiàn)實意義。

1 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作特點

2016年，國家檔案局、國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于做好精準扶貧檔案工作的意見》《精準扶貧檔案管理辦法》等。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，脫貧攻堅檔案是指脫貧攻堅工作中形成的，對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式、載體的歷史記錄。脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的對象主要是參與脫貧攻堅的單位，如扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道、村組等。由于非檔案專門機構(gòu)大多對脫貧攻堅檔案收集、整理、鑒定、保管、銷毀等業(yè)務(wù)不熟，需要檔案館提供專門業(yè)務(wù)指導(dǎo)。具體而言，脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的特點主要有：

1.1 專業(yè)性

脫貧攻包括精準識別、精準施策、精準脫貧等各個階段，在每一個階段形成的檔案資料內(nèi)容具有很強的專業(yè)性。這要求檔案部門及其人員在履行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能過程中，掌握相應(yīng)的脫貧攻堅領(lǐng)域?qū)I(yè)知識，熟悉脫貧攻堅檔案收集、種類、整編、保管期限等基本要求，要嚴格按照脫貧攻堅工作的規(guī)律、特點及文件形成規(guī)律，確保脫貧攻堅檔案管理與脫貧攻堅工作同步及匹配。

1.2 復(fù)雜性

脫貧攻堅參與單位較多，涵蓋了國家、省市縣扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道、社區(qū)、村組，以及教育、財政、民政等相關(guān)部門。涉及文書、財經(jīng)、交通、水利等多個專業(yè)，每個專業(yè)又都有其自身相應(yīng)的專業(yè)檔案分類及管理要求。因此，脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的要求更高，需要具備過硬的綜合業(yè)務(wù)素能，在紛繁復(fù)雜、浩如煙海的扶貧檔案中及時發(fā)現(xiàn)問題本質(zhì)，為相關(guān)部門或人員脫貧攻堅檔案管理提供更具專業(yè)性指導(dǎo)意見。

1.3 目的性

根據(jù)《精準扶貧檔案管理辦法》的規(guī)定和要求，各級扶貧部門負責脫貧攻堅檔案工作的組織實施，脫貧攻堅檔案形成單位應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定向同級綜合檔案館移交，檔案行政管理部門則負責“指導(dǎo)監(jiān)督”。因此，脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的目的性很強，就是輔助相關(guān)單位按照《精準扶貧檔案管理辦法》的具體標準和要求，做好脫貧攻堅檔案資料的收集整理，既要促進脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范管理，也要助力鞏固脫貧攻堅成果，向鄉(xiāng)村振興邁進。

2 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)基本職能

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作涉及面寬、工作環(huán)節(jié)較多，就脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)而言，其所承擔的基本指導(dǎo)職能為：

2.1 參謀咨詢

運籌謀劃是檔案管業(yè)務(wù)指導(dǎo)的基本職能，為脫貧攻堅參與單位做好脫貧攻堅檔案工作提建議、出主意、拿方案。但參謀不決斷，只是為做好脫貧攻堅檔案管理提供相關(guān)決策咨詢。具體來說，一是圍繞脫貧攻堅職能部門謀劃檔案管理。如教育、財政、醫(yī)療衛(wèi)生、移民等部門分別承擔著教育扶貧、產(chǎn)業(yè)扶貧、健康扶貧、異地扶貧搬遷等貧困人口精準扶持工作，作為檔案管理行政部門要對口做好指導(dǎo)，針對不同領(lǐng)域的扶貧政策，提出一級、二級、三級類目的幫扶資料歸檔范圍及保管期限。二是圍繞脫貧攻堅相關(guān)政策謀劃檔案管理。具體來說，就是要指導(dǎo)相關(guān)部門將各級黨委政府、扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于脫貧攻堅的決策部署、重要法律法規(guī)、政策文件，以及幫扶規(guī)劃等相關(guān)綜合性資料進行整理收集和歸檔。

2.2 綜合協(xié)調(diào)

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是要將脫貧攻堅相關(guān)政策與脫貧攻堅檔案管理相關(guān)要求有機結(jié)合起來，是貫徹落實脫貧攻堅檔案決策和要求的組織者，也是聯(lián)接上級檔案主管部門、檔案館領(lǐng)導(dǎo)、館內(nèi)各部門，以及立檔各單位之間的橋梁和紐帶?？梢姡瑱n案業(yè)務(wù)指導(dǎo)需要檔案工作者具有超強的整體意識、過硬的組織協(xié)調(diào)能力，要能夠正確處理好脫貧攻堅與脫貧攻堅檔案工作之間的關(guān)系，充分調(diào)動各方面積極因素，形成脫貧攻堅檔案工作整體合力。具體來說，既要做好縱向協(xié)調(diào)，就脫貧攻堅檔案管理相關(guān)工作及時請示報告上級，嚴格將上級檔案行政主管部門的規(guī)定和要求落到實處;也要加強橫向協(xié)調(diào)，做好館內(nèi)部門之間的協(xié)調(diào)，還要對其他涉及脫貧攻堅檔案立檔單位進行協(xié)調(diào)，統(tǒng)一規(guī)范標準和尺度要求，把《檔案法》《精準扶貧檔案管理辦法》各項要求落到實處。

2.3 業(yè)務(wù)指導(dǎo)

檔案工作是一項行業(yè)性、專業(yè)性、技術(shù)性強的工作，涉及脫貧攻堅檔案資料的歸檔范圍的劃定、保管期限的確立、管理責任的劃分，等等，這就需要檔案館專業(yè)機構(gòu)利用其專業(yè)特長和優(yōu)勢幫助各立檔單位解決脫貧攻堅檔案管理過程中的法規(guī)理解、標準掌握和技術(shù)運用方面的疑難問題。如脫貧攻堅檔案應(yīng)嚴格遵守《文書檔案案卷格式》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范》等，就需要檔案館針對部署的脫貧攻堅檔案工作，主動預(yù)測將要出現(xiàn)的技術(shù)問題，提前準備好解決方案，做到發(fā)現(xiàn)問題、解決問題[1-3 ]。

2.4 信息交流

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門作為與立檔單位以及自身上下級信息溝通的交匯點，對接收到的有關(guān)脫貧攻堅檔案信息進行分析、過濾、加工，并及時對外進行宣傳、發(fā)布、交流和反饋，擴大脫貧攻堅檔案工作社會影響。既要宣傳脫貧攻堅檔案工作先進經(jīng)驗、典型人物，也要如實反映脫貧攻堅檔案工作中遇到的矛盾和問題，既總結(jié)成績，也要吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，從而達到推動脫貧攻堅檔案工作的預(yù)期目的。

3 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)主要方法

脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)以國家檔案法律法規(guī)以及脫貧攻堅領(lǐng)域檔案管理規(guī)章制度為現(xiàn)實依據(jù)，堅持全面檢查、嚴格把關(guān)、質(zhì)量第一的目標和原則，協(xié)助立檔單位解決脫貧攻堅檔案管理過程中遇到的各種難題，確保脫貧攻堅檔案管理工作質(zhì)量。具體來說，應(yīng)堅持如下業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法：

3.1 對癥下藥

脫貧攻堅工作參與單位眾多，既有扶貧部門、財政部門，也有教育、醫(yī)療等，還有各級政府和基層群團組織，脫貧攻堅檔案工作進展不一、業(yè)務(wù)開展不平衡，無論是立檔單位的檔案管理隊伍，還是相關(guān)的檔案管理軟件，都具有明顯的差異，在開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時切忌眉毛胡子一把抓，而應(yīng)采取對癥下藥的方式，結(jié)合單位在脫貧攻堅中所承擔的主要業(yè)務(wù)職能，盡快找出其脫貧攻堅檔案工作薄弱環(huán)節(jié)，采取一個立檔單位一個指導(dǎo)方案的原則，組織人員深入立檔單位開展面對面、手把手的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.2 典型引領(lǐng)

一直以來，發(fā)揮先進典型的成功經(jīng)驗是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的好經(jīng)驗好做法。在脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，可以先進典型的成功經(jīng)驗為藍本，組織相關(guān)立檔部門以先進典型為學習目標，拉升標桿、對標對表，找出差距，分析原因，充分借鑒建檔單位先進典型經(jīng)驗，從而起到事半功倍的效果。例如，針對轄區(qū)內(nèi)脫貧攻堅檔案工作較好的教育系統(tǒng)為樣板，定期組織其他建檔單位參觀學習。

3.3 檢查評比

檢查評比也是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的又一常用方法。在每年的相對固定時間里，由檔案行政主管部門對轄區(qū)內(nèi)的檔案工作進行例行性指導(dǎo)檢查，通報表揚先進，督促后進單位整改，并開展復(fù)查驗收工作。在每年年初組織召開檔案工作年會，評選先進，并圍繞脫貧攻堅檔案工作組織交流研討等活動，切實提高脫貧攻堅檔案工作整體水平。

3.4 業(yè)務(wù)培訓(xùn)

業(yè)務(wù)培訓(xùn)是脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)最常用到的一種指導(dǎo)方法，也是效果最為顯著的。具體來說，就是要根據(jù)脫貧攻堅檔案工作的新情況、新形勢、新要求，及時組織立檔單位人員參與培訓(xùn)，幫助其掌握脫貧攻堅檔案工作基本技能和操作方法?？稍跇I(yè)務(wù)培訓(xùn)時編印《精準扶貧檔案工作指南》，針對轄區(qū)脫貧攻堅檔案工作的實際，將相關(guān)要求進行匯編，并針對不同立檔單位對所需表格、文字表述提供樣例，用以指導(dǎo)立檔單位有針對性地開展檔案業(yè)務(wù)工作。

3.5 注重互動

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)除了發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢外，還要善于發(fā)揮各立檔單位自身特點和創(chuàng)造性，充分依靠行業(yè)、系統(tǒng)及主管部門的創(chuàng)造力，加強互動，形成檔案工作合力，達到提質(zhì)增效的預(yù)期目標。如，采取分級指導(dǎo)、互動指導(dǎo)、協(xié)同指導(dǎo)等，如，與扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室一起指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)脫貧攻堅檔案建檔工作;與教育部門一起抓學校教育幫扶建檔工作等等[4-6 ]。

4 檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作思路

脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)既要指導(dǎo)單位高度重視，也需要統(tǒng)一被指導(dǎo)單位思想共識，增強責任意識、檔案意識，發(fā)揮檔案留史存證、監(jiān)督管理、維護權(quán)益、助力扶貧工作成果，為鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略目標實現(xiàn)提供可靠保障。

4.1 明確指導(dǎo)思路，壓實主體責任

脫貧攻堅檔案要實現(xiàn)留史存證效果，應(yīng)達到檔案齊全、完整、準確及系統(tǒng)。檔案行政主管部門要及時做好脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，作為檔案行政主管部門，不僅要熟練掌握脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)，也要熟悉脫貧攻堅檔案工作內(nèi)容、指導(dǎo)思路，把握不同立檔單位的脫貧攻堅工作流程，了解每一個流程的工作內(nèi)容。作為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)者，還要站在脫貧攻堅立檔單位視角，清晰每一個立檔單位在脫貧攻堅的每一個環(huán)節(jié)形成的文件資料內(nèi)容，以及歸檔的責任單位主體，落實歸檔主體職責。

4.2 注重指導(dǎo)方法，強化主動服務(wù)

近年來，萊州市檔案館針對機構(gòu)改革新形勢下機關(guān)檔案工作中的突出問題，主動轉(zhuǎn)變檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，優(yōu)化業(yè)務(wù)服務(wù)方式，強化服務(wù)效能建設(shè)，促進萊州市機關(guān)團體和企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化建設(shè)水平不斷提升。就脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)來說：一是重心下沉，堅持運用現(xiàn)場服務(wù)模式開展工作。堅決服從大局，統(tǒng)一思想行動，強化責任擔當，認真梳理、謀劃脫貧攻堅背景下脫貧攻堅檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展等問題，做好相關(guān)行政職能交接，以及脫貧攻堅過程中檔案服務(wù)工作。針對普遍存在的基層檔案人員配備不齊、文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表需重新完善、全宗卷需重新組織、數(shù)字檔案室建設(shè)需從頭開展等問題，萊州市檔案館根據(jù)各立檔單位性質(zhì)和職責將所有進館單位劃分為不同檔案工作協(xié)作組，全面指導(dǎo)各單位數(shù)字檔案室建設(shè)以及文書、照片、會計、實物、科技檔案等業(yè)務(wù)。服務(wù)方式由原來的單一指導(dǎo)變?yōu)楝F(xiàn)場指導(dǎo)為主，電話、微信、QQ等網(wǎng)絡(luò)線上服務(wù)為輔，配以預(yù)約上門服務(wù)、現(xiàn)場操作示范、討論交流等方式全面開展，更好更快地服務(wù)大局、服務(wù)基層，不斷推進機關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作標準化、規(guī)范化。二是突出重點，有的放矢地優(yōu)化檔案服務(wù)內(nèi)容形式。萊州市檔案館根據(jù)脫貧攻堅立檔單位檔案室的工作特點，梳理總結(jié)基層檔案工作的重點難點問題，提出“五訪”“五看”的服務(wù)要求?！拔逶L”是指新上崗檔案員所在單位必訪、檔案行政執(zhí)法檢查對象單位必訪、去年檔案業(yè)務(wù)抽檢存在問題的單位必訪、參加省級檔案工作規(guī)范化建設(shè)的單位必訪、新建或檔案庫房搬遷的單位必訪?！拔蹇础笔强礄n案室文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制修訂情況、看全宗卷建設(shè)情況、看當年歸檔文件和各門類檔案收集整理情況、看省市有關(guān)規(guī)范性文件的貫徹執(zhí)行情況、看檔案實體和信息安全管理情況。通過優(yōu)化和改進業(yè)務(wù)服務(wù)的內(nèi)容形式，進一步增強對機關(guān)、企事業(yè)單位檔案服務(wù)的系統(tǒng)性、適用性、時效性。三是跟蹤回訪，確保檔案服務(wù)效果落到實處。在業(yè)務(wù)服務(wù)過程中，萊州市檔案館對每個單位服務(wù)情況都建表登記，做好規(guī)范記錄，重點記錄發(fā)現(xiàn)的具體問題、整改要求及反饋的意見建議，以便幫助立檔單位落實責任、有效整改。業(yè)務(wù)服務(wù)結(jié)束一個月內(nèi)，萊州市檔案館及時進行跟蹤回訪，落實整改效果，征求意見建議，確保被服務(wù)單位按時完成整改工作[7 ]。

4.3 堅持全程指導(dǎo)，提供精準指導(dǎo)

堅持事前、事中、事后全過程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為每一個環(huán)節(jié)提供精準指導(dǎo)服務(wù)。所謂事前指導(dǎo)，就是在每一個歸檔年前、重大脫貧攻堅政策落實前，或者承擔特殊扶貧任務(wù)的立檔單位，由檔案行政管理部門提供事前告知性指導(dǎo)，告知其檔案業(yè)務(wù)做什么、怎么做，幫助其列出檔案工作計劃、確定人員及其職責內(nèi)容。所謂事中指導(dǎo)，就是在脫貧攻堅檔案業(yè)務(wù)開展過程中，通過督促、檢查等進行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正;所謂事后指導(dǎo)，就是脫貧攻堅相關(guān)業(yè)務(wù)開展完成，開展具有鑒定、驗收和總結(jié)性質(zhì)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過典型引領(lǐng)，指導(dǎo)其做好脫貧攻堅檔案的積累、立卷和歸檔工作。

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作者簡介：翟玉芳，大學學歷，萊州市檔案館館員，主要從事基層檔案室和數(shù)字化檔案室建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)研究。

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