企業(yè)文書檔案收集歸檔管理問題及處理

陳琦

（上海滄達(dá)投資經(jīng)濟(jì)發(fā)展有限公司，上海 200126）

引言

文書檔案管理工作的開展，需要專業(yè)人員的參與，通過對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生文件數(shù)據(jù)的收集與管理，才能保證文書的檔案的完整性，避免出現(xiàn)重要信息丟失的情況。受種種因素影響，部分檔案信息在收集與歸檔中出現(xiàn)一些問題，影響文書檔案管理效果。為了解決這一問題，本文就企業(yè)文書檔案管理工作進(jìn)行分析。

一、企業(yè)文書檔案收集歸檔管理的特點

第一，政策性。企業(yè)文書檔案記錄企業(yè)自發(fā)展以來行政管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，是類似與公文的文件材料。此類文件會對企業(yè)經(jīng)營管理工作產(chǎn)生一定的約束性，具有指導(dǎo)企業(yè)工作開展的作用，因此具備政策性的特點。

第二，文體豐富。企業(yè)文書檔案中的信息，可以反映出某一階段企業(yè)經(jīng)營管理情況，是一種規(guī)范體式、具有一定效力的文件材料[1]。文書檔案的內(nèi)容非常豐富，包含企業(yè)某個階段的決定、下達(dá)的指令、命令、報告等。雖然文書檔案信息的載體不同，但是其目的都是為了解決企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理中的問題，促使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進(jìn)行。

第三，內(nèi)容豐富。企業(yè)文書檔案信息的內(nèi)容非常豐富，包含企業(yè)的成立、各部門建設(shè)情況、企業(yè)經(jīng)營管理情況、企業(yè)的改革等等。這些內(nèi)容不僅反映出企業(yè)發(fā)展歷程，同時也可以為后續(xù)工作的開展提供一定指導(dǎo)作用，是促使企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。

二、企業(yè)文書檔案收集歸檔管理中存在的問題

1.重視程度有待提升

在文書檔案收集歸檔管理工作中，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的支持，通過對這一工作的創(chuàng)新與改革，可以提升檔案管理工作效果，為更好地發(fā)揮檔案的作用提供基礎(chǔ)保障。通過對實際工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理者對這一工作的重視程度并不高，沒有意識到文書檔案管理工作的重要性[2]。這一問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案管理就是將資料收集與整合在一起，沒有意識到文書檔案管理工作的重要性。文書檔案收集歸檔工作的開展，可以了解企業(yè)各項工作的實施情況，能夠為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制度提供幫助。但是因為管理人員的思想觀念，影響這一工作的實施效果，不能為企業(yè)發(fā)展提供支持，第二，部分企業(yè)管理者認(rèn)為這一工作的實施需要投入較多的資金，會影響企業(yè)其他方面工作的實施，不能為企業(yè)帶來更多的價值，所以失去對文書檔案收集歸檔的管理，影響這一工作實施效果。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平薄弱

文書檔案作為企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，在日常收集歸檔管理工作中，需要基礎(chǔ)設(shè)施的支持，通過對檔案室、檔案管理設(shè)備與工作環(huán)境的創(chuàng)建，可以提升文書檔案管理工作效果，能夠為文書檔案收集歸檔工作開展提供基礎(chǔ)保障。但是在實際工作中，發(fā)現(xiàn)文書檔案收集歸檔設(shè)備的建設(shè)情況并不理想，不僅缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)手段的支持，同時缺乏良好的工作環(huán)境，不能為文書檔案管理工作開展提供支持。這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，部分企業(yè)的文書檔案數(shù)量相對較多，文書檔案室的空間較小，無法保證文書檔案儲存的安全，增加文書檔案被破壞或者丟失的概率。第二，信息化設(shè)備投入不足。文書檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮著重要的作用，是促使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。信息化文書檔案管理工作，可以為文書檔案收集、歸檔工作開展提供技術(shù)手段支持，同時能夠減輕工作人員的壓力。但是部分企業(yè)管理人員并沒有意識到這一問題，將工作重點放在日常業(yè)務(wù)工作上，忽略對文書檔案工作的創(chuàng)新。第三，缺乏文件夾等檔案儲存的必備工具，無法保證檔案歸檔的規(guī)范性，增加檔案信息收集、保存、歸檔的難度[3]。在企業(yè)文書檔案收集歸檔工作中，需要工作人員做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，創(chuàng)建良好的檔案管理環(huán)境與氛圍，為接下來工作的實施提供基礎(chǔ)保障。

3.文書檔案信息不完整

在文書檔案管理工作中，需要工作人員做好收集、歸檔工作，通過對不同環(huán)節(jié)檔案信息，可以保證文書檔案的完整性，能夠為企業(yè)發(fā)展提供內(nèi)在支持。通過對文書檔案信息內(nèi)容的分析，發(fā)現(xiàn)部分檔案信息出現(xiàn)丟失、不全面的情況。致使這一問題出現(xiàn)的原因，主要有以下幾點：第一，文書檔案收集方式單一，部分企業(yè)文書檔案收集工作中，主要利用人工的方式進(jìn)行文書信息的收集。人工收集的方式，存在較多的問題，會因為主觀因素出現(xiàn)重要信息丟失的情況，無法保證文書檔案信息收集效果。第二，文書檔案歸檔過程存在問題。在文書檔案歸檔的過程中，要求工作人員按照相關(guān)的要求，對檔案信息是否完整、格式是否標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行檢查，通過這一環(huán)節(jié)工作的實施，可以保證文書檔案的完整性，對后續(xù)利用與使用具有很大的幫助。但是因為工作人員檢查管理力度不強(qiáng)，所以無法保證信息的完整性。

4.檔案管理人員能力參差不齊

企業(yè)文書檔案管理工作中，對從業(yè)人員的要求較高，需要工作人員具備專業(yè)知識與技能，以此保證文書檔案收集與歸檔工作的效果。但是部分人員在崗位工作中出現(xiàn)消極怠工的情況，認(rèn)為自己只要按照相關(guān)的規(guī)定工作即可，忽略對文書檔案收集歸檔工作質(zhì)量的控制，影響后續(xù)工作的實施。部分工作人員并不具備文書檔案收集歸檔的工作經(jīng)驗，是由其他崗位兼職，缺乏工作經(jīng)驗與技能，無法為這一工作提供保障。從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力，是文書檔案收集歸檔工作質(zhì)量的保障，也是促使這一工作順利進(jìn)行的前提。通過專業(yè)人員的參與，可以提升文書檔案管理工作效果，能夠為企業(yè)發(fā)展提供更多的支持[4]。由于工作人員自身的問題，影響這一工作效果，無法為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展提供文書檔案支持。

三、企業(yè)文書檔案收集歸檔管理工作開展的對策

1.重視文書檔收集管理工作

企業(yè)文書檔案管理工作中，應(yīng)提升管理者與基層工作人員的文書檔案收集、歸檔工作的重視，并主動參與文書檔案管理工作中，為相關(guān)工作的實施與開展提供基礎(chǔ)保障。針對以往文書檔案管理中存在的問題，可以從以下方面入手，提升工作人員對文書檔案管理工作的重視，為接下來工作的實施提供基礎(chǔ)保障。

第一，轉(zhuǎn)變管理者的思想觀念，使其認(rèn)識到文書的檔案管理工作的價值。管理者是企業(yè)內(nèi)部各項工作的組織者，管理者的檔案管理理念，會對文書檔案管理工作開展產(chǎn)生一定的影響，是促使文書檔案管理工作進(jìn)一步開展的關(guān)鍵因素。企業(yè)可以邀請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者參與相關(guān)的學(xué)習(xí)活動，將文書檔案管理工作的價值（對企業(yè)發(fā)展的積極作用）呈現(xiàn)出來，使管理者在學(xué)習(xí)中意識到文書檔案的價值，并主動為文書的檔案管理工作開展提供支持。

第二，提升職能部門對文書檔案管理工作的重視。文書檔案收集歸檔管理工作中，需要職能部門的配合，通過各個部門相互合作的方式，可以提升檔案信息收集與歸檔效果，可以為針對性管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。文書檔案部門可以組織宣傳活動，將文書檔案收集、歸檔工作實施的必要性、職能部門的責(zé)任體現(xiàn)在宣傳活動中，利用宣傳欄或者會議宣傳的方式營造良好工作氛圍，借此提升各部門人員的參與意識，為高質(zhì)量文書檔案管理工作開展提供基礎(chǔ)保障。

2.構(gòu)建信息化文書檔案收集歸檔管理模式

在文書檔案收集歸檔管理工作中，信息技術(shù)的運(yùn)用，可以提升檔案管理效果，保證檔案信息收集的有效性與保存的完整性，對文書檔案信息的使用具有促進(jìn)作用。為了提升文書檔案管理工作效果，提升企業(yè)檔案管理水平，需要做好以下工作：

第一，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。無論是信息化文書檔案管理模式，還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式工作，都離不開基礎(chǔ)設(shè)備的支持。在實際管理工作中，需要以企業(yè)工作情況為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)使用的文書檔案管理模式，采購相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，為高質(zhì)量管理工作開展提供基礎(chǔ)保障。以信息化文書的檔案管理為例，運(yùn)用這一方法進(jìn)行文書檔案收集歸檔管理時，需要工作人員做好計算機(jī)、局域網(wǎng)、掃描儀等設(shè)備的采購工作，將信息化文書檔案管理需求的設(shè)施準(zhǔn)備齊全，為接下來工作的實施提供基礎(chǔ)保障。

第二，做好宣傳與普及工作。部分企業(yè)并沒有認(rèn)識到信息化文書檔案管理工作的優(yōu)勢，仍以人工的方式開展工作。宣傳普及工作的實施，可以提升各個企業(yè)的信息化發(fā)展意識，能夠為信息技術(shù)與文書檔案管理工作融合發(fā)展提供支持，同時可以解決文書檔案收集歸檔效率低下的問題，對企業(yè)文書檔案管理工作實施具有促進(jìn)作用。

第三，建立文書的檔案信息化管理平臺。通過該平臺的操作，將企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生的文書檔案整合在一起，為高質(zhì)量管理工作開展提供基礎(chǔ)保障。企業(yè)可以根據(jù)自身經(jīng)營管理需求，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，建立信息化管理平臺，確定平臺的功能、操作方法，并要求檔案管理人員根據(jù)此開展工作，以此提升檔案管理工作效果。當(dāng)前市面上有較多類型的信息化檔案管理平臺，企業(yè)可以與之建立合作關(guān)系，直接引進(jìn)市面上的信息化檔案管理平臺，將此作為文書檔案收集歸檔管理的工作平臺。同時也可以自主研發(fā)，設(shè)計符合自身經(jīng)營管理情況的信息平臺，為檔案管理工作的實施提供技術(shù)手段支持[5]。

第四，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以解決文書檔案儲存空間不足的問題，同時能夠保證文書的檔案信息的安全，減少信息丟失或者被破壞的情況。企業(yè)文書檔案管理工作中，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，將企業(yè)內(nèi)部的文書檔案以電子、圖片等方式集中保存在一起，以數(shù)據(jù)庫的方式提升文書檔案管理工作效果。以我國某單位為例，該單位利用信息技術(shù)手段，建立了科學(xué)化檢索體系，共歸檔各門類檔案卷宗共計12337冊。實行檔案“數(shù)據(jù)庫”化管理，實現(xiàn)了1956年以來全部文書訴訟檔案可以全文檢索。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)對文書檔案和其他類型檔案的在線收集和全過程規(guī)范化管理，為相關(guān)工作開展提供技術(shù)手段支持。

3.建立文書檔案收集歸檔管理制度

企業(yè)文書檔案收集歸檔管理工作中，規(guī)章制度的建設(shè)，可以明確工作人員的責(zé)任與工作內(nèi)容，能夠減少工作人員態(tài)度不積極性、文書檔案管理不規(guī)范的問題。首先，建立文書檔案管理的責(zé)任制度。崗位責(zé)任制度的建設(shè)，可以確定文書檔案管理人員承擔(dān)的責(zé)任與工作內(nèi)容，使其對自身的使命形成更加深刻的認(rèn)識，并圍繞此開展相關(guān)的工作，規(guī)范文書檔案管理模式的同時，提升檔案管理工作效果[6]。其次，建立文書檔案考核機(jī)制。對文書檔案管理人員工作完成情況、制度實施情況等進(jìn)行全方位的考核與評價。借助考核評價制度，提升工作人員的認(rèn)真工作意識，使其更加主動地參與文書檔案管理工作中。同時還應(yīng)建立獎懲制度。結(jié)合考核機(jī)制，建立獎懲制度，對文書檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、非經(jīng)濟(jì)方面的鼓勵，使工作人員在崗位工作中獲得更多積極的感受，提升文書檔案收集歸檔工作效果。最后，確定文書檔案收集、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確文書檔案管理工作收集的要求與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，要求工作人員根據(jù)此開展文書檔案管理工作，保證檔案信息的完整性與安全性。

4.加強(qiáng)文書檔案收集歸檔管理人員隊伍的建設(shè)

在文書檔案管理工作中，需要做好從業(yè)人員隊伍的培訓(xùn)工作，提升文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)，為高質(zhì)量文書檔案管理工作開展提供基礎(chǔ)保障。首先，根據(jù)文書檔案管理工作的特點做好人員招聘活動。文書檔案管理工作具有綜合性的特點，需要從業(yè)人員掌握企業(yè)內(nèi)部各項工作實施情況與文書檔案的管理的特點，結(jié)合相關(guān)的制度開展工作，以此保證文書檔案管理工作的效果[7]。人員招聘活動的實施，解決人員隊伍素質(zhì)不高的問題，同時可以為針對性管理工作開展提供支持，對文書檔案管理工作開展具有促進(jìn)意義。其次，做好文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)活動，針對工作人員的職業(yè)發(fā)展需求與文書檔案管理工作的要求，進(jìn)行個性化的培訓(xùn)，將文書檔案管理相關(guān)的理論內(nèi)容、涉及的管理手段、信息技術(shù)手段等作為培訓(xùn)內(nèi)容，提升從業(yè)者的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，使其掌握更多的方法與技能，為高質(zhì)量文書檔案管理工作開展提供基礎(chǔ)保障。培訓(xùn)中，可以采用面對面培訓(xùn)、線上培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流等方式進(jìn)行，豐富培訓(xùn)模式，提升業(yè)務(wù)培訓(xùn)效果。利用多種不同的方式，實現(xiàn)優(yōu)秀人才隊伍建設(shè)的目的，為企業(yè)文書檔案管理工作實施提供內(nèi)在支持。

結(jié)語

總而言之，在企業(yè)文書檔案收集歸檔管理工作中，因為管理者的思想觀念、基礎(chǔ)設(shè)施、從業(yè)人員素質(zhì)等方面的問題，影響企業(yè)文書檔案管理工作效果，無法為展示文書檔案管理工作的價值與作用。實際工作中，提升企業(yè)管理者與職能部門對這一工作的重視，加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用完善的規(guī)章制度與專業(yè)的人才隊伍，提升企業(yè)文書檔案管理工作效果，為企業(yè)文化建設(shè)與內(nèi)部管理工作開展提供基礎(chǔ)保障。