現(xiàn)代企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型要點(diǎn)研究

蘇瑞陽(yáng)

（上海滄達(dá)投資經(jīng)濟(jì)發(fā)展有限公司，上海 200126）

企業(yè)的檔案記錄著成長(zhǎng)經(jīng)歷和研究成果，助力企業(yè)科學(xué)和可持續(xù)化發(fā)展。隨著企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，檔案的價(jià)值更加突出，掌握海量數(shù)據(jù)信息，能夠提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，助力企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展。檔案科學(xué)規(guī)范化管理，是衡量企業(yè)績(jī)效和管理水平的重要指標(biāo)。企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展，可提供在維系自身運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也要注重?cái)?shù)據(jù)信息的分類，做好全面梳理，挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，輔助企業(yè)科學(xué)合理決策。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型的重要性

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，檔案是重要的資本與財(cái)富。檔案集成了很多數(shù)據(jù)信息，例如人事檔案信息和業(yè)務(wù)信息等，形成了海量數(shù)據(jù)資源，對(duì)于企業(yè)而言是重要的資本。做好檔案管理工作，為企業(yè)發(fā)展與運(yùn)營(yíng)提供支持。尤其是科技的應(yīng)用，將檔案管理和企業(yè)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)緊密結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)，已經(jīng)發(fā)展到可直接參與經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)和戰(zhàn)略決策，檔案數(shù)據(jù)信息的重要性顯著提升。從傳統(tǒng)檔案管理模式分析，主要面臨資料收集難、管理難、整理難、利用難的問(wèn)題。具體分析如下：（1）收集。企業(yè)檔案管理前端業(yè)務(wù)文件龐雜，缺少統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)，檔案收集工作繁重，人員的負(fù)擔(dān)重。（2）檔案管理。電子檔案歸檔缺少完善的監(jiān)督管理機(jī)制，電子檔案鑒定銷(xiāo)毀缺少技術(shù)支持。除此之外，紙質(zhì)檔案和電子檔案管理相互脫節(jié)，影響到檔案管理的效果。目前，檔案電子化率水平不高，紙質(zhì)檔案保管成本比較高，使得管理效益低下。（3）利用。企業(yè)檔案資源的利用方面，存在著查找不便和借閱周期比較長(zhǎng)以及利用率低下的問(wèn)題。檔案數(shù)據(jù)信息的封閉性很強(qiáng)，未能融入業(yè)務(wù)以及數(shù)據(jù)共享。（4）安全和存儲(chǔ)。檔案安全尤為重要，關(guān)系到企業(yè)發(fā)展。由于缺少加密技術(shù)和備份等管控機(jī)制，使得檔案數(shù)據(jù)信息安全防護(hù)不到位。此外，海量數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)問(wèn)題急需要解決。因此，積極推進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、數(shù)字化、全過(guò)程化管理模式，提高檔案管理水平，具有重要的意義。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型面臨的問(wèn)題

1.部門(mén)定位需轉(zhuǎn)變

首先，承擔(dān)文檔控制中心職責(zé)?；谇岸丝刂评碚?，檔案管理部門(mén)還承擔(dān)文檔控制中心職責(zé)。傳統(tǒng)的管理模式下，文檔管理工作主要是在文件使用完畢后，接收業(yè)務(wù)部門(mén)移交整理后的文件，屬于整個(gè)管理的后期工作，因此難以實(shí)現(xiàn)源頭控制文件的質(zhì)量。檔案部門(mén)承擔(dān)著文檔控制中心的作用，若未能做好文件材料質(zhì)量的控制，則會(huì)影響到檔案部門(mén)接收文件材料的質(zhì)量。

其次，承擔(dān)檔案史料中心職責(zé)。企業(yè)的發(fā)展歷史不能忘，檔案部門(mén)保存了很多的史料資源，承擔(dān)著史料中心的職責(zé)，同時(shí)也是傳播企業(yè)先進(jìn)文化的重要窗口。當(dāng)前的檔案管理部門(mén)，主要負(fù)責(zé)檔案的收集和整理保管以及提供檔案利用支持等。新時(shí)期，企業(yè)更加注重文化傳播，檔案管理部門(mén)必須要積極挖掘史料的價(jià)值，助力文化建設(shè)和傳播，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

最后，承擔(dān)知識(shí)管理中心職責(zé)?，F(xiàn)代化企業(yè)都注重科技創(chuàng)新和管理研究，積累了很多的科技成果和經(jīng)驗(yàn)方法等核心競(jìng)爭(zhēng)知識(shí)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)。新時(shí)期，企業(yè)檔案管理工作中，主要任務(wù)是顯性知識(shí)收集，同時(shí)挖掘并且顯性隱性知識(shí)。目前，很多企業(yè)的檔案管理部門(mén)都未能全部承擔(dān)上述職責(zé)，只是簡(jiǎn)單的收集和整理檔案信息，尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的深度挖掘利用，需進(jìn)行完善和優(yōu)化，進(jìn)而發(fā)揮自身的多樣化功能。

2.檔案制度建設(shè)法治化

從現(xiàn)代企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型的推進(jìn)分析，加強(qiáng)法治化建設(shè)是重點(diǎn)。實(shí)踐中，依法治檔。目前，企業(yè)檔案管理實(shí)踐中，各類新技術(shù)和新體制的應(yīng)用和變化，加之企業(yè)改革的推進(jìn)，使得原來(lái)的檔案管理制度受到很大的影響，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的要求，需優(yōu)化檔案管理制度體系，促進(jìn)檔案管理法治化發(fā)展，創(chuàng)造更多的效益和價(jià)值。

3.檔案管理手段落后

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)踐中，除了要做好檔案搜集和整理等基本工作，還要注重檔案資源的挖掘和利用，全面提高檔案管理的效益。新時(shí)期，企業(yè)檔案工作任務(wù)更加繁重，采取傳統(tǒng)的管理模式，不僅工作量大，而且時(shí)間長(zhǎng)，影響到檔案管理的效率。根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，引入現(xiàn)代化技術(shù)手段，比如計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可促使檔案管理工作效率得到提高，尤其是信息檢索和查詢效率。檔案管理實(shí)踐中，采用自動(dòng)化搜索功能，可縮短查詢時(shí)間，滿足使用者的檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)資源的高效化利用?；跀?shù)字化技術(shù)手段，輔助檔案管理工作的開(kāi)展，改變傳統(tǒng)粗放式管理模式，節(jié)約管理成本，可提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益水平。除此之外，提高檔案利用率水平。數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)為高效化、便捷化，使用者能夠快速精準(zhǔn)查找檔案，突破時(shí)空限制，高效化利用檔案資源。目前，企業(yè)檔案數(shù)字化管理的水平不高，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化的有效利用，影響到檔案管理的效率。

4.檔案資源的安全問(wèn)題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，難以實(shí)現(xiàn)檔案的異質(zhì)異地備份。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型，采取數(shù)字化管理模式，可打破時(shí)間和空間的限制，不過(guò)在轉(zhuǎn)型期間也面臨以下挑戰(zhàn)：（1）海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，需要達(dá)到存儲(chǔ)系統(tǒng)的擴(kuò)展性以及分布式存儲(chǔ)要求。（2）檔案數(shù)據(jù)高質(zhì)量存儲(chǔ)和管理。企業(yè)檔案管理中，面對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)信息，為實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量管理，還要增強(qiáng)數(shù)據(jù)兼容能力和數(shù)據(jù)的高效化利用。（3）長(zhǎng)期保存。電子檔案載體格式如何實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存，成為面臨的問(wèn)題。為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的長(zhǎng)期可用，必須要解決存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)介質(zhì)等，實(shí)現(xiàn)高效率管理。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的優(yōu)化策略

1.轉(zhuǎn)變思想觀念

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)踐中，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，提高檔案管理水平，具有重要的意義。企業(yè)管理者要重視檔案管理部門(mén)的工作，肯定并且鼓勵(lì)檔案部門(mén)積極履行承擔(dān)文檔控制中心和史料管理等職責(zé)，積極發(fā)揮檔案管理部門(mén)的力量和優(yōu)勢(shì)，高質(zhì)量推進(jìn)各項(xiàng)工作，創(chuàng)造更多的效益。在檔案管理工作中，強(qiáng)化前期基礎(chǔ)工作的管理，將檔案管理和業(yè)務(wù)管理相互融合，從項(xiàng)目的立項(xiàng)階段開(kāi)始編制歸檔文件清單，圍繞項(xiàng)目運(yùn)行全過(guò)程做好文件的收集和整理，做到規(guī)范化管理，保障資料信息及時(shí)歸檔。檔案管理部門(mén)則要做好全過(guò)程監(jiān)督檢查，把關(guān)文件資料的質(zhì)量，保障后期接收的文件達(dá)到治療要求。項(xiàng)目立項(xiàng)后，編制完善的檔案歸檔計(jì)劃，深入到項(xiàng)目實(shí)際妥善解決檔案收集整理的問(wèn)題。與此同時(shí)，還要強(qiáng)化史料的整理，為檔案資源的利用提供支持，全面提高檔案管理的利用率。根據(jù)企業(yè)文化建設(shè)和宣傳的安排，做好史料的整理，挖掘史料的資源，助力各項(xiàng)建設(shè)和宣傳工作的開(kāi)展，創(chuàng)造更多的效益和價(jià)值。將檔案管理和企業(yè)文化建設(shè)以及其他經(jīng)營(yíng)管理工作相互結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)高效化發(fā)展，創(chuàng)造更多的效益和價(jià)值。除此之外，要積極承擔(dān)知識(shí)庫(kù)的職責(zé)。對(duì)于企業(yè)的科技研究成果和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)資料，及時(shí)做好搜集和整理，為企業(yè)研發(fā)和創(chuàng)新工作的開(kāi)展，提供知識(shí)資料和支持，保障相關(guān)工作可以高質(zhì)量推進(jìn)。

2.編制完善的管理制度

按照檔案法治化建設(shè)的要求，結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，積極推進(jìn)檔案管理制度的建設(shè)，推進(jìn)依法治檔。編制檔案管理制度的目的是立規(guī)矩，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)檔案管理工作。一般來(lái)說(shuō)，編制的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，主要包括文件歸檔范圍和歸檔要求以及保管期限，通過(guò)制定電子文件檔案管理辦法以及照片檔案管理辦法等，為檔案收集和管理利用等工作的開(kāi)展提供支持。企業(yè)檔案管理部門(mén)需要認(rèn)真貫徹落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)和管理辦法，結(jié)合自身的實(shí)際情況，形成完善的檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量落實(shí)。例如，某公司檔案管理部門(mén)在企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)站發(fā)布了檔案管理辦法和文書(shū)檔案歸檔范圍等內(nèi)容，便于內(nèi)部職工更好地了解檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和相關(guān)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)源頭規(guī)范檔案文件，保障檔案資料的質(zhì)量[1]。

現(xiàn)代企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型過(guò)程中，制度建設(shè)是一項(xiàng)根本性、長(zhǎng)期化、穩(wěn)定化的工作，必須要高度重視。企業(yè)方面要注重建立規(guī)范化、系統(tǒng)化以及科學(xué)化的檔案管理體系，強(qiáng)化檔案管理制度的建設(shè)。根據(jù)檔案管理職責(zé)和任務(wù)，細(xì)化分解相關(guān)指標(biāo)，并且納入各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，實(shí)施績(jī)效考核，增強(qiáng)管理者的責(zé)任感。結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)流程，明晰工作人員的職責(zé)和任務(wù)。對(duì)資料的收集、登記和保管以及借閱等工作有章可循，做到職責(zé)明晰。嚴(yán)格按照管理制度，推進(jìn)檔案管理工作，保障檔案的歸檔率和準(zhǔn)確率以及查準(zhǔn)率達(dá)到要求[2]。從檔案工作的實(shí)際出發(fā)，構(gòu)建完善的管理機(jī)制和應(yīng)急預(yù)案，實(shí)現(xiàn)全面嚴(yán)格控制。在檔案管理實(shí)踐中，認(rèn)真落實(shí)管理制度，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理，創(chuàng)造更多的效益和價(jià)值，助力企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。

3.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)

企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)型，朝向數(shù)字化方向發(fā)展具有重要意義。從檔案整理和開(kāi)發(fā)利用的角度來(lái)說(shuō)，采用數(shù)字化手段能夠提高工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的深度挖掘、合理開(kāi)發(fā)，為相關(guān)工作的開(kāi)展提供檔案資源的支持。在檔案信息搜集和整理環(huán)節(jié)，采用現(xiàn)代化科技手段，例如信息化系統(tǒng)和數(shù)字化掃描儀器等，可以對(duì)產(chǎn)生的檔案信息，包括紙質(zhì)信息進(jìn)行全面整理，快速錄入到檔案數(shù)字化系統(tǒng)中，為后期的應(yīng)用提供支持。將產(chǎn)生的各類檔案信息整理到企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，采用大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的有效利用。根據(jù)檔案管理工作的需求，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的功能模塊滿足管理工作的多樣化需求。例如，在檔案資源調(diào)閱方面，根據(jù)調(diào)閱的制度和需求，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的管理模塊。檔案資源使用者可以根據(jù)自身的權(quán)限，利用檢索系統(tǒng)獲得相應(yīng)的檔案信息，助力相關(guān)工作的開(kāi)展[3]。采用檔案數(shù)字化管理技術(shù)手段，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理與組織流程相互結(jié)合，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)同意可以自動(dòng)進(jìn)行處理?；跀?shù)字化管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案、會(huì)計(jì)檔案以及庫(kù)存管理等各類信息的全面管理，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理。除此之外，將檔案管理系統(tǒng)和OA、ERP以及其他各類系統(tǒng)相互結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的有效互通，全面獲得各類數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)信息的全面收集和開(kāi)發(fā)利用。為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，企業(yè)可以結(jié)合自身的具體需求，合理開(kāi)發(fā)相應(yīng)的管理系統(tǒng)，滿足企業(yè)檔案管理工作的各類需求。在檔案管理方面，深度挖掘科技的力量，助力檔案數(shù)字化管控，全面提高管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效利用。企業(yè)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，要求圍繞以下內(nèi)容開(kāi)展建設(shè)：（1）數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施。根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的需求，積極完善數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，引入現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)施，助力檔案管理工作的開(kāi)展，保障檔案數(shù)字化工作高效化開(kāi)展。（2）做好人員方面的建設(shè)[4]。數(shù)字化管理模式下很多工作都出現(xiàn)了變化，對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)要求很高，因此要注重人員隊(duì)伍的建設(shè)，提高人員的素質(zhì)水平，適應(yīng)工作新形勢(shì)和新要求。

4.加強(qiáng)檔案安全管理

首先，營(yíng)造安全防護(hù)環(huán)境。從檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)分析，要注重營(yíng)造安全防護(hù)環(huán)境。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境的特點(diǎn)，結(jié)合檔案數(shù)字化系統(tǒng)的實(shí)際情況，通過(guò)軟硬件優(yōu)化的方式，營(yíng)造安全防護(hù)環(huán)境。積極利用防火墻技術(shù)和加密技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的安全管理。同時(shí)要注重構(gòu)建電子檔案存儲(chǔ)和備份體系，引入光盤(pán)庫(kù)和云存儲(chǔ)技術(shù)等，強(qiáng)化電子檔案安全管理，保障檔案資源的安全性[5]。

其次，規(guī)范檔案全過(guò)程的操作。貫徹安全管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案搜集和整理以及利用等全過(guò)程的安全管理，防范不安全操作引發(fā)檔案資源泄漏風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)的資產(chǎn)安全[6]。這要加強(qiáng)工作人員的安全教育和培訓(xùn)，使其在思想和行為方面都有所作為，切實(shí)保障檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)造更多的效益和價(jià)值。通過(guò)全面嚴(yán)格控制，最大程度上把關(guān)檔案資源的安全，創(chuàng)造更多的效益和價(jià)值。

最后，加強(qiáng)日常的安全管理。根據(jù)企業(yè)檔案管理的要求，認(rèn)真落實(shí)安全管理制度，強(qiáng)化檔案資源的安全防護(hù)監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，保障檔案資源得到有效保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題。通過(guò)軟硬件的檢查，保持企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全，助力各項(xiàng)業(yè)務(wù)的高效化開(kāi)展和落實(shí)，創(chuàng)造更多的效益[7]。通過(guò)全面精細(xì)化管理，嚴(yán)格把控現(xiàn)代企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的質(zhì)量，助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和創(chuàng)新發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理更加注重?cái)?shù)據(jù)信息的收集和利用，輔助企業(yè)管理和創(chuàng)新。因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型是發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過(guò)完善檔案管理制度，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，增強(qiáng)檔案資源的“活力”，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和持續(xù)發(fā)展提供支持。文中結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型實(shí)踐，提出了優(yōu)化檔案管理的方案，為相關(guān)企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型提供參考借鑒。