疾控中心設(shè)備檔案管理的重要性初探

蘇居明 周偉 徐東

（山東省濰坊市疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 261061）

當(dāng)前隨著科技的不斷發(fā)展，疾控中心的設(shè)備也在不斷地更新和換代，這些設(shè)備作為疾控工作的重要基礎(chǔ)，直接影響到整個(gè)疾控中心的運(yùn)行。在疾控中心設(shè)備管理中，設(shè)備檔案管理是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，必須要予以重視，通過闡述疾控中心設(shè)備檔案管理的重要性，并分析疾控中心設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀，以及在實(shí)際的設(shè)備檔案管理中需要采取的必要的技術(shù)，運(yùn)用合理的手段，來提高設(shè)備檔案管理的水平和效率。本文以此為出發(fā)點(diǎn)，著重在此基礎(chǔ)上提出對(duì)應(yīng)的解決措施，以期能夠?yàn)榧部刂行臋n案管理工作提供一定的幫助作用。

設(shè)備檔案管理一直以來就是一項(xiàng)非常重要的工作，特別是對(duì)疾控中心而言，其設(shè)備檔案管理直接關(guān)系到疾控中心的高效、有序運(yùn)行，重要性不容忽視。同時(shí)設(shè)備檔案管理工作又具備較強(qiáng)的專業(yè)性和政策性，隨著疾控中心設(shè)備數(shù)量的增多，設(shè)備檔案管理難度也有所增加，如何規(guī)范、有效對(duì)設(shè)備進(jìn)行建檔管理，已經(jīng)成為疾控中心所迫切需要解決的一個(gè)重要問題。

當(dāng)前疾控中心檔案管理工作存在著管理方式和手段落后的情況，具體表現(xiàn)為信息化程度較低，依舊沿用以往人工記錄、整理、歸檔的管理方式，這不僅使得檔案管理工作繁瑣性無法降低，同時(shí)也使得檔案管理效率比較低下，無法快速完成對(duì)檔案的歸檔、查找等基本工作。盡管這些年來我國針對(duì)疾控中心加大了資金的支持力度，也協(xié)助建設(shè)了相應(yīng)的信息化管理平臺(tái)，但是由于設(shè)備檔案管理工作的不受重視，使得設(shè)備檔案信息化管理在配置上遲遲不到位，檔案的信息化管理效率也長期得不到提升[1]。

一、疾控中心設(shè)備檔案管理概述及其重要性

所謂設(shè)備檔案指的是在設(shè)備全壽命周期內(nèi)所產(chǎn)生的一系列圖紙材料、文字說明以及相關(guān)記錄文件，包括設(shè)備的安裝、設(shè)備維護(hù)、設(shè)備維修等多方面的內(nèi)容，加以收集和整理就形成了設(shè)備檔案。對(duì)疾控中心而言，其設(shè)備檔案管理工作是整個(gè)設(shè)備管理工作中的一項(xiàng)核心內(nèi)容，與疾控中心正常業(yè)務(wù)的展開有著非常密切的聯(lián)系，只有切實(shí)做好設(shè)備檔案的管理工作，才能使得疾控中心的檔案管理水平得到有效的提升，進(jìn)而保證相關(guān)設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為疾控中心相關(guān)業(yè)務(wù)的展開提供有力的支持作用。但同時(shí)疾控中心的設(shè)備又表現(xiàn)出高級(jí)、精密的特點(diǎn)，其檔案管理工作有別于其他一般機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案管理，難度也比較大，因此針對(duì)疾控中心設(shè)備檔案管理，必須要認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性，在具體的管理方式上進(jìn)行優(yōu)化，以確保管理水平和管理效果的提升[2]，進(jìn)而推動(dòng)疾控中心相關(guān)工作的順利展開。

二、疾控中心設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀分析

1.設(shè)備檔案管理重視程度不足

盡管疾控中心設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)核心的管理內(nèi)容，但由于其工作的性質(zhì)，決定了其所受到的重視程度不足。對(duì)高層管理者而言，設(shè)備檔案管理本質(zhì)上是管理檔案，對(duì)個(gè)人能力要求不高，因此不甚重視，使得設(shè)備檔案管理工作在整個(gè)管理體系中，處于一個(gè)非常邊緣化的地位。對(duì)基層管理者而言，枯燥繁瑣是設(shè)備檔案管理工作的明顯特征，管理人員長期在這樣的氛圍下開展管理工作，很難取得出色的成績，也不容易被人重視，長此以往管理人員就沒了工作的積極性，設(shè)備檔案管理工作的實(shí)效性也就無法保證[3]。

2.設(shè)備檔案管理人員綜合素養(yǎng)偏低

疾控中心設(shè)備檔案管理作為一項(xiàng)核心工作，理應(yīng)配備對(duì)應(yīng)的管理人員科學(xué)地開展管理活動(dòng)。但就目前疾控中心設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀來看，設(shè)備檔案管理人員多由其他部門人員兼任，往往不具備檔案管理相關(guān)知識(shí)，缺乏專業(yè)性，綜合素養(yǎng)較低，加上在檔案管理經(jīng)驗(yàn)方面的不足，很難滿足設(shè)備檔案的整理、歸檔、利用等一系列工作的要求。不僅如此，還有一部分人員雖然專職于檔案管理，但是卻缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力，無法滿足當(dāng)前信息化檔案管理工作的需要，進(jìn)而導(dǎo)致管理工作的效率以及質(zhì)量難以滿足工作要求，究其根本原因在于相關(guān)檔案管理人員的整體素質(zhì)不能夠滿足管理工作的實(shí)際要求，要提升管理人員整體的職業(yè)素養(yǎng)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，才能夠科學(xué)、高效地開展好檔案管理工作。

3.設(shè)備檔案管理方式和手段相對(duì)落后

新冠肺炎防控以來，各級(jí)黨委和政府不斷加大投入，購買了大量的儀器設(shè)備，尤其是增加了核酸檢測的儀器，如無菌操作臺(tái)等等，儀器設(shè)備管理任務(wù)日益加重。但是，市疾控中心設(shè)備檔案仍然沿用庫存說明書，檔案櫥存放的傳統(tǒng)方式，并且還是以紙質(zhì)版案卷存放為主，電子化、信息化管理程度不高，致使查閱不方便，跟蹤管理不便，嚴(yán)重時(shí)會(huì)直接影響到疾病救助工作的順利開展，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)以及生命損失。有的疾控中心存在檔案室年久失修、通風(fēng)不良現(xiàn)象，有的檔案柜、檔案櫥缺損。再就是，現(xiàn)在微機(jī)更新?lián)Q代較快，管理軟件也日益更新，但有的疾控中心儀器檔案管理邊緣化，微機(jī)老化，在管理上跟不上時(shí)代發(fā)展。還存在設(shè)備維修、維護(hù)登記不全現(xiàn)象，甚至已經(jīng)過了報(bào)廢時(shí)限也沒有登記。信息的網(wǎng)絡(luò)化，信息共享理念還沒有建立起來，直接導(dǎo)致設(shè)備檔案管理方式遲遲不能夠滿足工作要求。

三、疾控中心設(shè)備檔案管理優(yōu)化策略

1.強(qiáng)化對(duì)設(shè)備檔案管理的認(rèn)識(shí)

當(dāng)前疾控中心對(duì)設(shè)備檔案管理工作存在重視程度不足的問題，這是一個(gè)重要的意識(shí)問題，對(duì)此應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)清楚了解到設(shè)備檔案管理工作的重要性，并給予設(shè)備檔案管理工作以一定的支持，加大對(duì)設(shè)備檔案管理的資金投入，挑選合適的人員，組建專門管理團(tuán)隊(duì)，形成一個(gè)從上而下的系統(tǒng)性設(shè)備檔案管理體系，通過系統(tǒng)內(nèi)的聯(lián)動(dòng)與協(xié)作，確保設(shè)備檔案管理工作的有效展開。此外，還要加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的宣傳與學(xué)習(xí)，提高設(shè)備檔案管理人員對(duì)檔案的了解程度，增強(qiáng)設(shè)備檔案資產(chǎn)保護(hù)意識(shí)，防止出現(xiàn)因檔案管理人員水平低下而導(dǎo)致的設(shè)備檔案資料流失的現(xiàn)象發(fā)生[4]，以確保具備價(jià)值的設(shè)備檔案都能夠按照程序保存下來[5]，這樣才能夠保障檔案管理工作能夠滿足實(shí)際工作需求。

2.運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理方面有著無與倫比的優(yōu)勢，在多個(gè)行業(yè)檔案管理中都有所應(yīng)用，并且取得了不錯(cuò)的成就，就疾控中心檔案管理工作而言，利用信息技術(shù)來提升管理水平和效率是非?？尚胁⑶矣斜匾?。設(shè)備檔案信息化管理通過硬盤、云盤等信息技術(shù)手段，能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化檔案管理，節(jié)省紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也能通過防火墻的搭建，來保證設(shè)備檔案的安全性。不僅如此，信息化管理手段極大地優(yōu)化了設(shè)備檔案管理流程，刪減了許多不必要的環(huán)節(jié)，使得檔案管理效率得到全面的提升。此外，整個(gè)信息化檔案流程都是基于電子化操作，即便是在后期查找過程中，也可借助計(jì)算機(jī)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)所需要信息的快速查找。信息化管理手段還加強(qiáng)了疾控中心的信息共享能力，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)便可以隨時(shí)隨地對(duì)信息進(jìn)行查閱，而不再需要走繁瑣的查閱流程，極大地滿足了疾控中心工作對(duì)設(shè)備檔案的需求[6]。疾控設(shè)備檔案管理應(yīng)在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)上建立一個(gè)數(shù)據(jù)可兼容程度高的檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息的高效利用、共享。

3.明確設(shè)備檔案管理模式，優(yōu)化管理組織架構(gòu)

疾控中心設(shè)備檔案管理具備一定的復(fù)雜性，對(duì)此要針對(duì)設(shè)備管理工作成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，并將設(shè)備檔案管理的責(zé)任落實(shí)到對(duì)應(yīng)的人員身上，以確保設(shè)備檔案管理工作的切實(shí)有效展開。在管理模式上，要嚴(yán)格遵循集中管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，構(gòu)建起“中心-科室-操作人員”的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，形成“一個(gè)部門主管，其他部門配合”的管理機(jī)制，按照誰主管誰負(fù)責(zé)的原則[7]，為疾控中心檔案管理工作的展開提供切實(shí)可行的管理模式。設(shè)備檔案管理工作要與年度考核機(jī)制相互掛鉤，以起到一定的督促和調(diào)動(dòng)作用，保證設(shè)備檔案管理相關(guān)措施的落實(shí)到位。

4.增強(qiáng)多部門聯(lián)動(dòng)

設(shè)備檔案管理水平的提升離不開同采購、基建等部門的聯(lián)動(dòng)。在設(shè)備的采購、安裝過程中要增強(qiáng)設(shè)備采購、安裝等過程的監(jiān)督監(jiān)控，以保證采購及工程合同、工程圖紙、驗(yàn)收報(bào)告等專項(xiàng)材料的齊全，為大型儀器、設(shè)備的安全運(yùn)行提供保證[8]，所以說在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，不能僅僅依賴于單一部門，而是應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)于各個(gè)部門以及管理環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，確保在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)人員、設(shè)備均能夠穩(wěn)定工作，避免由于某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而影響到整體檔案管理工作的順利開展。通過鼓勵(lì)多部門的聯(lián)動(dòng)，還能夠保障檔案信息的全面性以及科學(xué)性，各個(gè)部門相互監(jiān)督又互相補(bǔ)充，使得整個(gè)檔案管理工作建設(shè)更加完善、合理。

5.對(duì)標(biāo)質(zhì)量認(rèn)證，規(guī)范設(shè)備檔案管理內(nèi)容

5.1 明確立檔內(nèi)容

疾控中心設(shè)備檔案是各種儀器設(shè)備正常使用以及維護(hù)等工作展開的重要材料，對(duì)于設(shè)備檔案歸檔范疇，疾控中心要出臺(tái)設(shè)備檔案管理辦法并明確歸檔范圍。疾控中心設(shè)備檔案應(yīng)當(dāng)包括設(shè)備儀器的采購、驗(yàn)收、維護(hù)、修繕等各個(gè)環(huán)節(jié)中所形成的各種文件材料，能夠?qū)x器設(shè)備進(jìn)行全壽命周期的狀態(tài)信息反饋。具體內(nèi)容有：設(shè)備及軟件名稱；設(shè)備生產(chǎn)商名稱、設(shè)備型號(hào)或者其他標(biāo)識(shí)；設(shè)備正常、規(guī)范的檢查記錄；設(shè)備所處位置；設(shè)備使用說明書、檢定報(bào)告或者證書；設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)記錄；設(shè)備故障、損壞、改造、維修記錄；設(shè)備報(bào)廢檔案；通過以上信息的立檔，促使疾控中心設(shè)備檔案管理工作能夠貫穿設(shè)備的全壽命周期。

5.2 規(guī)范編制模式

疾控中心設(shè)備檔案的組卷方法和原則要按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GBT11822-2008）來施行。檔案案卷內(nèi)部文件的順序要按照設(shè)備立項(xiàng)、審批、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、報(bào)廢等工作程序或者階段進(jìn)行排列，只有規(guī)范編制模式，才能夠?qū)n案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，保障檔案信息管理工作更加規(guī)范、合理。

5.3 嚴(yán)格歸檔時(shí)限

疾控中心設(shè)備檔案管理貫穿設(shè)備全壽命周期，也因此使得檔案收集時(shí)間跨度較長，涉及到的人員及科室也比較多，為避免檔案歸檔超限，要對(duì)設(shè)備檔案的歸檔時(shí)限進(jìn)行明確。各科室人員要根據(jù)設(shè)備文件資料的產(chǎn)生時(shí)間進(jìn)行實(shí)時(shí)的收集與整理，并與次年三月份進(jìn)行向檔案室進(jìn)行統(tǒng)一的移交，以確保設(shè)備檔案及時(shí)歸檔，同時(shí)也能適當(dāng)提高檔案管理工作的規(guī)范性，確保整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)更加規(guī)范、合理。

6.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)

設(shè)備檔案管理隊(duì)伍的綜合水平，直接決定了檔案管理的效率和質(zhì)量，針對(duì)當(dāng)前管理人員綜合素養(yǎng)偏低的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)重視工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提升，疾控中心應(yīng)當(dāng)著手建設(shè)一支具備較高素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍。一方面疾控中心要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化其理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，傳授其檔案管理的基本知識(shí)和工作技術(shù)要點(diǎn)，促使設(shè)備檔案管理人員的管理能力得到改善，能夠充分應(yīng)對(duì)疾控中心檔案管理工作的需求，切實(shí)提高設(shè)備檔案管理的水平和效率。另一方面，疾控中心要積極引進(jìn)具備豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)管理理念的人才，對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行充實(shí)，以拉高管理隊(duì)伍的整體素養(yǎng)，使得設(shè)備檔案管理隊(duì)伍的綜合能力得到提升。此外，還要重視管理人員計(jì)算機(jī)操作能力的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以應(yīng)對(duì)未來信息化檔案管理工作的需求，推動(dòng)疾控中心設(shè)備檔案管理工作的有效展開。疾控中心要建立工作人員職責(zé)及檔案管理制度，每年定期對(duì)工作人員開展培訓(xùn)和繼續(xù)教育活動(dòng)，并通過考核的方式對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)將這些內(nèi)容納入工作人員的個(gè)人檔案中，作為其后期任職、上崗的依據(jù)，以確保工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)能滿足設(shè)備檔案管理工作的需求。

結(jié)語

綜上所述，設(shè)備檔案管理作為疾控中心管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，關(guān)系疾控中心的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，其重要性非同一般。在實(shí)際的疾控中心工作中，應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好設(shè)備檔案管理工作，針對(duì)設(shè)備檔案管理中所存在的問題和不足之處，采取措施加以改進(jìn)，以使得疾控中心設(shè)備檔案管理工作的水平和效率得到提升，促使疾控中心應(yīng)有的作用得以更好發(fā)揮。