彼此并肩戰(zhàn)斗?做好服務(wù)保障

黃昌吉

作為政策規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)研究所的一員，在《規(guī)劃》編制過(guò)程中，印象最深的就是專家咨詢會(huì)籌備前前后后的一些經(jīng)歷。雖然此前我也參與過(guò)多次大型會(huì)議的籌備，但這一次還是有著不同以往的感受。

整個(gè)《規(guī)劃》的編制歷時(shí)兩年多，對(duì)于我們?cè)?、我們廳、我們省來(lái)說(shuō)都是一件大事，特別是此次會(huì)議規(guī)格很高，由省領(lǐng)導(dǎo)親自主持召開(kāi)，來(lái)自省內(nèi)外的領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者以及很多行業(yè)“大咖”云集，會(huì)務(wù)工作要體現(xiàn)出我們省環(huán)科院的工作水平，至少不要因?yàn)槲覀€(gè)人的原因而給活動(dòng)留下什么遺憾。所以我對(duì)此次工作傾注了前所未有的重視，抖擻精神，投入其中。

召開(kāi)會(huì)議首先要解決場(chǎng)地的問(wèn)題。在省生態(tài)環(huán)境廳確定會(huì)議時(shí)間后，會(huì)務(wù)組根據(jù)會(huì)議級(jí)別、規(guī)模、交通便利性、場(chǎng)地費(fèi)用等要求，初步選取了5家會(huì)場(chǎng)。這5家會(huì)場(chǎng)可謂是各有千秋，有裝飾起來(lái)比較大氣上檔次的，但是價(jià)格較高;有價(jià)格比較實(shí)惠的，但是場(chǎng)地較小，可能容納不下的有參會(huì)人員;還有的因?yàn)榕涮追?wù)無(wú)法令人放心，也被我們果斷放棄。

最終我們選定了廣東大廈作為會(huì)場(chǎng)，也許挑出單項(xiàng)進(jìn)行比拼，它不是最強(qiáng)，但勝在綜合“素質(zhì)”過(guò)硬，而且還有一大好處是離單位近，跑上幾趟進(jìn)行工作溝通也不會(huì)成為負(fù)擔(dān)，這點(diǎn)也是意外之喜。

之后我們就開(kāi)始進(jìn)行專家邀請(qǐng)。這個(gè)環(huán)節(jié)可是辦會(huì)過(guò)程中最重頭的“戲碼”，因?yàn)閷＜叶己苊?，不是?jīng)?！帮w來(lái)飛去”，就是早有邀約，我們只好使出渾身解數(shù)去溝通協(xié)調(diào)。與多家環(huán)保領(lǐng)域內(nèi)科研單位溝通對(duì)接，尋找環(huán)保業(yè)內(nèi)人士進(jìn)行推薦，有個(gè)別已邀請(qǐng)的專家行程發(fā)生沖突時(shí)，又馬上改換相同領(lǐng)域的其他專家……在短短的3天時(shí)間里，我打了幾十通電話，可以說(shuō)比我在一年中打的私人電話都要多。

當(dāng)時(shí)幾乎每天都說(shuō)到口干舌燥，但是每當(dāng)落實(shí)到一位重磅的專家，我的心里都像有一塊石頭落了地，最終我們成功邀請(qǐng)到了11位重磅專家參會(huì)。專家組里有“兩院”院士，還有國(guó)家級(jí)科研單位、高等院校及大型企業(yè)代表，實(shí)現(xiàn)了多領(lǐng)域、多層次的覆蓋，他們的參與，使我們這次專家咨詢會(huì)光彩倍增、名副其實(shí)。

在會(huì)議即將召開(kāi)前，我又承擔(dān)了接機(jī)和接車(chē)的任務(wù)，除了廣州本地的專家，還有一些專家來(lái)自全國(guó)各地，他們有的乘坐飛機(jī)，有的搭坐高鐵。為了更好地安排行程，我們先詳細(xì)地做好規(guī)劃統(tǒng)籌，逐一安排落實(shí)接送車(chē)輛和司機(jī)，最忙的時(shí)候一天跑了4趟機(jī)場(chǎng)，午飯都沒(méi)顧上吃，只是匆匆忙忙打包一點(diǎn)面包帶到車(chē)上。接待工作安排較為妥當(dāng)細(xì)致，確保了每位專家們都能及時(shí)得到迎接，他們也對(duì)我們的工作予以了高度評(píng)價(jià)。

會(huì)議當(dāng)天，我們?cè)缭绲竭_(dá)會(huì)場(chǎng)，對(duì)電腦、投影儀、麥克風(fēng)等會(huì)議設(shè)備進(jìn)行了反復(fù)調(diào)試，確保萬(wàn)無(wú)一失。之后又細(xì)心地?cái)[放好每張座位上的座位牌、會(huì)議材料、茶水紙筆等，畢竟“細(xì)節(jié)決定成敗”。

在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，得益于前期進(jìn)行的充分準(zhǔn)備和多次彩排，再加上同事之間多年共事形成的默契，可以說(shuō)只要彼此確認(rèn)一個(gè)眼神，我們幾個(gè)人就知道什么時(shí)候需要協(xié)助專家打開(kāi)麥克風(fēng)，什么時(shí)候需要幫助切換PPT頁(yè)面……確保整體進(jìn)程流暢順滑，無(wú)斷裂，不卡頓。直到今天想起那種并肩戰(zhàn)斗的感覺(jué)，想到那種忘我工作的狀態(tài)，依然有很多感動(dòng)和激昂流淌在心里。