改進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理工作若干問題的探討

李焱

摘 要：當(dāng)前，部分事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作重視不足，未明確其管理主體，有的檔案管理人員兼職，信息化建設(shè)遲緩，直接影響了文書檔案管理工作。應(yīng)結(jié)合實(shí)際，對(duì)文書檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化制度保障，切實(shí)發(fā)揮事業(yè)單位文書檔案的價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;方法創(chuàng)新;保障措施

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作產(chǎn)生了深刻影響。事業(yè)單位有必要給予文書檔案管理工作足夠重視，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率，更好地促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。但部分事業(yè)單位在文書檔案管理工作中還存在一些問題，影響了文書檔案管理方式方法創(chuàng)新。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合文書檔案管理工作實(shí)際，制定更為科學(xué)有效的管理方法，找到改進(jìn)文書檔案管理的路徑，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率[1 ]。

1 事業(yè)單位文書檔案管理方面存在的主要問題

當(dāng)前部分事業(yè)單位并沒有明確文書檔案管理重點(diǎn)，在文書檔案管理方法、路徑與保障措施方面還存在一些亟待解決的問題，影響了文書檔案管理工作的正常開展，無法對(duì)文書檔案信息資源進(jìn)行合理利用和開發(fā)，無法發(fā)揮出文書檔案的獨(dú)特價(jià)值。

1.1 部分事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作重視不足

一些事業(yè)單位重視業(yè)務(wù)工作，對(duì)文書檔案管理工作有所忽視，也沒有結(jié)合文書檔案管理工作存在問題進(jìn)行研究探討，未形成文書檔案管理年度計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，相應(yīng)地，文書檔案管理部門和工作人員也容易出現(xiàn)浮躁情緒，認(rèn)為文書檔案管理工作在事業(yè)單位處于邊緣地位，文書檔案管理工作開展的好壞對(duì)于單位發(fā)展產(chǎn)生的影響小，很多文書檔案管理人員都希望從文書檔案管理崗位調(diào)到業(yè)務(wù)崗位上，不僅會(huì)影響事業(yè)單位文書檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，甚至很多優(yōu)秀的檔案管理人員出現(xiàn)了不思進(jìn)取現(xiàn)象，影響了文書檔案管理質(zhì)量。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理重視程度不足，相應(yīng)地在制度機(jī)制建設(shè)、獎(jiǎng)懲措施、薪資待遇、職級(jí)晉升方面也就會(huì)對(duì)文書檔案管理崗位考慮較少。長(zhǎng)此以往，文書檔案管理工作勢(shì)必會(huì)陷入惡性循環(huán)，既無法招到優(yōu)秀的人才充實(shí)到文書檔案管理隊(duì)伍之中，也無法圍繞當(dāng)前文書檔案管理工作重點(diǎn)，開展有針對(duì)性的課題研究和成果總結(jié)，難以為事業(yè)單位發(fā)展做出文書檔案貢獻(xiàn)。

1.2 事業(yè)單位文書檔案管理方法過于單一陳舊

事業(yè)單位文書檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要想提升其質(zhì)量，就必須對(duì)原有的檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新。但一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在文書檔案管理方式方法創(chuàng)新方面投入的精力較少，部分事業(yè)單位在文書檔案管理過程中仍然沿用傳統(tǒng)的工作思路，采取老辦法、老方式、老模式。主要對(duì)紙質(zhì)的文書檔案進(jìn)行歸檔，對(duì)于后續(xù)如何進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用沒有形成具體的思路，在文書檔案管理過程中更依賴于前輩的經(jīng)驗(yàn)，沒有結(jié)合文書檔案具體工作特點(diǎn)積極進(jìn)取，文書檔案管理質(zhì)量提升就淪為空談。由于在管理方法上過于單一，在文書檔案服務(wù)方面也就相對(duì)簡(jiǎn)單，無法結(jié)合單位中心工作開展有價(jià)值的檔案信息調(diào)研和編研工作。

1.3 事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，要求事業(yè)單位將文書檔案管理信息化建設(shè)提上日程。但部分事業(yè)單位未將文書檔案管理信息化建設(shè)作為重點(diǎn)工作加以推進(jìn)，相應(yīng)地，在硬件設(shè)施完善和軟件系統(tǒng)引入方面也相對(duì)落后，難以為事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)提供扎實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施保障。加之部分文書檔案管理人員能力和素質(zhì)有限，難以適應(yīng)事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)要求，因此在主觀上也排斥事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)，成了阻礙信息化建設(shè)推進(jìn)的一大不利因素。因此，新形勢(shì)下事業(yè)單位在文書檔案管理過程中有必要將信息化建設(shè)放在突出位置，進(jìn)一步明確信息化建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)[2 ]。

1.4 事業(yè)單位文書檔案管理保障措施不健全

事業(yè)單位文書檔案管理工作的推進(jìn)既需要領(lǐng)導(dǎo)重視，在方式、途徑上進(jìn)行創(chuàng)新，也需要事業(yè)單位強(qiáng)化文書檔案管理保障措施。但從目前看，事業(yè)單位并沒有為文書檔案管理提供足夠的資金支持，無論是信息化硬件設(shè)備的配備還是軟件系統(tǒng)的開發(fā)，所投入的資金都較少，影響了信息化的正常推進(jìn)。一此事業(yè)單位文書檔案管理部門即使想推進(jìn)信息化建設(shè)，也由于資金有限，出現(xiàn)了“巧婦難為無米之炊”的窘境。此外，在制度機(jī)制建設(shè)方面也沒有結(jié)合文書檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)訴求，對(duì)制度機(jī)制進(jìn)行完善和創(chuàng)新，一些制度機(jī)制已經(jīng)很難為文書檔案管理工作提質(zhì)增效提供制度依據(jù)，急需結(jié)合文書檔案管理實(shí)際對(duì)制度機(jī)制進(jìn)行完善。

2 事業(yè)單位文書檔案管理方法創(chuàng)新的主要內(nèi)容

文書檔案涉及事業(yè)單位諸如業(yè)務(wù)、辦公、具體工作開展情況等相關(guān)內(nèi)容的各種形式記錄，是事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的集中反映，對(duì)事業(yè)單位發(fā)展和決策產(chǎn)生著至關(guān)重要影響。新時(shí)期應(yīng)不斷地對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升事業(yè)單位文書檔案管理效率。

2.1 科學(xué)規(guī)劃，系統(tǒng)開發(fā)

事業(yè)單位在文書檔案管理過程中應(yīng)將規(guī)劃放在重要位置，通過頂層設(shè)計(jì)和長(zhǎng)期規(guī)劃，進(jìn)一步明確事業(yè)單位文書檔案未來發(fā)展主要方向和工作重點(diǎn)，為下一步文書檔案管理工作落實(shí)提供方向指引。同時(shí)在系統(tǒng)開發(fā)過程中，要主動(dòng)地引入現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)。應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，確保不同類型文書檔案信息能夠得到系統(tǒng)開發(fā)和共享。通過文書檔案信息化建設(shè)，可以廣泛地將信息技術(shù)與文書檔案的收集、分類、整理、歸檔、管理環(huán)節(jié)相融合，更好地實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的價(jià)值和作用。

2.2 歸類管理，提高效率

事業(yè)單位在文書檔案管理過程中，一方面，應(yīng)主動(dòng)地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)文書檔案管理工作方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升文書檔案的收集管理效率，通過歸類管理的方式，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源的有效整合，為后續(xù)文書檔案信息資源利用開發(fā)共享創(chuàng)造有利條件。另一方面，應(yīng)重視檔案管理人員的教育和培訓(xùn)。讓檔案管理人員掌握必要的現(xiàn)代化辦公軟件和大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的操作方法，能夠熟練地運(yùn)用到文書檔案管理之中。同時(shí)圍繞事業(yè)單位中心工作，進(jìn)一步明確文書檔案信息資源開發(fā)重點(diǎn)，為事業(yè)單位工作開展提供必要的檔案信息支持[3 ]。

2.3 優(yōu)化流程，增強(qiáng)協(xié)同

事業(yè)單位文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視，針對(duì)文書檔案管理問題提出明確要求，同時(shí)還需要檔案管理部門與其他部門密切配合，形成良好的合作機(jī)制，更好地對(duì)文書檔案信息進(jìn)行收集、整理、開發(fā)和利用。此外，還要對(duì)文書檔案各個(gè)流程進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)不必要的流程進(jìn)行刪減，對(duì)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，同時(shí)也能夠幫助檔案管理人員在文書檔案管理過程中少走彎路，減輕文書檔案管理人員的工作壓力。

3 改進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理的路徑選擇

事業(yè)單位文書檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展有重要影響，應(yīng)切實(shí)明確改進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理工作的具體路徑，積極加以推進(jìn)，避免走彎路。

3.1 標(biāo)準(zhǔn)化管理路徑

事業(yè)單位在發(fā)展過程中會(huì)形成大量文書檔案，隨著文書檔案規(guī)模的不斷增加，不僅要占用大量的空間，同時(shí)也增加了事業(yè)單位文書檔案管理人員的工作壓力。部分事業(yè)單位在文書檔案管理過程中因人力不足，導(dǎo)致文書檔案管理混亂，很多文書檔案內(nèi)容不全，內(nèi)部格式不統(tǒng)一，在后續(xù)開發(fā)利用上難以做到全面而順暢地利用。為此，有必要加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的推進(jìn)力度。一是對(duì)現(xiàn)有的文書檔案進(jìn)行全面梳理，仔細(xì)核對(duì)文書檔案內(nèi)容和格式是否統(tǒng)一正確，并對(duì)文書檔案相關(guān)信息進(jìn)行登記，了解文書檔案使用時(shí)間和保存期限，對(duì)于已經(jīng)過保存期限的文書檔案，應(yīng)登記造冊(cè)銷毀，節(jié)省文書檔案存儲(chǔ)空間。二是對(duì)文書檔案進(jìn)行重新組合。文書檔案管理人員應(yīng)結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)相關(guān)要求，對(duì)部分文書檔案進(jìn)行重組和合并，進(jìn)一步明晰文書檔案的內(nèi)在脈絡(luò)。

3.2 現(xiàn)代化管理路徑

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，要求事業(yè)單位在文書檔案管理過程中與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理與信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理形式和內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，從實(shí)質(zhì)上提升事業(yè)單位文書檔案管理效率。在具體實(shí)施過程中，一方面，應(yīng)主動(dòng)引入現(xiàn)代信息技術(shù)。一是結(jié)合事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)際，購進(jìn)一批先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并完善檔案管理信息系統(tǒng)，為文書檔案信息收集、整理、開發(fā)、利用創(chuàng)造有利條件。二是對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)。要求檔案管理人員熟練掌握各種計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練地運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、分類、整理以及信息資源開發(fā)，進(jìn)一步提升文書檔案管理工作效率。另一方面，應(yīng)做好后續(xù)信息技術(shù)更新。文書檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展日新月異，如果在文書檔案管理過程中只注重前期建設(shè)，而不注重后期投入，若干年后檔案管理信息系統(tǒng)就會(huì)落后時(shí)代發(fā)展需求，也無法為事業(yè)單位文書檔案現(xiàn)代化管理服務(wù)，因此，必須完善文書檔案持續(xù)投入機(jī)制，確保后續(xù)新信息技術(shù)得到應(yīng)用[4 ]。

4 事業(yè)單位文書檔案管理的保障措施

新時(shí)期事業(yè)單位在文書檔案管理過程中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于文書檔案管理產(chǎn)生的深刻影響，結(jié)合文書檔案管理實(shí)際，樹立大數(shù)據(jù)思維，主動(dòng)地將大數(shù)據(jù)技術(shù)與文書檔案管理相融合，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率。應(yīng)從制度層面、組織保障層面、人員保障層面制定有力的保障措施，為事業(yè)單位文書檔案管理工作落實(shí)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.1 完善檔案管理制度保障

當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理工作需要不斷適應(yīng)新形勢(shì)、新情況，相應(yīng)的文書檔案管理內(nèi)容形式也會(huì)出現(xiàn)新的變化。因此，應(yīng)結(jié)合文書檔案管理實(shí)際，不斷完善檔案管理制度機(jī)制，確保文書檔案管理工作有章可循。一方面，事業(yè)單位應(yīng)從文書檔案信息化建設(shè)的角度出發(fā)，對(duì)現(xiàn)行的制度機(jī)制進(jìn)行梳理，并借鑒其他單位檔案制度制定經(jīng)驗(yàn)，對(duì)文書檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升文書檔案管理制度的適應(yīng)性和針對(duì)性。另一方面，應(yīng)制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度。對(duì)檔案管理人員的工作成績(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的績(jī)效考核，對(duì)于工作成績(jī)突出的給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神嘉獎(jiǎng);對(duì)于多年成績(jī)突出的檔案工作人員應(yīng)為其提供多樣化的晉升渠道，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案工作人員的工作積極性。而對(duì)于在文書檔案管理工作中態(tài)度敷衍，工作制度落實(shí)不到位的工作人員要給予適當(dāng)?shù)膽徒洌瑢?duì)連續(xù)多年排名靠后的檔案管理工作人員應(yīng)調(diào)離一線崗位。通過實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，確保檔案管理制度真正落實(shí)到位，促進(jìn)保證文書檔案管理工作制度機(jī)制的落實(shí)。

4.2 強(qiáng)化檔案管理組織保障

事業(yè)單位文書檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，在工作開展過程中難免會(huì)出現(xiàn)各種矛盾和問題。因此有必要強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理組織保障機(jī)制，進(jìn)一步明確文書檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，經(jīng)常對(duì)文書檔案管理工作問題和矛盾進(jìn)行討論和研究，并提出切實(shí)可行的意見和要求，為文書檔案信息化建設(shè)和整個(gè)管理工作的發(fā)展指明方向。同時(shí)應(yīng)充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)功能，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理部門與其他部門的互動(dòng)溝通，使這些部門結(jié)合文書檔案管理實(shí)際，密切配合檔案管理部門做好文書檔案管理工作。同時(shí)應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化文書檔案工作人員具體責(zé)任，只有將責(zé)任落實(shí)到具體人員身上，各項(xiàng)工作推進(jìn)才有著力點(diǎn)，才能夠強(qiáng)化文書檔案管理人員的工作意識(shí)。

4.3 優(yōu)化檔案管理人員保障

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，要求事業(yè)單位在文書檔案管理工作中加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)為文書檔案各項(xiàng)工作開展提供扎實(shí)的人員保障。為此，一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，通過系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升文書檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。另一方面，應(yīng)將文書檔案管理人員信息素養(yǎng)培養(yǎng)作為重要內(nèi)容，結(jié)合事業(yè)單位信息化建設(shè)實(shí)際需要，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，并主動(dòng)地學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，將這些技術(shù)應(yīng)用到檔案管理信息系統(tǒng)中，通過人員素質(zhì)的提升，為文書檔案管理工作推進(jìn)提供源源不斷的動(dòng)力[5 ]。

總之，新形勢(shì)下，事業(yè)單位在文書檔案管理工作中應(yīng)主動(dòng)地引入現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新。應(yīng)結(jié)合文書檔案管理工作實(shí)際需要，將文書檔案信息化建設(shè)作為主要方向。在具體實(shí)施過程中，應(yīng)完善相關(guān)的制度機(jī)制，為文書檔案管理工作提供扎實(shí)的制度保障，加大文書檔案管理人員的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步明確文書檔案工作人員崗位職責(zé)，積極落實(shí)文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理工作信息化建設(shè)及整個(gè)工作可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東省食品藥品審評(píng)查驗(yàn)中心）

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