醫(yī)院疫情防控檔案管理體系建設(shè)初探

束余聲 顧浩峰 徐捷 鄭亞萍 孫玲 王前

摘 要：文章以蘇北人民醫(yī)院為例，從醫(yī)院疫情防控檔案管理體系架構(gòu)及其特點(diǎn)與價(jià)值、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案管理體系實(shí)踐探索兩方面展開，提出了構(gòu)建貫穿疫情前中后期疫情防控檔案管理體系的路徑，從而推動疫情防控檔案全程化管理、醫(yī)院疫情防控決策參考、患者救治、院感防控以及后疫情時(shí)代的檔案利用與科學(xué)研究。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎；疫情防控；檔案管理；醫(yī)院檔案

疫情防控檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在疫情防控活動中直接形成的具有查考利用價(jià)值的文字、圖表、磁性載體、電子文件等各種形式的歷史記錄。有效管理疫情防控檔案，能夠在前期輔助領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門進(jìn)行防控決策，在中期調(diào)整疫情防控業(yè)務(wù)、協(xié)助完善疫情應(yīng)對機(jī)制，在后期存留客觀的社會記憶、提升公眾的衛(wèi)生安全意識。[1]2021年，面對突如其來的揚(yáng)州新冠肺炎疫情，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在總結(jié)2020年疫情防控檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對2021年如何開展檔案管理、有效助推疫情防控工作進(jìn)行了思考與探索，并嘗試構(gòu)建了疫情防控檔案管理體系，從而實(shí)現(xiàn)了疫情防控檔案科學(xué)管理。

一、 醫(yī)院疫情防控檔案管理體系概述醫(yī)院檔案工作人員科學(xué)構(gòu)建檔案管理體系，高效開展檔案收集、整理、鑒定、保管、開發(fā)和利用等，可以為應(yīng)對新冠肺炎疫情等突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供更及時(shí)、全面、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案作用和價(jià)值。為積極配合新冠疫情防控工作，充分發(fā)揮檔案管理綜合效能，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室初步構(gòu)建了醫(yī)院疫情防控檔案管理體系（見圖1）。醫(yī)院疫情防控檔案管理體系劃分為六大塊，分“三步走”。首先創(chuàng)新疫情防控檔案管理理念，圍繞新理念組建權(quán)責(zé)分明的疫情防控檔案管理團(tuán)隊(duì)、建立健全疫情防控檔案管理制度，并對疫情防控檔案歸檔范圍進(jìn)行科學(xué)劃定，作為提供前提保障的“第一步”；其次多角度收集疫情防控特色檔案，探求疫情防控檔案全程管理與開發(fā)利用的重點(diǎn)和方式，作為筑牢管理體系基石的“第二步”；最后建設(shè)疫情防控檔案信息平臺，并在檔案管理實(shí)踐中進(jìn)一步修正完善，作為質(zhì)量提升的“第三步”。該體系層層遞進(jìn)，能夠有效實(shí)現(xiàn)疫情防控檔案全程管理，使疫情檔案管理工作更加務(wù)實(shí)、高效，且為未來醫(yī)院應(yīng)對各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供檔案管理路徑。

二、 醫(yī)院疫情防控檔案管理體系實(shí)踐探索

1. 創(chuàng)新疫情防控檔案管理理念蘇北人民醫(yī)院在應(yīng)對2020年新冠肺炎疫情時(shí)，綜合檔案室開展了一系列檔案收集和利用工作，發(fā)揮了檔案在疫情防控中的重要作用。但同時(shí)發(fā)現(xiàn)，新冠肺炎疫情防控檔案包含不同時(shí)間、多個(gè)主體所產(chǎn)生的各種材料，具有分散性、多樣性，收集難度較大。[2]與各部門協(xié)同工作時(shí)，往往材料收集周期較長，難以及時(shí)組織整理并提供利用。在2021年揚(yáng)州疫情暴發(fā)初期，綜合檔案室工作人員作為疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組成員，提出“提高認(rèn)識、超前介入、全程收集、主動服務(wù)”16字工作理念，并付諸檔案管理全程。

首先是“提高認(rèn)識”。為提高全院檔案工作人員對疫情防控檔案的處置能力，縮短檔案從組織整理到提供利用的周期，綜合檔案室組織人員學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作一系列重要指示批示精神、《江蘇省重大活動和重要事件檔案管理辦法》《蘇北人民醫(yī)院重大活動和重要事件檔案管理辦法》等，提高檔案工作人員對疫情防控檔案工作重要性的認(rèn)識。其次是“超前介入”。在疫情發(fā)生后，綜合檔案室第一時(shí)間發(fā)布疫情檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施步驟等工作要求，及時(shí)收集各類材料，避免重要檔案流失。再次是“全程收集”。疫情防控檔案收集由原來的事后收集改為全程開展，從疫情發(fā)展前中后期到單獨(dú)病歷診治前中后期所形成的檔案，都及時(shí)收集和整理，確保完整齊全。最后是“主動服務(wù)”。利用信息化手段，及時(shí)、準(zhǔn)確梳理有價(jià)值的檔案信息提供給醫(yī)院有關(guān)部門，為快速應(yīng)對新冠肺炎疫情提供科學(xué)決策依據(jù)和有用資訊，充分發(fā)揮檔案工作資政參考的作用。

2. 組建疫情防控檔案管理團(tuán)隊(duì)

蘇北人民醫(yī)院在啟動揚(yáng)州新冠肺炎疫情應(yīng)急處置機(jī)制后，基于前期疫情防控檔案管理經(jīng)驗(yàn)，成立了權(quán)責(zé)劃分更細(xì)致、更具實(shí)踐操作性的疫情防控檔案工作小組（見圖2）。該工作小組由“一把手”院長分管，院辦公室主任具體指導(dǎo)工作，綜合檔案室主任全面負(fù)責(zé)疫情防控檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等，小組成員包括綜合檔案室專職檔案員和各科室兼職檔案員，形成了疫情防控檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。工作組成員經(jīng)常通過線下協(xié)調(diào)、線上交流（微信群、電子郵箱、電話等）的方式，及時(shí)交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)，互相學(xué)習(xí)，提出改進(jìn)工作的措施建議，確保全面做好疫情期間檔案管理。

3. 制定實(shí)施疫情防控檔案制度

2020年蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室根據(jù)《江蘇省重大活動和重要事件檔案管理辦法》制定并出臺了《蘇北人民醫(yī)院重大活動和重要事件檔案管理辦法》，該辦法明確了各部門分工和職責(zé)，為做好2021年揚(yáng)州疫情防控檔案工作提供了制度保障。2021年揚(yáng)州新冠肺炎疫情發(fā)生后，綜合檔案室工作人員根據(jù)2020年2月?lián)P州市檔案局、檔案館下發(fā)的《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》相關(guān)要求，在總結(jié)以往材料收集歸檔工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善了《蘇北人民醫(yī)院新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔內(nèi)容及分類參考表》，將防疫檔案具體分為綜合類、醫(yī)學(xué)防疫技術(shù)類、物資保障類、交流類、科學(xué)研究類以及其他六大類[3]，同時(shí)明確了檔案收集工作方案和人員分工，及時(shí)做好本部門形成的疫情防控檔案收集、整理和妥善保管工作，保證了檔案資料的完整性。

4. 多角度收集疫情防控特色檔案

（1）專題檔案

蘇北人民醫(yī)院抗擊2020年新冠肺炎疫情工作中，各科室按照《蘇北人民醫(yī)院新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔內(nèi)容及分類參考表》，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對本科室形成的資料整理后統(tǒng)一移交綜合檔案室。檔案工作人員按照國家有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和文件歸檔整理規(guī)則，對收集到的相關(guān)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，做到組件合理、分類準(zhǔn)確、排列有序、編號規(guī)范，最終形成疫情防控專題檔案庫，保管期限統(tǒng)一為永久。醫(yī)院檔案室工作人員在全面收集2020年疫情防控檔案的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)對疫情期間大事記、重要會議紀(jì)要、赴武漢醫(yī)療隊(duì)簡報(bào)以及抗疫發(fā)文材料等檔案進(jìn)行了全面梳理，整理并編寫了《2020蘇北人民醫(yī)院抗擊新冠肺炎疫情材料匯編》，文稿達(dá)10萬多字。面對疫情，檔案工作人員在2020年建立的疫情防控專題檔案庫基礎(chǔ)上，加大各類檔案收集力度，為日后開展疫情防控專題編研工作奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。

（2）口述檔案

2020年7月，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室與揚(yáng)州大學(xué)社會發(fā)展學(xué)院合作開展抗疫醫(yī)務(wù)人員口述史訪談和錄制工作，項(xiàng)目組完成了63名抗疫醫(yī)務(wù)人員口述史采集，音視頻錄制時(shí)長達(dá)1230分鐘，整理口述訪談文字15萬多字。綜合檔案室采集到的抗疫醫(yī)務(wù)人員口述檔案資料包括關(guān)于救治新冠肺炎患者的成功經(jīng)驗(yàn)，比如揚(yáng)州市支援武漢重癥醫(yī)療隊(duì)發(fā)揮“一人一方、一方多變”的中醫(yī)個(gè)體化診療特色方案、使用“托珠單抗”藥物治療經(jīng)驗(yàn)、中醫(yī)護(hù)理人員將中醫(yī)護(hù)理融入常規(guī)護(hù)理工作做法以及實(shí)行“一對一”專人心理干預(yù)情況等。綜合檔案室下一步將繼續(xù)開展2021年度抗擊新冠肺炎疫情醫(yī)務(wù)人員口述史訪談和采集工作，及時(shí)收集一線醫(yī)務(wù)工作者的應(yīng)急診療方案，并對救治全過程信息進(jìn)行系統(tǒng)整理，形成數(shù)字化檔案信息資源庫，為醫(yī)院未來應(yīng)對類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有益借鑒。

（3）病歷檔案

防疫病歷檔案是疫情防控檔案中重要的部分，為了確保防疫病歷檔案質(zhì)量，從疫情初期，蘇北人民醫(yī)院檔案工作人員就以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)加強(qiáng)防疫病案管理。醫(yī)院綜合檔案室與新區(qū)分院建立起檔案管理聯(lián)動機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案同質(zhì)化管理，及時(shí)提醒隔離病房做好新冠肺炎病歷檔案及時(shí)歸檔和消毒處理。除注重收集文字、照片等資料外，新區(qū)分院檔案工作人員尤其注重收集能反映患者病情發(fā)展情況的聲像檔案，比如輕癥患者隔離治療視頻以及重癥患者搶救視頻等。

（4）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案是將具備檔案屬性的實(shí)物收集整理轉(zhuǎn)化而成的檔案，能夠?qū)τ洃浀娜策M(jìn)行補(bǔ)充。2020年蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室加大了對抗疫實(shí)物檔案的征集力度，收到了一大批珍貴的抗疫實(shí)物，包括重癥領(lǐng)域的“重癥八仙”簽字的防護(hù)服，援鄂醫(yī)療隊(duì)隊(duì)員簽字的隊(duì)旗，患者手寫的感謝信，醫(yī)務(wù)人員的飛機(jī)票、工作證、紀(jì)念證書，醫(yī)療隊(duì)隊(duì)服、日記等。2020年5月12日，醫(yī)院成功舉辦了蘇北人民醫(yī)院抗疫實(shí)物展，受到廣大職工和社會各界的歡迎。在這些珍貴的展品中，“重癥八仙”簽字的防護(hù)服引起業(yè)界關(guān)注。2021年4月江蘇省檔案館與江蘇省廣播電視總臺來院為這件珍貴的防護(hù)服專門拍攝了《紅色珍檔》專題視頻。在2021年新冠肺炎疫情中，綜合檔案室繼續(xù)面向抗擊新冠疫情一線的醫(yī)務(wù)工作者廣泛收集實(shí)物檔案，目前收到抗疫書畫作品、感謝信、請戰(zhàn)書、入黨申請書、工作筆記、抗疫日記等，充分反映了醫(yī)務(wù)人員在疫情防控中做出的巨大努力。疫情結(jié)束后，綜合檔案室持續(xù)充實(shí)抗疫實(shí)物展品，發(fā)揮實(shí)物檔案生動的宣傳教育作用，使抗疫正能量得到傳遞與傳承。

5. 深度挖掘利用疫情防控檔案

（1）疫情初期輔助領(lǐng)導(dǎo)防控決策

2021年疫情發(fā)生初期，新區(qū)分院作為揚(yáng)州新冠肺炎定點(diǎn)收治醫(yī)院，承擔(dān)了新冠肺炎確診病例特別是重癥、危重癥病例醫(yī)療救治等任務(wù)。定點(diǎn)收治醫(yī)院的應(yīng)急救治工作時(shí)間緊、任務(wù)重、工作壓力大，如何科學(xué)高效地救治患者成為關(guān)鍵。醫(yī)院綜合檔案室工作人員在第一時(shí)間將最新疫情防控政策，2020年醫(yī)院援鄂醫(yī)療隊(duì)工作總結(jié)、工作簡報(bào)以及醫(yī)務(wù)人員口述檔案等信息呈報(bào)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，為定點(diǎn)醫(yī)院前期部署和患者救治提供了有用的檔案資料，為揚(yáng)州新冠患者救治工作有序、安全開展提供了強(qiáng)有力的決策參考。

（2）疫情中期協(xié)助推進(jìn)疫情防控

面對2021年突如其來的疫情，如何在第一時(shí)間快速、高效地為有需求的部門和人員提供有價(jià)值的檔案信息成為檔案工作者的首要任務(wù)。2021年8月3日，蘇北人民醫(yī)院全面接管新區(qū)分院后，醫(yī)院迅速啟動了6號病房樓改造工程，檔案工作人員迅速提供了6號樓相關(guān)基建檔案，全程協(xié)助開展改造工作，在兩天內(nèi)新區(qū)分院順利完成改造且通過國家、省、市相關(guān)部門的規(guī)范化驗(yàn)收。疫情期間院感防控是不可突破的底線和紅線，為配合做好院感防控工作，檔案工作人員將2020年院感防控培訓(xùn)資料篩選、提煉并匯編成《2021院感防控培訓(xùn)手冊》，提供給醫(yī)院相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門參考。

（3）疫情后期助力醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室做好疫情防控專題檔案建檔，深度挖掘口述檔案、病歷檔案與實(shí)物檔案的內(nèi)涵與價(jià)值，成為檔案工作的亮點(diǎn)與重點(diǎn)。全方位收集、整理、保管疫情防控檔案資料，實(shí)現(xiàn)充分開發(fā)與有效利用。綜合檔案室將在原有疫情防控檔案編研材料的基礎(chǔ)上，繼續(xù)編寫《2021蘇北人民醫(yī)院抗擊新冠肺炎疫情大事記》《2021抗擊新冠肺炎疫情防控材料匯編》《抗疫醫(yī)務(wù)人員口述檔案匯編》。與此同時(shí)，醫(yī)院積極推進(jìn)疫情防控檔案信息平臺建設(shè)，構(gòu)建疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫，加快數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)全文檢索，為醫(yī)院今后應(yīng)對類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案信息支撐。

6. 構(gòu)建疫情防控檔案信息平臺

（1）疫情防控檔案信息平臺初步實(shí)踐

隨著檔案信息化管理水平不斷升級，加快疫情防控檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。在2021年揚(yáng)州疫情期間，為了及時(shí)掌握全院人力資源情況，加強(qiáng)人員閉環(huán)管理，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室配合院人力資源部、信息中心，在人力資源綜合檔案系統(tǒng)中開發(fā)了全院工作人員在崗情況和行動軌跡查詢等功能，通過信息化手段將各類人員信息匯集于人力資源綜合檔案平臺，高效、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)了人員網(wǎng)格化管理，醫(yī)院管理者能實(shí)時(shí)掌握全院職工在崗情況，并能在緊急狀態(tài)下動態(tài)調(diào)配人力資源。人力資源綜合檔案系統(tǒng)的構(gòu)建與完善為疫情防控檔案信息平臺建設(shè)打下基礎(chǔ)。

（2） 疫情防控檔案信息平臺內(nèi)容設(shè)計(jì)

疫情檔案信息化平臺建設(shè)可以使檔案管理工作內(nèi)涵更為豐富，有效提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，拓展檔案信息內(nèi)容。蘇北人民醫(yī)院已將疫情防控檔案信息平臺建設(shè)作為醫(yī)院未來檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，該平臺主要從檔案數(shù)據(jù)收集與選擇、數(shù)據(jù)分析與組織、數(shù)據(jù)開放服務(wù)利用三方面考慮。[4]在檔案數(shù)據(jù)收集與選擇方面，注重?cái)?shù)據(jù)收集廣度，對醫(yī)院各部門抗疫工作中形成的檔案進(jìn)行精細(xì)審核與篩選，完整反映抗疫全貌；在檔案數(shù)據(jù)分析與組織方面，利用大數(shù)據(jù)分析軟件從不同角度挖掘檔案增值信息，例如對人員科學(xué)調(diào)配、門急診預(yù)檢分診管理、院感防控培訓(xùn)等各類檔案進(jìn)行歸納，并通過分類檢索、關(guān)鍵詞檢索、專題檢索等方式進(jìn)行信息組織，實(shí)現(xiàn)檔案信息的二次開發(fā)；在檔案數(shù)據(jù)開放服務(wù)利用方面，遵循相關(guān)開放標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)、全面開放，有利于各業(yè)務(wù)部門開展防疫，協(xié)助各領(lǐng)域?qū)＜已芯客话l(fā)公共衛(wèi)生事件處置機(jī)制，輔助醫(yī)院疫情防控決策機(jī)構(gòu)制定相關(guān)工作政策和措施。

（3）疫情防控檔案信息平臺建設(shè)思考與建議

醫(yī)院疫情防控檔案信息平臺建設(shè)刻不容緩，應(yīng)積極納入醫(yī)院信息管理頂層設(shè)計(jì)與戰(zhàn)略規(guī)劃。未來醫(yī)院檔案工作者應(yīng)在以下幾方面進(jìn)一步實(shí)踐與探索。其一，疫情防控工作需要各機(jī)構(gòu)和部門協(xié)同合作，檔案信息跨主體、跨終端傳播成為核心問題，傳播的速度和廣度對疫情防控效果產(chǎn)生關(guān)鍵影響，因此實(shí)現(xiàn)檔案信息多終端動態(tài)同步成為檔案信息化平臺建設(shè)的前提，也必將是未來醫(yī)院信息管理工作的重中之重。其二，在醫(yī)院疫情防控檔案體系建設(shè)的基礎(chǔ)上，如何構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)庫、優(yōu)化檢索工具和檢索方法、強(qiáng)化信息開發(fā)利用等都有待進(jìn)一步研究與探索。應(yīng)在現(xiàn)有案卷目錄的基礎(chǔ)上開發(fā)疫情防控專題檔案目錄、口述檔案目錄、實(shí)物檔案目錄等。檔案信息開發(fā)和利用應(yīng)從對檔案信息的初步開發(fā)轉(zhuǎn)向深度開發(fā)，從現(xiàn)有平臺推進(jìn)到線上線下同步開發(fā)。檔案開放領(lǐng)域應(yīng)由蘇北人民醫(yī)院拓展到其他兄弟醫(yī)院，從而更大程度、更廣范圍地發(fā)揮疫情防控檔案的作用與價(jià)值。

*本文系江蘇省醫(yī)院協(xié)會醫(yī)院管理創(chuàng)新研究課題“數(shù)字時(shí)代醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)研究”（項(xiàng)目編號：JSYGY-3-2021-622）、揚(yáng)州市軟科學(xué)課題“新冠肺炎疫情背景下醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)研究”（項(xiàng)目編號：YZ2021213）、蘇北人民醫(yī)院院級課題“醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)研究”（項(xiàng)目編號：YYGL202006）階段性研究成果。

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