淺談現(xiàn)代秘書工作語言能力的培養(yǎng)

◎覃志鴻

（柳州師范高等?？茖W校，廣西 柳州545005）

一、現(xiàn)代秘書工作語言的現(xiàn)狀及不足

由于缺乏理論以及傳統(tǒng)的影響，在我們國家的秘書工作條件通常是不理想的。秘書制度方面并非完美無缺。我國的一些公司中秘書沒有明確工作，秘書最后就成為了經(jīng)理助理，處理日常事務，導致秘書行業(yè)的水平良莠不齊。所以，準確地為秘書行業(yè)定位，設置秘書的權力范圍，以及秘書的工作能力，綜合素養(yǎng)等問題迫在眉睫。從以下方面可以體現(xiàn)出秘書工作語言中的不足：

首先是秘書的知識結構不完善，由于中國在前幾十年中的人事制度不協(xié)調，一些秘書的知識技能只是最基本的理論，而且工作語言過于粗俗化。在一些中小型企業(yè)所用的秘書一般是從其他部門調來的有經(jīng)驗的老人員，沒有專業(yè)的知識技能和專業(yè)語言；或是聘用一些年輕的職員，在專業(yè)技能上他們是很強，但由于所處的工作環(huán)境過于單調，時間久了，年輕職員也失去了工作的熱情。

其次，語言表達過于隨意。在公司中接觸的周圍的同事們，彼此很熟悉，彼此交流過于隨意，依照自己的喜好表達想法，很容易忽視自己正處于工作中，缺乏辦公環(huán)境的嚴肅性。這種工作語言過于隨意，沒有考慮到他人的想法，自己感覺是合理的，他人卻不是這么認為，這種表達的方法會在不經(jīng)意間與他人產(chǎn)生誤會、分歧，有的甚至在與領導交流時沒有擺正自己的位置。直言納諫不是壞事，但并非所有的領導都會領悟。言語過于隨意會讓領導不信任，在印象上大打折扣。有時建議可以委婉地表達，這是語言的藝術。

二、如何培養(yǎng)秘書工作語言能力

秘書人員應具備良好的溝通方法。良好的溝通方法可以很快地拉近交流者之間的距離，可以很快地進入交流的環(huán)境，讓對方感到親切，并愿意與你交談。

在溝通交流中需要了解交流的對象的工作風格以及他個人的行為習慣。而且，在交流過程中我們需要注意一些溝通的障礙，比如：在職場中職務地位的障礙；在表達想法和與人關系上不能過于做作；交流者之間的文化背景的差異等。

在溝通交流中有時不僅需要一張嘴，肢體語言也相當重要。在人與人溝通過程中，口語和書面語是人們最常用的交流手段，如果加入一些肢體語言效果會更好。例如：運用手勢、形態(tài)或是面部表情來進行溝通交流。肢體語言更能體現(xiàn)出交流者內(nèi)心的想法和心理活動。肢體語言是一種思想形象化的語言，它和有聲語言共同組成了語言的具象表達。它對有聲語言起到畫龍點睛的效果。在我們生活中經(jīng)常使用到肢體語言，當某一物體或事物無法用語言表達時，我們就會自然地使用到肢體語言的表達。后來就出現(xiàn)了“只可意會不可言傳”的俚語。所以，恰當?shù)厥褂弥w語言可以更準確地表達思想有助于信息的交流。

三、培養(yǎng)秘書工作語言能力的重要性及作用

我們身處于一個經(jīng)濟全球化的世界，經(jīng)濟的飛速發(fā)展促使人們思想的發(fā)展。西方人首先意識到在市場經(jīng)濟和信息化時代的環(huán)境下，口才是通向成功道路不可缺少的技能，所以，他們很重視對口才的培養(yǎng)。他們可以通過與一個人的交談來判斷這個人的能力、涵養(yǎng)、學識等方面。在國內(nèi)，人們從不認為口才是一門藝術，是一門學問，有的是，把口才與耍嘴皮和強詞奪理聯(lián)系在一起，更不必說把交際能力和口才做為通向成功的基石了。因此，我國必須大力提倡口才培養(yǎng)，認識到口才的重要性?？诓泡^好的人也是他綜合能力的表現(xiàn)，一個能言善辯的人，基本具備了敏銳的洞察能力，可以準確地抓住事物的主要矛盾，擁有科學的辯證思維，全面地解析，做出適當?shù)耐普?，擁有靈活的應變能力和幽默風趣的語言。

因此口才是一個人綜合能力的體現(xiàn)，是衡量個人能力、涵養(yǎng)、學識的重要依據(jù)。在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，離不開人與人的公平競爭，更離不開語言，在商業(yè)經(jīng)濟活動中，禮貌用語會使顧客感到舒心，生意也會越來越好；但是，在與人溝通中語言不得體，會使顧客反感，生意也可想而知。秘書工作語言是一門藝術，它涵蓋了多個方面，是為人處世、與人溝通的橋梁。作為一名合格的秘書，不僅在語言方面要求嚴格，在業(yè)務能力、知識結構和文化修養(yǎng)上都要如此。其中，能說會道是不可或缺的能力。秘書一般要懂得“腦勤、腿勤、口勤”。秘書要既能善言又能實干。

結語：綜上所述，現(xiàn)代的秘書工作和語言都存在不足，知識結構的不完善以及工作時語言的隨意性，存在很大的弊端，社會應培養(yǎng)出具備秘書能力的人才，在此指擁有工作語言能力的人才，培養(yǎng)他們與人的溝通能力，巧妙地運用語言的藝術，讓人與人之間關系變得更和諧。培養(yǎng)秘書的工作語言對社會，對企業(yè)，對個人都是有利無害的。要培養(yǎng)出德才兼?zhèn)涞男滦兔貢瞬拧?/p>

[1]柏常青.秘書與語言藝術.秘書之友.1992年07期

[2]劉永凱.語言秘書學.長沙：中南工業(yè)大學出版社.2000年3月

[3]《秘書語言與交際》.中國財政經(jīng)濟出版社.2005年2月

[4]《秘書實務》.(第二版) 高等教育出版社.2003年3 月