促進抽水蓄能電站工程項目檔案嚴細實過程管控的探討

周 萌，喬衛(wèi)麗，楊 悅

（山東沂蒙抽水蓄能有限公司，山東 臨沂 273400）

抽水蓄能電站以其所具有的經(jīng)濟、清潔、大規(guī)模儲備電能的突出特點，發(fā)揮著對我國現(xiàn)下乃至未來可期的電能源供給作用，這類電站具有的調(diào)節(jié)負荷、滿足急需、節(jié)約電能、維護電網(wǎng)穩(wěn)定運營的特殊功能，越來越顯示出對經(jīng)濟與社會發(fā)展的保駕護航作用。我國抽水蓄能電站工程自20世紀中葉后陸續(xù)上馬和投入生產(chǎn)，實踐證明，抽水蓄能電站工程項目建設(shè)是一個現(xiàn)代化的系統(tǒng)工程，其設(shè)計與施工方面的經(jīng)營管理固然重要，但其項目檔案管理亦是不容忽視的重要組成部分，貫穿電站工程建設(shè)的各階段各環(huán)節(jié)各參建單位，乃至各供貨商、設(shè)備加工和設(shè)備廠家單位，關(guān)系到工程項目的竣工驗收與投入使用后的運維需要，但與其設(shè)計與施工方面的經(jīng)營管理相比較，檔案管理被忽視的問題卻普遍存在，甚至存在設(shè)計與施工方面的經(jīng)營管理是剛需，檔案管理是輔助的錯誤偏見。鑒于目前抽水蓄能電站工程項目檔案管理的特點與存在的問題，探討抽水蓄能電站工程項目檔案全過程嚴細實管控問題具有重要價值，因之，以下緊緊圍繞這一主題做三方面闡釋。

1 充分認識加強抽水蓄能電站工程項目檔案管理的重要性

1.1 國家檔案事業(yè)不可分割的組成部分

檔案在各行各業(yè)的經(jīng)營管理活動中發(fā)揮著原始憑證、事實佐證、見證史料、以檔資用的作用。檔案管理是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，我國十分重視發(fā)展檔案事業(yè)，國家設(shè)有檔案局和中央檔案館，負責對全國檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理。檔案管理任務(wù)分布在各地方各行業(yè)，所有的經(jīng)營管理活動中無不包含檔案管理實務(wù)。進一步說，國家檔案事業(yè)是一個整體系統(tǒng)，以國家檔案局為母系統(tǒng)。檔案管理任務(wù)落實在各地方、各行各業(yè)各條戰(zhàn)線，條塊相接，擁有各自檔案管理的責任和義務(wù)，都必須充分認識檔案管理的重要性，忠于職守地做好分內(nèi)檔案管理工作，為國家檔案事業(yè)負責、為行業(yè)檔案管理和行業(yè)發(fā)展負責，為單位檔案管理和單位發(fā)展負責。放眼世界，在現(xiàn)代管理理念與社會的全部管理活動中，檔案管理是愈加被重視和被強化的重要成分，尤其在我國，檔案管理已經(jīng)進入依法依規(guī)進行規(guī)范化、標準化全面質(zhì)量管理的新階段，檔案管理文化越來越濃，檔案管理工作的標準與具體實務(wù)越來越清晰，檔案管理信息化水平不斷提升，檔案管理實效越來越提高。抽水蓄能電站工程項目檔案管理是國家檔案事業(yè)的一部分，屬于企業(yè)檔案管理范疇，不能忽視和弱化，必須以對國家檔案事業(yè)負責的大格局占位，對企業(yè)經(jīng)驗管理負責與對項目建設(shè)負責的敬業(yè)精神，踏踏實實、符合規(guī)范的做實做好。

1.2 源自企業(yè)特點的具象價值

充分認識抽水蓄能電站工程項目檔案管理的重要性，在擁有加強檔案管理全局意識的基礎(chǔ)上，更需要正確認識加強檔案管理對于電能源生產(chǎn)供給企業(yè)、抽水蓄能電站同類型企業(yè)的特殊意義、特殊作用、特殊需要開拓進取的地方，在檔案管理工作中既要遵循國家規(guī)范和標準，在符合我國《檔案法》《保密法》、符合行業(yè)、地方、企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度與工作規(guī)范的基礎(chǔ)上進行，又需要緊緊圍繞對抽水蓄能電站乃至同類型企業(yè)項目工程建設(shè)的實際需要進行。那么，抽水蓄能電站工程項目檔案管理的重要性具象在哪里？最為凝練的予以表述：是電站設(shè)計、管理、維護等各項工作的重要依據(jù)。展開來予以表述：集中了工程建設(shè)項目事前、事中、竣工后的全部資料，是電站工程建設(shè)立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、各供貨商、設(shè)備加工和設(shè)備廠家單位、監(jiān)理、竣工驗收所有信息的囊括，具有真實、清晰、完整、準確的再現(xiàn)工程建設(shè)全過程的寶貴價值。譬如，通過在建工程檔案的跟蹤查閱，可以及時了解工程進展的樣貌，第一時間發(fā)現(xiàn)問題和解決問題；將檔案收錄的施工文件作為書面證據(jù)，檢查督促工程進度；依據(jù)項目檔案進行工程交接，可提高交接效率；監(jiān)管部門對于工程項目的監(jiān)督管理，更需要檔案信息的佐證。盡管抽水蓄能電站工程項目檔案管理的重要性和特殊性凸顯，但忽視和弱化檔案管理問題的種種情形存在，且問題產(chǎn)生的根源無不與缺乏對抽水蓄能電站工程項目檔案管理重要性的認識相關(guān)聯(lián)，正因為思想認識、工作觀念對檔案管理工作不夠端正，才使得一些問題近乎成為了慣性。

2 認真體悟嚴細實管理對加強抽水蓄能電站工程項目檔案過程管控的價值

2.1 符合企業(yè)經(jīng)營管理活動的屬性

企業(yè)存在的目的是創(chuàng)造價值，企業(yè)創(chuàng)造的價值越多，對經(jīng)濟與社會發(fā)展的貢獻越大，自身在同類企業(yè)中的競爭實力越強，可持續(xù)發(fā)展能量越有潛力。企業(yè)創(chuàng)造出的價值是體現(xiàn)在經(jīng)營管理過程和見著于結(jié)果中的，從統(tǒng)計意義說來，管理過程的優(yōu)劣與所獲取的結(jié)果具有正比例的概率關(guān)系，從這個意義說來，管理就是管控過程，就是進行過程管理，過程管理就是使用一組實踐方法、技術(shù)和工具來策劃、控制，改進管理過程的效果、效率和適應(yīng)性。這其中包括四方面組成因子，這四方面組成因子是：過程策劃、過程實施、過程監(jiān)測（檢查）和過程改進，也成為PDCA循環(huán)四階段。嚴細實過程管控所提供的，就是一組改進抽水蓄能電站工程項目檔案過程管理的實踐方法，這種實踐方法是企業(yè)管理經(jīng)驗的積累，是被企業(yè)經(jīng)營管理實踐所證明了的傳家寶。譬如，嚴細實管理是企業(yè)現(xiàn)場管理的三字原則，其基本釋義為：嚴格管理標準、細化管理責任、著實管理事項。盡管企業(yè)現(xiàn)場管理原則，或稱之為企業(yè)現(xiàn)場管理規(guī)范，還有著其他的表述，如嚴細實精、高嚴細實、快嚴細實、緊嚴細實、深嚴細實、勤嚴細實、真嚴細實等，但嚴細實的核心要義根深蒂固，占有不可缺席的主體位置，充分表明了企業(yè)現(xiàn)場管理嚴細實是最為核心的經(jīng)驗。抽水蓄能電站工程項目檔案過程管控運用嚴細實管理經(jīng)驗，既由其本來只有的企業(yè)經(jīng)營管理活動的屬性所決定，更由于其目前管理現(xiàn)狀缺乏嚴細實過程管控的實際而做出的實事求是的考量。

2.2 促進理性認識與管理實踐相結(jié)合的抓手

促進抽水蓄能電站工程項目檔案嚴細實過程管控的實現(xiàn)，需要具備對加強這方面管理工作重要性的正確認識，因為思想認識對管理實踐會發(fā)生能動的支配作用，但具備了加強這方面管理工作重要性的正確認識提供的是思想觀念的領(lǐng)航作用，落實到管理實務(wù)中，以思想觀念正確的領(lǐng)航作用，對應(yīng)于傳統(tǒng)管理狀態(tài)與管理慣式，只能收到“新瓶裝老酒”的效應(yīng)，將加強抽水蓄能電站工程項目檔案管理的實際工作淪為空談。提出實施和促進抽水蓄能電站工程項目檔案嚴細實過程管控的目的和預(yù)期所要收到的管理效應(yīng)，就是追求以其內(nèi)在的管理效能，把握促進理性認識與管理實踐相結(jié)合的抓手，對檔案管理工作的全過程進行嚴細實管控，實現(xiàn)思想認識與管理實踐的相輔相成、相互作用、相互促進。更為具體的分析嚴細實管控的內(nèi)涵可見，“嚴”為以人為根本，以制度為規(guī)范，“細”為從每一份資料著眼，從點滴之處做起，“實”為將任務(wù)落實，監(jiān)督落實。嚴細實管控的內(nèi)涵恰恰具有針對性解決抽水蓄能電站工程項目檔案管理工作所存在的不夠嚴格、不夠細致、不夠扎實的種種問題。這些問題的表象如：參建單位對檔案管理始終不夠重視，在管理方面始終要求不嚴格，需要時忙忙亂亂地應(yīng)付；檔案人員人員責任心與專業(yè)素質(zhì)不夠強，在檔案管理過程中出現(xiàn)粗枝大葉，對應(yīng)收盡管的檔案信息有所疏漏；參建單位的文件材料分散存放，混亂無序等。

3 抽水蓄能電站工程項目檔案嚴細實過程管控的實際應(yīng)用

3.1 以人為根本，以制度為規(guī)范，嚴格全過程管控

對抽水蓄能電站工程項目檔案實行嚴細實過程管控的管理主體是人，規(guī)范是制度，嚴格全過程管控，最重要的是落實在以人為根本，以制度為規(guī)范這個基礎(chǔ)上。其中人為因素是嚴格工程檔案全過程管控的首要因素和能動性因素。那么，其人為因素涵蓋哪些具體層面的人員呢？其一全員。基于建設(shè)工程項目檔案管理的大格局觀，也基于其工程項目檔案形成與所有參建主體、配合單位、監(jiān)理單位、使用單位、接管單位。乃至每一工程環(huán)節(jié)都具有直接的聯(lián)系，所以，以人為本首先所體現(xiàn)出的是全員為本、全員檔案管理的人人管檔有責，人人為檔負責。其二專責人員。抽水蓄能電站工程項目檔案管理的專責人員，也即企業(yè)所賦予的對于項目檔案管理負有具體崗位責任的專兼職檔案管理人員，這些專兼職檔案管理人員分布在建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位、地方城建檔案管理部門，各自負有完成所屬單位檔案管理工作內(nèi)容、達到檔案管理具體要求的責任。其三企業(yè)負責人和主管領(lǐng)導(dǎo)。常言道，火車跑得快全靠車頭帶，風氣好不好關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)。各參建單位都應(yīng)當在工程伊始就加強對全員的檔案管理觀念教育，建立起檔案管理制度，嚴格進行制度管控，將制度管控從字面規(guī)范落實到崗位責任制的工作實務(wù)規(guī)范，扎緊制度管理的籠子，真正發(fā)揮制度管理的剛性作用。

3.2 從每一份資料著眼，從點滴之處做起，細化全過程管控

細節(jié)決定成敗的哲理幾乎人盡皆知，抽水蓄能電站工程項目檔案管理中的細節(jié)和瑣事多多，文件來源廣泛且種類繁雜，有紙質(zhì)的、有膠片和磁帶的、有音像的和圖紙的，所需要收集歸檔的資料數(shù)量多，檔案管理層次多并周期長，檔案管理人員不穩(wěn)定并缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而且，抽水蓄能電站工程建設(shè)與其他類型電站的工程建設(shè)相比較，啟動晚、上馬快、工程量大，建設(shè)周期長、伴有附加發(fā)電用途多，這樣的實際情況使得其檔案繁雜瑣碎的情形更為突出，正因為如此，尤其需要強化從每一份資料著眼，從點滴之處做起，細化全過程管控。其全過程的細化管控要做到，狠抓落實，目標要細，要求要細，責任要細，措施要細；要求各參建單位及時收集整理項目文件，做好預(yù)立卷，監(jiān)理單位做好監(jiān)督、指導(dǎo)、審核工作，督促并指導(dǎo)各項目部及時按規(guī)范要求整理項目文件，做到與工程進度同步；要求按照檔案資料收集、鑒別、分類、排序、編目、加工和裝訂等步驟要求?？山梃b檔案系統(tǒng)的先進管理經(jīng)驗，細致嚴密地做到“五個細細審看”，即：細細審看填報信息與手續(xù)；細細審看裝卷與重點材料；細細審看檔案目錄；細細審看編碼排序與分類；細細審看材料裝訂，以及細細審看檢查細節(jié)，確保每項每本檔案完全符合標準。要將工程項目檔案的細化管理向精細化層面提升水平，爭創(chuàng)精品檔案管理。

3.3 將任務(wù)落實，監(jiān)督落實，夯實全過程管控

任何管理活動要達到管理目的必須真功實做、盡職盡責不可，嚴細實進行抽水蓄能電站工程項目檔案的過程管控，嚴字當頭，細致推進，務(wù)求實效。其務(wù)求實效不僅僅反映于管理目標的追求，更落實在實打?qū)嵉闹匾曔@項工作，實打?qū)嵉耐晟浦贫裙芾砗吐鋵嵵贫裙芾?，實打?qū)嵉剡M行這項工作，實打?qū)嵉谋O(jiān)管這項工作，實打?qū)嵉亟鉀Q所存在的問題，實打?qū)嵉奶岣吖芾碣|(zhì)量。抽水蓄能電站工程項目檔案管理的實打?qū)嵧怀鲇趯⑷蝿?wù)落實，監(jiān)督落實。將任務(wù)落實與監(jiān)督落實體現(xiàn)于對這項工作的安排布置，體現(xiàn)于對給予這項工作以必要的人力、物理、財力的支撐，體現(xiàn)于將檔案資料及時管理、真實管理、完整管理、規(guī)范管理的質(zhì)量，體現(xiàn)于把責任落實到人、部門和時間節(jié)點，體現(xiàn)于將監(jiān)理單位的監(jiān)督、指導(dǎo)、審核、督促、規(guī)范與工程進度同步進行，體現(xiàn)于全部檔案管理工作的目標實、措施實、效果實，達到實化全過程管控。而所有的這些實打?qū)嵉捏w現(xiàn)和落實，需要與之相適應(yīng)的扎扎實實的工作作風，抓鐵有痕的克難攻堅與開拓進取。