軌道交通檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策

楊芳

【摘? 要】基于軌道交通運輸容量大、快速、安全等方面的優(yōu)勢，其在我國各大城市的建設(shè)規(guī)模不斷擴大，軌道交通檔案管理愈加重要。開展軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)具有諸多優(yōu)勢，但是當前在軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)中存在著一些問題，論文根據(jù)這些問題展開分析，并提出相應(yīng)的建設(shè)方案，以使軌道交通檔案管理的信息化管理優(yōu)勢得到更好的發(fā)揮。

【Abstract】Based on the advantages of large capacity， fast speed， safety and other aspects of rail transit， its construction scale in China's major cities continues to expand， rail transit archives management is more and more important. It has many advantages to carry out the informatization construction of rail transit archives management， but there are some problems existing in the informatization construction of rail transit archives management at present. This paper analyzes these problems， and puts forward the corresponding construction plan， so as to give full play to the advantages of informatization management of rail transit archives management.

【關(guān)鍵詞】軌道交通;檔案管理;信息化建設(shè)

【Keywords】rail transit; archives management; informatization construction

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）01-0031-03

1 引言

隨著我國城市化進程的不斷加快，以及人口數(shù)量的增加，人們對于交通出行的需求越來越大。而城市軌道交通對于改善當前交通擁堵、滿足人們短途出行的需求發(fā)揮出重要的作用，因此，我國各大城市開始大規(guī)模地興建軌道交通。在軌道交通工程建設(shè)的過程中，產(chǎn)生了許多軌道交通工程建設(shè)的文件材料，但是這些材料種類繁多，如何有效地整理、利用這些檔案材料成為一大難題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在軌道交通檔案管理過程中引入信息化技術(shù)能夠有效地提高檔案管理的效率和質(zhì)量，本文就如何在軌道交通檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)展開相應(yīng)對策探討。

2 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

2.1 能夠有效提高軌道交通檔案管理的效率

在信息化技術(shù)快速發(fā)展之前，軌道交通的檔案管理主要依靠人力來進行，工作量極大，管理的效率極低，而且需要浪費大量的時間，已經(jīng)無法滿足當前軌道交通大規(guī)模發(fā)展的需求。而使用信息化技術(shù)對軌道交通的檔案進行管理，則能夠極大地提高管理的效率，節(jié)約時間與人力，促進檔案管理不斷趨于智能化和規(guī)范化。

2.2 提高檔案利用率，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量

在軌道交通檔案管理中引入信息化技術(shù)，能夠有效規(guī)范整合檔案資料的數(shù)量，使各種軌道交通相關(guān)信息分類管理，且條理更加清楚，這樣檔案使用起來就更加的簡便，可以有效地提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。例如，用戶在需要查詢借閱軌道交通檔案材料時，能夠更加便捷地查找并提供，有效實現(xiàn)資源共享，使軌道交通檔案管理覆蓋的領(lǐng)域更加全面，軌道交通檔案管理系統(tǒng)更加趨于完善。另外，引入信息化技術(shù)的軌道交通檔案管理工作，提高了檔案查找利用的速度和效率，使這些檔案資料不只是塵封在檔案室內(nèi)，而是為后續(xù)工程提供參考和借鑒，有效提升其自身價值。

2.3 可處理信息量巨大，減少儲存空間的浪費

信息化技術(shù)可以處理和儲存的信息量巨大，可以有效滿足當前軌道交通規(guī)模不斷擴大而帶來的檔案資料數(shù)量增加，進而對儲存空間更大的需求。隨著各城市軌道交通的不斷建設(shè)，各種圖紙、文件、技術(shù)信息等檔案資料隨之不斷增加，對于這些檔案資料必須及時地規(guī)整保存，以方便后續(xù)使用。而信息化技術(shù)不斷發(fā)展，各種儲存信息的載體容量不斷擴大，能夠有效地解決軌道交通檔案資料增多的儲存問題，也節(jié)約了儲存的實地空間，避免空間的浪費。

3 當前問題分析

3.1 對檔案管理信息化建設(shè)重視不足

檔案管理是整個軌道交通工程的重要組成部分，它是后期維護、新建、擴建軌道交通工程的重要參考依據(jù)。當前許多建設(shè)單位重點關(guān)注的內(nèi)容是軌道交通工程的建設(shè)與運

營，而對于軌道交通檔案的管理工作的重要性認識不足，并未投入相應(yīng)人力物力來進行這項工作，更別說信息化的檔案管理建設(shè)。還有一些建設(shè)單位認為對于檔案管理就是檔案收集、整理、保管好即可，沒有認識到軌道交通檔案資料的作用與價值，更加忽略了在軌道交通檔案管理工作中引入信息化技術(shù)。

3.2 專業(yè)管理人才缺乏

對軌道交通檔案管理進行信息化建設(shè)，就是要在檔案管理的過程中充分引入現(xiàn)代信息化技術(shù)，使檔案管理不斷趨于計算機化以及網(wǎng)絡(luò)化，拓展檔案存儲空間，實現(xiàn)軌道交通檔案分類合理、規(guī)范有條理、高效便捷、安全效益的目的，這些都要求檔案管理人員具備較高的專業(yè)管理技能和水平?，F(xiàn)實情況是，有些建設(shè)單位雖然在檔案管理工作中引入了信息技術(shù)，但是沒有引進專業(yè)的信息化管理人才，導(dǎo)致信息技術(shù)只是簡單地應(yīng)用于圖文信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化存儲方式、數(shù)據(jù)信息掃描、錄入數(shù)據(jù)庫的工作內(nèi)容上;有的檔案管理人員缺乏軌道交通方面的專業(yè)知識，無法利用信息化技術(shù)對軌道交通檔案材料進行精細化的分類整理，導(dǎo)致檔案管理的混亂，難以實現(xiàn)對于檔案資料的高效利用。

3.3 軌道交通信息化建設(shè)標準與制度缺失

當前檔案管理的主要制度依據(jù)是國家主管部門頒布的DA/T 28—2002標準及DA/T 66—2017、CJJ/T 180—2012標準，以及一些地方性標準。但是這些標準并沒有檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的內(nèi)容與規(guī)定，對于軌道交通檔案信息化建設(shè)所使用的軟件、格式等也都沒有統(tǒng)一的標準，這非常不利于建設(shè)企業(yè)開展檔案管理的信息化建設(shè)，無法促進軌道交通檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范以及信息化。軌道交通建設(shè)單位與運營部門也缺乏相應(yīng)的制度來規(guī)范檔案的信息化管理，導(dǎo)致缺乏專門的檔案管理機構(gòu)，檔案管理人員配備不足，另外還有權(quán)責不明，分配混亂，或者各自為政，缺乏溝通聯(lián)系的問題，導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范以及信息化建設(shè)停滯不前。

3.4 數(shù)據(jù)庫更新滯后

軌道交通檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)化的建立，但是當前有些建設(shè)單位在數(shù)據(jù)庫的建立過程中，往往不能夠及時地更新數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫也沒有統(tǒng)一的規(guī)范、格式、內(nèi)容等。另外，整個城市的軌道交通檔案數(shù)據(jù)庫無法進行開放共享，缺乏一個整體的數(shù)據(jù)信息交流和集成的平臺。軌道交通工程產(chǎn)生的檔案材料不能及時歸檔錄入數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致信息化建設(shè)的進程受到阻礙。

3.5 檔案管理使用的信息化軟件缺乏統(tǒng)一標準

當前各地軌道交通檔案信息化管理所使用的軟件多種多樣，缺乏統(tǒng)一的標準，沒有一個規(guī)范的格式，這樣很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不兼容、不能共享以及數(shù)據(jù)信息管理混亂的情況，這對軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)造成了很大的障礙。

3.6 資金投入少

軌道交通檔案管理引入信息化技術(shù)所需要更新的內(nèi)容較多，也需要增添許多軟硬件設(shè)施以及增加人手，來完成初步建設(shè)過程中的一些煩瑣的工作內(nèi)容，因此，在檔案管理信息化建設(shè)的初期需要投入大量的資金。但是由于一些軌道交通建設(shè)和運營單位為節(jié)約成本或者對此不夠重視，在檔案管理的信息化建設(shè)上投入較少，不能滿足全面信息化建設(shè)的需求，進而導(dǎo)致軌道交通檔案信息化建設(shè)步伐停滯不前。

4 建設(shè)原則與對策

4.1 建設(shè)原則

軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)主要目的就是將現(xiàn)代信息技術(shù)融入軌道交通檔案管理的過程當中，利用計算機、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及多元化的儲存方式建立起一個統(tǒng)一的檔案管理平臺。我們在思考檔案管理信息化建設(shè)的對策與方向時，必須要遵循以下的原則，達到以下目的，才能真正實現(xiàn)軌道交通檔案管理的信息化。

首先，合理性原則。在運用信息技術(shù)處理軌道交通檔案資料時，必須要按照國家及地方政府對檔案管理的規(guī)定進行處理，將檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，要滿足統(tǒng)一的標準，以提高各種數(shù)據(jù)信息的兼容性，提高數(shù)據(jù)信息的使用效率。其次，效益性原則。軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)必須能夠?qū)崿F(xiàn)一定的經(jīng)濟與社會效益，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)來處理檔案資料，節(jié)省人力與物力，并提高檔案資料的利用率。最后，安全性原則。在運用信息技術(shù)整理、保管檔案資料時，必須要保證數(shù)據(jù)信息的安全，開發(fā)保護網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)措施，避免數(shù)據(jù)信息的丟失、泄露等。

另外，進行軌道交通檔案管理信息化建設(shè)，還必須實現(xiàn)以下特性：①虛擬性。將紙質(zhì)的檔案資料通過掃描、輸入等方式轉(zhuǎn)化為電子文檔和數(shù)據(jù)信息，原來的電子形式的文件轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的電子文檔格式。②集成性。在有限的空間容量內(nèi)實現(xiàn)所有檔案資料的保管。③開放性。打破地域和不同建設(shè)、運營單位的限制，將軌道交通檔案資料對外共享，對外開放借閱、調(diào)取。④便捷性。查詢、檢索方便快速。⑤技術(shù)性。利用信息技術(shù)實現(xiàn)自動化管理，提高檔案管理的工作效率。

4.2 建設(shè)對策

4.2.1 轉(zhuǎn)變理念，提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

要實現(xiàn)軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)，軌道交通的建設(shè)與運營單位必須提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，培養(yǎng)運用信息化技術(shù)的理念，將檔案管理的信息化建設(shè)提上日程，列入工作計劃，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

4.2.2 制定信息化檔案管理規(guī)章制度

在應(yīng)用信息化技術(shù)進行軌道交通檔案管理的過程中，必須有明確的規(guī)章制度來指導(dǎo)、規(guī)范工作的開展，否則即便在檔案管理工作中應(yīng)用了現(xiàn)代信息技術(shù)，也會使實際工作混亂無序。首先，要結(jié)合信息化技術(shù)應(yīng)用的過程中出現(xiàn)的各種問題和情況，有針對性地制定相應(yīng)規(guī)定來明確處理方法;其次，在制定出管理制度的基礎(chǔ)框架后，可以采取聽證、討論、專家咨詢等方式來對規(guī)章制度進行細化完善，保證規(guī)章制度的可行性與合理性;最后，在規(guī)章制度投入運行后，應(yīng)當根據(jù)運行的實際情況，實時調(diào)整制度中不合理之處，使軌道交通檔案信息化管理制度能夠更加貼合實際情況，更加具備可行性。

4.2.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

針對檔案管理信息化建設(shè)需要更高素質(zhì)水平人才的情況，必須加強對檔案管理人員的素質(zhì)提升工作。首先，在聘用軌道交通檔案管理人員時，應(yīng)當適當?shù)靥岣咂溉蔚臈l件，要求應(yīng)聘人員具備一定的軌道交通相關(guān)專業(yè)知識以及豐富的檔案管理專業(yè)知識、信息化應(yīng)用專業(yè)知識，可以適當提高檔案管理人員的待遇，以吸引優(yōu)秀人才加入信息化檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍的整體工作能力和工作水平。其次，隨著信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，企業(yè)必須對檔案管理人員開展定期的技能培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠始終掌握最先進的信息化技術(shù)，并將其合理地應(yīng)用到軌道交通檔案管理工作當中，提高檔案管理的信息化水平。

4.2.4 明確信息化建設(shè)的步驟與途徑

首先，需要建設(shè)一個數(shù)據(jù)庫，即將紙質(zhì)的檔案資料進行整理后轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，將這些數(shù)據(jù)信息組合在一起形成軌道交通檔案信息數(shù)據(jù)庫;其次，對數(shù)據(jù)庫中的信息進行整理分類并歸檔，在整理的過程中應(yīng)當對電子文件的準確性進行核對，保證所轉(zhuǎn)化成的數(shù)據(jù)電文與紙質(zhì)原件內(nèi)容保持一致;最后，將建設(shè)單位和運營單位的信息化數(shù)據(jù)庫與交通監(jiān)管部門進行聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在保證檔案資料使用安全的前提下，將各單位的數(shù)據(jù)庫融入統(tǒng)一的監(jiān)管平臺，方便交通監(jiān)管單位對檔案資料的查詢、調(diào)閱。另外，需要將一些重要的檔案資料、數(shù)據(jù)信息等從所有的信息中整理出來，以便為后續(xù)軌道工程的維護、改擴建或新建軌道工程提供參考，提升檔案資料的價值與檔案信息化管理的效益。

4.2.5 統(tǒng)一軌道交通檔案信息化軟件標準

首先，最好是由國家交通監(jiān)管部門牽頭，組織研發(fā)專用的軌道交通檔案信息化管理平臺和軟件，并在全國范圍內(nèi)推廣，盡可能地使軌道交通建設(shè)運營單位都使用統(tǒng)一的軟件，這樣能夠有效地提高軌道交通檔案信息化管理的水平;其次，國家相關(guān)主管部門應(yīng)當制定出統(tǒng)一的軌道交通檔案信息錄入標準，明確錄入規(guī)范，實現(xiàn)軌道交通檔案信息化管理工作規(guī)范有序以及信息化管理的標準化。

4.2.6 加大對于軌道交通檔案信息化管理的資金投入

軌道交通建設(shè)與運營單位必須轉(zhuǎn)變觀念，認識到檔案信息化建設(shè)投入與收益比，增加軌道交通檔案管理信息化建設(shè)初期的資金與人力投入，配備信息化管理相應(yīng)的軟硬件設(shè)施以及開展專業(yè)管理人員技能培訓(xùn)。在初步完成后，后期的檔案管理工作能夠趨于規(guī)范，有效地提高檔案管理工作的效率，且能夠使檔案資料的價值得到最大程度的發(fā)揮，因此，會實現(xiàn)足夠的初期投資回報。另外，隨著信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，檔案的信息化管理將逐步趨向智能化、自動化，能夠有效地節(jié)約管理的成本。

4.2.7 完善檔案信息檢索方式，提高檔案資料利用率

設(shè)置多種條件的檢索軟件和工具，能夠使用戶快速便捷地查找所需要的參考材料，充分發(fā)揮出檔案材料的價值。首先，應(yīng)當對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行分類整理，并制定出詳細的目錄，使用戶能夠快速地找到所需要的關(guān)鍵內(nèi)容;其次，將所有相關(guān)的軌道交通工程所涉及的檔案材料進行收集并錄入數(shù)據(jù)庫，形成完整的軌道交通檔案，可以在事后查閱時清晰地了解具體的情況，便于參考借鑒或用于解決問題，避免因細節(jié)疏忽導(dǎo)致的決策失誤;最后，對于新增的軌道交通工程檔案材料及時錄入歸檔，并做好整理，保證檔案材料的完整性。

5 結(jié)語

軌道交通檔案管理的工作量大，且需要長期開展，對其進行信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，也能夠最大限度地發(fā)揮出這些檔案資料的價值。軌道交通建設(shè)單位和運營單位以及國家相關(guān)部門必須提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，增加資金投入，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫的管理標準、模式，完善檔案信息化管理規(guī)章制度。同時，引進專業(yè)的信息化檔案管理人才，不斷提升軌道交通檔案管理人員的整體水平，完善檔案信息化建設(shè)過程中的各種保障措施，將現(xiàn)代信息技術(shù)充分應(yīng)用到軌道交通檔案管理工作當中，最終實現(xiàn)規(guī)范、高效、智能和高水平的軌道交通檔案管理。

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